Registrácia T 2. Vyplnenie karty T2 (vzor)

06.08.2021

Niekedy môže len prítomnosť osobnej karty potvrdiť pracovné skúsenosti u určitého zamestnávateľa.

Vážení čitatelia! Článok hovorí o typických spôsoboch riešenia právnych problémov, no každý prípad je individuálny. Ak chcete vedieť ako vyriešiť presne svoj problém- kontaktujte konzultanta:

PRIHLÁŠKY A VOLANIA PRIJÍMAME 24/7 a 7 dní v týždni.

Je to rýchle a ZADARMO!

Tento dokument je zostavený pre celý štát bez výnimky. Ako sa vydávajú zamestnanecké karty na rok 2020 pomocou formulára T-2?

Vo všeobecne akceptovanom toku dokumentov je osobná karta špeciálny dokument, ktorý sa vypĺňa pre všetkých zamestnancov bez výnimky v mieste zamestnania.

Platí to aj pre brigádnikov a sezónnych pracovníkov. Po podpise pracovnej zmluvy vzniká doklad. Ako správne vydať osobnú kartu pre zamestnanca pomocou formulára T-2 v roku 2020?

Dôležité body

Účelom používania osobných osobných kariet organizáciou je zabezpečenie kompletného účtovníctva.

Podľa zákona je každý zamestnávateľ povinný zvážiť vytvorenie tohto dokumentu pre každého zamestnanca.

Na generovanie dokumentu sa používa jednotný formulár s názvom T-2. Bola prijatá.

Jeho pôvodná štruktúra sa od roku 2004 nezmenila. Kartotéka je vytvorená na základe osobných kariet.

Karty sú uložené v kartotéke v abecednom poradí. Vďaka tomu môžete v prípade potreby rýchlo nájsť informácie o konkrétnom zamestnancovi.

S veľkým počtom zamestnancov môže byť základňa dokumentov štruktúrovaná podľa divízií. Na vyhotovenie kartotéky na základe osobných kariet zamestnancov neexistujú žiadne osobitné predpisy.

Jedinou požiadavkou stanovenou zákonom je, že každý musí mať oficiálne takýto preukaz.

Čo potrebuješ vedieť

Súčasná legislatíva nestanovuje prísne lehoty na vytvorenie osobnej zamestnaneckej karty. Za najvhodnejšie sa považuje vydanie T-2 v čase, keď je osoba najatá.

Aj keď malý časový odstup sa nepovažuje za závažné porušenie. Hlavná vec je duplikácia značky na karte vykonaná počas zamestnania.

Osobná karta zamestnanca sa zvyčajne vyplní po vystavení príslušného dokladu.

Na vydanie karty sú potrebné určité dokumenty, ktoré sa stávajú základom pre zobrazenie informácií a potvrdenie ich správnosti.

Potrebujete najmä:

príkaz na prijatie personálu;
pas alebo iný doklad potvrdzujúci osobné údaje;
história zamestnaní;
potvrdenie o poistení štátneho dôchodkového poistenia;
vojenské registračné dokumenty;
doklady týkajúce sa vzdelania, získania povolania, kvalifikácie, vlastníctva špeciálnych vedomostí;
informácie, ktoré o sebe zamestnanec osobne uviedol.

Dôležité! Špecifiká niektorých druhov činností si môžu vyžadovať poskytnutie ďalších dokladov.

Ak bez akýchkoľvek údajov nie sú údaje o karte dostatočne úplné, zamestnávateľ je povinný vyžiadať si potrebné údaje.

Za akým účelom sa tvorí?

Osobná karta sa často mylne porovnáva s dotazníkom alebo osobným hárkom, ktorý uchováva personálna služba. Ale tieto papiere vypĺňa priamo zamestnanec sám a keď je to akceptované v organizácii.

Pokiaľ ide o osobnú kartu, vypĺňa ju personálny pracovník, ktorý sa riadi objednávkou pri prijatí na pozíciu. V tomto prípade je prítomnosť dokumentu povinná.

V súlade s uznesením Federálneho štátneho štatistického úradu č. 1 z 5. januára 2004 sú všetky organizácie povinné viesť osobné karty zamestnancov.

Treba však poznamenať, že táto požiadavka sa nevzťahuje na individuálnych podnikateľov. Ako už bolo spomenuté, na vytvorenie karty sa používa formulár T-2.

Táto je vytlačená na špeciálnych formulároch formátu 2A4 s kódom OKUD 0301002. Karta je vytvorená v jednej kópii.

Základným účelom vytvárania osobných kariet je zhrnúť všetky potrebné informácie do jedného dokumentu.

Odpadá tak potreba študovať veľké množstvo dokumentácie pri hľadaní potrebných údajov.

Taktiež nie je potrebné v prípade potreby zakaždým vyžadovať od zamestnanca potrebné doklady. Všetky potrebné údaje obsahuje karta.

Keď si potrebujete ujasniť nejaké informácie týkajúce sa konkrétneho zamestnanca, je ľahké nájsť si osobný spis vo všeobecnej kartotéke a pozrieť si potrebné záznamy.

Osobná karta zamestnanca je podľa obsahu rozdelená do sekcií tohto typu:

všeobecné informácie;
vojenské registračné údaje;
informácie o zamestnaní a zmenách kariéry;
certifikačné údaje;
informácie o kvalifikáciách a ich zlepšovaní;
informácie o odbornom vzdelávaní;
údaje o stimuloch, oceneniach atď.;
informácie o ;
výhody poskytované zákonom;
Ďalšie informácie;
informácie o dôvode prepustenia.

Právny základ

Pre komerčné podniky je od 1. januára 2013 povolené vyvíjať vlastné šablóny primárnej dokumentácie, ktorými sa nahradia štandardizované vzorky.

Okrem toho v súlade s listom Ministerstva financií Ruskej federácie č. 3-10/2012 sa štandardné formy primárnej dokumentácie zriadené oprávnenými orgánmi v súlade s inými federálnymi predpismi považujú za nemenné na použitie.

V liste sa nespomína formulár T-2. To vyvoláva otázku, či je možné formulár karty vytvoriť nezávisle.

Situácia je vysvetlená kladne. Považuje sa však za vhodnejšie použiť jednotný dokument.

Okrem toho určité normy naznačujú, že formulár osobnej karty zamestnanca T-2 je povinný používať:

V dôsledku toho je vhodnejšie vychádzať zo štandardného formulára. V prípade potreby ho môžete mierne upraviť, doplniť chýbajúce riadky alebo odstrániť nepotrebné.

Postup pri vypĺňaní formulára T-2 osobnej karty zamestnanca

Typická mapa obsahuje štyri strany. Celá informačná časť je rozdelená do jedenástich blokov.

Registráciu karty vykonáva zamestnanec personálneho oddelenia alebo, ak taký neexistuje, vedúci organizácie.

T-2 má niekoľko významných nuancií:

Prvé dve strany sa vypisujú v čase prijímania nového zamestnanca. Tretí a štvrtý
stránka je navrhnutá v procese činnosti;
karta je vytvorená na základe dokumentov poskytnutých zamestnancami;
pri vytváraní máte povolené používať počítač;
Samotný zamestnanec nemá právo na vyplnenie karty.

Pre tvoju informáciu! Jednotliví podnikatelia nie sú povinní vytvárať osobné zamestnanecké karty.

Ale zvyčajne si vytvárajú mapy podľa svojich predstáv, čo výrazne uľahčuje manažérske činnosti.

Ako sa zostavuje dokument

Po vyplnení formulára personalistom musí zamestnanec potvrdiť, že poskytnuté informácie sú správne. Po prečítaní formulára sa podpíše na druhej strane na konci druhej časti.

Základné pravidlá pre vydanie karty sú nasledovné:

Názov organizácie sa píše bez skratiek	Skrátená forma je povolená len vtedy, ak je uvedená v dokumentácii, ktorá ju tvorí
Číslo zamestnanca na pracovnom výkaze je maximálne šesťmiestne	Číselné označenie sa až do prepustenia nemení, bez ohľadu na vnútorné pohyby
Číslo osvedčenia o poistení a DIČ	Zodpovedá originálom
V stĺpci "Abeceda".	Píše sa začiatočné písmeno priezviska zamestnanca
Charakter pracovnej činnosti je napísaný	"dočasný, trvalý"
Typ práce je presne špecifikovaný	Podľa, hlavné
Symbol písmena označuje pohlavie	"M", "F"
Plne predpísané	Celé meno
Podľa pasových údajov je v textovej časti napísaný celý dátum narodenia	Napríklad „1. januára 1980“. Hodnota kódu je zapísaná v číselnom formáte - „01/1/1980“. Pri uvádzaní miesta narodenia treba brať do úvahy, že veľkosť zápisu by nemala presiahnuť sto znakov
Kód bydliska	Inštalované podľa schválenia OKATO
Prítomnosť konkrétneho občianstva je uvedená v plnom rozsahu	Občianstvo je kódované podľa OKIN. Ruské občianstvo – „1“, dvojité – „2“, cudzie – „3“, bez štátnej príslušnosti – „4“
Jazyk(y) sa píše bez skratky	Čo vlastní zamestnanec? Kód označuje úroveň odbornosti. Plynulé – „3“, stredne konverzačné – „2“, so slovníkom – „1“
Výuka nahrávania a kódovania	Vykonané v súlade s OKIN a OKSO
Diplomová kvalifikácia je napísaná takto:	absolvovanie vysokej školy – zapisuje sa titul „bakalár“, „magister“, „špecialista“; absolvovanie strednej vzdelávacej inštitúcie - „technik“, „obchodník“, „účtovník“, „manažér“ atď.; pre „bakalársky“ alebo „magisterský“ stupeň je predpísané zameranie vedomostí; s titulom „špecialista“ - je určená konkrétna špecialita
Profesia je napísaná v plnom znení	Na základe objednávky do zamestnania v zmysle OKPDTR
Pracovné skúsenosti sa počítajú	Na základe pracovnej knihy a iných dokumentov potvrdzujúcich pracovné skúsenosti
Rodinný stav sa zaznamenáva a kóduje	V súlade s OKIN, od „1“ do „5“
Rodinné zloženie zahŕňa	Iba rodinní príslušníci s určeným stupňom príbuzenstva
Podľa pasu sú uvedené údaje o pase	Zaznamenáva sa registračná adresa aj skutočná adresa bydliska. Zobrazuje kontaktné telefónne číslo zamestnanca a čísla blízkych príbuzných

Časť „O vojenskej registrácii“ sa vypracúva na základe vojenského preukazu a preukazu totožnosti osoby podliehajúcej brannej povinnosti.

V procese následných činností zamestnancov sa vypracúvajú tieto oddiely:

„Prijatie do zamestnania a presun na inú prácu“;
"Certifikácia";
"Tréning";
"Stimuly a odmeny";
"Dovolenka";
"Sociálne benefity";
"Ďalšie informácie";
"Dôvody prepustenia."

Podpísaný

Po vyplnení formulára T-2 a podpise zamestnanca a uvedení dátumu dokument podpíše personálny zamestnanec.

Pri vypĺňaní všetkých sekcií sa uvádzajú informácie s odkazmi na príslušné dokumenty, príkazy, nariadenia, federálne zákony a miestne nariadenia.

Video: osobný spis zamestnanca

Pri zatvorení osobnej karty sa podpíše personalista a samotný zamestnanec. Tým sa potvrdí, že všetky zadané údaje sú správne.

Ak sa na karte vykonajú zmeny, osvedčia sa aj podpismi zodpovednej osoby a zamestnanca. Úplná výmena karty sa neodporúča, pretože bude veľmi ťažké obnoviť informácie.

Vzorová náplň

Pri žiadosti o kartu T-2 sa zástupcovia personálneho oddelenia často dopúšťajú chýb. Nepredstavujú žiadne osobitné dôsledky a nepoškodzujú zamestnanca.

No pri veľkom počte chýb môže byť HR oddelenie pokutované za nekvalitnú prácu.

Jednotný formulár T2 „Osobná karta zamestnanca“ odráža úplné informácie o zamestnancovi a jeho pracovnej činnosti. Vzhľadom na plány vlády previesť tok osobných dokladov do digitálnej elektronickej podoby sa karta formulára T2 stáva hlavným zdrojom informácií o zamestnancovi, ktoré je potrebné vložiť do databázy.

Z článku sa dozviete:

Ktoré organizácie by si mali zachovať formu T2

Vyplnenie formulára T2 je povinné pre všetky organizácie bez ohľadu na ich organizačnú a právnu formu (v súlade s odsekom 2 uznesenia Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 5. januára 2004 č. 1 a 12, 41 schválených pravidiel nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225, ďalej len pravidlá).

Osobná karta formulára T2 sa vypĺňa v prvý pracovný deň nového zamestnanca po tom, čo s ním už bola podpísaná pracovná zmluva. Neskôr sa do nej zapisujú všetky aktuálne zmeny a informácie o pracovných činnostiach a duplikujú sa všetky zápisy, ktoré sa zapisujú do zošita. Karta je uzavretá v deň prepustenia zamestnanca súčasne s vydaním pracovnej knihy. Posledným zápisom v ňom je, že knihu prevzal osobne, potvrdený podpisom odstúpeného zamestnanca.

Ak je zamestnanec, ktorý bol predtým prepustený z organizácie, opätovne prijatý, vydá sa mu nová osobná karta formulára T2, pretože predchádzajúci doklad bol uzavretý so záznamom o ukončení pracovnej zmluvy s ním. Formulár T2 Stiahnuť ▼ môžete na našom elektronickom portáli.

Ak bol formulár osobnej karty T2 vyplnený pred 1. januárom 2003, doba jeho uchovávania je 75 rokov, ak neskôr, má byť uchovávaná 50 rokov. Osobné karty štátnych zamestnancov sa uchovávajú 75 rokov bez ohľadu na to, kedy boli uzavreté.

Ak je jednotný formulár T2 vedený v podniku v elektronickej podobe, je potrebné ho ešte vytlačiť, pretože údaje, ktoré sa doň zadávajú, sú personál musí byť potvrdené podpisom zamestnanca. Na papieri, na ktorom sú osobné karty vytlačené (bežná alebo vysoká hustota), nezáleží, ale môže byť určený miestnymi predpismi. Napríklad Pokyny pre personálnu administratívu.

Jednotný formulár T2 je navrhnutý tak, aby obsahoval všetky možné informácie o zamestnancovi a jeho pracovnej činnosti. Ak sú osobné karty v podniku vedené na papieri, informácie v nich zapísané možno jednoducho digitalizovať a preniesť do akejkoľvek databázy a akéhokoľvek automatizovaného systému evidencie zamestnancov. Je to aktuálne najmä v súvislosti s plánovanou digitalizáciou tok personálnych dokladov, zavedenie elektronických zošitov a zmlúv.

Formulár osobnej karty T2 si môžete stiahnuť .

Aké informácie obsahuje formulár T2 osobnej karty?

Pri uchádzaní sa o zamestnanie formulár T2, osobná karta zamestnanca, formulár sa vypĺňa na základe dokladov, ktoré musí zamestnanec predložiť pri podpise pracovná zmluva(v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie):

pracovná kniha;
cestovný pas;
vojenský preukaz (pre osoby zodpovedné za vojenskú službu);
doklad o vzdelaní;
osvedčenia o štátnom dôchodkovom poistení (SNILS);
osvedčenie o registrácii na daňovom úrade (DIČ);
ďalšie doklady (zdravotný záznam, vodičský preukaz, potvrdenie o absolvovaní školenia, vysvedčenie o získaných štátnych vyznamenaniach, doklad o ZŤP a pod.).

Okrem toho musí karta formulára T2 obsahovať informácie, ktoré sa zadávajú podľa zamestnanca:

jeho kontaktné telefónne čísla a e-mailovú adresu;
informácie o zložení rodiny a dátumoch narodenia jej členov;
úroveň ovládania cudzieho jazyka a pod.

Štruktúra jednotnej formy T2

Formulár T2 osobnej zamestnaneckej karty pozostáva z jedenástich častí:

Všeobecné informácie.
Informácie o vojenskej registrácii.
Nábor a presun na iné pracovné miesta.
Certifikácia.
Školenie.
Odborná rekvalifikácia.
Ocenenia (stimuly) a čestné tituly.
Dovolenka.
Sociálne dávky, na ktoré má zamestnanec nárok v zmysle zákona.
Ďalšie informácie.
Dôvody ukončenia pracovnej zmluvy (výpoveď).

Mimorozpočtové podniky majú právo samostatne vypracovať formulár T2 a zahrnúť do neho iba niektoré z uvedených oddielov.

Formulár osobnej karty zamestnanca T2 pozostáva zo štyroch strán. Ukážka je uvedená nižšie.

Vzor vyplnenia formulára osobnej karty T2

Na vyplnenie jednotného formulára T2 budete potrebovať klasifikátory informácií: OKIN, OKSO, OKPDTR a OKATO. Kódovanie zadaných informácií o podniku a zamestnancovi sa vykonáva striktne v súlade s nimi. Vydávanie osobnej karty sa riadi Pravidlami schválenými nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č.225.

V záhlaví dokumentu je uvedený názov podniku, jeho kód OKUD a OKPO.

Hlavička formulára T2 je tabuľka, ktorej stĺpce označujú:

jedinečné osobné číslo zamestnanca, ktoré mu je pridelené pri nástupe do zamestnania a nemení sa počas celej jeho kariéry v organizácii;
identifikačné číslo daňovníka (DIČ), v prípade, že pole nie je uvedené, musí zostať prázdne;
číslo potvrdenia o dôchodkovom poistení, ktoré je zamestnávateľ v prípade absencie tohto dokladu povinný vydať zamestnancovi samostatne;
písmeno, ktorým sa začína priezvisko nového zamestnanca;
zamestnanec je prijatý na trvalý alebo dočasný pracovný pomer;
či bude pracovisko jeho hlavné alebo bude pracovať na čiastočný úväzok;
pohlavie zamestnanca.

Formulár T2, vzor vyplnenia hlavičky je uvedený nižšie.

Pravidlá jasne a podrobne vysvetľujú, ako správne vyplniť formulár T2. Upozorníme vás na niektoré nuansy, ktoré by ste mali zvážiť pri zadávaní údajov v tých častiach, ktorých vyplnenie vyvoláva najviac otázok.

Časť „Všeobecné informácie“ formulára T2

Pri zadávaní informácií o priezvisku, krstnom mene a priezvisku zamestnanca v odseku 1 sa snažte ponechať dostatok miesta, aby bolo možné zadať nové osobné údaje, ak zamestnanec zmení svoje priezvisko. V odseku 2 je mesiac narodenia uvedený písmenami a dátum a rok narodenia sú uvedené číslicami. Do bunky pre kód sa zapíše dátum narodenia vo formáte DD.MM.RRRR.

Pri vypĺňaní odsekov 4, 5 a 6 časti „Všeobecné informácie“ formulára T2 sa používa kódovanie OKIN. Preto do odseku 4 zadajte kód:

1, ak je zamestnanec občanom Ruska;
2, ak má dvojité občianstvo a jedno z nich je ruské;
3, ak je novým zamestnancom občan cudzej krajiny;
4, ak nemá žiadne občianstvo.

V odseku 5 musíte uviesť stupeň ovládania cudzích jazykov, použite kódy:

1, ak zamestnanec číta a prekladá pomocou slovníka;
2, ak vie slobodne čítať a vyjadrovať sa;
3, ak ovláda cudzí jazyk.

Bod 6 obsahuje informácie o vzdelaní a v tomto prípade sa používajú kódy OKIN v závislosti od toho, kedy bolo vzdelanie získané - pred alebo po 1.9.2013. Na vyplnenie údajov o profesii v I. časti jednotného formulára T2 použite kodifikátor OKPDTR.

Pri zadávaní informácií o dĺžke služby v odseku 8 je potrebné vziať do úvahy, že pojem „nepretržitá pracovná prax“ sa už nepoužíva, takže v tejto bunke budete musieť uviesť celkovú poistnú skúsenosť zamestnanca.

Pri vypĺňaní odseku 10, ktorý uvádza zloženie vašej rodiny, nezabudnite, že musíte uviesť svojich najbližších príbuzných, medzi ktoré patria:

manželka alebo manžel;
deti;
rodičia;
súrodenci a nevlastní bratia;
opatrovníci alebo osoby, v ktorých starostlivosti bol alebo je zamestnanec.

Oddiel „Informácie o vojenskej registrácii“ formulára T2

V tejto časti, ak je zamestnanec zodpovedný za vojenskú službu, sa údaje zadávajú na základe jeho vojenského preukazu alebo dočasného osvedčenia vydaného namiesto vojenského preukazu, ako aj osvedčenia vydaného brancom, ktorí sú občanmi Ruskej federácie.

Časť „Prijatie a prevod na inú prácu“ formulára T2

Prvý záznam v tejto sekcii je o nábore pre túto organizáciu. Následné zápisy sa robia na základe objednávky trvalé aj dočasné presuny. Legislatíva nedáva jednoznačnú odpoveď, či je potrebné do formulára T2 premietnuť informáciu o zvýšení mzdy zamestnanca. Odborníci sa domnievajú, že takéto údaje sú potrebné.

Čo robiť, ak v niektorej časti jednotného formulára T2 nezostane voľné miesto na zadanie údajov

Ak je jedna zo sekcií formulára T2, napríklad „Dovolenka“, úplne vyplnená, dokument je možné doplniť. Vypisuje sa na samostatnom liste. Na ňom by mal byť napísaný názov: „Pridanie k osobnej karte zamestnanca“ (formulár č. T-2), uveďte dátum dokončenia, osobné údaje zamestnanca, jeho pozíciu a štrukturálne členenie, dátum a číslo pracovnej zmluvy. Pod týmito informáciami je duplikovaná tabuľka zodpovedajúcej časti formulára T2. Takéto doplnky je možné vykonať v ktorejkoľvek z jej sekcií.

Ide o jednu z jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie pre evidenciu práce a jej úhradu. Formulár bol schválený uznesením Štátneho výboru pre štatistiku zo dňa 5. januára 2004 č.1. Napriek tomu, že od 1.1.2013 nie je používanie tohto tlačiva povinné (Informácia MF SR č. PZ-10/2012), je naďalej hojne využívané. A nie je to náhoda, pretože osobná karta obsahuje všetky informácie, ktoré zamestnávateľ o svojich zamestnancoch potrebuje.

Údaje, ktoré nie sú na osobnej karte, tam možno doplniť, pretože zamestnávateľ môže zmeniť formu a obsah formulára T-2. Na evidenciu iných údajov o zamestnancovi môže zamestnávateľ spolu s jednotným formulárom vytvárať aj ďalšie karty. Napríklad osobná karta vodiča, ktorej formulár a vzor sme preskúmali v samostatnej časti.

Je dôležité mať na pamäti, že pri zhromažďovaní a uchovávaní osobných údajov zamestnancov je potrebné zabezpečiť ochranu ich osobných údajov.

Osobná karta (formulár T-2) pozostáva z 11 častí:

Číslo sekcie	Názov sekcie	Aké informácie sa odrážajú
ja	Všeobecné informácie	CELÉ MENO. zamestnanec, dátum a miesto narodenia, znalosť cudzích jazykov, vzdelanie, pracovné skúsenosti, rodinný stav, zloženie rodiny, údaje o pase a mieste bydliska zamestnanca a pod.
II	Informácie o vojenskej registrácii	Kategória zálohy, vojenská hodnosť, kategória spôsobilosti na vojenskú službu atď.
III	Nábor a prestup na inú prácu	Termíny a dôvody prijatia a preradenia zamestnanca na inú prácu, pozíciu, plat a pod.
IV	Certifikácia	Dátumy certifikácie, rozhodnutia komisie atď.
V	Školenie	Dátumy začiatku a konca školenia, typy pokročilých školení, názvy vzdelávacích inštitúcií atď.
VI	Odborná rekvalifikácia	Dátumy začiatku a konca rekvalifikácie, špeciality atď.
VII	Ocenenia (povzbudzuje), čestné tituly	Názvy ocenení alebo stimulov, názov, číslo a dátum dokumentu, ktorý je podkladom pre ocenenie (stimul)
VIII	Dovolenka	Druhy dovolenky, pracovné doby, na ktoré sa dovolenka poskytuje, jej trvanie, dátumy začiatku a konca, dôvody dovolenky
IX	Sociálne benefity, na ktorý má zamestnanec v zmysle zákona nárok	Názov dávok, ich základ, číslo a dátum dokladu zakladajúceho nárok na dávku
X	Ďalšie informácie	Napríklad o čase sťahovania z práce, obdobiach prestojov atď.
XI	Dôvody ukončenia pracovná zmluva (výpoveď)	Uvádza sa základ prepustenia, dátum prepustenia a podrobnosti o príslušnom príkaze.

Osobná karta zamestnanca je dôležitým obchodným dokumentom v toku dokumentov akejkoľvek organizácie, jej vyhotovenie je zvyčajne zverené personálnej službe. Slúži na dôkladné vyúčtovanie zamestnancov a obsahuje o nich všetky podstatné informácie: pasové údaje, INN, SNILS, informácie o mieste bydliska, evidencii, pracovnej činnosti, vzdelaní, ako aj stručné informácie o rodine.

Konečná verzia jednotného formulára T-2 bola schválená pracovnou legislatívou. Všetky organizácie sú povinné vytvoriť osobné karty pre všetkých zamestnancov bez výnimky a pre niektoré aj viac ako jedného. Jednotliví podnikatelia sú oslobodení od tejto potreby, ale majú tiež možnosť ich zaregistrovať.

Vedenie osobných kariet nie je len povinnosťou, ale táto činnosť môže organizácii priniesť značné výhody. Zamestnávateľ môže často použiť osobné karty na ochranu svojich záujmov, na potvrdenie zákonnosti zrážok zo mzdy zamestnancov, správny výpočet priemerného počtu zamestnancov, na výpočet daní a pod., prax súdnych arbitráží popisuje množstvo podobných príklady.

Pre pohodlie môže zamestnávateľ vykonávať elektronický obeh osobných kariet vo forme T-2, túto príležitosť využívajú takmer všetky moderné spoločnosti: je to praktické, v prípade potreby uľahčuje nájdenie požadovaných materiálov. Ale je povinný si ich dať vytlačiť na papier. Zdôvodňuje to obsahom políčok určených na podpis zamestnanca, ako aj personalistu zodpovedného za jej vedenie v osobnej karte. Keďže osobná karta je dokladom dlhodobého používania a skladovania, pri jej tlači by ste mali použiť hrubý papier formátu A4.

Je dôležité si zapamätať, že neexistuje jediný návod na prácu s osobnými kartami okrem vyššie uvedeného uznesenia, preto má tento článok predovšetkým poradenský charakter.

Všeobecné informácie o formulári T-2 a zložitosti jeho vyplnenia

Na otázku, kto vypĺňa a spravuje formuláre T-2, odpovedia pokyny Štátneho výboru pre štatistiku. Osobné karty podľa nich vydáva zamestnanec personálnej služby, a ak tabuľka obsadzovania takúto pozíciu neobsahuje, osoba oprávnená viesť personálnu evidenciu alebo vedúci podniku. Samotný zamestnanec má zakázané vykonávať akékoľvek zápisy do svojej osobnej karty s výnimkou vlastnoručného podpisu počas zamestnania, personálnych zmien alebo výpovede.

Formulár T-2 obsahuje 11 blokov rozdelených podľa tém a umiestnených na 4 stranách. Pre jasnejšie pochopenie štruktúry a pochopenia funkcií výplne vám odporúčame, aby ste sa oboznámili s formulárom. (odkaz na stiahnutie formulára)

Zákon neupravuje časový rámec na vygenerovanie T-2 karty a najlepšou možnosťou by bolo zaradiť túto položku do súboru štandardných operácií pri prihlasovaní nového zamestnanca. Je to spôsobené pravidlom: záznam v pracovnej knihe zamestnanca je určite duplikovaný podobným záznamom na jeho osobnej karte. Materiály sa zadávajú do formulára T-2 na základe typického zoznamu dokumentov:

Poradie prijatia do práce
pracovná zmluva
história zamestnaní
SNILS
doklady o výchove a vzdelávaní
vojenské registračné dokumenty (pre osoby povinné vojenskej služby)

Niektoré profesie a druhy práce majú svoje špecifiká, v takýchto situáciách sa môžu hodiť ďalšie papiere. Zamestnávateľ má právo ich od uchádzača požadovať, ak to neodporuje platnej legislatíve.

Ultimátna žiadosť o poskytnutie potvrdenia o pridelení DIČ, referencie z predchádzajúceho pracoviska alebo potvrdenia o zložení rodiny môže byť považovaná za nezákonnú. V rozpore s platnou pracovnou legislatívou Ruskej federácie je zakázané požadovať dokumenty tretích strán.

Správne vyplnenie osobnej karty po častiach

Na prvých dvoch stranách formulára T-2 je niekoľko políčok pre rôzne kódy, ktoré je potrebné vyplniť. čo napísať? Potrebné informácie obsahuje množstvo klasifikátorov. Zdôrazňujeme, že k nim musí mať prístup personalista, od uchádzača o prácu nemožno vyžadovať žiadne kódy. Personálne účtovníctvo v organizácii je založené predovšetkým na používaní špecializovaných počítačových programov, napríklad 1C, v ktorom sú zabudované všetky tieto klasifikátory, čo samozrejme značne zjednodušuje úlohu pre personalistu; všetko, čo musí urobiť, je zadajte údaje určené na kódovanie do príslušných polí a vyberte z navrhnutého zoznamu vhodný kód.

Názov organizácie sa píše v záhlaví formulára bez skratiek, dátum vyhotovenia osobnej karty sa spravidla vypisuje v štandardizovanej forme (napríklad 13.01.2014).

Každému najatému zamestnancovi musí byť pridelené osobné číslo, čo je užitočné pri organizácii časomiery a identifikácie.

Pri prijatí interného brigádnika nezabudneme prideliť mu jedinečné osobné číslo a určite si vytvorte ďalšiu osobnú kartu. Takýto zamestnanec má v konečnom dôsledku dve jedinečné osobné čísla a karty súčasne.

Informácie o individuálnom čísle daňovníka sa zadávajú na základe osvedčenia o pridelení DIČ, ktoré poskytne prijatý zamestnanec. Ak certifikát nie je k dispozícii, príslušné pole zostane prázdne.

Legislatíva ukladá zamestnancovi pri podpise pracovnej zmluvy predložiť potvrdenie o štátnom dôchodkovom poistení, analogicky k DIČ zadávame do formulára číslo SNILS. Ak je zamestnanec prihlásený prvýkrát, nebude mať potvrdenie v rukách a zamestnávateľ je povinný mu vystaviť SNILS, v tomto prípade necháme pole prázdne, zápis sa vykoná po obdržaní potvrdenia.

Prítomnosť stĺpca "Abeceda" je vhodná na ukladanie a zaznamenávanie osobných kariet. Zaznamenáva sa tu prvé písmeno priezviska prijatého zamestnanca.

Ďalšie pole je „Povaha práce“, tu sa uvádza, či je zamestnanec prijatý natrvalo alebo dočasne. V súlade s tým je stĺpec „Druh práce“ určený na informácie o tom, či je práca hlavná alebo či ju zamestnanec kombinuje.

V poslednom stĺpci zadáme „muž“ alebo „žena“.

Časť 1 Všeobecné informácie

Začneme vypĺňať tento blok karty uvedením podrobností o pracovnej zmluve, napísaním jej čísla a dátumu uzavretia v teraz známom formáte, ako v príklade vyššie.

Celé meno zamestnanca musí byť napísané čitateľne a bez skratiek a v prípade zmien sa odporúča začať so záznamom čo najviac vľavo. Ak sa teda zamestnankyňa v budúcnosti ožení a prevezme manželovo priezvisko, táto skutočnosť sa určite prejaví na jej osobnej karte.

V položke „Dátum narodenia“ je dátum a rok narodenia uvedený arabskými číslicami, mesiac sa píše slovom bez skratiek (23. 4. 1985). Dátum je duplikovaný v poli kódu v tradičnom formáte dd/mm/rrrr.

„Miesto narodenia“ sa skopíruje z dokladu totožnosti s uvedením typu administratívno-územnej jednotky; je povolené používať všeobecne uznávané skratky.

Personalista vyplní aj pole „občianstvo“ na základe údajov z pasu.

Informácie o znalosti cudzích jazykov sa zvyčajne zaznamenávajú priamo zo slov zamestnanca alebo na základe výsledkov testov, ak sú poskytnuté na prijatie na pozíciu. Tu je stupeň jazykových znalostí objasnený pomocou štandardných formulácií.

Osobná karta odráža znalosť cudzích jazykov iba vo vzťahu k ruštine. Napríklad nie je uvedená znalosť jazykov Tatar, Udmurt a iných národností.

Zamestnanec svoje vzdelanie potvrdzuje predložením príslušných dokladov, diplomov a certifikátov. Hlavné parametre sa prenesú do ďalšej položky na karte.

Evidenciu neukončeného (neukončeného) vzdelania nie je možné vyhotovovať na základe študentského preukazu, klasifikačnej knihy alebo čestného slova zamestnanca. Takýto zápis sa robí len po predložení osvedčenia alebo diplomu vzdelávacej inštitúcie.

Zápis „neukončené vysokoškolské vzdelanie“ sa uvádza, ak zamestnanec ukončil väčšinu štúdia na vysokej škole alebo ho ukončil úplne, ale neobhájil diplom alebo nezložil štátnu skúšku.

Ak zamestnanec počas štúdia na vysokej škole neukončil ani polovicu štúdia, v odseku 6 sa uvedie „stredné (úplné) všeobecné“.

Je vhodné uviesť úplný názov vzdelávacej inštitúcie, ale ak je príliš dlhý, je prijateľné použiť skratky. V tomto poli sa uvádza aj názov poskytnutého dokladu o vzdelaní, jeho séria a číslo, rok ukončenia vzdelania, kvalifikácia a špecializácia. Odsek 6 obsahuje aj informácie o postgraduálnom vzdelávaní.

Je zvykom robiť záznamy o profesii na základe pracovných skúseností, ktoré sa odrážajú v pracovnej knihe, personálnej tabuľke a slovách zamestnanca.

Informácie o dĺžke služby sa počítajú predovšetkým na základe záznamov v pracovnej knihe. Keď je zamestnanec prijatý do svojho prvého zamestnania, do vyššie uvedených riadkov sa píšu nuly.

Záznam o takzvanom rodinnom stave sa vyhotovuje na základe pečiatky do cestovného pasu, sobášneho listu, rozvodového listu poskytnutého zamestnancom.

Dôležité! Pole „stav vydatá“ vypĺňame len v znení OKIN, výraz „slobodný“, „ženatý“, „ženatý“, „rozvedený“ atď. majstrovské diela ľudovej slovesnosti je neprijateľný.

Ďalšou položkou v prvej časti je „Zloženie rodiny“, netreba tu uvádzať všetkých známych príbuzných, stačí uviesť tých najbližších: matka, otec, manželka, manžel, dcéra, syn, súrodenci. Zamestnanec nahlasuje tieto informácie na základe toho, ktorý príbuzný s ním žije alebo je na ňom závislý.

Údaje o pasoch prenášame opatrne, prísne v súlade s dokumentom zamestnanca. Adresa pobytu v pase sa prenesie z evidenčnej pečiatky. Skutočná adresa musí byť uvedená len vtedy, ak nie je totožná s registráciou; zamestnávateľ môže tieto údaje potrebovať napríklad v prípade neprítomnosti alebo ak si zamestnanec nepríde v deň prepustenia vyzdvihnúť zošit. Nezabudnite si zapísať telefónne čísla.

Oddiel 2 Informácie o vojenskej registrácii

Pri vypĺňaní bloku vojenskej služby sa používa jeden z dvoch typov dokladov: v zálohe preukazujú vojenský preukaz a branci si so sebou prinášajú osvedčenie občana podliehajúceho brannej povinnosti.

Všetky potrebné informácie nájdete v príslušných odsekoch vyššie uvedených dokumentov.

Stáva sa, že kategória vhodnosti nie je vôbec špecifikovaná, nezľaknite sa, predvolene uveďte „A“. Nezabudnite vyplniť odsek 7 jednoduchou ceruzkou, bude to potrebné v budúcnosti. A pri zadávaní značky v bode 8 nezabúdame, že občan je vyradený z evidencie ako pri dosiahnutí maximálneho veku, tak aj zo zdravotných dôvodov.

Na druhej strane v spodnej časti formulára sa zamestnanec podpíše po predchádzajúcej kontrole správnosti zaznamenaných údajov, je tu aj pole, kam sa personalista po kontrole zadaných údajov podpíše.

Oddiel 3 Prijímanie do zamestnania a presuny na inú prácu

V tomto bloku sa tradične opakuje to, čo je napísané v zošite, otvorí sa tabuľka so záznamom schôdzky, tu zadáme pozíciu, plat, detaily objednávky. Ďalej urobíme sekvenčné preklady, ak nejaké existujú. Dôležitým bodom je, že zamestnanca oboznámime so záznamami, ktoré sú tu zobrazené, pretože ku každému sa potrebuje podpísať.

Časť 4 "Certifikácia"

Mnohé podniky vykonávajú certifikáciu svojich zamestnancov, na tento účel zostavujú komisiu, ktorej výsledkom je určitý protokol. Informácie o takomto protokole sú uvedené v tejto časti formulára T-2.

Sekcie 5 - 6 „Pokročilé vzdelávanie“, „Odborné preškolenie“

Tu sú dve možnosti:

zamestnanec absolvuje pred prijatím do zamestnania zdokonaľovacie školenie a prinesie príslušné doklady;
zamestnanec absolvuje kurzy priamo vo svojej firme, potom personalista využije údaje z oddelenia personálneho vzdelávania.

Všetky dátumy sú uvedené v typickom formáte charakteristickom pre predchádzajúce časti. Pri vypĺňaní týchto blokov zvyčajne neexistujú žiadne špeciálne otázky. Ak si zamestnanec nezvýšil svoju kvalifikáciu alebo neprešiel rekvalifikáciou, potom sekcie zostávajú prázdne.

Sekcia 7 "Ocenenia"

Ako už názov napovedá, patria sem všetky druhy stimulov, ktoré zamestnanec dostal v rámci svojej práce v rámci organizácie. Vo všeobecnosti sú informácie v tejto časti totožné s podobnou časťou pracovného zošita. Môžete použiť všeobecne akceptované skratky, ak to neskresľuje všeobecnú podstatu.

Časť 8 "Dovolenka"

V tomto bloku sa zohľadňujú všetky druhy dovolenky, ktoré zamestnanec kedy využil: ročná, vzdelávacia, neplatená, na starostlivosť o dieťa. Mali by ste si zaznamenať informácie o trvaní dovolenky, dátumoch jej začiatku a konca, období, na ktoré bola dovolenka poskytnutá a samozrejme podrobnosti o príslušnej objednávke.

Počas svojej kariéry ide zamestnanec na dovolenku viackrát. Je prirodzené, že voľné polia jedného dňa skončia. Nestrácame sa, ale jednoducho si vytlačíme ďalšiu stranu s pokračovaním tabuľky.

Oddiel 9 „Sociálne dávky“

Zamestnávateľ tu uvádza informácie o výhodách, ktoré poskytuje konkrétnemu zamestnancovi, ako aj informácie o dokumentoch, ktoré umožňujú získať toto alebo toto privilégium.

Časť 10 „Ďalšie informácie“

Prax ukazuje, že táto časť je vyplnená zriedka, ale ak je to žiaduce a dostupné, údaje o:

zdravotného postihnutia
školenia zamestnancov
medzinárodný pas
ak má zamestnanec zdravotne postihnuté deti, je možné túto skutočnosť zobraziť tu.

§ 11 Dôvody skončenia pracovnej zmluvy (výpoveď)

Posledný odsek formulára T-2 je krátky a výstižný, tu sa nachádza záznam o prepustení, znenie je presne skopírované z príkazu na prepustenie, rovnaký záznam bude uvedený v zošite. Analogicky s druhou stranou formulára je tento odsek podpísaný personálnym zamestnancom a samotným zamestnancom

Ukladanie a účtovanie osobných kariet vo forme T-2

Forma T-2 je papier s dlhou „trvanlivosťou“, karty sú predpísané na skladovanie 75 rokov, čo znamená, že by ste sa mali vopred postarať o ich neporušenosť, najmä použiť na tlač hrubý papier správnej kvality. Neexistujú žiadne prísne účtovné normy, karty sú zvyčajne uložené v uzamknutých skrinkách v personálnom hoteli alebo v kancelárii vedúceho organizácie, usporiadané v abecednom poradí. Tento problém je podrobnejšie rozobraný v nasledujúcom videu.

Osobné karty už prepustených zamestnancov sa po určitom čase posielajú do archívu.

FAQ

Ako sme videli, osobná karta T-2, hoci je objemná, je pomerne jednoduchý dokument na vyplnenie. Stále však vyvstávajú otázky a na záver si o nich povieme.

Často nastanú situácie, keď niektoré polia zostanú z rôznych dôvodov prázdne. V takom prípade by ste do nich nemali vkladať pomlčky, tým menej ich vymazávať. Formulár T-2 je upravený zákonom, preto z neho nemožno vymazať žiadne oddiely. V prípade potreby však môžete zadať nové podrobnosti.

Ku každej zmene jednotného formulára by mala byť priložená zodpovedajúca objednávka podpísaná vedením

Aj personalisti sú ľudia a robia chyby. Ak na svojej osobnej karte nájdete nepresnosť alebo chybu, odporúča sa opatrne prečiarknuť jeden riadok a navrch napísať správne údaje. V tomto prípade musí pracovník personálneho oddelenia potvrdiť opravu svojim podpisom a oboznámiť ju s podpisom zamestnanca, aby v budúcnosti nemal žiadne otázky.

To isté robíme, keď si zamestnanec zmení napríklad priezvisko. Staré údaje sú starostlivo prečiarknuté, aktuálne informácie sú zaznamenané a určite tu uvedieme dokument, ktorý poskytuje základ pre takúto opravu.