Registrazione del T 2. Compilazione della tessera T2 (campione)

A volte solo la presenza di una carta personale può confermare l'esperienza lavorativa presso un determinato datore di lavoro.

Cari lettori! L'articolo parla dei modi tipici per risolvere i problemi legali, ma ogni caso è individuale. Se vuoi sapere come risolvere esattamente il tuo problema- contattare un consulente:

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Questo documento è compilato per l'intero stato senza eccezioni. Come vengono emesse le carte dei dipendenti per il 2020 utilizzando il modulo T-2?

Nel flusso di documenti generalmente accettato, una carta personale è un documento speciale compilato per tutti i dipendenti, senza eccezioni, nella sede di lavoro.

Ciò vale anche per i lavoratori temporanei e stagionali. Un documento viene creato dopo la firma del contratto di lavoro. Come emettere correttamente una carta personale per un dipendente utilizzando il modulo T-2 nel 2020?

Punti importanti

Lo scopo dell'utilizzo delle carte del personale personale da parte di un'organizzazione è garantire una contabilità completa.

Per legge, qualsiasi datore di lavoro è tenuto a prendere in considerazione la creazione di questo documento per ciascun dipendente.

Per generare il documento, viene utilizzato un modulo unificato chiamato T-2. È stata accettata.

La sua struttura iniziale è rimasta invariata dal 2004. Viene creato un indice delle carte in base alle carte personali.

Le carte sono conservate in uno schedario in ordine alfabetico. Per questo motivo, se necessario, puoi trovare rapidamente informazioni su un particolare dipendente.

Con uno staff numeroso, la base documentale può essere strutturata per divisioni. Non esistono norme particolari per quanto riguarda la preparazione di un schedario basato sulle carte personali dei dipendenti.

L'unico requisito previsto dalla legge è che chiunque debba ufficialmente possedere tale carta.

Cosa hai bisogno di sapere

La legislazione attuale non stabilisce scadenze rigorose per la creazione di una carta personale del dipendente. Si ritiene più appropriato emettere un T-2 al momento dell'assunzione di una persona.

Sebbene un piccolo intervallo di tempo non sia considerato una violazione grave. La cosa principale è la duplicazione del segno sulla carta effettuata durante il rapporto di lavoro.

Di solito, la scheda personale del dipendente viene compilata dopo l’emissione del documento appropriato.

Per emettere una carta sono necessari alcuni documenti che diventano la base per visualizzare le informazioni e confermarne l'accuratezza.

In particolare ti occorre:

• ordine di ammissione al personale;
• passaporto o altro documento che confermi i dati personali;
• storico lavorativo;
• certificato assicurativo dell'assicurazione pensionistica statale;
• documenti di registrazione militare;
• documenti relativi all'istruzione, all'ottenimento di una professione, alle qualifiche, al possesso di conoscenze speciali;
• informazioni dichiarate su di sé personalmente dal dipendente.

Importante! Le specificità di alcune tipologie di attività potrebbero richiedere la fornitura di documenti aggiuntivi.

Se senza alcuna informazione i dati della carta non sono sufficientemente completi, il datore di lavoro è obbligato a richiedere i dati necessari.

Per quale scopo è formato?

Spesso una scheda personale viene erroneamente confrontata con un questionario o un foglio personale archiviato dal servizio del personale. Ma questi documenti vengono compilati direttamente dal dipendente stesso e quando vengono accettati nell'organizzazione.

Per quanto riguarda la carta personale, viene compilata da un addetto al personale, guidato dall'ordine al momento dell'accettazione della posizione. In questo caso la presenza del documento è obbligatoria.

In conformità con la risoluzione del Servizio statistico dello Stato federale n. 1 del 5 gennaio 2004, tutte le organizzazioni sono tenute a conservare le carte personali dei dipendenti.

Ma va notato che questo requisito non si applica ai singoli imprenditori. Come già accennato, per creare una carta viene utilizzato il modulo T-2.

Viene stampata su appositi moduli formato 2A4 con il codice OKUD 0301002. La tessera viene realizzata in un'unica copia.

Lo scopo fondamentale della creazione di carte personali è quello di riassumere tutte le informazioni necessarie in un unico documento.

Ciò elimina la necessità di studiare una grande quantità di documentazione alla ricerca dei dati necessari.

Inoltre, non è necessario richiedere ogni volta al dipendente i documenti necessari, se necessario. Tutti i dati necessari sono contenuti nella carta.

Quando è necessario chiarire alcune informazioni relative a un dipendente specifico, è facile trovare un file personale nello schedario generale e consultare i documenti necessari.

In base al suo contenuto, la carta personale del dipendente è suddivisa in sezioni del seguente tipo:

• informazioni generali;
• dati di registrazione militare;
• informazioni sull'occupazione e sui cambiamenti di carriera;
• dati di certificazione;
• informazioni sulle qualifiche e sul loro miglioramento;
• informazioni sulla formazione professionale;
• dati su incentivi, premi, ecc.;
• informazioni su ;
• benefici previsti dalla legge;
• Informazioni aggiuntive;
• informazioni sul motivo del licenziamento.

Basi legali

Per le imprese commerciali, dal 1 gennaio 2013, è consentito sviluppare propri modelli per la documentazione primaria, sostituendo con essi i campioni standardizzati.

Inoltre, in conformità con la Lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa n. 3-10/2012, i moduli standard di documentazione primaria stabiliti dagli organismi autorizzati in conformità con altre normative federali sono riconosciuti come immutabili per l'uso.

La lettera non menziona il modulo T-2. Ciò solleva la questione se il modulo della carta possa essere creato in modo indipendente.

La situazione è spiegata in senso affermativo. Ma si ritiene più opportuno utilizzare un documento unificato.

Inoltre, alcuni standard indicano che il modulo della tessera personale del dipendente T-2 è obbligatorio per l'uso:

Di conseguenza, è preferibile prendere come base il modulo standard. Se necessario, puoi modificarlo leggermente, aggiungere righe mancanti o eliminare quelle non necessarie.

La procedura per compilare il modulo T-2 della carta personale del dipendente

Una mappa tipica comprende quattro pagine. Tutta la parte informativa è divisa in undici blocchi.

La registrazione della carta viene effettuata da un dipendente del dipartimento del personale o, in assenza di uno, dal capo dell'organizzazione.

Il T-2 ha diverse sfumature significative:

• Le prime due pagine vengono redatte al momento dell'assunzione di un nuovo dipendente. Terzo e quarto
• la pagina è progettata nel processo di attività;
• viene creata una carta sulla base dei documenti forniti dai dipendenti;
• durante la creazione è consentito utilizzare un computer;
• Il dipendente stesso non ha il diritto di compilare la carta.

Per vostra informazione! I singoli imprenditori non sono tenuti a creare carte personali dei dipendenti.

Ma di solito creano anche mappe secondo i loro desideri, il che facilita notevolmente le attività di gestione.

Come viene compilato un documento

Dopo che il responsabile delle risorse umane ha compilato il modulo, il dipendente deve confermare che le informazioni fornite sono corrette. Dopo aver letto il modulo, firma sulla seconda pagina alla fine della seconda sezione.

Le regole di base per l'emissione di una carta sono le seguenti:

Il nome dell'organizzazione è scritto senza abbreviazioni	Una forma abbreviata è consentita solo se specificata nella documentazione costitutiva
Il numero del dipendente sulla scheda attività è composto da un massimo di sei cifre	La designazione del numero non cambia fino al licenziamento, indipendentemente dai movimenti interni
Numero del certificato assicurativo e TIN	Corrisponde agli originali
Nella colonna "Alfabeto".	Viene scritta la lettera iniziale del cognome del dipendente
Si scrive la natura dell'attività lavorativa	"temporanea permanente"
La tipologia di lavoro è completamente specificata	Di, principale
Il simbolo della lettera indica il sesso	"M", "F"
Completamente prescritto	Nome e cognome
Secondo i dati del passaporto, la data di nascita è scritta per intero nella parte di testo	Ad esempio, "1 gennaio 1980". Il valore del codice è scritto in formato numerico: "01/1/1980". Quando si indica il luogo di nascita, si deve tenere conto che la dimensione della voce non deve superare i cento caratteri
Codice di residenza	Installato secondo l'approvazione OKATO
La presenza di una cittadinanza specifica è indicata per intero	La cittadinanza è codificata secondo OKIN. Cittadinanza russa – “1”, doppia – “2”, straniera – “3”, apolide – “4”
Le lingue sono scritte senza abbreviazioni	Cosa possiede il dipendente? Il codice indica il livello di competenza. Fluente – “3”, conversazionale intermedio – “2”, con un dizionario – “1”
Educazione alla registrazione e alla codifica	Eseguito in conformità con OKIN e OKSO
I titoli di diploma sono scritti come segue:	laurea presso un'università – viene registrato il titolo di “laurea”, “master”, “specialista”; diploma di un istituto di istruzione secondaria - "tecnico", "merchandiser", "contabile", "manager", ecc .; per la laurea “triennale” o “magistrale” è prescritto il focus delle conoscenze; con il titolo di "specialista" - viene designata una specialità specifica
La professione è scritta per intero	Sulla base dell'ordine di lavoro ai sensi dell'OKPDTR
Viene calcolata l'esperienza lavorativa	Sulla base del libro di lavoro e di altri documenti che certificano l'esperienza lavorativa
Lo stato civile viene registrato e codificato	Secondo OKIN da “1” a “5”
La composizione familiare comprende	Solo i familiari con il grado di parentela specificato
Secondo il passaporto, sono indicati i dati del passaporto	Vengono registrati sia l'indirizzo di registrazione che l'indirizzo di residenza reale. Visualizza il numero di telefono di contatto del dipendente e i numeri dei parenti stretti

La sezione “Sulla registrazione militare” è redatta sulla base della carta d'identità militare e della carta d'identità della persona soggetta alla coscrizione.

Nel processo delle successive attività dei dipendenti, vengono redatte le seguenti sezioni:

• “Assunzioni e trasferimenti ad altro lavoro”;
• "Certificazione";
• "Formazione";
• “Incentivi e premi”;
• "Vacanza";
• "Benefici sociali";
• "Informazioni aggiuntive";
• "Motivi di licenziamento."

Firmata da

Dopo che il modulo T-2 è stato compilato e il dipendente ha firmato e indicato la data, il documento viene firmato da un dipendente del personale.

Durante la compilazione di tutte le sezioni, vengono fornite informazioni con riferimenti a documenti, ordinanze, regolamenti, leggi federali e regolamenti locali pertinenti.

Video: cartella personale del dipendente

Quando la carta personale viene chiusa, l'ufficiale del personale e il dipendente stesso appongono la loro firma. Ciò conferma che tutti i dati inseriti sono corretti.

Se vengono apportate modifiche alla carta, queste vengono certificate anche dalle firme della persona responsabile e del dipendente. Non è consigliabile una sostituzione completa della scheda poiché sarà molto difficile ripristinare le informazioni.

Riempimento del campione

Spesso, quando richiedono una carta T-2, i rappresentanti del dipartimento del personale commettono errori. Questi non comportano conseguenze particolari e non danneggiano il dipendente.

Ma se vengono commessi molti errori, il dipartimento delle risorse umane potrebbe essere multato a causa della scarsa qualità del lavoro.

Il modulo unificato T2 "Carta personale del dipendente" riflette informazioni complete sul dipendente e sulla sua attività lavorativa. Tenendo conto dei piani del governo di trasferire il flusso dei documenti del personale in formato elettronico digitale, la scheda modulo T2 diventa la principale fonte di informazioni sul dipendente, che deve essere inserita nel database.

Dall'articolo imparerai:

Quali organizzazioni dovrebbero mantenere il modulo T2

La compilazione del modulo T2 è obbligatoria per tutte le organizzazioni, indipendentemente dalla loro forma organizzativa e giuridica (in conformità con la clausola 2 della Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1 e 12, 41 del Regolamento approvato dal Decreto del Governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 n. 225, di seguito denominato Regolamento).

La carta personale del modulo T2 viene compilata il primo giorno lavorativo di un nuovo dipendente, dopo che il contratto di lavoro è già stato firmato con lui. Successivamente, tutte le modifiche attuali e le informazioni sulle attività lavorative vengono inserite al suo interno e tutte le voci immesse nel libro di lavoro vengono duplicate. La chiusura della tessera avviene il giorno del licenziamento del dipendente, contestualmente al rilascio del libretto di lavoro. L'ultima annotazione in esso è che il libro è stato ricevuto di persona, certificato dalla firma del dipendente dimesso.

Se un dipendente precedentemente licenziato dall'organizzazione viene riassunto, gli viene rilasciata una nuova carta personale del modulo T2, poiché il documento precedente è stato chiuso con la registrazione che il contratto di lavoro con lui è stato risolto. Modulo modulo T2 scaricamento puoi sul nostro portale elettronico.

Se il modulo della tessera personale T2 è stato compilato prima del 1 gennaio 2003, il suo periodo di conservazione è di 75 anni, se successivo dovrà essere conservato per 50 anni. Le carte personali dei dipendenti pubblici vengono conservate per 75 anni, indipendentemente da quando sono state chiuse.

Se il modulo T2 unificato viene mantenuto presso l'azienda in formato elettronico, è comunque necessario stamparlo, poiché i dati in esso inseriti sono personale deve essere confermato dalla firma del dipendente. La carta su cui vengono stampate le carte personali (normale o ad alta densità) non ha importanza, ma può essere determinata dalle normative locali. Ad esempio, le Istruzioni per l'amministrazione del personale.

Il modulo unificato T2 è progettato in modo tale da contenere tutte le informazioni possibili sul dipendente e sulla sua attività lavorativa. Se le carte personali in un'impresa sono conservate su carta, le informazioni in esse inserite possono essere facilmente digitalizzate e trasferite a qualsiasi database e qualsiasi sistema automatizzato di registrazione del personale. Ciò è particolarmente rilevante in relazione alla prevista digitalizzazione flusso dei documenti del personale, introduzione di libri di lavoro e contratti elettronici.

Modulo tessera personale T2 è possibile scaricare il modulo .

Quali informazioni contiene la tessera personale modulo T2?

In fase di domanda di assunzione, modulo T2, tessera personale del dipendente, il modulo viene compilato sulla base dei documenti che il dipendente deve presentare al momento della firma contratto di lavoro(in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa):

• libro di lavoro;
• passaporto;
• carta di identità militare (per i soggetti obbligati al servizio militare);
• documento sull'istruzione;
• certificati di assicurazione pensionistica statale (SNILS);
• certificato di registrazione presso l'ufficio delle imposte (TIN);
• altri documenti (cartella clinica, patente di guida, conferma della formazione avanzata, certificato dei riconoscimenti statali ricevuti, certificato di invalidità, ecc.).

Inoltre, la scheda del modulo T2 deve contenere informazioni inserite in base al dipendente:

• i suoi numeri di telefono e indirizzo email di contatto;
• informazioni sulla composizione della famiglia e sulle date di nascita dei suoi membri;
• livello di conoscenza della lingua straniera, ecc.

Struttura del modulo unificato T2

Il modulo T2 per la tessera personale del dipendente è composto da undici sezioni:

1. Informazioni generali.
2. Informazioni sulla registrazione militare.
3. Assunzioni e trasferimenti ad altri lavori.
4. Certificazione.
5. Formazione.
6. Riqualificazione professionale.
7. Premi (incentivi) e titoli onorifici.
8. Vacanza.
9. Prestazioni sociali alle quali il lavoratore ha diritto in conformità alla legge.
10. Informazioni aggiuntive.
11. Motivi di risoluzione del contratto di lavoro (licenziamento).

Le imprese fuori bilancio hanno il diritto di sviluppare autonomamente il modulo T2 e includervi solo alcune delle sezioni specificate.

Il modulo della tessera personale del dipendente T2 è composto da quattro pagine. Di seguito è presentato un esempio.

Esempio di compilazione del modulo della tessera personale T2

Per compilare il modulo T2 unificato, avrai bisogno dei classificatori di informazioni: OKIN, OKSO, OKPDTR e OKATO. La codifica delle informazioni inserite sull'impresa e sul dipendente viene effettuata rigorosamente in conformità con essi. Il rilascio della carta personale è regolato dal Regolamento approvato con Decreto del Governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 n. 225.

L'intestazione del documento indica il nome dell'impresa, il suo codice OKUD e OKPO.

La parte di intestazione del modulo T2 è una tabella, le cui colonne indicano:

1. un numero personale univoco del dipendente, che gli viene assegnato al momento dell'assunzione e non cambia durante tutta la sua carriera nell'organizzazione;
2. codice fiscale (TIN), in mancanza del quale la cella va lasciata vuota;
3. numero del certificato della cassa pensione, che il datore di lavoro, in mancanza di tale documento, deve rilasciare autonomamente al dipendente;
4. la lettera con cui inizia il cognome del nuovo dipendente;
5. un dipendente è assunto a tempo indeterminato o temporaneo;
6. se il posto di lavoro sarà quello principale o se lavorerà part-time;
7. sesso del dipendente.

Modulo T2, di seguito è presentato un esempio di compilazione della parte dell'intestazione.

Il Regolamento spiega in modo chiaro e dettagliato come compilare correttamente il modulo T2. Attireremo la vostra attenzione su alcune sfumature che dovrebbero essere considerate quando si inseriscono i dati in quelle sezioni, il cui completamento solleva la maggior parte delle domande.

Sezione “Informazioni generali” del Modulo T2

Quando si inseriscono informazioni sul cognome, nome e patronimico del dipendente nel paragrafo 1, cercare di lasciare spazio sufficiente in modo che se il dipendente cambia cognome, possano essere inseriti nuovi dati personali. Nel paragrafo 2, il mese di nascita è indicato in lettere e la data e l'anno di nascita sono scritti in numeri. Nella cella del codice, la data di nascita è scritta nel formato GG.MM.AAAA.

Nella compilazione dei paragrafi 4, 5 e 6 della sezione “Informazioni generali” del modulo T2 viene utilizzata la codifica OKIN. Pertanto, al paragrafo 4, inserire il codice:

• 1, se il dipendente è cittadino russo;
• 2, se ha la doppia cittadinanza e una di queste è russa;
• 3, se il nuovo dipendente lo è cittadino di un paese straniero;
• 4, se non ha alcuna cittadinanza.

Al comma 5 è necessario indicare il grado di conoscenza delle lingue straniere, utilizzare i codici:

• 1, se il dipendente legge e traduce utilizzando un dizionario;
• 2, se sa leggere ed esprimersi liberamente;
• 3, se parla correntemente una lingua straniera.

Il punto 6 contiene informazioni sull'istruzione e in questo caso i codici OKIN vengono utilizzati a seconda di quando è stata ricevuta l'istruzione, prima o dopo il 1 settembre 2013. Per compilare le informazioni sulla professione nella sezione I del modulo unificato T2, utilizzare il codificatore OKPDTR.

Quando si inseriscono informazioni sulla durata del servizio nel paragrafo 8, è necessario tenere conto del fatto che il concetto di "esperienza lavorativa continua" non viene più utilizzato, quindi in questa cella sarà necessario indicare l'esperienza assicurativa totale del dipendente.

Quando compili il paragrafo 10, in cui è riportata la composizione del tuo nucleo familiare, tieni presente che devi indicare i tuoi parenti più stretti, tra cui:

• moglie o marito;
• bambini;
• genitori;
• fratelli e fratellastri;
• tutori o persone sotto la cui cura il dipendente era o è.

Sezione “Informazioni sulla registrazione militare” del modulo T2

In questa sezione, se il dipendente è responsabile del servizio militare, i dati vengono inseriti sulla base della sua carta d'identità militare o del certificato temporaneo rilasciato al posto della carta d'identità militare, nonché del certificato rilasciato ai coscritti cittadini della Federazione Russa.

Sezione “Assunzioni e trasferimenti ad altra mansione” del modulo T2

La prima voce in questa sezione riguarda le assunzioni per questa organizzazione. Le voci successive vengono effettuate in base a ordini trasferimenti sia permanenti che temporanei. La legislazione non fornisce una risposta chiara sulla necessità di riflettere le informazioni sull’aumento di stipendio di un dipendente nel modulo T2. Gli esperti ritengono che tali dati siano necessari.

Cosa fare se in qualche sezione del modulo T2 unificato non c'è più spazio libero per inserire i dati

Se una delle sezioni del modulo T2, ad esempio "Vacanze", è completamente compilata, è possibile apportare un'aggiunta al documento. È redatto su un foglio separato. Su di esso dovrebbe essere scritto il titolo: "Aggiunta alla carta personale del dipendente" (modulo n. T-2), indicare la data di completamento, i dettagli personali del dipendente, la sua posizione e suddivisione strutturale, data e numero del contratto di lavoro. Sotto queste informazioni viene duplicata la tabella della sezione corrispondente del modulo T2. Tali aggiunte possono essere apportate a qualsiasi delle sue sezioni.

È una delle forme unificate di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento. Il modulo è stato approvato con Delibera del Comitato Statale di Statistica del 5 gennaio 2004 n. 1. Nonostante dal 01/01/2013 l'utilizzo di questo modulo non sia obbligatorio (Informazione del Ministero delle Finanze n. PZ-10/2012), esso continua ad essere ampiamente utilizzato. E non è un caso, perché la carta personale contiene tutte le informazioni di cui un datore di lavoro ha bisogno sui propri dipendenti.

Le informazioni che non sono presenti sulla carta personale possono essere aggiunte lì, poiché il datore di lavoro può modificare la forma e il contenuto del modulo T-2. Per registrare altri dati relativi al dipendente, il datore di lavoro può creare anche altre schede insieme al modulo unificato. Ad esempio, la carta personale del conducente, di cui abbiamo esaminato il modulo e il campione in una sezione separata.

È importante ricordare che quando si raccolgono e archiviano i dati personali dei dipendenti, è necessario garantire la protezione dei loro dati personali.

La tessera personale (modulo T-2) è composta da 11 sezioni:

Numero della sezione	Nome della sezione	Quali informazioni vengono riflesse
IO	informazioni generali	NOME E COGNOME. dipendente, data e luogo di nascita, conoscenza delle lingue straniere, istruzione, esperienze lavorative, stato civile, composizione familiare, informazioni sul passaporto e luogo di residenza del dipendente, ecc.
II	Informazioni sulla registrazione militare	Categoria di riserva, grado militare, categoria di idoneità per il servizio militare, ecc.
III	Reclutamento e si trasferisce ad un altro lavoro	Date e motivi per l'assunzione e il trasferimento di un dipendente a un altro lavoro, posizione, stipendio, ecc.
IV	Certificazione	Date di certificazione, decisioni della commissione, ecc.
V	Formazione	Date di inizio e fine della formazione, tipologie di formazione avanzata, nomi delle istituzioni educative, ecc.
VI	Riqualificazione professionale	Date di inizio e fine della riqualificazione, della specialità, ecc.
VII	Premi (incoraggia), titoli onorifici	Nomi di premi o incentivi, nome, numero e data del documento che costituisce la base del premio (incentivo)
VIII	Vacanza	Tipi di congedo, periodi di lavoro per i quali è concesso il congedo, durata, date di inizio e fine, motivi del congedo
IX	Benefici sociali, cui il lavoratore ha diritto secondo la legge	Nome delle prestazioni, loro base, numero e data del documento che dà diritto alla prestazione
X	Informazioni aggiuntive	Ad esempio, riguardo al momento dell'allontanamento dal lavoro, ai periodi di inattività, ecc.
XI	Motivi di risoluzione contratto di lavoro (licenziamento)	Sono indicati la base del licenziamento, la data del licenziamento e i dettagli del relativo ordine.

La carta personale di un dipendente è un documento aziendale importante nel flusso di documenti di qualsiasi organizzazione; la sua esecuzione è solitamente affidata al servizio del personale. Viene utilizzato allo scopo di una contabilità approfondita dei dipendenti e contiene tutte le informazioni significative su di loro: dati del passaporto, INN, SNILS, informazioni sul luogo di residenza, registrazione, attività lavorativa, istruzione, nonché brevi informazioni sulla famiglia.

La versione finale del modulo unificato T-2 è stata approvata dalla legislazione sul lavoro. Tutte le organizzazioni sono tenute a creare carte personali per tutti i dipendenti senza eccezioni, e per alcune anche più di una. I singoli imprenditori sono esentati da questa esigenza, ma hanno anche la possibilità di registrarli.

Conservare le carte personali non è solo un dovere, ma questa attività può portare notevoli benefici all'organizzazione. Un datore di lavoro può spesso utilizzare carte personali per proteggere i propri interessi, utilizzandole per confermare la legalità delle trattenute sugli stipendi dei dipendenti, il corretto calcolo del numero medio di dipendenti, per calcolare le tasse, ecc., La pratica dell'arbitrato giudiziario descrive molti casi simili esempi.

Per comodità, il datore di lavoro può effettuare la circolazione elettronica delle carte personali nel modulo T-2, quasi tutte le aziende moderne utilizzano questa opportunità: è pratica, se necessario, facilita la ricerca dei materiali richiesti. Ma è obbligato a farli stampare su carta. Ciò è giustificato dal contenuto nella scheda personale dei campi destinati alla firma del dipendente, nonché dal dipendente delle risorse umane responsabile della sua manutenzione. Poiché una carta personale è un documento di utilizzo e conservazione a lungo termine, quando la si stampa è necessario utilizzare carta spessa di formato A 4.

È importante ricordare che non esiste un'unica guida per lavorare con le carte personali, oltre alla risoluzione di cui sopra; pertanto, l'articolo è principalmente di natura consultiva.

Informazioni generali sul modulo T-2 e sulle complessità della sua compilazione

Alla domanda su chi compila e conserva i moduli T-2 verrà data risposta dalle Istruzioni del Comitato statistico statale. Secondo loro, le carte personali vengono emesse da un dipendente del servizio del personale e, quando tale posizione non è inclusa nella tabella del personale, da una persona autorizzata a tenere registri del personale o dal capo dell'impresa. Al dipendente stesso è vietato effettuare qualsiasi registrazione sulla sua carta personale, ad eccezione della firma personale durante il rapporto di lavoro, il cambio di personale o il licenziamento.

Il modulo T-2 contiene 11 blocchi, divisi per argomento e disposti su 4 pagine. Per una comprensione più chiara della struttura e delle funzionalità di riempimento, ti suggeriamo di familiarizzare con il modulo. (link per scaricare il modulo)

La legge non regola i tempi per la generazione della carta T-2 e l'opzione migliore sarebbe includere questo articolo nell'insieme delle operazioni standard per la registrazione di un nuovo dipendente. Ciò è dovuto alla regola: una registrazione nel libro di lavoro del dipendente è sicuramente duplicata da una registrazione simile nella sua carta personale. I materiali vengono inseriti nel modulo T-2 in base a un tipico elenco di documenti:

• L'ordine di accettazione al lavoro
• contratto di lavoro
• storico lavorativo
• SNILS
• documenti sull'istruzione, sulla formazione avanzata
• documenti di registrazione militare (per le persone obbligate al servizio militare)

Alcune professioni e tipi di lavoro hanno le loro specificità; in tali situazioni possono essere utili documenti aggiuntivi. Il datore di lavoro ha il diritto di richiederli al candidato, se ciò non contraddice la normativa vigente.

Una richiesta di ultimatum per fornire un certificato di assegnazione di un CIF, una referenza di un precedente luogo di lavoro o un certificato di composizione familiare può essere considerata illegale. È vietato richiedere documenti di terzi, contrariamente all'attuale legislazione sul lavoro della Federazione Russa.

Compilare correttamente la scheda personale per sezioni

Nelle prime due pagine del modulo T-2 ci sono una serie di campi per vari codici che devono essere compilati. Cosa scrivere? Le informazioni necessarie sono contenute in una serie di classificatori. Sottolineiamo che uno specialista delle risorse umane deve avervi accesso; nessun codice può essere richiesto a una persona che fa domanda per un lavoro. La contabilità del personale in un'organizzazione si basa principalmente sull'uso di programmi informatici specializzati, ad esempio 1C, in cui sono integrati tutti questi classificatori e, ovviamente, ciò semplifica notevolmente il compito dell'ufficiale del personale; tutto ciò che deve fare è inserire negli appositi campi i dati destinati alla codifica e selezionare dalla lista proposta il codice idoneo.

Il nome dell'organizzazione è scritto nell'intestazione del modulo senza abbreviazioni, la data di redazione della tessera personale è solitamente scritta in forma standardizzata (ad esempio, 13/01/2014).

A ciascun dipendente assunto deve essere assegnato un numero di matricola, utile per organizzare la cronometraggio e l'identificazione.

Quando accettiamo un dipendente part-time interno, non dimentichiamo di assegnargli un numero personale univoco e assicurarci di creare un'altra carta personale. Un dipendente di questo tipo alla fine ha due numeri di personale e carte univoci contemporaneamente.

Le informazioni sul codice fiscale individuale vengono inserite in base al certificato di assegnazione del TIN, fornito dal dipendente assunto. Se il certificato non è a portata di mano, il campo corrispondente rimane vuoto.

La legislazione obbliga il dipendente, al momento della firma di un contratto di lavoro, a fornire un certificato di assicurazione pensionistica statale, per analogia con il TIN, inseriamo nel modulo il numero SNILS. Se il dipendente si registra per la prima volta non avrà tra le mani il certificato e il datore di lavoro è tenuto a rilasciargli uno SNILS, in questo caso lasciamo il campo vuoto, l'inserimento avverrà dopo aver ricevuto il certificato.

La presenza della colonna "Alfabeto" è comoda per archiviare e registrare le carte personali. Qui viene registrata la prima lettera del cognome del dipendente assunto.

Il campo successivo è “Natura del lavoro”, qui è indicato se il dipendente è assunto a tempo indeterminato o temporaneo. Di conseguenza, la colonna "Tipo di lavoro" è destinata a informazioni sul fatto che il lavoro sia il principale o se il dipendente lo combini.

Nell'ultima colonna inseriamo rispettivamente “maschio” o “femmina”.

Sezione 1 Informazioni generali

Iniziamo a compilare questo blocco della scheda indicando i dettagli del contratto di lavoro, scrivendone il numero e la data di conclusione nel formato ormai familiare, come nell'esempio sopra.

Il nome completo del dipendente deve essere scritto in modo leggibile e senza abbreviazioni e si consiglia di iniziare la registrazione il più a sinistra possibile, nel caso in cui vengano apportate modifiche. Quindi, se in futuro una dipendente si sposa e prende il cognome del marito, questo fatto si rifletterà sicuramente sulla sua carta personale.

Nella voce “Data di nascita” la data e l'anno di nascita sono indicati in numeri arabi, il mese è scritto come una parola senza abbreviazioni (23 aprile 1985). La data viene duplicata nel campo codice nel tradizionale formato gg/mm/aaaa.

Dal documento di identità si copia il “Luogo di nascita”, indicando il tipo di unità amministrativo-territoriale; è consentito l'uso di abbreviazioni generalmente accettate.

L'ufficiale del personale compila anche il campo “cittadinanza” in base ai dati del passaporto.

Le informazioni sulla conoscenza delle lingue straniere vengono solitamente registrate direttamente dalle parole del dipendente o in base ai risultati del test, se previsto per l'ammissione alla posizione. Qui il grado di competenza linguistica viene chiarito utilizzando formulazioni standard.

La tessera personale riflette la conoscenza delle lingue straniere solo in relazione al russo. Ad esempio, non è indicata la conoscenza delle lingue tartaro, udmurto e di altre nazionalità.

Il dipendente conferma il suo livello di istruzione fornendo documenti, diplomi e certificati pertinenti. I parametri principali vengono trasferiti alla voce successiva della scheda.

Le registrazioni dell'istruzione incompleta (incompleta) non possono essere effettuate sulla base di una tessera dello studente, di un registro dei voti o della parola d'onore del dipendente. Tale iscrizione viene effettuata solo dietro presentazione di un certificato o diploma di un istituto scolastico.

La voce “istruzione superiore incompleta” viene inserita se il dipendente ha completato la maggior parte del corso di studi presso un'università o lo ha completato completamente, ma non ha difeso un diploma o non ha superato l'esame di stato.

Se un dipendente, pur studiando presso un'università, non ha completato nemmeno la metà del corso di studi, il paragrafo 6 indicherà "secondario (intero) generale".

Si consiglia di indicare il nome dell'istituto scolastico per intero, ma se è troppo lungo è accettabile l'uso di abbreviazioni. Questo campo indica anche il nome del documento formativo fornito, la sua serie e numero, anno di completamento dell'istruzione, qualifica e specialità. Il paragrafo 6 contiene anche informazioni sulla formazione post-laurea.

È consuetudine inserire voci su una professione in base all'esperienza lavorativa riflessa nel libro di lavoro, nella tabella del personale e nelle parole del dipendente.

Le informazioni sull'anzianità di servizio vengono calcolate principalmente in base alle voci nel libro di lavoro. Quando un dipendente viene assunto per il suo primo lavoro, nelle righe precedenti vengono scritti degli zeri.

La registrazione del cosiddetto stato civile viene effettuata sulla base di un timbro sul passaporto, certificato di matrimonio, certificato di divorzio fornito dal dipendente.

Importante! Compiliamo il campo "stato sposato" solo utilizzando la dicitura OKIN; le diciture "single", "sposato", "sposato", "divorziato", ecc.

La voce successiva della prima sezione è “Composizione della famiglia”; non è necessario elencare qui tutti i parenti conosciuti; è sufficiente indicare i più vicini: madre, padre, moglie, marito, figlia, figlio, fratelli. Il dipendente comunica queste informazioni in base a quale parente convive con lui o è a suo carico.

Trasferiamo i dati del passaporto con attenzione, rigorosamente in conformità con il documento del dipendente. L'indirizzo di residenza nel passaporto viene trasferito dal timbro di registrazione. L'indirizzo effettivo deve essere indicato solo quando non è identico a quello di registrazione; il datore di lavoro potrebbe aver bisogno di questo dato in caso, ad esempio, di assenteismo o se il lavoratore non si presenta il giorno del licenziamento a ritirare il libretto di lavoro. Non dimenticare di annotare i numeri di telefono.

Sezione 2 Informazioni sulla registrazione militare

Quando si completa un blocco del servizio militare, viene utilizzato uno dei due tipi di documenti: quelli della riserva forniscono un documento d'identità militare e i coscritti portano un certificato di cittadino soggetto a coscrizione.

Tutte le informazioni necessarie sono reperibili nei relativi paragrafi dei documenti sopra indicati.

Succede che la categoria di idoneità non è affatto specificata, non allarmarti, metti "A" per impostazione predefinita. Non dimenticare di compilare il paragrafo 7 con una matita semplice, questo ti servirà in futuro. E inserendo il voto al punto 8, ricordiamo che il cittadino è soggetto a cancellazione sia al raggiungimento della maggiore età, sia per motivi di salute.

Nella seconda pagina in fondo al modulo il dipendente firma, dopo aver verificato preventivamente la correttezza dei dati registrati; è presente anche un campo dove l'addetto al personale firma dopo aver verificato le informazioni inserite.

Sezione 3 Assunzioni e trasferimenti ad altro lavoro

Questo blocco ripete tradizionalmente quanto scritto nel libro di lavoro, la tabella si aprirà con la registrazione dell'appuntamento, qui inseriamo i dettagli della posizione, dello stipendio e dell'ordine. Successivamente, eseguiamo traduzioni sequenziali, se presenti. Un punto importante è presentare al dipendente i documenti visualizzati qui, perché deve firmare per ciascuno di essi.

Sezione 4 "Certificazione"

Molte aziende conducono la certificazione per i propri dipendenti, a questo scopo riuniscono una commissione, il cui risultato è un determinato protocollo. Le informazioni su tale protocollo sono scritte in questa parte del modulo T-2.

Sezioni 5 - 6 “Formazione avanzata”, “Riqualificazione professionale”

Ci sono due opzioni qui:

1. il dipendente segue una formazione avanzata prima dell'assunzione e porta con sé i documenti pertinenti;
2. il dipendente segue i corsi direttamente nella sua azienda, quindi il dipendente delle risorse umane utilizzerà i dati del dipartimento di formazione del personale.

Tutte le date sono indicate nel formato tipico caratteristico delle sezioni precedenti. Di solito non ci sono domande speciali quando si compilano questi blocchi. Se il dipendente non ha migliorato le sue qualifiche o non ha subito una riqualificazione, le sezioni rimangono rispettivamente vuote.

Sezione 7 "Premi"

Come suggerisce il nome, questo include tutti i tipi di incentivi che un dipendente ha ricevuto nel corso del suo lavoro all'interno dell'organizzazione. In generale, le informazioni contenute in questa sezione sono identiche alla sezione simile del libro di lavoro. È possibile utilizzare abbreviazioni generalmente accettate se ciò non distorce l'essenza generale.

Sezione 8 "Vacanze"

Questo blocco riflette tutti i tipi di congedo di cui il dipendente ha mai usufruito: annuale, educativo, non retribuito, per la cura dei figli. Dovresti registrare le informazioni sulla durata della vacanza, le date di inizio e fine, il periodo per il quale è stata fornita la vacanza e, ovviamente, i dettagli dell'ordine corrispondente.

Nel corso della sua carriera, un dipendente va in vacanza più di una volta. È naturale che un giorno i campi liberi finiranno. Non ci perdiamo, ma stampiamo semplicemente una pagina aggiuntiva contenente il seguito della tabella.

Sezione 9 “Prestazioni sociali”

Qui il datore di lavoro indica informazioni sui vantaggi che fornisce a un dipendente specifico, nonché informazioni sui documenti che consentono di ricevere questo o quel privilegio.

Sezione 10 "Informazioni aggiuntive"

La pratica dimostra che questa sezione viene raramente compilata, ma se lo si desidera e sono disponibili dati su:

• disabilità
• la formazione dei dipendenti
• passaporto internazionale
• se un dipendente ha figli disabili, questo fatto può essere visualizzato qui.

Sezione 11 Motivi di risoluzione del contratto di lavoro (licenziamento)

L'ultimo paragrafo del modulo T-2 è breve e conciso, qui si trova il verbale di licenziamento, il testo è copiato esattamente dall'ordine di licenziamento, lo stesso verbale sarà indicato nel libro di lavoro. Per analogia con la seconda pagina del modulo, questo paragrafo è firmato dal dipendente del personale e dal dipendente stesso

Archiviazione e contabilità delle carte personali nel modulo T-2

Il modulo T-2 è carta con una lunga "durata di conservazione", le carte sono prescritte per essere conservate per 75 anni, il che significa che è necessario prendersi cura della loro integrità in anticipo, in particolare, utilizzare carta spessa di qualità adeguata per la stampa. Non esistono standard contabili rigidi; le carte sono solitamente conservate in armadietti chiusi nell'hotel del personale o nell'ufficio del capo dell'organizzazione, disposte in ordine alfabetico. Questo problema è discusso più dettagliatamente nel seguente video.

Le carte personali dei dipendenti già licenziati vengono inviate agli archivi dopo un certo tempo.

FAQ

Come abbiamo visto, la tessera personale T-2, seppur voluminosa, è un documento abbastanza semplice da compilare. Tuttavia, sorgono ancora delle domande e ne parleremo in conclusione.

Spesso si verificano situazioni in cui alcuni campi rimangono vuoti per vari motivi. In questo caso, non dovresti inserire trattini e tanto meno eliminarli. Il modulo T-2 è regolato dalla legge, quindi nessuna sezione può essere cancellata da esso. Ma puoi inserire nuovi dettagli se necessario.

Qualsiasi modifica al modulo unificato dovrà essere accompagnata da corrispondente ordine firmato dalla direzione

Anche i lavoratori delle risorse umane sono persone e commettono errori. Se trovi un'inesattezza o un errore nella tua scheda personale, si consiglia di cancellare con attenzione una riga e scrivere sopra le informazioni corrette. In questo caso, il dipendente del dipartimento Risorse umane deve certificare la correzione con la sua firma e familiarizzare con la firma del dipendente in modo che non abbia domande in futuro.

Facciamo lo stesso quando un dipendente cambia il suo cognome, ad esempio. I vecchi dati vengono accuratamente cancellati, le informazioni attuali vengono registrate e ci assicuriamo di menzionare qui il documento che costituisce la base per tale correzione.