Si të plotësoni saktë regjistrin e udhëtimit të faturave. Rregullat për plotësimin e librit të ditarit të udhëtimit

25.09.2019

Sipërmarrësit dhe organizatat që përdorin mjete motorike në aktivitetet e tyre lëshojnë fletëpagesa për çdo udhëtim. Këto forma pasqyrojnë konsumin e karburantit dhe tregues të tjerë të performancës. Çdo dokument i lëshuar shënohet në regjistrin përkatës, i cili quhet regjistri i faturave. Për të është zhvilluar një formë e unifikuar. Ju mund të shkarkoni një mostër falas në fund të artikullit.

Ditari i regjistrimit të faturave ka një formular të unifikuar nr. 8, i cili u miratua nga Komiteti Shtetëror i Statistikave të Federatës Ruse në 1997. Sipërmarrësit dhe organizatat mund ta përdorin ende këtë shabllon sot. Në të njëjtën kohë, që nga 1 janari 2013, ka hyrë në fuqi Ligji Nr. 402-FZ “Për Kontabilitetin”, datë 6 dhjetor 2011. Në bazë të këtij akti, përdorimi i formularëve të unifikuar nuk është i detyrueshëm.

Lidhur me mbajtjen e një regjistri të biletave të udhëtimit për vitin 2018, ia vlen të merren parasysh një sërë pikash:

Regjistri hapet për një periudhë deri në 1 vit.
Vetë menaxheri përcakton kohëzgjatjen e ditarit.
Nëse menaxheri vendos të refuzojë të përdorë një formular të unifikuar, ju duhet të krijoni mostrën tuaj, e cila do të përmbajë të njëjtat detaje.
Afati i ruajtjes së ditarit është të paktën 5 vjet (si për dokumentet e tjera parësore).

E rëndësishme! Para se të shkruani ditarin, duhet të siguroheni që afati i ruajtjes së formularit të fundit të regjistruar në të ka skaduar. Përndryshe, nuk do të jetë e mundur të konfirmohet kontrolli.

Pasi të keni bërë shënime në regjistër, duhet të vendosni nënshkrime. Të dhënat e futura konfirmohen nga llogaritari, punonjësi që mban regjistrin dhe vetë shoferi. Në fund të formës së unifikuar të tabelës ka një kolonë për komente. Nuk është e nevojshme ta plotësoni atë. Në disa raste, ai përmban emrin e lokalitetit ku shoferi ishte duke udhëtuar, ose shenja të tjera shtesë.

Formulari i mostrës: detajet e kërkuara

Që nga viti 2018, formulari standard është në formën e letrave të lidhura. Faqja përmban një tabelë me 9 kolona. Kur zhvilloni një mostër për ndërmarrjen tuaj, mund t'i rregulloni ato në rendin më të përshtatshëm, të hiqni kolonat e panevojshme ose të përfshini ato shtesë.

Në faqen e parë të mostrës së regjistrit të udhëtimit, tregohet emri i ndërmarrjes ose organizatës dhe periudha e mbajtjes së regjistrit. Në fushat e përcaktuara posaçërisht në të djathtë, futen kodet për OKUD dhe OKPO.

Numri i faturës.
Data e lëshimit të dokumentit.
Detajet e shoferit. Shkruani emrin tuaj të plotë dhe numrin e personelit.
Numri i makinës.
Nënshkrimet e shoferit, dispeçerit (me datën e marrjes së formularit nga shoferi) dhe kontabilistit (me datën e pranimit të dokumentacionit).
Informacion shtese. Kolona e fundit plotësohet nëse është e nevojshme.

Të gjitha faqet e tjera shtypen duke përdorur të njëjtin shabllon. Në shumicën e rasteve, përafërsisht të njëjtat të dhëna futen në rreshta. Kur faqet e lira të jenë zhdukur, regjistri i udhëtimit të faturave duhet të dërgohet në arkiv. Aty do të ruhet për 5 vjet (sipas rregullave për dokumentacionin parësor).

Kujt i është besuar mbajtja e regjistrit?

Ditari i kontabilitetit mbahet nga një punonjës i cili emërohet me urdhër të drejtorit ose sipërmarrësit individual. Për më tepër, kjo mund t'i besohet një punonjësi, kontrata e punës e të cilit tashmë e përcakton këtë përgjegjësi.

Një tjetër mundësi është që menaxheri të ketë të drejtën të punësojë një organizatë të palës së tretë ose sipërmarrës individual për të mbajtur ditarin. Për të dokumentuar një bashkëpunim të tillë, plotësohet një marrëveshje shërbimi.

Pavarësisht se kush i bën shënimet në tabelë, procedura e kontabilitetit nuk ndryshon:

bëhet një regjistrim për çdo faturë;
formularët janë shënuar sipas rendit kronologjik;
faqet numërohen me radhë.

Nëse periudha për të cilën është lëshuar dokumenti ka mbaruar, libri i ditarit për lëshimin e fletëpagesave qepet dhe nënshkruhet. Duhet të siguroheni që të gjitha faqet e regjistrit janë të numëruara.

Pse duhet të mbani shënim dokumentet e udhëtimit?

Sipas ligjit, çdo sipërmarrës (ose organizatë) që përdor makina për aktivitetet e tij kërkohet të sigurojë faturat dhe t'i marrë parasysh në regjistër. Vetë formulari përmban informacion të plotë në lidhje me udhëtimin: detajet e shoferit, itinerarin, karakteristikat e ngarkesës.

Fatura e rrugës shërben si dëshmi e konsumit të karburantit gjatë transportit. Bazuar në këtë dokument, tatimpaguesi mund të shlyejë kostot e karburantit për automjetet. Gjithashtu, të dhënat e përfshira në dokumente thjeshtojnë kontabilitetin dhe listën e pagave për drejtuesit e mjeteve.

Të gjitha organizatat që përdorin automjete në kryerjen e aktiviteteve të tyre duhet të mbajnë një regjistër të faturave. Ligji dikton kërkesa të veçanta për mirëmbajtjen dhe plotësimin e këtij ditari. Ne do t'ju tregojmë më në detaje më vonë në artikullin tonë.

Revista përbëhet nga disa pjesë.

Titulli i faqes:

Emri ligjor i ndërmarrjes.
Detajet e organizatës (OKPO).
Periudha e regjistrimit.

Seksioni i tabelës me informacion:

Numri i fletëpagesës dhe data aktuale e lëshimit tek shoferi.
Informacioni i shoferit (emri i plotë dhe numri i personelit).
Numri i garazhit të makinës.
Nënshkrimet e personave të autorizuar dhe personave përgjegjës (shofer, dispeçer, kontabilist).

Ditari i regjistrimit dhe lëshimit të fletëpagesave ka të ashtuquajturin numërim të vazhdueshëm dhe duhet të mbahet në rend kronologjik. Sapo të plotësohet libri kontabël, ai duhet të jetë i qepur dhe i nënshkruar me vulën e ndërmarrjes dhe nënshkrimin e pronarit të ndërmarrjes.

Në thelb, në ndërmarrje, ditari i kontabilitetit plotësohet nga një kontabilist duke përdorur dokumentacionin parësor ose një punonjës tjetër të autorizuar të organizatës, kontrata e punës e të cilit thotë. Në raste individuale, detyrimi për mbajtjen dhe regjistrimin e biletave të udhëtimit i caktohet një organizate të palëve të treta (nëse kontabiliteti është i dhënë nga jashtë). Në këtë rast, ndërmjet palëve nënshkruhet një marrëveshje me kushtet e bashkëpunimit, të drejtat dhe detyrimet ndaj njëra-tjetrës. Legjislacioni i Federatës Ruse e lejon këtë mundësi. Përveç kësaj, ju mund të dorëzoni dokumentin në mënyrë elektronike.

Nëse është e nevojshme të bëhen korrigjime në regjistrin e udhëtimit, duhet të udhëhiqeni nga rregulloret legjislative. Korrigjimet në ditar, si në dokumentet e tjera parësore, duhet të bëhen duke kryqëzuar lehtësisht të dhënat e pasakta dhe duke bërë një hyrje të re me datë, nënshkrim dhe vulë.

Një mostër e plotësimit të revistës mund të shkarkohet falas.

Në nivel legjislativ, çdo organizatë që përdor automjete për të kryer biznes ose prodhim kërkohet të mbajë një regjistër të faturave. Ato duhet të plotësohen sipas standardit në përputhje me formularin nr. 8. Ky dokument konsiderohet si dokumentacioni parësor, i cili në fakt konfirmon kostot e karburantit dhe lubrifikantëve, ju lejon të planifikoni kostot dhe të reduktoni pagesat e taksave. Përveç kësaj, kërkohet një libër për llogaritjet e shoferit.

Çdo organizatë që ka automjete për përdorim zyrtar duhet të mbajë shënime për lëvizjen e faturave të lëshuara. Për këtë, ofrohet një formular i veçantë, i cili quhet “Ditar për regjistrimin e lëvizjes së faturave”. Faqja e internetit do t'ju tregojë se si duhet të duket ky dokument dhe si ta plotësoni atë pa gabime.

Organizatat dhe sipërmarrësit që ofrojnë shërbime transporti ose thjesht përdorin makina të kompanisë në punën e tyre u kërkohet të regjistrojnë rregullisht të gjitha faturat e lëshuara në një ditar të veçantë. Kjo përcaktohet në nenin 6 Ligji Federal i 8 Nëntorit 2007 Nr. 259-FZ Dhe me urdhër të Ministrisë së Transporteve datë 18.09.2008 Nr.152. Formulari i ditarit të regjistrimit të lëvizjes së faturave është miratuar shumë kohë më parë Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse, e datës 28 nëntor 1997 N 78. Gjatë këtyre njëzet viteve, as vetë formulari nr. 8 dhe as procedura e mirëmbajtjes së tij nuk kanë ndryshuar. Megjithëse ligjvënësit kanë bërë ndryshime në plotësimin e faturave më shumë se një herë, e fundit prej të cilave ndodhi në fillim të vitit 2019. Krahas formularit nr. 8, Komiteti Shtetëror i Statistikave miratoi disa formularë të tjerë të destinuar për lëshimin e fletëpagesave përkatëse (për kamionë dhe makina, si dhe autobusë). Ato do të diskutohen në një artikull tjetër, por tani do të ndalemi më në detaje në llojin parësor të dokumentacionit të kontabilitetit, i krijuar për të kontrolluar lëvizjen e faturave të lëshuara për shoferët, si dhe dërgimin e fletëve të përdorura përsëri në departamentin e kontabilitetit të organizatës.

Çfarë është një regjistër i lëvizjes së fletëpagesës?

Përdorimi i një dokumenti të tillë kontabël ka disa avantazhe që e bëjnë përdorimin e ditarit të dobishëm edhe për ato kompani që nuk u kërkohet ta bëjnë këtë. Në veçanti, bën të mundur kontrollin e kohës dhe rendit të lëshimit të kuponëve dhe kontrollin më të shpejtë të fshirjes së karburanteve dhe lubrifikantëve. Formulari standard ndërindustrial nr. 8 (OKUD 0345008) është fletë të qepura së bashku në formën e një libri, në të cilin është shtypur një tabelë me nëntë kolona. Çdo organizatë mund të zhvillojë dhe përdor formën e vet të këtij dokumenti, pasi forma e tij është e rekomanduar dhe e detyrueshme. Zhvillimi i tabelës suaj do t'ju lejojë të rregulloni kolonat në një mënyrë të përshtatshme, të hiqni të dhënat e panevojshme dhe të shtoni ato përkatëse. Formulari standard specifikon, në veçanti:

numrin e fletëpagesës dhe datën e lëshimit;
numrin e personelit dhe emrin e plotë të drejtuesit të mjetit;
numri i garazhit të automjetit (tregimi i numrit të shtetit të regjistrimit nuk është dhënë në formularin standard, por mund ta merrni parasysh në formularin tuaj);
nënshkrimi i shoferit që konfirmon marrjen e biletës;
nënshkrimi i personit të autorizuar për lëshimin dhe pranimin e kuponit (dispeçerit);
data e pranimit të fletës dhe nënshkrimi i kontabilistit;
kolona për shënime.

Është e nevojshme të plotësoni regjistrin e udhëtimit, formulari standard i të cilit mund të shkarkohet në fund të artikullit, sipas rendit të përcaktuar me urdhër të Ministrisë së Transportit të Federatës Ruse të datës 18 shtator 2008, nr. 152. Kjo procedurë është e njëjtë për të gjithë përdoruesit e automjeteve.

Libri i ditarit të udhëtimit: mbushja e mostrës

Zakonisht nuk ka probleme me plotësimin e këtij formulari standard. Regjistrimet mund të bëhen me dorë ose të plotësohen në kompjuter dhe në fund të ditës fletët mund të printohen në mënyrë që të gjithë personat e autorizuar të nënshkruajnë. Është më i përshtatshëm për të mbajtur një dokument në formë të shkruar me dorë nëse ka shumë makina në organizatë dhe dispeçeri lëshon dhe pranon vazhdimisht kupona. Faqja e titullit të dokumentit, si zakonisht, duhet të përmbajë emrin e organizatës, OKPO-në e saj dhe periudhën për të cilën është lëshuar formulari. Nuk ka nevojë të vendosni asnjë nënshkrim ose vulë në faqen e titullit. Faqet e dokumentit duhet të jenë të numëruara dhe numri i tyre të tregohet në anën e pasme të dokumentit. Nuk është e nevojshme të qepni dhe vulosni formularin.

Brenda formularit, ju vetëm duhet të plotësoni fushat sipas nevojës. Nuk kërkohet përmbledhje. Një shembull i plotësimit të një ditari standard për lëshimin e faturave duket si ky:

Pasi ditarit t'i mbarojnë faqet dhe kolonat e lira, ai duhet të ruhet në arkivat e organizatës për të paktën tre vjet, pas së cilës mund të shkatërrohet.

Të gjitha organizatat që përdorin automjete në punën e tyre duhet të mbajnë një regjistër të faturave. A është i detyrueshëm një formë e unifikuar e librit të ditarit të udhëtimit? Cila është periudha e ruajtjes dhe cila është procedura e plotësimit të tij? Ju do të gjeni përgjigje për pyetjet e mësipërme, si dhe një mostër të regjistrit të udhëtimeve të faturave në artikullin tonë.

Koncepti i përgjithshëm i fletëpagesës

Organizatat dhe sipërmarrësit individualë që përdorin automjete të kategorive të ndryshme në punën e tyre u kërkohet të lëshojnë fatura për shoferët. Fletëpagesa është një dokument që i jep shoferit të drejtën për të përdorur një automjet. Ai shfaq informacion në lidhje me itinerarin, konsumin e karburantit dhe performancën e shoferit.

SHËNIM! Nga data 01.03.2019, fatura lëshohet rreptësisht për një turn ose për një fluturim, cilado qoftë më e gjatë. Është e pamundur të hartosh një faturë për një muaj.

Për të zbuluar nëse ka veçori specifike të një faturë të lëshuar nga një sipërmarrës individual, lexoni artikullin "Cilat janë tiparet e një fletëpagese për sipërmarrësit individualë (formulari)?" .

Informacion i përgjithshëm në lidhje me regjistrin e udhëtimeve të faturave

Për të kontrolluar lëvizjen e faturave të lëshuara, duhet të mbahet një regjistër i lëvizjes së fletëpagesave në Formularin 8, të miratuar me Rezolutën e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse, datë 28 nëntor 1997 nr. 78. Megjithatë, nga 01/01/ 2013 në lidhje me hyrjen në fuqi të ligjit “Për Kontabilitetin” datë 6 dhjetor 2011 Nr. 402-FZ, formularët e unifikuar nuk janë më të detyrueshëm.

Prandaj, një organizatë ose një sipërmarrës individual mund të zhvillojë formularin e vet të faturimit ose të plotësojë atë të unifikuar me informacionin e nevojshëm. Vendimi për formularin e miratuar të regjistrit të udhëtimit fiksohet me urdhër. Aplikimi i tij mund të specifikohet edhe në politikën e kontabilitetit.

Lexoni se si lëshohet një urdhër i tillë.

Si rregull, ditari lëshohet për një periudhë jo më shumë se 1 vit, por nëse është e nevojshme, kjo periudhë mund të reduktohet në 1 muaj. Regjistri i udhëtimit duhet të mbahet për të paktën 5 vjet.

Procedura për plotësimin e regjistrit të trafikut, regjistrimin dhe lëshimin e fletëpagesave

Regjistri i lëvizjes, regjistrimit dhe lëshimit të faturave përbëhet nga dy pjesë:

Një faqe titulli në të cilën shkruhet emri i organizatës ose sipërmarrësit individual, kodi OKPO, si dhe periudha për të cilën plotësohet ditari.
Pjesa tabelare, e cila tregon:

numrin e fletëpagesës dhe datën e lëshimit;
detajet e shoferit dhe numrin e personelit;
numri i garazhit të makinës;
nënshkrimet e personave përgjegjës për mbajtjen e ditarit:

shoferi - në lidhje me marrjen e një fature;
dispeçer (punonjës që kryen funksionet e tij) - në lidhje me marrjen e dokumenteve nga shoferi;
kontabilist - në lidhje me kontrollin dhe pranimin e faturave për kontabilitet.

Një shënim gjithashtu bëhet nëse është e nevojshme.

Informacioni për të gjitha fletëpagesat e lëshuara futet në ditarin për lëshimin e fletëpagesave. Nuk ka përjashtime në këtë rast. Ditari ka numërim të vazhdueshëm dhe mbahet sipas rendit kronologjik. Pasi ditari të jetë plotësuar plotësisht, ai qepet, vuloset dhe nënshkruhet nga menaxheri.

Mbajtja e ditarit i caktohet një punonjësi të caktuar me urdhër të menaxherit, ose një punonjësi, kontrata e punës e të cilit përcakton përgjegjësitë për mbajtjen e një regjistri të faturave.

Përgjegjësitë për plotësimin e faturave dhe ditarit të tyre mund t'i transferohen një personi tjetër juridik ose sipërmarrës individual në bazë të një marrëveshje shërbimi. Në këtë rast, përgjegjësitë për plotësimin e faturave dhe ditarit të tyre u caktohen punonjësve të palës tjetër të përfshirë.

Shkarkoni një mostër të regjistrit të faturave (formulari 8)

Shumë organizata hasin vështirësi të caktuara kur plotësojnë një regjistër udhëtimi. Për lehtësinë e lexuesve, ne kemi përgatitur një mostër të plotësimit të regjistrit të udhëtimit, të cilin mund ta shkarkoni duke klikuar në lidhje.

Rezultatet

Për organizatat dhe sipërmarrësit individualë që përdorin automjete në punën e tyre, kërkohet të plotësohet ditari i faturave. Ky është një nga dokumentet që konfirmon kostot e karburantit që merren parasysh gjatë përcaktimit të bazës tatimore për tatimin e paguar mbi të ardhurat. Për më tepër, ditari shërben si një burim informacioni për llogaritjen e pagave për drejtuesit e organizatës, pasi pasqyron në detaje informacione për punën e tyre.

Kontabiliteti i lëndëve djegëse dhe lubrifikantëve (karburanteve dhe lubrifikantëve) nga subjektet afariste kryhet duke përdorur fatura. Formulari është i unifikuar, ai përmban fusha për të pasqyruar konsumin e karburantit, për të treguar rrugën dhe kilometrazhin aktual. Fletët e qarkullimit mund të përdoren për të kontrolluar konsumin e benzinës, karburantit dizel dhe lubrifikantëve. Detyrimi për përgatitjen e dokumentacionit të veçantë lind për organizatat që kanë të paktën një automjet.

Si gjurmohet lëvizja e faturave në një ndërmarrje?

Sistemi i rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje duhet të organizohet duke marrë parasysh specifikat e plotësimit dhe ruajtjes së dokumenteve që lidhen me përdorimin e karburanteve dhe lubrifikantëve. Për çdo rast të funksionimit të automjetit, duhet të lëshohet një fletëpagesë. Informacioni për formularët e plotësuar futet në ditar sipas formularit nr. 8.

Menaxhmenti i ndërmarrjes duhet të sigurojë sigurinë e dokumenteve të udhëtimit për 5 vjet. Për të hequr karburantin dhe lubrifikantët, duhet të dorëzoni faturat e pagesës së karburantit në departamentin e kontabilitetit. Nëse gjenden pasaktësi ose gabime në fushat e plotësuara të faturës, mund të bëhen ndryshime në të. Kjo bëhet me miratimin e korrigjimit nga dy specialistë përgjegjës.

E RËNDËSISHME! Nëse punonjësit përdorin transport personal për nevoja pune, ata kanë të drejtë të marrin kompensim për këtë. Për ta bërë këtë, bëhet një shënim në faturën e rrugës për pronësinë e një makine të veçantë nga punonjësi.

Formulari nr. 8 i ditarit është i unifikuar, rreshtat ose blloqet nuk mund të fshihen prej tij. Ndërmarrjet lejohen të zgjerojnë listën e treguesve të treguar në dokument. Sistemi për monitorimin e lëvizjes së faturave mund të optimizohet duke futur regjistrimin elektronik të formularëve. Automatizimi i procedurës ju lejon të zvogëloni kohën e shpenzuar nga punonjësit që punojnë me dokumente dhe minimizon rreziqet e rrjedhjeve të informacionit. Ju mund të siguroni funksionalitetin e menaxhimit të dokumenteve elektronike në segmentin e kontabilitetit të transportit duke përdorur programe të specializuara ose shërbime të jashtme.

Nga rruga, autoritetet tatimore, përfaqësuesit e inspektoratit të punës dhe oficerët e policisë së trafikut mund të jenë të interesuar për korrektësinë dhe plotësinë e plotësimit të faturave dhe organizimin e kontrollit të lëvizjes së tyre.

Nuk ka asnjë ndalim në kuadrin legjislativ për mbajtjen e ditarit për kontabilitetin e kuponëve të udhëtimit në format elektronik. Ndërmarrjet kanë të drejtë të vendosin në mënyrë të pavarur se si të organizojnë kontabilitetin:

plotësoni një version letre të ditarit;
mirëmbajtja e tabelave në Excel;
kufizoni veten në plotësimin e formularit në programin 1C.

Kërkesa kryesore është pajtueshmëria me formën e dokumentit, disponueshmërinë e detajeve të kërkuara dhe aftësinë për të printuar shpejt faqet e përfunduara të formularit.

Dokumentacioni bazë

Masat për monitorimin e normave të konsumit të karburantit dhe vlefshmërinë e fshirjes së karburantit kryhen me përgatitjen e detyrueshme të faturave dhe një ditar për llogaritjen e tyre, Formulari nr. 8. Formularët u miratuan nga Komiteti Shtetëror i Statistikave me Rezolutën nr.78, datë 28.11.1997. Rregullat për plotësimin e dokumenteve jepen me Urdhrin e Ministrisë së Transporteve, datë 18.09.2008 nr.152. Lejohet të zhvilloni shabllonin tuaj të faturimit, i cili duhet të përmbajë detajet e detyrueshme të dokumentacionit parësor. Një listë e plotë e informacionit, pasqyrimi i të cilave është i nevojshëm, gjendet në Ligjin e 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ.

Udhëzimet lëshohen duke përdorur modele të ndryshme në varësi të llojit të transportit që përdoret. Ato mund të përdoren për të llogaritur burimet e karburantit duke:

automjete pasagjerësh;
transport special;
taksi pasagjerësh;
kamionë;
autobusët.

Drejtuesi i mjetit para nisjes për në punë i lëshohet një fletëpagesë me të gjitha të dhënat e nevojshme. Periudha e vlefshmërisë së dokumentit është e kufizuar në 1 ditë. Përjashtim parashikohet për rastet e dërgimit të punonjësve në udhëtime pune që zgjasin më shumë se 24 orë. Për situatat me udhëtarët e biznesit, kërkesa kryesore e autoriteteve rregullatore për lëshimin e një fature është aftësia për të marrë parasysh orarin e punës dhe për të pasqyruar objektivisht kostot e karburantit.

KUJTOJE! Leximet e matësit të shpejtësisë duhet të përfshihen në faturat para nisjes në fillim të turnit dhe pas përfundimit të punës. Vlerat në fund të ditës dhe mëngjesin e ditës pasardhëse duhet të jenë të njëjta.

Në varësi të formës së dokumentit të përdorur, llogaritari mund të shlyejë karburantin dhe lubrifikantët bazuar në konsumin aktual të karburantit ose sipas standardeve të përcaktuara. Fletët e qarkullimit u japin drejtuesve të mjeteve të drejtën për të drejtuar një automjet të caktuar gjatë orarit të punës. Formulari tregon itinerarin e pritur të udhëtimit, karburantin e mbetur dhe të dhënat e shpejtësisë. Përveç kësaj, ata futin informacion në lidhje me specifikat e aktiviteteve të punës dhe oraret e fillimit dhe mbarimit të ditës së punës.

SHËNIM! Fletët e qarkullimit nuk plotësohen kur karburantet dhe lubrifikantët konsumohen në vegla. Për traktorët me shëtitje, sharrë elektrike me zinxhir dhe pajisje të tjera speciale, kërkohet regjistrim.

Nuk është e nevojshme të vihet vula në fatura për të identifikuar pronarin e mjetit, mjafton emri i kompanisë (qiradhënësi), adresa e saj dhe numri i telefonit. Norma mbështetet në tekstin e Urdhrit të Ministrisë së Transporteve datë 18 janar 2017 nr.17. Vula e vendosur në formular nuk konsiderohet gabim. Kur një automjet përdoret nga disa shoferë në modalitetin e ndërrimit, lejet për secilin shofer lëshohen veçmas. Ditari i përket kategorisë së dokumentacionit parësor, kështu që periudha e ruajtjes në ndërmarrje nuk mund të jetë më pak se 5 vjet.

Çdo kupon i lëshuar një punonjësi duhet të regjistrohet në një ditar. Dokumenti është hartuar në faqen e parë me një faqe titulli. Ai tregon emrin e organizatës, statusin dhe intervalin kohor për të cilin janë bërë regjistrimet. Përmbajtja e revistës paraqitet në një tabelë, e cila plotësohet me lëshimin e kuponëve.

Nëse fatura është plotësuar gabimisht ose formulari është dëmtuar, të dhënat në lidhje me këtë duhet të pasqyrohen në ditarin e formularit nr. 8. Kuponë të tillë i bashkëngjiten revistës dhe duhet të shënohet se fletët janë të dëmtuara. Informacioni futet duke ruajtur kronologjinë e përpunimit të dokumenteve.

Ditari i kontabilitetit karakterizohet me numërim të vazhdueshëm. Libri duhet të jetë i lidhur dhe i vërtetuar me nënshkrimin e drejtorit të ndërmarrjes. Nënshkrimi mbështetet nga vula e organizatës. Kjo është e nevojshme për të garantuar sigurinë e dokumentit dhe për të parandaluar përpjekjet për të shkatërruar fletët individuale të librit. Drejtuesi i institucionit me urdhër cakton një person që do të jetë përgjegjës për mbajtjen e ditarit.

Dokumenti në Formularin Nr. 8 pasqyron informacionin e mëposhtëm:

numrin serik të fletëpagesës së lëshuar;
data e lëshimit të dokumentit në përputhje me kronologjinë;
Emri i plotë i shoferit në emër të të cilit është lëshuar bileta;
targat e automjeteve;
nënshkrimi i drejtuesit të mjetit që ka marrë formularin e kompletuar të fletëpagesës.

Nëse kuponi kthehet, një shënim përkatës bëhet në ditar. Duhet të tregohet data e kthimit, e konfirmuar me nënshkrimin e punonjësit përgjegjës të dispeçimit. Formulari 8 duhet të përmbajë nënshkrimet e zyrtarëve të mëposhtëm:

shoferi që konfirmon marrjen e faturës;
një dispeçer ose punonjës tjetër i autorizuar që merr bileta nga shoferët në fund të turnit;
një kontabilist, i cili me nënshkrimin e tij duhet të vërtetojë korrektësinë e plotësimit të dokumentit dhe faktin e pranimit të tij për kontabilitet.

Formulari 8 ose shablloni juaj i revistës mund të shtypet dhe lidhet nga punonjësit e kompanisë ose të porositet nga një shtypshkronjë. Periudha për të cilën hapet libri kontabël përcaktohet nga politika kontabël e institucionit. Intervali i rekomanduar është nga 1 muaj në një vit.

Nëse konstatohet një gabim

Nëse gjenden gabime në regjistër, ato lejohen të korrigjohen. Procedura për të bërë ndryshime në kolonat e plotësuara rregullohet me Ligjin e 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ në Art. 9. Algoritmi i veprimeve:

kryqëzoni informacionin e pasaktë me një rresht;
pranë korrigjimit bëhet shënimi "I korrigjuar";
tregohet një mbishkrim me të dhënat e sakta;
duhet të tregohet data e veprimeve korrigjuese;
Çdo rast korrigjimi duhet të konfirmohet me nënshkrimin me dorë të zyrtarit përgjegjës.

Forma e vetë-projektuar

Nëse një ndërmarrje përdor modele dokumentesh të zhvilluara në mënyrë të pavarur për llogaritjen e karburantit dhe lubrifikantëve, këto forma duhet të pasqyrohen në dy akte lokale të organizatës:

politika kontabël;
urdhër për miratimin e formularit fillestar.

Në urdhrin për miratimin e një mostre të faturës së udhëtimit ose të regjistrit të kuponit të udhëtimit, duhet të futen informacione për organizatën, numrin e dokumentit dhe datën e përgatitjes së tij. Blloku i tekstit të urdhrit tregon subjektin e shqyrtimit - miratimin e një modeli të ri dokumenti. Duhet të specifikohet data nga e cila formulari do të futet në sistemin e rrjedhës së dokumenteve. Në pjesën e fundit të urdhrit renditen punonjësit që duhet të udhëhiqen nga ky akt vendor dhe nënshkrimet e tyre.