Përshkrimi i punës së sekretarit të mjekut kryesor. Cilat janë përgjegjësitë e punës së një sekretari?

24.09.2019

Përshkrimi i punës së sekretarit

E MIRATUA
CEO
Mbiemri I.O. ________________
"________"____________ ____ G.

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. Sekretari i përket kategorisë së interpretuesve teknikë.
1.2. Sekretari emërohet në detyrë dhe shkarkohet prej tij me urdhër të drejtorit të përgjithshëm të shoqërisë.
1.3. Sekretari raporton drejtpërdrejt te drejtori i përgjithshëm/përgjegjësi i njësisë strukturore të shoqërisë.
1.4. Gjatë mungesës së sekretarit, të drejtat dhe detyrat e tij i kalojnë një zyrtari tjetër, sipas urdhrit të organizatës.
1.5. Në postin e sekretarit emërohet një person që plotëson këto kushte: arsimi - i lartë, i paplotë i lartë ose i mesëm i specializuar, përvojë në punë të ngjashme për të paktën gjashtë muaj, njohuri për pajisjet e zyrës (faks, fotokopjues, skaner, printer), Microsoft. Programet e Office (Word, Excel).
1.6. Sekretari në aktivitetet e tij udhëhiqet nga:
- aktet legjislative të Federatës Ruse;
- statutin e kompanisë, rregulloret e brendshme të punës dhe rregulloret e tjera të kompanisë;
- urdhra dhe udhëzime nga menaxhmenti;
- ky përshkrim i punës.

2. Përgjegjësitë e punës së sekretarit

Sekretari kryen këto detyra:
2.1. Kryen punë për mbështetje organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtuesit.
2.2. Pranon korrespondencën e marrë për shqyrtim nga menaxheri, ia transmeton atë në përputhje me vendimin e marrë njësive strukturore ose një interpretuesi specifik për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.
2.3. Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e menaxherit.
2.4. Përgjigjet thirrjeve telefonike, regjistron dhe transmeton informacione zyrtare te menaxheri, organizon biseda telefonike me menaxherin.
2.5. Në emër të menaxherit, harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera.
2.6. Kryen punë në përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbalet e mbledhjeve dhe takimeve.
2.7. Monitoron ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të drejtuesit, të marra nën kontroll.
2.8. Ofron vendin e punës së menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, pajisje zyre dhe krijon kushte të favorshme për punën efektive të menaxherit.
2.9. Organizon pritjen e vizitorëve, lehtëson shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve të punonjësve.
2.10. Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva brenda afatit të caktuar.
2.11. Organizon udhëtime biznesi për menaxherin: porosit bileta ajrore dhe treni, rezervon hotele.
2.12. Kryen detyra zyrtare individuale nga eprori i tij i drejtpërdrejtë.

3. Të drejtat e sekretarit

Sekretari ka të drejtë:
3.1. Merrni informacion, duke përfshirë informacionin konfidencial, në masën e nevojshme për të zgjidhur detyrat e caktuara.
3.2. Paraqisni propozime menaxhmentit për të përmirësuar punën tuaj dhe të kompanisë.
3.3. Kërkoni personalisht ose në emër të menaxherit nga departamentet e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë informacione dhe dokumente të nevojshme për të përmbushur detyrat e tij zyrtare.
3.4. Kërkojnë nga menaxhmenti të krijojë kushte normale për kryerjen e detyrave zyrtare dhe sigurinë e të gjitha dokumenteve të krijuara si rezultat i aktiviteteve të kompanisë.
3.5. Merrni vendime brenda kompetencave tuaja.

4. Përgjegjësia e sekretarit

Sekretari është përgjegjës:
4.1. Për moskryerje dhe/ose kryerje të parakohshme, të pakujdesshme të detyrave zyrtare.
4.2. Për mospërputhje me udhëzimet, urdhrat dhe rregulloret aktuale për ruajtjen e sekreteve tregtare dhe informacionit konfidencial.
4.3. Për shkelje të rregulloreve të brendshme të punës, disiplinës së punës, rregullave të sigurisë dhe sigurisë nga zjarri.

Nëse pasi të keni lexuar këtë artikull nuk merrni një përgjigje të qartë, kërkoni ndihmë të shpejtë:

Sekretari quhet asistenti dhe dora e djathtë besnike e shefit, dhe për arsye të mirë, sepse përgjegjësitë e sekretarit të menaxherit përfshijnë sigurimin e menaxhimit efektiv dhe aktiviteteve administrative. Sekretari i menaxherit është i angazhuar në përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve dhe dokumenteve të biznesit, ndihmon shefin në biznes dhe zgjidh shumë çështje organizative.

Pozicioni i sekretarit-asistent mund të konsiderohet gjithashtu një pozicion përfaqësues, pasi ai është fytyra e kompanisë - ai takohet me mysafirë, u përgjigjet thirrjeve dhe letrave. Kjo lloj pune kërkon gjakftohtësi, aftësi komunikimi dhe organizim të madh. Për këtë arsye, profesioni i një sekretari mund të premtojë perspektiva të mëdha - në të ardhmen, një specialist mund të bëhet menaxher zyre, dhe më pas një nga drejtorët ose menaxherët e lartë.

Pozicioni i sekretarit ekzekutiv kërkohet pothuajse në çdo kompani që ka një zyrë për klientët dhe vizitorët. Këto mund të jenë si ndërmarrje të mëdha ashtu edhe organizata të biznesit të vogël.

Historia e profesionit

Me kalimin e kohës, kompetencat e sekretarit janë zgjeruar ndjeshëm dhe sot ata mund të kryejnë një sërë funksionesh. Kështu lindi nevoja për specialistë me një specializim të ngushtë, si rrjedhojë u shfaq profesioni i sekretarit-asistent, nëpunës, sekretar-përkthyes dhe drejtues zyre.

Përgjegjësitë e sekretarit

Përgjegjësitë e punës së sekretarit-asistent përfshijnë:

pritja e vizitorëve;
pranimi i thirrjeve telefonike;
mbajtja e të dhënave;
planifikimi i ditës së punës së menaxherit;
organizimi i takimeve;
porositja e biletave dhe rezervimeve të hotelit për menaxherin dhe punonjësit e tjerë gjatë një udhëtimi pune;
porositja e artikujve për zyrë;
përmbushja e kërkesave të menaxherit.

Ndonjëherë funksionet e sekretarit të menaxherit përfshijnë korrespondencë në anglisht.

Kërkesat për një sekretare

Kërkesat për një asistent sekretar përfshijnë:

arsimin e mesëm ose të lartë;
Pronësia e PC;
njohja e bazave të punës në zyrë;
njohuri të gjuhës angleze (ndonjëherë).

Gjithashtu, pozicioni i sekretarit kërkon aftësitë e mëposhtme:

përpikëri;
aftësia për t'u dukur mirë (e prezantueshme);
organizimi.

Mostra e rinisë së Sekretarit

Mostra e rifillimit

Si të bëheni sekretare

Si të bëheni sekretare? Ky mund të jetë mbajtësi i çdo arsimi të lartë që ka kryer kurse sekretarie-asistent ose ka marrë trajnim direkt në punë. Si rregull, punëdhënësit nuk vendosin kërkesa të veçanta për specialitetin e fituar të aplikantit, por fokusohen në sigurimin që aplikanti të ketë cilësitë e nevojshme personale dhe të jetë në gjendje të kryejë detyrat në nivelin e duhur.

Paga e sekretarit

Paga e një sekretari mund të ndryshojë - nga 15 në 45 mijë rubla. Të ardhurat varen nga detyrat e punonjësit dhe rajoni në të cilin ai punon. Paga mesatare e një sekretari-asistent është 30 mijë rubla.

Kthehu te përgjegjësitë e menaxherit

Sekretari kryen këto detyra:

— Kryen punë për mbështetjen organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtuesit.

— Pranon korrespondencën e marrë për shqyrtim nga menaxheri, ia transmeton në përputhje me vendimin e marrë njësive strukturore ose një interpretuesi specifik për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.

— Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e menaxherit.

— Përgjigjet thirrjeve telefonike, regjistron dhe transmeton informacione zyrtare te menaxheri, organizon biseda telefonike me menaxherin.

— Në emër të menaxherit, harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera.

— Kryen punë për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mbajtjen dhe hartimin e procesverbaleve të mbledhjeve dhe takimeve.

— Monitoron zbatimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të drejtuesit, të marra nën kontroll.

— Siguron vendin e punës së menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, pajisje zyre dhe krijon kushte të favorshme për punën efektive të menaxherit.

— Organizon pritjen e vizitorëve, lehtëson shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve të punonjësve.

— Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva brenda afatit të caktuar.

— Organizon udhëtime pune për menaxherin: porosit bileta ajrore dhe treni, rezervon hotele.

— Kryen detyra zyrtare individuale nga eprori i tij i drejtpërdrejtë.

Sekretari ka të drejtë:

— Merrni informacion, duke përfshirë informacionin konfidencial, në masën e nevojshme për të zgjidhur detyrat e caktuara.

— Paraqisni propozime tek menaxhmenti për të përmirësuar punën e tyre dhe punën e kompanisë.

- Kërkoni personalisht ose në emër të menaxherit nga departamentet e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë informacione dhe dokumente të nevojshme për të përmbushur detyrat e tij zyrtare.

— Kërkoni nga menaxhmenti që të krijojë kushte normale për kryerjen e detyrave zyrtare dhe sigurinë e të gjitha dokumenteve të krijuara si rezultat i aktiviteteve të kompanisë.

— Merrni vendime brenda kompetencave tuaja.

Sekretari është përgjegjës:

— Për dështim dhe/ose kryerje të parakohshme, të pakujdesshme të detyrave zyrtare.

— Për mospërputhje me udhëzimet, urdhrat dhe rregulloret aktuale për ruajtjen e sekreteve tregtare dhe informacionit konfidencial.

— Për shkelje të rregulloreve të brendshme të punës, disiplinës së punës, rregullave të sigurisë dhe sigurisë nga zjarri.

Përgjegjësitë e drejtorit
Ish drejtor
Kontrolli i jashtëm
Menaxhimi operacional
Sistemi I kontrollit

Mbrapa | | Lart

©2009-2018 Qendra e Menaxhimit Financiar. Të gjitha të drejtat e rezervuara. Publikimi i materialeve
lejohet me treguesin e detyrueshëm të një lidhjeje në sitin.

Ajo që një sekretar duhet të dijë dhe të jetë në gjendje të bëjë është e përcaktuar në përshkrimin e kualifikimit.

Karakteristikat e kualifikimit- ky është një dokument normativ që përcakton se çfarë duhet të bëjë një punonjës i caktuar në punën e tij, çfarë duhet të dijë dhe të jetë në gjendje të bëjë për këtë dhe cili duhet të jetë niveli i trajnimit të tij.

Përgjegjësitë e punës (sekretari duhet të jetë i aftë) Kryeni funksione teknike për të mbështetur dhe mirëmbajtur punën e drejtuesit të ndërmarrjes (ose divizionit), ndihmoni në planifikimin e ditës së punës së menaxherit. Merrni informacionin e nevojshëm për menaxherin nga departamentet ose interpretuesit, thirrni punonjësit sipas udhëzimeve të tij. Organizoni bisedat telefonike të menaxherit, merrni dhe transmetoni mesazhe telefonike, regjistroni mesazhet e marra në mungesë të tij dhe sillni përmbajtjen e tyre në vëmendjen e menaxherit. Organizoni udhëtime dhe udhëtime pune për menaxherin. Kryen punë për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën, vendin dhe axhendën e takimit ose takimit, regjistrimi i tyre), mbajtja dhe hartimi i procesverbaleve. Siguroni vendin e punës së menaxherit me pajisje zyre, pajisje organizative dhe krijoni kushte të favorshme për punën e tij efektive. Transmetoni dhe merrni informacione përmes intercom-it, printoni shpejt materiale të ndryshme sipas udhëzimeve të menaxherit. Kryeni punën e dokumentacionit, pranoni korrespondencën drejtuar menaxherit, sistemoni atë në përputhje me procedurën e miratuar në ndërmarrje dhe transferoni atë, pas shqyrtimit, te drejtuesit e departamenteve ose interpretuesit specifikë për përdorim në procesin e punës së tyre ose për përgatitjen e një përgjigjeje. . Ofroni shërbime informacioni për menaxherin dhe punonjësit (gojore, dokumentare, përpiloni rishikime të shtypit, siguroni kopje të artikujve interesantë). Monitoroni afatet për plotësimin e udhëzimeve të menaxherit për aplikimet personale nga qytetarët. Organizoni pritjen e vizitorëve, duke treguar takt dhe vëmendje ndaj tyre, lehtësoni shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve nga punonjësit, formuloni skedarë në përputhje me nomenklaturën e miratuar të dosjeve, siguroni sigurinë e tyre dhe dorëzoni ato në arkiva brenda afatit kohor të përcaktuar. . Krijoni dhe përdorni bazat e të dhënave (përfshirë informacionin e Internetit).

Sekretari duhet të dijë: aktivitetet e kompanisë dhe përgjegjësitë dhe kompetencat e punës së punonjësve; rregulloret dhe udhëzimet për mbështetjen e dokumentacionit; makinë shkrimi; punë në një kompjuter personal, redaktorë modernë kompjuterikë (Word, Excel, etj.); rregullat drejtshkrimore dhe të pikësimit; renditja e rregullimit të materialit gjatë shtypjes së dokumenteve të ndryshme; rregullat për funksionimin e pajisjeve të zyrës (fakse, centrale telefonike mini-automatike, fotokopje, regjistrues zëri, magnetofon); rregullat për përdorimin e interfonit; standardet për një sistem të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ; rregulloret e brendshme të punës; bazat e organizimit shkencor të punës sekretare; psikologjia njerëzore dhe ligjet e komunikimit efektiv; etiketa e zyrës; rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës, sigurinë, kanalizimet industriale dhe mbrojtjen nga zjarri; gjuha e huaj e klientëve dhe partnerëve; Kodi i Punës i Federatës Ruse.

Për të zhvilluar dhe specifikuar karakteristikat e kualifikimit në ndërmarrje (firma), zhvillohen përshkrimet e vendeve të punës.

Përshkrimi i punës është dokumenti kryesor organizativ dhe ligjor që rregullon veprimtarinë e sekretarit, duke përcaktuar të drejtat e tij, pozicionin në organizatë dhe natyrën e punës së tij. Sekretari mbështetet në këtë dokument në marrëdhëniet e tij me punonjësit. Çfarë shkruhet në përshkrimin e punës, atëherë lind pyetja, çfarë të drejtash jepen në të, ato janë ato që ka sekretari.

Përshkrimi i punës për një sekretare është një dokument individual, pasi pozicioni i sekretarit ka shumë gradime. Në një organizatë (ose kompani) të vogël do të ketë vetëm një sekretar (sekretar referues). Në organizatat më të mëdha, menaxheri dhe zëvendësit e tij mund të kenë sekretarë në çdo njësi strukturore. Ka sekretarë të bordit, sekretarë shkencorë të këshillave shkencorë etj. Çdo sekretar gjithmonë, bazuar në vëllimin dhe specifikat e veprimtarisë së organizatës, kërkesat e menaxherit dhe besimin e tij tek sekretari, zhvillon gamën e tij të përgjegjësive dhe të drejtave. , kombinime të ndryshme të llojeve krijuese, logjike dhe teknike të punës. Në të njëjtën kohë, ekziston një grup standard i operacioneve të menaxhimit për shërbimet e dokumenteve dhe jo-dokumenteve që kryhen nga të gjithë sekretarët. Për më tepër, veçantia dhe kompleksiteti i hartimit të përshkrimit të punës së sekretarit janë për shkak të shkathtësisë së aktiviteteve të tij. Prandaj, është e pamundur të flitet për ndonjë standard të vetëm për përshkrimin e punës së një sekretari (sekretari referues).

Megjithatë, si çdo përshkrim i punës, ka kërkesa të përgjithshme për të. Para së gjithash, ai ka një strukturë të unifikuar tashmë të krijuar të tekstit, përkatësisht seksione:

1. Dispozitat e Përgjithshme;

2) funksionet;

3) përgjegjësitë e punës;

5) përgjegjësia;

6) marrëdhëniet;

7) lidhjet sipas pozicionit.

Një seksion "Vlerësimi i punës" mund të shtohet dhe vitet e fundit seksioni "Organizimi i punës (Rutina ditore)" është shfaqur gjithnjë e më shumë.

Seksioni "Dispozitat e Përgjithshme" përmban emrin e saktë të pozicionit në përputhje me tabelën e personelit, vendin në sistemin e menaxhimit, d.m.th. emrin e njësisë strukturore dhe vartësisë, procedurën e emërimit dhe shkarkimit dhe procedurën e zëvendësimit. Në organizatat e mëdha që kanë një shërbim të institucionit arsimor parashkollor, sekretari ka vartësi të dyfishtë - drejtpërdrejt te mbikëqyrësi i tij dhe te drejtuesi i shërbimit të institucionit arsimor parashkollor. Sekretarët emërohen dhe shkarkohen me urdhër të drejtuesit (në një organizatë të madhe - me propozimin e drejtuesit të shërbimit të institucionit arsimor parashkollor).

Ky seksion specifikon gjithashtu kërkesat për formim profesional dhe përvojë pune. Sot qëndrimi ndaj sekretarit dhe kërkesat ndaj tij kanë ndryshuar në mënyrë dramatike. Firmat kërkojnë një sekretare me arsim të lartë ose të mesëm të specializuar, të njohë një gjuhë të huaj dhe të zotërojë mirë kompjuterin. Gjithnjë e më shumë, sekretarit, ashtu si edhe jashtë vendit, i kërkohet të dijë jo një, por dy ose më shumë gjuhë të huaja, pasi kompanitë kanë kontakte të shumta me partnerë të huaj dhe sekretari komunikon me ta. Ai përmban gjithashtu udhëzime për dokumentet kryesore legjislative, normative, metodologjike, organizative dhe administrative që udhëheqin sekretarin në punën e tij.

Seksioni "Funksionet" rendit fushat kryesore të veprimtarisë së sekretarit (sekretarit-asistent), për shembull: mbështetje informacioni dhe dokumentacioni për menaxherin, mbështetje organizative për punën e menaxherit, pjesëmarrje në përgatitjen e ekspozitave dhe prezantimeve, etj.

Seksioni "Përgjegjësitë e punës" liston të gjitha llojet e punës, operacioneve dhe teknologjive të përdorura në zbatimin e tyre. Ai rendit punën e kryer nga sekretari në një sekuencë logjike. Të gjitha llojet e punës ndahen në operacione që tregojnë teknologjinë e ekzekutimit. Për shembull, funksioni "mbështetje informacioni dhe dokumentacioni" ndahet në dy pjesë: dokumentacion dhe punë me dokumente. Dokumentacioni, nga ana tjetër, përfshin hartimin e letrave (letra ftese, letra rikujtuese, etj.), telegrame, etj., sipas udhëzimeve të menaxherit të projektit; shtypja e dokumenteve të menaxherit në një kompjuter; kontrollimi i korrektësisë së dokumenteve kur i paraqiten menaxherit për nënshkrim (viza, disponueshmëria dhe korrektësia e detajeve në përputhje me kërkesat e standardit, etj.); bërjen dhe vërtetimin e kopjeve të dokumenteve, etj. Puna me dokumente përfshin marrjen e dokumenteve hyrëse (orët janë të shënuara, për shembull: në 09 dhe 16), marrjen e fakseve dhe e-mail (gjatë ditës); përpunimi fillestar i dokumenteve të pranuara në përputhje me kërkesat e udhëzimeve të menaxhimit të zyrës; shqyrtimi paraprak i dokumenteve (nëse i është besuar sekretarit); regjistrimi i dokumenteve sipas rregullave të vendosura në organizatë; raportoni dokumentet tek menaxheri, etj.

Seksioni "Të drejtat" është ndoshta më i rëndësishmi. Ai thekson vendin e sekretarit në sistemin e menaxhimit, rëndësinë e tij dhe pozicionin në organizatë. Pikërisht nëpërmjet të drejtave janë të dukshme kompetencat e deleguara nga menaxheri tek sekretari dhe shkalla e pavarësisë së tij. Ky seksion i lejon sekretarit të lirojë kohën e menaxherit për të zgjidhur detyrat themelore strategjike dhe taktike.

Është ky seksion i përshkrimit të punës që i jep sekretarit (sekretarit-referent) kompetenca më të mëdha ose më të vogla dhe përcakton shkallën e aftësive të tij.

Seksioni "Përgjegjësia" është hartuar në përputhje të plotë me ligjin.

Seksioni "Marrëdhëniet (lidhjet sipas pozicionit)" është gjithashtu shumë i rëndësishëm për organizimin e punës së çdo punonjësi të aparatit të menaxhimit, dhe kryesisht kjo për shkak të zbatimit aktiv të sistemeve të automatizuara që kërkojnë tregues të detajuar se çfarë informacioni, në çfarë forme, kujt i transmetohet dhe nga kush merret .

Vitet e fundit, një seksion "Vlerësimi i Punës" është shfaqur shpesh në përshkrimet e vendeve të punës. Zakonisht specifikon kriteret për kohën e punës dhe cilësinë e saj, për shembull: mungesa e ankesave, pretendimeve dhe kritikave; nuk ka gabime në dokumente; respektimin e afateve për ekzekutimin e udhëzimeve të menaxhmentit etj.

Si rregull, përshkrimi i punës përfundon me një tregues të procedurës për rishikimin e tij. Kushtet për rishikimin e përshkrimit të punës mund të jenë ndryshime në strukturën e organizatës, duke rezultuar në një rishpërndarje të përgjegjësive të punonjësve, një ndryshim në llojet e punës së kryer nga sekretari ose futja e teknologjisë kompjuterike. Por shumë më shpesh ata tregojnë periudhën për rishikim ose ri-miratim të detyrueshëm të udhëzimeve (3 vjet ose 5 vjet).

Një seksion opsional është "Organizimi i punës", por kohët e fundit ai ka qenë shumë i popullarizuar dhe po bëhet gjithnjë e më i zakonshëm. Ai siguron një rutinë të përafërt ditore për punën e një sekretari. Mund të duket kështu.

GJYSMA E PARË TË DITËS SË PUNËS:

1) vini në punë 10 minuta para menaxherit për të kontrolluar gjendjen e vendit të punës (të juajit dhe të menaxherit), të rregulloni veten, të hartoni ose të sqaroni një plan për ditën e ardhshme;

2) zgjidhni dokumentet dhe dosjet e nevojshme në përputhje me planin;

3) merrni korrespondencë, njiheni me përmbajtjen, lini mënjanë dokumentet që kërkojnë një vendim prioritar nga menaxheri;

4) transferoni menjëherë telegrame, fakse urgjente dhe mesazhe telefonike te menaxheri;

5) për dokumentet e mbetura, përgatitni opsione për përgjigjet ose zgjidhjet e mundshme, shpërndani ato midis ekzekutuesve;

6) shikoni komentet e marra, raportet, ftesat, etj.

d.; shkruani datat dhe orët e të gjitha ngjarjeve në ditarin tuaj të kalendarit;

7) të mbajë dokumentet e nevojshme për informacion aktual dhe punë referuese;

8) raporton te menaxheri për korrespondencën e pranuar;

9) së bashku me menaxherin, sqarojnë përmbajtjen e ngjarjeve të planifikuara për ditën aktuale;

10) të përcjellë me telefon dhe personalisht udhëzimet e menaxherit ekzekutuesve përkatës dhe t'u kujtojë atyre afatet e skadimit të ekzekutimit të dokumenteve.

GJYSMA E DYTË E DITËS:

1) mbledhja dhe përgatitja e dokumenteve të ekzekutuara për nënshkrim;

2) i raporton menaxherit për dokumentet e ekzekutuara, merr dokumentet e përpunuara prej tij nga menaxheri;

3) përpunon dhe dërgon dokumente dalëse;

4) planifikoni aktivitetet për ditën e nesërme.

Gjatë gjithë ditës së punës kryhet si më poshtë:

a) punë me vizitorë, biseda telefonike;

b) depozitimin në dosje të dokumenteve të ekzekutuara;

c) kryerja e punës në kompjuter;

d) organizimin e kopjimit të dokumenteve në përputhje me udhëzimet e drejtuesit.

FUNDIMI I DITËS SË PUNËS:

1) rishikoni ditarin tuaj dhe informoni departamentet përkatëse për nevojën për t'u përgatitur për ngjarje të caktuara;

2) nëse menaxheri mbetet në punë pas përfundimit të ditës së punës, është e nevojshme t'i sigurohet atij të gjitha informacionet dhe materialet e nevojshme;

3) rregulloni vendin tuaj të punës, hiqni dokumentet, mbyllni kasafortën dhe të gjitha kabinetet e dosjeve, fikni pajisjet elektronike dhe teknike nga rrjeti.

Përshkrimi i punës është një pjesë integrale e të gjithë paketës së dokumenteve të nevojshme për organizimin e punës së aparatit të menaxhimit.

KËSHILLA. Organizoni ditën tuaj të punës në mënyrë që të arrini gjithçka dhe të jeni të dobishëm për të gjithë. Përkushtojuni punës tuaj, por mos harroni se ka çështje që janë jashtë kompetencës suaj. Pra, bëni vetëm atë që duhet të bëni.

Për ta përmbledhur: Duhet theksuar edhe një herë se përshkrimi i punës për një sekretare është një dokument individual, pasi pozicioni i sekretarit ka shumë gradime. Secili sekretar, bazuar në vëllimin dhe specifikat e veprimtarive të organizatës, kërkesat e menaxherit dhe besimin e tij tek sekretari, zhvillon gamën e tij të përgjegjësive dhe të drejtave, kombinime të ndryshme të llojeve krijuese, logjike dhe teknike të punës.

Kryeinxhinieri i një ndërmarrje zakonisht konsiderohet dora e djathtë e drejtorit, dhe deputeti për tregti është e majta, por kur mungon sekretari, drejtori nuk ka fare dorë.

Koncepti i sekretarit dhe varieteteve
Koncepti i "sekretarit" mjaft i gjerë. E përkthyer nga latinishtja, fjala "secretarius" do të thotë "i besuar".

Zakonisht marrëdhënia mes sekretarit dhe menaxherit është mjaft e besueshme dhe kështu duhet të jetë, sepse i detyruar nga kompetencat zyrtare.

Koncepti i sekretarit sot është mjaft kompleks dhe ka shumë gradime, do të jap një shembull të disa prej tyre:
Sekretari teknik– punon me pajisje zyre (faks, pajisje multifunksionale, kompjuter personal), përdor internetin, kryen udhëzime nga menaxherët dhe punonjësit, telefonon kompanitë dhe institucionet në emër të menaxherit, merr dhe dërgon mesazhe nëpërmjet komunikimit.
Sekretari i pritjes– merr letra dhe fakse hyrëse, e-mail, u përgjigjet thirrjeve telefonike, ua përcjell ato departamenteve ose punonjësve të veçantë dhe përshëndet vizitorët.
Sekretarja e zyrës– merr dhe analizon korrespondencën, kryen udhëzime nga drejtuesi dhe zëvendësit e tij, shtyp dokumentet, mirëmban dokumentacionin.
Sekretar-ndihmës- jo vetëm një sekretar, por edhe një specialist që njeh mirë aktivitetet e kompanisë, e cila në disa raste mund të marrë disa vendime të pavarura. Ndihmëssekretari përgatit raportet e menaxherit, kërkon dokumentacionin e nevojshëm për menaxherin, planifikon ditën e punës së menaxherit dhe zgjidh çështjet administrative brenda kompetencës së tij.
Menaxher zyre– siguron funksionimin e të gjithë zyrës: përgatit materiale për prezantime, siguron shërbime transporti të pandërprera, komunikime të qarta, siguron funksionimin e pajisjeve të zyrës dhe disponueshmërinë e artikujve shkrimi. Menaxheri i zyrës është përgjegjës për paraqitjen e zyrës në një institucion të vogël, ai mund të kryejë njëkohësisht funksionet e një oficeri të personelit.
Në organizatat e vogla tregtare, sekretarët, me çfarëdo emri quhen, dallohen nga fakti se duhet të kryejnë punë universale.
Profesioni i sekretarit është ndoshta më i afërti me profesionin e një aktori. Specifikimi dhe kompleksiteti i punës së sekretarit është për faktin se ai është gjithmonë në sy, në qendër të komunikimit me menaxhmentin, kolegët dhe klientët. Një buzëqeshje, një zë i këndshëm, një pamje e rregullt, gjestet e sigurta dhe vullneti i mirë, pavarësisht nga disponimi, krijojnë një atmosferë të veçantë në zyrë.

Përshkrimi i punës së sekretarit

E MIRATUA
CEO
Mbiemri I.O. ________________
"________"____________ ____ G.

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. Sekretari i përket kategorisë së interpretuesve teknikë.
1.2. Sekretari emërohet në detyrë dhe shkarkohet prej tij me urdhër të drejtorit të përgjithshëm të shoqërisë.
1.3. Sekretari raporton drejtpërdrejt te drejtori i përgjithshëm/përgjegjësi i njësisë strukturore të shoqërisë.
1.4. Gjatë mungesës së sekretarit, të drejtat dhe detyrat e tij i kalojnë një zyrtari tjetër, sipas urdhrit të organizatës.
1.5. Në postin e sekretarit emërohet një person që plotëson këto kushte: arsimi - i lartë, i paplotë i lartë ose i mesëm i specializuar, përvojë në punë të ngjashme për të paktën gjashtë muaj, njohuri për pajisjet e zyrës (faks, fotokopjues, skaner, printer), Microsoft. Programet e Office (Word, Excel).
1.6. Sekretari në aktivitetet e tij udhëhiqet nga:
- aktet legjislative të Federatës Ruse;
- statuti i kompanisë, rregulloret e brendshme të punës dhe rregulloret e tjera të kompanisë;
— urdhra dhe udhëzime nga menaxhmenti;
- ky përshkrim i punës.

2. Përgjegjësitë e punës së sekretarit

Kryen detyra zyrtare individuale nga eprori i tij i drejtpërdrejtë.

3. Të drejtat e sekretarit

4. Përgjegjësia e sekretarit

Nëse pas leximit të këtij artikulli nuk merrni një përgjigje të qartë, kërkoni ndihmë të shpejtë.

Përshkrimi i punës nuk përfshihet në listën e dokumenteve të kërkuara të ndërmarrjes, por prania e tij ju lejon të përcaktoni qartë listën e të drejtave dhe përgjegjësive që u janë dhënë punonjësve të organizatës, përfshirë sekretarët.

UNË KONFIRMOJ:
CEO
LLC "Furnizime me shumicë"
Shirokov/Shirokov I.A./
"12" gusht 2014

Përshkrimi i punës së sekretarit

Dispozitat e përgjithshme

1.1. Ky dokument specifikon funksionet e punës, kompetencat, përgjegjësitë dhe kushtet e tjera të punës së sekretarit të organizatës.

1.2. Pozicionin e sekretarit ka të drejtë ta mbajë personi që ka çertifikatë të arsimit të mesëm të përgjithshëm të kryer dhe ka kryer në mënyrë plotësuese formimin e posaçëm profesional në formën e kurseve, me përvojë pune të paktën gjashtë muaj.

1.3. Emërimi dhe shkarkimi i një sekretari bëhet në mënyrën e përcaktuar nga Kodi aktual i Punës i Federatës Ruse, me një urdhër të veçantë të kreut të organizatës.

1.4. Drejtori i organizatës vepron si mbikëqyrës i menjëhershëm i sekretarit

1.5. Në rast të mungesës nga vendi i punës, sekretari duhet të zëvendësohet nga një punonjës i miratuar me urdhër të veçantë të drejtuesit të ndërmarrjes.

1.6. Sekretari duhet të dijë:

- Bazat e ligjit të punës dhe ligjit civil të Federatës Ruse;

— Struktura e ndërmarrjes, personeli drejtues, përfshirë drejtuesit e departamenteve;

— Rregullat e mbajtjes së shënimeve;

- Rregullat e drejtshkrimit, gramatikës, stilit, pikësimit dhe pjesëve të tjera të gjuhës së shkruar ruse të nevojshme për shkrimin kompetent dhe ekzekutimin e dokumentacionit të biznesit;

— Forma, mostra, shabllone të dokumenteve administrative të unifikuara, të detyrueshme;

— Bazat e organizimit të proceseve të punës;

— Etika, bazat e komunikimit të biznesit dhe stili, përfshirë. kryerja e negociatave, shkrimi i letrave, kodi i veshjes, etj.;

— Rregullat, metodat e punës me kompjuter dhe pajisje zyre, duke përfshirë aftësitë në programet kompjuterike të aplikuara (Word, Excel, etj.);

— Normat dhe rregullat e miratuara për mbrojtjen e punës, sigurinë dhe rregulloret e brendshme.

Përgjegjësitë funksionale

2.1. Lista e funksioneve të punës së një sekretari përfshin këto detyra:

— Sigurimi në kohë i funksionimit të pandërprerë të zyrës së menaxherit;

— Hartimi i një orari të takimeve të biznesit, takimeve, takimeve dhe ngjarjeve të tjera të menaxherit, organizimit të tyre;

— Organizimi i udhëtimeve të biznesit për menaxherin, përfshirë. blerja e biletave, marrja me qira e ambienteve, transporti etj.

— Negociatat për çështje aktuale me drejtuesit e divizioneve strukturore, përcjellja e të gjithë informacionit të nevojshëm prej tyre te drejtori i ndërmarrjes, si dhe komunikimi i urdhrave të drejtorit te punonjësit;

— Mbledhja, përpunimi dhe transmetimi i informacionit të kërkuar te menaxheri;

— Monitorimi i ekzekutimit të urdhrave të menaxherit të transferuara në juridiksionin e sekretarit;

— Organizimi dhe mbështetja e Skype dhe bisedave telefonike të menaxherit, marrja dhe dërgimi i mesazheve me faks, në mungesë të menaxherit në vendin e punës - marrja e informacionit që i transmetohet dhe ia çon shefit;

— Blerja e furnizimeve të zyrës për menaxherin;

— Monitorimi i funksionimit të pajisjeve të zyrës, marrja e masave në kohë në rast të avarive dhe dëmtimeve;

— Kryerja e dokumenteve të brendshme dhe të jashtme që lidhen drejtpërdrejt me menaxherin (urdhrat e tërheqjes, udhëzimet, letrat, kontratat, etj.)

— Organizimi i eventeve të korporatave, festave, seminareve trajnuese etj.

— Marrja dhe dërgimi i letrave;

— Marrja e dokumenteve dhe deklaratave personale nga punonjësit e organizatës për miratimin e menaxherit;

— Organizimi i procesit të pritjes së vizitorëve që nuk janë punonjës të ndërmarrjes;

— Pjesëmarrja në mbledhje dhe konferenca të përgjithshme;

— Miqësia, humor pozitiv, krijimi i një mikroklime të favorshme në ekip.

Të drejtat

Sekretari ka këto të drejta:

3.1. Kërkoni kushte pune që kontribuojnë në rritjen e produktivitetit të punës së tij (përfshirë sigurimin e modeleve të përmirësuara të pajisjeve të zyrës, pajtueshmërinë me standardet për organizimin e vendit të punës, etj.);

3.2. Të kërkojë dhe të marrë dokumente, certifikata, urdhra, udhëzime që lidhen drejtpërdrejt me aktivitetet e tij;

3.3. Ndërveproni me drejtuesit e departamenteve, drejtuesit e divizioneve strukturore dhe menaxhmentin e lartë për të zgjidhur çështjet që lidhen me punën e organizatës;

3.4. Të jetë përfaqësues i ndërmarrjes në organizata të tjera, qeveritare dhe tregtare, për të gjitha çështjet që janë në kompetencën e saj;

3.5. Merrni pjesë në kurse trajnimi të avancuara;

3.6. Refuzoni të kryejë detyrat e punës nëse diçka kërcënon jetën ose shëndetin e tij në vendin e punës.

Përgjegjësia

Përgjegjësia e sekretarit (rreptësisht në kuadrin e legjislacionit aktual) parashikohet për shfaqjen e situatave të mëposhtme:

4.1. Cilësia e dobët ose kryerja e parakohshme e funksioneve profesionale, si dhe refuzimi i plotë për të punuar;

4.2. Refuzimi për të kryer udhëzime, detyra, pyetje, udhëzime dhe urdhra të menaxherit;

4.3. Sigurimi i qëllimshëm dhe sistematik i informacionit të rremë ose jo të plotë në lidhje me punën e tij;

4.4. Qëndrimi neglizhent ndaj masave të mbrojtjes së punës, rregulloreve të brendshme dhe sigurisë, si dhe mungesës së veprimit real kur ato identifikohen nga punonjës të tjerë;

4.5. Shkelje e qëllimshme e disiplinës së punës në mungesë të arsyeve të vlefshme dhe dokumenteve që konfirmojnë ekzistencën e tyre.

4.6. Mosbindja.

Kushtet e punës

5.1. Orari i punës dhe pushimit të sekretarit përcaktohet në rregulloren e brendshme të punës;

5.2. Udhëtimet e biznesit janë të mundshme (për të shoqëruar menaxherin), si brenda qytetit ashtu edhe në rajone të tjera.

Nënshkrimi i drejtë

6.1. Sekretarit i jepet e drejta të nënshkruajë dokumente që lidhen drejtpërdrejt me punën e tij.

PAKONI
Shef i Departamentit të Burimeve Njerëzore
LLC "Furnizime me shumicë"
Semenov/Semenov R.A./
"12" gusht 2014

I KAM LEXUAR UDHËZIMET
Vederkina Anna Valerievna
Sekretari i SH.PK "Furnizime me shumicë"
Pasaporta 7685 nr 975849
Lëshuar nga Departamenti i Punëve të Brendshme të rrethit Leninsky të Perm
14.09.2012 kodi i repartit 123-425
Nënshkrimi Vederkina
"17" gusht 2014

FILES 1 skedar

Pse keni nevojë për një përshkrim pune?

Ky dokument është po aq i rëndësishëm si për vetë sekretarin ashtu edhe për menaxhmentin e kompanisë. Nga njëra anë shprehet qartë funksionet që duhet të kryejë punonjësi, rregullat dhe ligjet që duhet të njohë, procedura e emërimit dhe shkarkimit të tij, si dhe të drejtat e tij etj. Nga ana tjetër, i njëjti dokument lejon punëdhënësi të koordinojë punën e vartësve dhe të menaxhojë në mënyrë efektive procesin e prodhimit.

Shumë shpesh, kur lindin konflikte, mosmarrëveshje dhe mosmarrëveshje, përshkrimet e vendeve të punës bëhen dokumente juridikisht të rëndësishme dhe marrin fuqi provuese. Kjo është arsyeja pse nuk duhet ta trajtoni me shkujdesje hartimin e përshkrimeve të punës, duhet të shkruani me kujdes dhe me kujdes çdo artikull.

Rregullat themelore për hartimin e një përshkrimi të punës për një sekretar

Nuk ka asnjë formular të vetëm dhe të detyrueshëm për përshkrimin e punës së një sekretari, kështu që ju mund ta hartoni atë duke përdorur një shabllon të gatshëm ose të krijoni një dokument sipas gjykimit tuaj. Kur hartoni një dokument, ia vlen të mbani mend se në ndërmarrje të ndryshme sekretarët mund të kryejnë funksione të ndryshme, por puna e tyre kryesore duhet të jetë e njëjtë.

Versioni standard, më i zakonshëm i përshkrimit të punës së sekretarit përfshin katër seksione:

"Dispozitat e përgjithshme"
"Përgjegjësitë e punës"
"Të drejtat",
"Përgjegjësia".

Megjithatë, nëse dëshironi ose është e nevojshme, dokumenti mund të zgjerohet për të përfshirë elementë të tjerë (për shembull, "Kushte të tjera", "E drejta për nënshkrim", etj.).

Dokumenti zakonisht shkruhet në një kopje - ai gjithashtu nënshkruhet nga punonjësi për të cilin po hartohet, si dhe nga kreu i departamentit dhe drejtori i organizatës, por nëse ka disa sekretarë, mund të printoni përshkrimin e punës në numrin e kërkuar të kopjeve. Secila prej tyre duhet të ketë edhe nënshkrime origjinale dhe, nëse është e nevojshme, të korrigjohet në mënyrë që të mos ketë dyfishime të të njëjtave përgjegjësi.

Hartimi i një përshkrimi të punës për një sekretare

Një kapak

Në krye të udhëzimeve, në pjesën e sipërme djathtas, duhet të rezervohet një vend për miratim nga drejtuesi i ndërmarrjes. Këtu ju duhet vetëm të plotësoni disa rreshta: pozicionin e tij (drejtor i përgjithshëm, drejtor), emrin e kompanisë, mbiemrin, emrin, patronimin dhe lini hapësirë për një nënshkrim me një transkript. Pastaj titulli i dokumentit shkruhet në mes të rreshtit.

Seksionet kryesore fillojnë me pjesën e dytë.

Dispozitat e përgjithshme

Në pjesën e parë të quajtur "Dispozitat e përgjithshme" Fillimisht shkruhet se çfarë do të diskutohet në këtë dokument, më pas procedura e emërimit dhe shkarkimit të sekretarit, të cilit saktësisht i raporton, si dhe kërkesat e kualifikimit që duhet të plotësojë (specializimi, arsimimi, kurset shtesë, etj. ), dhe tregohet kohëzgjatja e kërkuar e shërbimit dhe përvoja e punës.

Më pas në të njëjtin seksion renditen të gjitha ligjet, rregulloret, rregullat, urdhrat me të cilat sekretari duhet të njihet: standardet dhe format e dokumenteve të miratuara në organizatë, rregullat e mbajtjes së evidencës, njohuritë për pajisjet e zyrës etj. Më poshtë duhet të shkruani se kush e zëvendëson sekretarin në rast të mungesës së tij nga vendi i punës (pa treguar emrat e punonjësve të veçantë).

Përgjegjësitë e sekretarit

Seksioni tjetër "Përgjegjësitë funksionale" lidhet me detyrat që do të kryejë sekretari. Ato duhet të përshkruhen sa më shumë në detaje, në paragrafë të veçantë, në përputhje me nevojat e kompanisë dhe duke marrë parasysh kohën e punës së punonjësit.

Të drejtat e sekretarit

Kapitulli "Të drejtat" përfshin iniciativat dhe kompetencat që sekretari ka të drejtë të përdorë për veprimtaritë më efektive. Zakonisht kjo përfshin mundësinë e ndërveprimit të tij me divizionet e tjera strukturore të kompanisë, si dhe me menaxhmentin.

Përgjegjësia e Sekretarit

Në kapitull "Përgjegjësia" Shkeljet për të cilat sekretari mund t'i nënshtrohet dënimit disiplinor në formën e heqjes së shpërblimit, qortimit, qortimit apo edhe shkarkimit duhet të përshkruhen saktësisht. Në një nga pikat, mund të vërehet se masat e aplikuara janë në përputhje me kuadrin e ligjit dhe Kodit të Punës të Federatës Ruse.

Kushtet e punës

Në seksionin e pestë të përshkrimit të punës së sekretarit me titull "Kushtet e punës", në çfarë përshtaten, këto kushte përcaktohen (për shembull, nga rregulloret e brendshme të punës), si dhe disa veçori - për shembull, udhëtimet e biznesit, oraret e ndërrimeve, etj.

Nënshkrimi i drejtë

Seksioni i fundit i këtij dokumenti përfshin vetëm një pikë, përkatësisht, përcakton dokumentet që sekretari ka të drejtë të vërtetojë me nënshkrimin e tij.

Pas plotësimit të kujdesshëm të përshkrimit të punës, duhet të bihet dakord me punonjësin që është përgjegjës për respektimin e rregullave dhe rregulloreve të përcaktuara në përshkrimin e punës së sekretarit (ky mund të jetë shefi i sekretariatit, drejtuesi i departamentit të personelit, etj. .). Këtu ju duhet të shkruani pozicionin e tij, emrin e kompanisë, mbiemrin, emrin, patronimin, dhe gjithashtu të vërtetoni të gjitha këto me një nënshkrim me një transkript.

Tjetra, ne tregojmë të dhënat zyrtare dhe personale për punonjësin: mbiemrin, emrin, patronimin, pozicionin, përsëri emrin e organizatës, të dhënat e pasaportës, nënshkrimin dhe datën e shqyrtimit të dokumentit. Nuk është e nevojshme të vendosni një vulë, pasi dokumenti është pjesë e rrjedhës së brendshme të dokumenteve të organizatës.

E MIRATUA

CEO

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. Sekretari-referenti i përket kategorisë së specialistëve.
1.2. emërohet në detyrë dhe shkarkohet me urdhër të drejtorit të përgjithshëm të shoqërisë.
1.3. Ndihmëssekretari raporton drejtpërdrejt.
1.4. Në mungesë të sekretarit referent, të drejtat dhe detyrat e tij i kalojnë një zyrtari tjetër, sipas urdhrit të organizatës.
1.5. Në pozicionin e sekretarit-asistent emërohet një person që plotëson këto kushte: arsim të lartë, përvojë të paktën një vit në punë të ngjashme, njohuri të pajisjeve të zyrës (faks, fotokopjues, skaner, printer), programe Microsoft Office (Word, Excel), punë në zyrë, anglisht.
1.6. Sekretari-referenti udhëhiqet në veprimtarinë e tij nga:

- statuti i kompanisë, rregulloret e brendshme të punës dhe rregulloret e tjera të kompanisë;

2. Përgjegjësitë e punës së ndihmëssekretarit

Ndihmëssekretari kryen këto detyra:
2.1. Përgatit dokumentet e nevojshme, siguron pranimin, kontabilitetin, regjistrimin, kontrollin e ekzekutimit të dokumenteve, shërbimet e informacionit dhe referencës dhe ruajtjen e informacionit të dokumentit.
2.2. Kontrollon cilësinë e përgatitjes, korrektësinë e hartimit, koordinimit dhe miratimit të dokumenteve të paraqitura për nënshkrim në drejtimin e ndërmarrjes.
2.3. Monitoron ekzekutimin e dokumenteve dhe udhëzimeve nga menaxhmenti, merr masa operacionale që synojnë ekzekutimin e tyre në kohë dhe me cilësi të lartë.
2.4. Organizon përgatitjen, vendimmarrjen dhe komunikimin e tyre tek zbatuesit e menjëhershëm. Analizon certifikatat dhe raportet e dhëna menaxhmentit dhe jep konkluzione kompetente për to.
2.5. Prit vizitorë.

2.7. Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva brenda afatit të caktuar.
2.8. Kryen detyra të tjera zyrtare të eprorit të tij të drejtpërdrejtë.

3. Të drejtat e ndihmës sekretarit

Sekretari referent ka të drejtë:

3.3. Kërkoni materialet e nevojshme nga shërbimet funksionale, si dhe shpjegime për arsyet e vonesës në kryerjen e detyrave dhe udhëzime nga menaxhmenti.

4. Përgjegjësia e ndihmës sekretarit

Ndihmës sekretari është përgjegjës për:

PËRSHKRIMI I PUNËS SEKRETARI I PRANIMIT TË KREU

aprovoj

_________________________________ (Mbiemri, inicialet)

(emri i organizatës, ________________________________ e saj

forma organizative dhe juridike) (drejtor; person tjetër i autorizuar

miratoni përshkrimin e punës)

——————————————————————-

(Emri i institucionit)

00.00.201_g. №00

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1 Ky përshkrim i punës përcakton të drejtat, përgjegjësitë dhe përgjegjësitë e punës së sekretarit të pritjes së drejtorit____________________ (në tekstin e mëtejmë “ndërmarrja”). Emri i institucionit

1.2 Në postin e sekretarit të zyrës së pritjes së menaxherit emërohet një person me arsim të lartë profesional (nuk ka kërkesa për përvojë pune) ose arsim të mesëm të specializuar dhe të paktën 2 vjet përvojë pune në profil.

1.3 Sekretaria e pritjes është në varësi të _________________________________.

1.4 Në aktivitetet e tij, sekretari i pritjes së drejtuesit udhëhiqet nga:

Dokumentet legjislative dhe rregullatore që rregullojnë çështjet përkatëse;

Me urdhër të drejtuesit të ndërmarrjes (menaxherit të drejtpërdrejtë);

Rregullat dhe rregulloret e higjienës në punë, rregulloret e punës;

Materialet metodologjike që lidhen me çështjet e aktiviteteve të tij;

statuti i ndërmarrjes;

Ky përshkrim i punës.

1.5 Sekretari i pritjes së menaxherit duhet të dijë:

Aktet rregullatore ligjore, udhëzime të tjera dhe materiale metodologjike që kanë të bëjnë me aktivitetet e organizatës dhe mbajtjen e shënimeve;

Rregullat për përdorimin e interfonit;

Standardet për një sistem të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ;

Rregullat për printimin e letrave të biznesit duke përdorur formularë standardë;

Bazat e etikës dhe estetikës;

Struktura dhe udhëheqja e organizatës dhe divizioneve të saj;

Organizimi i punës në zyrë;

Metodat e regjistrimit dhe përpunimit të dokumenteve;

Biznes arkivor;

Shkrimi i shkrimit;

Rregullat e komunikimit të biznesit;

Bazat e organizimit dhe menaxhimit të punës;

Rregullat për funksionimin e pajisjeve kompjuterike;

Bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës;

Rregulloret e brendshme të punës;

Rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës.

1.6 Gjatë mungesës së sekretarit pritës të titullarit, detyrat e tij i caktohen zëvendësit të tij, i emëruar sipas procedurës së përcaktuar, i cili mban përgjegjësi të plotë për zbatimin e tyre.

2. Funksionet

Sekretarit të pritjes së menaxherit i janë caktuar këto funksione:

2.1.Organizimi i bisedave telefonike të menaxherit.

2.2.Përgatitja organizative e takimeve dhe konferencave.

2.3.Mbështetje organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të titullarit të organizatës.

2.4 Mbajtja e shënimeve.

2.5 Monitorimi i zbatimit nga punonjësit e organizatës të urdhrave dhe udhëzimeve të nxjerra nën kontroll.

2.6.Mbajtja e dosjes së kontrollit dhe regjistrimit.

2.7.Organizimi i pritjes së vizitorëve.

3. Përgjegjësitë e punës

Sekretari i pritjes është i detyruar të:

3.1 Prano dokumente dhe deklarata personale për nënshkrim nga drejtuesi i organizatës.

3.2 Përgatitja e dokumenteve dhe materialeve të nevojshme për punën e menaxherit.

3.3.Të monitorojë shqyrtimin dhe dorëzimin në kohë nga njësitë strukturore dhe ekzekutuesit specifikë të dokumenteve të marra për ekzekutim, të kontrollojë korrektësinë e draft dokumenteve të përgatitura të dorëzuara te menaxheri për nënshkrim dhe të sigurojë redaktimin e tyre me cilësi të lartë.

3.4 Organizoni bisedat telefonike të menaxherit, regjistroni informacionin e marrë në mungesë dhe sillni në vëmendje përmbajtjen e tij, transmetoni dhe merrni informacione përmes pajisjeve marrëse dhe intercom (telefax, teleks, etj.), si dhe mesazhe telefonike, sillni menjëherë. në vëmendjen e tij informacioni i marrë përmes kanaleve të komunikimit.

3.5 Të kryejë punë për mbështetjen organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtuesit të organizatës.

3.6 Pranoni korrespondencën e marrë për shqyrtim nga menaxheri, transferoni atë në përputhje me vendimin e marrë tek njësitë strukturore ose interpretues të veçantë për t'u përdorur në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.

3.7 Kryerja e punës në zyrë, kryerja e operacioneve të ndryshme duke përdorur teknologjinë kompjuterike të krijuar për të mbledhur, përpunuar dhe paraqitur informacionin gjatë përgatitjes dhe marrjes së vendimeve.

3.8. Hartoni letra, kërkesa dhe dokumente të tjera në emër të menaxherit, përgatitni përgjigje për autorët e letrave.

3.9 Kryerja e punës për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, rendin e ditës, regjistrimin e tyre), mbajtjen dhe hartimin e procesverbaleve të mbledhjeve dhe takimeve.

3.10 Siguroni vendin e punës së menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, pajisje zyre dhe krijoni kushte të favorshme për punën e tij efektive.

3.11. Printoni, me drejtimin e menaxherit, materialet zyrtare të nevojshme për punën e tij ose futni informacionin aktual në bankën e të dhënave.

3.12 Organizimi i pritjes së vizitorëve, lehtësimi i shqyrtimit të menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve nga punonjësit.

3.13.Kopjo dokumente në një fotokopjues personal.

3.14 Formoni dosjet në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguroni sigurinë e tyre dhe dorëzoni në arkiva brenda kornizës kohore.

3.15 Monitoron zbatimin nga punonjësit e organizatës të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të titullarit të organizatës të marra nën kontroll.

3.16. Mbani një dosje kontrolli dhe regjistrimi.

Sekretari i pritjes së menaxherit ka të drejtë të:

4.1. Përmirësoni kualifikimet tuaja në mënyrën e përcaktuar.

4.2 Kërkojnë nga menaxhmenti që të ofrojë ndihmë në kryerjen e detyrave të tyre.

4.3 Të bëjë propozime për përmirësimin e punës në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këtë përshkrim të punës.

4.4 Njihuni me dokumentet përkatëse dhe informacionin e nevojshëm për kryerjen cilësore të detyrave tuaja.

5.Përgjegjësia

Sekretari i pritjes së menaxherit është përgjegjës për:

5.1 Dështimi për të përmbushur (përmbushjen e pahijshme) të detyrave të punës, siç parashikohet në këtë përshkrim të punës, brenda kornizës së përcaktuar nga legjislacioni i punës i Federatës Ruse.

5.2 Veprat penale të kryera gjatë kryerjes së veprimtarive të tyre brenda kornizës së përcaktuar nga legjislacioni administrativ, penal dhe civil i Federatës Ruse.

5.3 Shkaktimi i dëmit material në kuadrin e përcaktuar nga legjislacioni i punës, penal dhe civil i Federatës Ruse.

Përgjegjësi i njësisë strukturore: _____________ __________________

(nënshkrimi) (mbiemri, inicialet)

Kam lexuar udhëzimet,

mori një kopje: _____________ __________________

(nënshkrimi) (mbiemri, inicialet)

PËRSHKRIMI I PUNËS SË SEKRETARIT

E MIRATUA

CEO
Mbiemri I.O. ________________
"________"____________ ____ G.

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. Sekretari i përket kategorisë së interpretuesve teknikë.
1.2. Sekretari emërohet në detyrë dhe shkarkohet prej tij me urdhër të drejtorit të përgjithshëm të shoqërisë.
1.3. Sekretari raporton drejtpërdrejt te Drejtori i Përgjithshëm /.
1.4. Gjatë mungesës së sekretarit, të drejtat dhe detyrat e tij i kalojnë një zyrtari tjetër, sipas urdhrit të organizatës.
1.5. Në postin e sekretarit emërohet një person që plotëson këto kushte: arsimi - i lartë, i paplotë i lartë ose i mesëm i specializuar, përvojë në punë të ngjashme për të paktën gjashtë muaj, njohuri për pajisjet e zyrës (faks, fotokopjues, skaner, printer), Microsoft. Programet e Office (Word, Excel).
1.6. Sekretari në aktivitetet e tij udhëhiqet nga:
- aktet legjislative të Federatës Ruse;
— Rregulloret e brendshme të punës, rregullore të tjera të shoqërisë;
— urdhra dhe udhëzime nga menaxhmenti;
- ky përshkrim i punës.

2. Përgjegjësitë e punës së sekretarit

Sekretari kryen këto detyra:
2.1. Kryen punë për mbështetje organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtuesit.
2.2. Pranon korrespondencën e marrë për shqyrtim nga menaxheri, ia transmeton atë në përputhje me vendimin e marrë njësive strukturore ose një interpretuesi specifik për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.
2.3. Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e menaxherit.
2.4. Përgjigjet thirrjeve telefonike, regjistron dhe transmeton informacione zyrtare te menaxheri, organizon biseda telefonike me menaxherin.
2.5. Në emër të menaxherit, harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera.
2.6. Kryen punë në përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbalet e mbledhjeve dhe takimeve.
2.7. Monitoron ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të drejtuesit, të marra nën kontroll.
2.8. Ofron vendin e punës së menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, pajisje zyre dhe krijon kushte të favorshme për punën efektive të menaxherit.
2.9. Organizon pritjen e vizitorëve, lehtëson shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve të punonjësve.
2.10. Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva brenda afatit të caktuar.
2.11. : porosit bileta ajrore dhe treni, rezervon hotele.
2.12. Kryen detyra zyrtare individuale nga eprori i tij i drejtpërdrejtë.

3. Të drejtat e sekretarit

4. Përgjegjësia e sekretarit

4.1. Për moskryerje dhe/ose kryerje të parakohshme, të pakujdesshme të detyrave zyrtare.
4.2. Për mospërputhje me udhëzimet, urdhrat dhe rregulloret aktuale për ruajtjen e sekreteve tregtare dhe informacionit konfidencial.
4.3. Për shkelje të rregulloreve të brendshme të punës, disiplinës së punës, rregullave të sigurisë dhe sigurisë nga zjarri.

PËRSHKRIMI I PUNËS SË SEKRETARIT

E MIRATUA

___________________________________ (iniciale, mbiemër)

(emri i organizatës, para- ________________________

pranimi, etj., organizativ i tij (drejtor ose zyrtar tjetër)

formë juridike) person zyrtar, i autorizuar

çfarë duhet pohuar

udhëzime kombëtare)

» » ____________ 20__

Përshkrimi i punës

sekretari i menaxherit

______________________________________________

(emri i organizatës, ndërmarrjes, etj.)

» » ______________ 20__ N_________

Ky përshkrim i punës është zhvilluar dhe miratuar nga

ne baze te nje kontrate pune me ________________________________________________

(emri i pozitës së personit për të cilin

Dhe në përputhje me

ky përshkrim i punës është përpiluar)

dispozitat e Kodit të Punës të Federatës Ruse dhe rregullatore të tjera

aktet që rregullojnë marrëdhëniet e punës në Federatën Ruse.

I. Dispozitat e përgjithshme

1.1. Sekretarja e menaxherit i përket kategorisë teknike

interpretues.

1.2. Një person që ka

arsimi i lartë profesional, pa kërkesa për përvojë

punës, ose arsimit të mesëm profesional dhe përvojës së punës

specialiteti për të paktën __________ vjet.

1.3. Emërimi në detyrën e sekretarit të drejtuesit dhe shkarkimi

prej saj kryhet me urdhër të drejtuesit të ndërmarrjes pas paraqitjes

1.4. Sekretari duhet të dijë:

- rezolutat, udhëzimet, urdhrat, rregullat e tjera dhe

dokumentet rregullatore të organeve më të larta dhe të tjera që kanë të bëjnë

aktivitetet e ndërmarrjes;

— rregullore, udhëzime, dokumente të tjera normative për mirëmbajtje

pune zyre;

— struktura dhe drejtimi i ndërmarrjes dhe divizioneve të saj;

- statuti i ndërmarrjes;

— organizimi i punës në zyrë;

— metodat e regjistrimit dhe përpunimit të dokumenteve;

- punë arkivore;

- makinë shkrimi;

— rregullat për përdorimin e interfonit;

— standardet e një sistemi të unifikuar organizativ dhe administrativ

dokumentacion;

— rregullat për printimin e letrave të biznesit duke përdorur formularë standardë;

- bazat e etikës dhe estetikës;

— rregullat e komunikimit të biznesit;

— rregullat për funksionimin e pajisjeve kompjuterike;

— bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës;

- rregulloret e brendshme të punës;

- rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës, masat paraprake të sigurisë,

sanitare industriale dhe mbrojtje nga zjarri;

1.5. Sekretari raporton drejtpërdrejt te menaxheri

________________________________________________________________________.

(ndërmarrje, njësi strukturore)

1.6. Gjatë mungesës së sekretarit (pushime, sëmundje etj.), të tij

detyrat kryhen nga një person i caktuar në përputhje me procedurën e përcaktuar,

i cili fiton të drejtat përkatëse dhe mban përgjegjësi për

kryerjen e duhur të detyrave që i janë ngarkuar.

1.7. ______________________________________________________________.

II. Përgjegjësitë e punës

Sekretari:

2.1. Kryen punë në mbështetje organizative dhe teknike

veprimtaritë administrative dhe administrative të menaxherit.

2.2. Pranon paraqitjen për shqyrtim nga menaxheri

korrespondencën, e transferon atë në përputhje me vendimin e marrë në

njësi strukturore ose interpretues specifikë për përdorim në

procesi i punës ose përgatitja e përgjigjeve.

2.3. Kryen punë zyre, kryen operacione të ndryshme me

përdorimi i teknologjisë kompjuterike të krijuar për mbledhjen, përpunimin dhe

prezantimi i informacionit gjatë përgatitjes dhe marrjes së vendimeve.

2.4. Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e menaxherit.

2.5. Përgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme për punë

udhëheqës.

2.6. Siguron shqyrtim dhe dorëzim në kohë.

ndarjet strukturore dhe ekzekutuesit specifikë të dokumenteve,

i paraqitet menaxherit për nënshkrim, siguron cilësinë e tyre

redaktimi.

2.7. Organizon biseda telefonike me menaxherin,

regjistron informacionin e marrë në mungesë dhe ia sjell në vëmendje

informacion përmbajtjen e tij, transmeton dhe merr informacion nëpërmjet

pajisje marrëse dhe interkom (telefax, teleks etj.), si dhe

mesazhet telefonike, sjell informacionin në vëmendjen e tij në kohën e duhur,

marrë nëpërmjet kanaleve të komunikimit.

2.8. Në emër të menaxherit, harton letra, kërkesa etj.

2.9. Kryen punë në përgatitjen e takimeve dhe konferencave,

kryhet nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi

pjesëmarrësit për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre),

mban dhe përgatit procesverbalet e mbledhjeve dhe konferencave.

2.10. Monitoron ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes

lëshuar urdhra dhe udhëzime, si dhe respektimin e afateve

përmbushja e udhëzimeve dhe udhëzimeve të menaxherit, të marra nën kontroll.

2.11. Mban një dosje kontrolli dhe regjistrimi.

2.12. Ofron vendin e punës së menaxherit me gjërat e nevojshme

pajisje organizative, pajisje zyre,

krijon kushte të favorshme për punën efektive të liderit.

2.13. Printon materiale zyrtare sipas udhëzimeve të menaxherit,

të nevojshme për funksionimin e tij, ose fut informacionin aktual në bankën e të dhënave.

2.14. Organizon pritjen e vizitorëve, promovon efikasitetin

shqyrtimi i kërkesave dhe sugjerimeve nga punonjësit.

2.15. Formon lëndë në përputhje me nomenklaturën e miratuar,

siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon në kohë në arkiva.

2.16. Kryen detyra individuale zyrtare të menaxherit.

2.17. _____________________________________________________________.

Sekretari ka të drejtë:

3.1. Njihuni me projektvendimet e menaxhmentit të ndërmarrjes,

në lidhje me aktivitetet e tij.

3.2. Paraqisni propozime për shqyrtim nga menaxhmenti

përmirësimi i punës në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara

këtë udhëzim.

3.3. Brenda kufijve të kompetencës suaj, informoni të menjëhershëm

menaxherit për të gjitha mangësitë e konstatuara në procesin e përmbushjes së tyre

përgjegjësitë e punës dhe bëni propozime për eliminimin e tyre.

informacion dhe dokumente të njësive strukturore dhe specialistëve,

të nevojshme për kryerjen e detyrave të tyre të punës.

3.5. Kërkoni nga menaxhmenti i ndërmarrjes që të ofrojë ndihmë në

kryerjen e detyrave dhe të drejtave të tyre zyrtare.

3.6. ______________________________________________________________.

IV. Përgjegjësia

Sekretari është përgjegjës:

4.1. Për kryerjen e pahijshme ose mospërmbushjen e detyrave të tyre

detyrat e parashikuara në këtë përshkrim të punës, në

brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni i punës i Federatës Ruse.

4.2. Për veprat e kryera gjatë ushtrimit të tyre

aktivitetet - brenda kufijve të përcaktuar nga administrative, penale dhe

legjislacioni civil i Federatës Ruse.

4.3. Për shkaktimin e dëmit material - brenda kufijve të specifikuar

legjislacioni i punës dhe civil i Federatës Ruse.

Përshkrimi i punës është zhvilluar në përputhje me ________________

(Emri,

_____________________________.

numri dhe data e dokumentit)

Përgjegjësi i njësisë strukturore (inicialet, mbiemri)

_________________________

(nënshkrimi)

» » _____________ 20__

(inicialet, mbiemri)

_____________________________

(nënshkrimi)

» » ________________ 20__

Kam lexuar udhëzimet: (iniciale, mbiemër)

_________________________

(nënshkrimi)

» » _____________ 20__

"Puna në grup është aq e rëndësishme sa është pothuajse e pamundur të arrish majat e aftësive të tua ose të fitosh paratë që dëshiron pa arritur sukses si ekip" (Brian Tracy). Sot do të flasim se si të krijoni një ekip me të cilin do të arrini...

Vendet e punës

Historia e profesionit

Sekretarët e parë mund të konsiderohen skribë dhe kronikë - ata shkruanin dekretet dhe urdhrat mbretërorë, kronikanin ngjarjet aktuale dhe ishin përgjegjës për mbajtjen e korrespondencës. Me kalimin e kohës, kompetencat e sekretarit janë zgjeruar ndjeshëm dhe sot ata mund të kryejnë një sërë funksionesh. Kështu lindi nevoja për specialistë me një specializim të ngushtë, si rrjedhojë u shfaq profesioni i sekretarit-asistent, nëpunës, sekretar-përkthyes dhe drejtues zyre.

Përgjegjësitë e sekretarit

Përgjegjësitë e punës së sekretarit-asistent përfshijnë:

pritja e vizitorëve;
pranimi i thirrjeve telefonike;
mbajtja e të dhënave;
planifikimi i ditës së punës së menaxherit;
organizimi i takimeve;
porositja e biletave dhe rezervimeve të hotelit për menaxherin dhe punonjësit e tjerë gjatë një udhëtimi pune;
porositja e artikujve për zyrë;
përmbushja e kërkesave të menaxherit.

Ndonjëherë funksionet e sekretarit të menaxherit përfshijnë korrespondencë në anglisht.

Kërkesat për një sekretare

Kërkesat për një asistent sekretar përfshijnë:

arsimin e mesëm ose të lartë;
Pronësia e PC;
njohja e bazave të punës në zyrë;
njohuri të gjuhës angleze (ndonjëherë).

Gjithashtu, pozicioni i sekretarit kërkon aftësitë e mëposhtme:

përpikëri;
aftësia për t'u dukur mirë (e prezantueshme);
organizimi.