Shembuj të KPI-ve për një laborator teknologjik të një ndërmarrje ushqimore. KPI - cilat janë ato? KPI - treguesit kryesorë të performancës

Nga ky artikull do të mësoni:

• Çfarë është KPI i punonjësve
• Cilat janë të mirat dhe të këqijat e përdorimit të një KPI të punonjësve?
• Cilat janë llojet e KPI-ve të punonjësve?
• Si të llogarisni KPI të punonjësve

Le të përdorim gjuhën e një biznesmeni modern. Për të, dhurata më e mirë janë paratë. Dhe mënyra më e mirë për të motivuar një punonjës është ajo që i siguron atij një rrugë të qartë dhe më të shkurtër drejt shpërblimit material. Dhe treguesit kryesorë të performancës (KPI) janë hartat ideale të rrugës drejt primeve. Ky artikull përshkruan thelbin e teknologjisë së bazuar në KPI, metodat e formimit të KPI-ve për pozicione/punë specifike (KPI-të e punonjësve) dhe sekuencën e zbatimit të një sistemi motivimi KPI në një ndërmarrje.

Çfarë është KPI i punonjësve

Termi KPI (Treguesit kryesorë të performancës) në përkthimin rusisht interpretohet si "Treguesit kryesorë të performancës" arritjen e qëllimeve përfundimtare. Ne do ta përdorim këtë term, megjithëse fjala "performancë" ka dy kuptime: "efektivitet" dhe "efektivitet". Me fjalë të tjera, arritja e qëllimit kryesor të një organizate moderne - realizimi i fitimit - duhet të kryhet në mënyrën më racionale. Nga këndvështrimi i një qasjeje sistemore, kjo do të thotë që optimizimi i aktiviteteve në një vend pune individual duhet të jetë në varësi të detyrës së optimizimit të punës së organizatës në tërësi.

Nga bazat e kibernetikës, ne kemi mësuar së paku se kontrolli është i pamundur pa reagime. Për më tepër, sinjali i reagimit - sinjali i mospërputhjes midis gjendjes aktuale dhe asaj të dëshiruar - duhet të matet dhe të vlerësohet në mënyrë që të dozohet në përputhje me veprimet e kontrollit. KPI i punonjësit si një sinjal reagimi duhet në këtë rast t'i tregojë punonjësit se sa do të ndryshojë bonusi i tij kur ndryshojnë treguesit përkatës të cilësisë së punës së tij. Për shembull, një shitës duhet të dijë se tejkalimi i planit të shitjeve me 10% do t'i sigurojë atij një bonus prej 5% të pagës së tij.

Treguesi i KPI të punonjësve: të mirat dhe të këqijat

Sistemi i treguesve kryesorë rezultoi të ishte më efektiv në kompanitë e mëdha, ku krahasuar me ndërmarrjet e vogla është më e vështirë të evidentohet kontributi i secilit punonjës në kauzën e përbashkët. Për më tepër, sistemi KPI është teknologjik: ai është i integruar mirë në strukturën e menaxhimit me një grup lidhjesh funksionale, varësish dhe kufizimesh të përcaktuara qartë.

Përveç matjes së drejtpërdrejtë të performancës, KPI-të kanë një sërë avantazhesh të tjera:

1. Analiza e KPI ju lejon të identifikoni avantazhet dhe disavantazhet në punën e organizatës, të vlerësoni fuqinë e ndikimit të faktorëve që pengojnë arritjen e qëllimeve të specifikuara.
2. Qartësia dhe qartësia e vlerësimit të punës. Çdo punonjës e di se për çfarë paguhet dhe në çfarë përmasash. Subjektiviteti në vlerësimin e rezultateve të performancës eliminohet.
3. Stabiliteti, mungesa e luhatjeve të paparashikueshme në rregullat e pagave dhe, në përputhje me rrethanat, parashikueshmëria e rezultateve të performancës për disa vite përpara.
4. Përgjegjësia personale e punonjësit për cilësinë dhe vëllimin e punës.
5. Aftësia për të vlerësuar ndikimin e inovacioneve, racionalizimit dhe organizimit të punës.

Zbatimi i KPI-së pengohet nga konservatorizmi i punonjësve që punojnë prej kohësh në kompani dhe kanë arritur të përshtaten mirë me kushtet e sistemit të mëparshëm të shpërblimit.

Llojet kryesore të KPI-ve të punonjësve

Le të theksojmë katër lloje kryesore të KPI-ve të punonjësve:

1. KPI-të financiare. Përfshin tregues që pasqyrojnë gjendjen ekonomike të kompanisë:

2. KPI-të e klientëve. Projektuar për të motivuar punonjësit që ndërveprojnë drejtpërdrejt me klientët:

3. Përpunoni KPI-të. Ato përfshijnë tregues që karakterizojnë ritmin e proceseve individuale, përkatësisht kohën:

4. Kriteret e zhvillimit. Këta janë tregues që karakterizojnë nivelin e zhvillimit të kompanisë dhe kapitalin e saj njerëzor:

Si të llogarisni KPI të punonjësve: parametrat dhe formula

Formula për llogaritjen e koeficientit KPI (indeksi):

Ku F- rezultatet aktuale të punës;

C– vlera minimale e treguesit;

D– niveli i planifikuar.

Kështu, indeksi i KPI i punonjësit karakterizon përqindjen e përmbushjes së normës (ose "nënpërmbushjen" e saj, siç shprehen humbësit e menaxhimit të planifikuar).

Parimet dhe rregullat për aplikimin e KPI-ve të punonjësve

1. Rregulli “10/80/10” Ky rregull, i nxjerrë nga përvoja e ekspertëve kryesorë në fushën e teknologjisë KPI, nënkupton që një organizatë duhet të ketë afërsisht 10 tregues të performancës, deri në 80 tregues prodhimi dhe 10 KPI. Për departamentet, rekomandohet të përdoren jo më shumë se 10-15 KPI; përndryshe, menaxherët do të mbingarkohen me planifikim dhe menaxhmenti i kompanisë do të mbingarkohet me diskutime mbi zbatimin e atyre KPI-ve që kanë pak ndikim në performancë.
2. Parimi i kontrollueshmërisë dhe kontrollueshmërisë. Departamentit përgjegjës për një tregues të caktuar duhet t'i ndahen burime për ta menaxhuar atë. Rezultati monitorohet nëse është e nevojshme.
3. Parimi i partneritetit. Duhet të ketë një partneritet efektiv midis të gjitha palëve të interesuara në zbatimin e sistemit dhe sjelljen e ndryshimeve të kërkuara.
4. Zhvendosja e përpjekjeve në drejtimet kryesore. Fuqizimi i punonjësve që punojnë në “vijën e parë”, ndihmë në përmirësimin e kualifikimeve të tyre dhe trajnime shtesë. Inkurajimi i zhvillimit të pavarur të KPI-ve, duke përmirësuar ndërveprimin horizontalisht dhe vertikalisht.
5. Integrimi i proceseve të matjes së performancës, raportimit dhe përmirësimit të performancës. Llogaritja dhe analiza e treguesve të përgjithësuar për të identifikuar rezervat e fshehura dhe kontradiktat. Stimuj të vazhdueshëm për vendime kritike.

Si të zbatoni në mënyrë efektive KPI-të e punonjësve

1. Numri i KPI-ve duhet të mbahet në një minimum të mjaftueshëm. Treguesit duhet të jenë të qartë dhe të lehtë për t'u llogaritur.
2. Është e nevojshme të vlerësohet përputhshmëria e secilit tregues me qëllimin përfundimtar.
3. Për pozicionet që nuk lidhen me sferat financiare, ekonomike dhe tregtare, nuk ka kuptim të futen KPI-të e punonjësve. Opsione të tjera nxitëse duhet të merren parasysh.
4. Treguesit duhet të jenë realisht të arritshëm dhe të korrespondojnë me funksionet e një pozicioni specifik.
5. Zbatimi i një sistemi KPI në firmat e vogla është i padobishëm. Problemet zgjidhen menjëherë pa KPI.

Bonusi fillon me një vlerësim, gjithashtu duhet të mbani mend parimin bazë: pjesa e ndryshueshme e pagës ka për qëllim të stimulojë aktivitetin e punës dhe duhet të inkurajojë arritjen e rezultateve mbi standardet. Dhe gjithmonë duhet të mbani mend se bonusi nuk është pjesë e pagës. Në fund të fundit, privimi i një bonusi në këtë rast krijon stres, konflikte dhe çon në demotivimin e stafit.

Sistemi i pagesave të lidhura me performancën (PRP) bazohet në një procedurë vlerësimi të personelit bazuar në treguesit kryesorë të performancës (TKP). Sidoqoftë, për të futur një sistem të tillë në praktikën e menaxhimit, duhet të zhvillohen metoda të thjeshta dhe të besueshme që krijojnë një lidhje midis vlerave të KPI të punonjësit dhe vlerës së pjesës së ndryshueshme të pagës.

Vlerësimi i personelit bazuar në KPI

Më parë, revista jonë publikoi një metodologji për vlerësimin e personelit duke përdorur KPI, bazuar në një kombinim të vlerësimit aktual të rezultateve dhe kompetencave të punonjësve. Le të kujtojmë shkurtimisht dispozitat kryesore të tij.

Për çdo pozicion në organizatë, bazuar në funksionet e punës së punonjësit, zhvillohen dy modele (tabela) - rezultatet dhe kompetencat. E para rendit të gjitha kriteret e performancës për vlerësimin e performancës: sasiore dhe cilësore, individuale dhe ekipore. Në të dytën - kompetencat e kërkuara për këtë pozicion: korporative (të përbashkëta për të gjithë personelin e kompanisë), menaxheriale dhe eksperte (profesionale). Nga dy modelet e treguara, zgjidhen 5-7 tregues kryesorë (të çdo lloji) për të vlerësuar rezultatet dhe kompetencat e punonjësit në muajin e ardhshëm (tremujori ose periudha tjetër raportuese - varet nga niveli i pozicionit) dhe regjistrohen në tabelën e performancës personale. (shih tabelën 1). Në këtë rast, kompetencat "barazohen" me rezultatet cilësore të aktiviteteve të punonjësit. Secilit prej treguesve të zgjedhur, në përputhje me prioritetet e menaxherit të menjëhershëm, i caktohet një peshë - nga 0 në 1 (pesha totale duhet të jetë 1).

Tabela 1. Performanca personale

Treguesit kryesorë (KPI)	PeshaKPI	Baza	Norma	Synimi	Fakt	Rezultati i pjesshëm, %

Për të gjithë treguesit, përcaktohen tre "nivele të efektivitetit":

1. Baza - vlera më e keqe e lejueshme (pika "zero"), nga e cila fillon të numërohet rezultati.

2. Norma - një nivel që duhet të arrihet duke marrë parasysh rrethanat (për shembull, situatën e tregut), karakteristikat dhe kompleksitetin e punës dhe aftësitë e punonjësit. Kjo është një vlerë treguese e kënaqshme.

3. Qëllimi - një nivel i tepërt për të cilin njeriu duhet të përpiqet.

Në fund të muajit (tremujori), vlerësohen vlerat aktuale të KPI. Në këtë rast, treguesit sasiorë maten në një shkallë metrike "natyrore", dhe treguesit cilësorë maten në një shkallë rendore 100 pikësh. Me ndihmën e tij, ju mund të keni një qasje fleksibël për vlerësimin e KPI-ve cilësore, duke vendosur "pika referimi", për shembull: baza - nga 0 në 20, norma - nga 40 në 60, qëllimi - nga 80 në 100 pikë. Në të njëjtën kohë, vlerësimet duhet të "deshifrohen" në mënyrë që punonjësit të kuptojnë saktësisht se çfarë rezultatesh presin klientët e brendshëm prej tyre.

Pas vlerësimit të vlerës aktuale të KPI, rezultati i pjesshëm i punës për këtë tregues përcaktohet në përputhje me formulën:

Ky rezultat pasqyron shkallën në të cilën norma është përmbushur ose tejkaluar. Pra, nëse treguesi aktual është nën normën, atëherë rezultati i pjesshëm për të është nga 0 në 100%. Nëse "fakti" tejkalon normën, atëherë rezultati i pjesshëm është mbi 100%.

Pas vlerësimit të secilit tregues, përcaktohet vlerësimi i punonjësit. Për këtë, rezultatet e pjesshme (në përqind) shumëzohen me peshën e KPI-ve përkatëse dhe mblidhen. Rezultati është një "mesatare e ponderuar" raporti i efikasitetit, duke reflektuar (në përqindje) performancën e përgjithshme të punonjësit për periudhën raportuese, duke marrë parasysh rëndësinë dhe vlerat aktuale të të gjithë KPI-ve të tij. Nëse koeficienti është më shumë se 100%, kjo tregon performancën e lartë të një personi (mbi normën), nëse më pak, do të thotë që për disa ose edhe të gjithë treguesit norma nuk është arritur, dhe rezultati i përgjithshëm i punës është nën nivelin e vendosur. niveli.

Më pas, duhet të lidhni vlerësimet e marra dhe shumën e bonusit të punonjësit. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të mbani mend parimin bazë të shpërblimeve: pjesa e ndryshueshme e pagës ka për qëllim të stimulojë aktivitetin e punës së njerëzve dhe duhet t'i inkurajojë ata të arrijnë mbi rezultatet standarde. Në praktikën ruse, ka shpesh raste kur një bonus konsiderohet në të vërtetë si pjesë e pagës dhe paguhet "automatikisht" kur plani përmbushet. Nëse punonjësi nuk arrin treguesit standardë, ai do të humbasë bonusin tërësisht ose pjesërisht. Kjo praktikë krijon nervozizëm, stres, konflikte dhe çon në demotivim të stafit. Pjesa e ndryshueshme e pagës duhet të inkurajojë njerëzit të arrijnë rezultate më të larta në krahasim me ato standarde. Dhe për përmbushjen e planit, punonjësi duhet të marrë një pagë. E rëndësishme është që pjesa e përhershme e pagës të mbetet konstante! Bazuar në këto konsiderata, ne do të shqyrtojmë dy metoda të llogaritjes së shpërblimeve nëse dihen vlerësimet e KPI të punonjësit.

Metoda e parë e llogaritjes së bonuseve

Pjesa e ndryshueshme e pagës (bonusi i performancës) llogaritet si përqindje e pagës zyrtare duke përdorur koeficientin e performancës së punonjësit duke përdorur formulën:

Sigurisht, kjo formulë vlen vetëm për ata punonjës, raporti i performancës së të cilëve është mbi 100%, d.m.th. të cilët kanë arritur tregues mbi standarde, duke marrë parasysh vlerat e të gjithë KPI-ve dhe peshat e tyre. Përndryshe, këta persona nuk përfitojnë bonus. Shuma e pagesës është e kufizuar nga fondi i bonusit të punonjësit.

Le të shohim një shembull. Puna e menaxherit të dyqanit për periudhën e kaluar raportuese (muaj, tremujor, gjashtëmujor, vit) është vlerësuar sipas pesë treguesve kyç (shih Tabelën 2).

Tabela 2. Shembull i llogaritjes së bonusit (metoda 1)

Treguesit kryesorë	Peshat	Baza	Norma	Synimi	Fakt	Rezultati
Vëllimi i prodhimit		3 milion rubla.	5 milion rubla.	6 milionë rubla.	5.5 milion rubla.
Përqindja e produkteve me defekt
		150 mijë rubla.	90 mijë rubla.	60 mijë rubla.	75 mijë rubla
Raporti i performancës:
Paga e pozicionit: Bonusi i performancës:

Le të supozojmë se paga zyrtare e menaxherit të dyqanit është 40,000 rubla. Pastaj bonusi i tij bazuar në rezultatet e punës do të jetë 9.3% e pagës së tij: 40,000 rubla. × 0,093 = 3720 fshij.

Siç mund ta shihni, për dy tregues ("pjesa e prodhimit sipas asortimentit" dhe "kënaqësia e klientëve të brendshëm") rezultatet e marra ishin nën standardin. Megjithatë, rezultati i përgjithshëm (109.3%) është mbi normën, dhe për këtë arsye punonjësit i jepet një bonus në bazë të performancës.

Kështu, bonusi llogaritet si përqindje e pagës zyrtare në varësi të koeficientit të performancës së punonjësit.

Metoda e dytë e llogaritjes së bonuseve

Bonusi total i bazuar në performancën llogaritet në bazë të fondit të bonusit të punonjësit si shuma e bonuseve "private" të fituara për çdo KPI veç e veç. Nëse dihet madhësia e fondit të bonusit, atëherë së pari përcaktohen shpërblimet maksimale për të gjithë KPI-të në varësi të peshave të tyre:

Pastaj bonusi aktual për çdo KPI llogaritet si një pjesë e caktuar e bonusit maksimal, në varësi të asaj se sa vlera aktuale e këtij treguesi tejkalon normën:

Kjo formulë është e zbatueshme vetëm për ata tregues për të cilët "fakti" është më i madh se "norma". Përndryshe, nuk jepet bonus për këtë tregues. Pastaj shtohen bonuset private për të gjithë KPI-të dhe shfaqet bonusi total i punonjësit:

Le të kthehemi te shembulli ynë. Le të supozojmë se fondi i bonusit të punonjësit është 40% e pagës zyrtare, d.m.th. 40,000 rubla. × 0,4 = 16,000 fshij. Pastaj, kur përdorni metodën e dytë të llogaritjes së bonusit, tabela e performancës personale do të jetë e ndryshme (shih tabelën 3).

Tabela 3. Shembull i llogaritjes së bonusit (metoda 2)

Treguesit kryesorë	Peshat	Norma	Synimi	Fakt	Maks. bonus	Fakt. bonus
Vëllimi i prodhimit		5 milion rubla.	6 milionë rubla.	5.5 milion rubla.
Pjesa e prodhimit sipas asortimentit
Përqindja e produkteve me defekt
Kostot materiale dhe teknike		90 mijë rubla.	60 mijë rubla.	75 mijë rubla
Kënaqësia e brendshme e klientit

Në këtë rast, bonusi maksimal për çdo KPI përcaktohet si pjesë e fondit të bonusit në përputhje me peshën e këtij treguesi dhe përllogaritet kur arrihet vlera e tij e synuar. Për shembull, për kriterin "vëllimi i prodhimit": 16,000 rubla. × 0,35 = 5600 fshij. E njëjta gjë vlen edhe për treguesit e tjerë. Për më tepër, primi aktual për secilën prej tyre jepet vetëm nëse "fakti" tejkalon "normën". Pra, në shembullin e mësipërm, për dy tregues - "pjesa e prodhimit sipas asortimentit" dhe "kënaqësia e klientëve të brendshëm" - standardi nuk u përmbush, kështu që bonusi nuk u dha. Për treguesit e tjerë, primi llogaritet si më poshtë:

Nëse shtoni bonuset aktuale për të gjithë KPI-të, merrni bonusin total të punonjësve: 2800 rubla. + 800 fshij. + 800 fshij. = 4400 fshij.

Kështu, bonusi për çdo KPI llogaritet si pjesë e bonusit maksimal, në varësi të asaj se sa vlera aktuale e këtij treguesi tejkalon vlerën standarde.

Zgjedhja e një metode

Le të kuptojmë se cila nga dy metodat e përshkruara më sipër për llogaritjen e primit është e preferueshme.

Mënyra e parë - më i rreptë për punonjësit, pasi fsheh një “gjobë” për mospërmbushjen e standardeve për KPI-të individuale. Nëse sipas këtyre treguesve të performancës rezultati është më pak se 100%, atëherë koeficienti i performancës zvogëlohet dhe, si rezultat, zvogëlohet bonusi i punonjësit. Kështu, metoda e parë e llogaritjes së saj në një masë më të madhe i inkurajon njerëzit t'i kushtojnë vëmendje të gjithë treguesve, dhe jo vetëm atyre më të rëndësishëm. Sidoqoftë, duhet të kihet parasysh se vlerat bazë të KPI nuk duhet të mbivlerësohen ose nënvlerësohen. Përndryshe, kjo mund të çojë në faktin se rezultati (në përqindje) për këta tregues do të jetë joadekuat i lartë nëse "fakti" rezulton të jetë edhe pak më i lartë se "norma", ose shumë i ulët - përndryshe. Është e qartë se kjo do të shtrembërojë raportin e performancës. Me fjalë të tjera, diapazoni midis "bazës" dhe "normës" duhet të jetë mjaft i gjerë për të rritur qëndrueshmërinë e vlerësimit dhe rezultatet e llogaritjes së primit.

Mënyra e dytë - më i butë dhe më "demokratik", pasi nuk përfshin një "gjobë". Siç u përmend më lart, shpërblimet për treguesit për të cilët standardi nuk është arritur thjesht nuk jepen.

Nga njëra anë, kjo është e mirë, sepse... Kërcënimi i dënimit irriton dhe demotivon shumë njerëz. Në fakt, “gjoba” për mosrespektimin e normës është një zbritje e fshehur nga pjesa e përhershme e pagës, e cila bie ndesh me një nga parimet bazë të shpërblimit: paga e përhershme duhet të mbetet konstante. Nëse standardi nuk përmbushet, nuk duhet të fajësoni personin, por kuptoni pse ndodhi kjo. Në fund të fundit, në çdo organizatë gjithçka është e ndërlidhur, dhe arsyet mund të jenë shumë të ndryshme. Dhe bonusi nuk duhet të jetë një mjet ndëshkimi për lëshimet, por një mjet inkurajimi për arritjet.

Nga ana tjetër, kjo është e keqe, sepse... punonjësit thjesht mund të injorojnë disa tregues që "nuk u pëlqejnë" ose të mos bëjnë asnjë përpjekje për të kryer detyrat e tyre nëse kuptojnë se nuk mund të përballojnë standardin. Për shkak të faktit se dënimi "automatik" nuk përfshihet në llogaritjen e bonusit, ngarkesa e eprorit të drejtpërdrejtë rritet. Për të shmangur këtë, menaxheri duhet të punojë me vartësit, të zbulojë arsyet e rezultateve të ulëta dhe të motivojë njerëzit në mënyra të tjera, kryesisht të paprekshme.

Sistemi i kontratave në fushën e prokurimit është një projekt qeveritar në shkallë të gjerë që po evoluon vazhdimisht. Krahas kërkesave të reja për klientët dhe furnitorët në fushën e transparencës së të gjithë tenderëve, krijimit të kushteve të barabarta dhe parandalimit të marrëveshjeve antikonkurruese, autoritetet synojnë të rrisin efikasitetin e prokurimeve shtetërore dhe komunale. Vërtetë, legjislacioni aktual që rregullon zhvillimin e konkurseve dhe tenderave, në veçanti ligjet Nr. 44-FZ dhe Nr. 223-FZ, nuk përmbajnë një koncept të qartë të efikasitetit dhe KPI.

Autoritetet vendosën ta korrigjojnë këtë në bazë të Dekretit të Presidentit të Federatës Ruse "Për drejtimet kryesore të politikës shtetërore për zhvillimin e konkurrencës" dhe Planit Kombëtar për Zhvillimin e Konkurrencës për 2019-2020, të nënshkruar nga kreu i shtetit në fund të vitit 2017. Janë këto dokumente që udhëzuan zyrtarët të zhvillojnë dhe të vënë në praktikë parametrat kyç të performancës se ku dhe si të zhvillohet sektori i prokurimit në vend.

Këta tregues kyç të performancës së KPI për nëpunësit civilë (ne japim një shembull më poshtë) duhet të lidhen me përmirësimin e cilësisë së menaxhimit të tenderit, si dhe me përmirësimin e kualifikimeve të blerësve dhe pjesëmarrësve. Fillimisht, zyrtarët duan të zgjerojnë kërkesat e detyrueshme për kriteret kryesore të performancës jo për të gjithë sistemin e prokurimit në Rusi, por vetëm për organizatat më të mëdha, zhvillimi i tenderëve në të cilët rregullohet me Ligjin Nr. 223-FZ. Këto, në veçanti, përfshijnë kompani shtetërore dhe subjekte monopole natyrore (CEM) me të ardhura prej 10 miliardë rubla ose më shumë ose asete prej 7 miliardë rubla. Pas “funksionimit” të sistemit për klientët e mëdhenj, ai do të shtrihet në të gjithë sektorin e prokurimit dhe pjesëmarrësit e tij. Kështu që ju duhet të përgatiteni për këtë dhe të dini se si të llogaritni KPI-të për aktivitetet e blerjes tani.

Çfarë është KPI

Sistemi i treguesve të balancuar të performancës KPI përfaqëson vlera numerike të përcaktuara në kuadrin e të ashtuquajturit përcaktimi i qëllimeve ose përcaktimi i qëllimeve strategjike të zhvillimit në çdo drejtim. Kur bëhet fjalë për mbajtjen e tenderëve, mund të veçojmë KPI-të e mëposhtme për departamentin e prokurimit:

• respektimi i afateve të dorëzimit;
• kursim;
• inventarët e produkteve;
• kualiteti i produktit;
• efikasiteti i stafit;
• rrjedha e dokumentit.

Secila prej këtyre fushave mund, dhe më e rëndësishmja, duhet të matet dhe vlerësohet për një menaxhim efektiv të organizatës së furnizimit. Me fjalë të tjera, analiza e treguesve të KPI ju lejon të vendosni tregues të caktuar në kompani, falë të cilëve mund të kuptoni se cilat veprime të tjera duhet të ndërmerren për të përmirësuar efikasitetin. Në të njëjtën kohë, vetë efikasiteti i prokurimit nuk janë vetëm manipulime të caktuara të kryera në një periudhë të caktuar kohore, por edhe përfitimet që kompania ka marrë prej tyre.

Llojet e treguesve të KPI

Biblioteka e treguesve të KPI përfshin dy grupe të mëdha:

1. Kriteret e KPI për performancën e organizatës.
2. Treguesit e KPI për personelin.

Në një organizatë, kjo mund të përfshijë mbështetjen teknike për tenderët, vendosjen e rrjedhës së dokumenteve, kërkesat për afatet dhe cilësinë, dhe kriteret e logjistikës. Stafi, nga ana tjetër, kryen funksionet e mëposhtme:

• planifikimi i prokurimit;
• mbajtjen e tenderëve;
• përzgjedhja e furnitorëve,
• lidhjen dhe mirëmbajtjen e kontratave me furnitorët;
• menaxhimi i operacioneve të magazinës;
• logjistikës.

Më vete, kërkohet kontroll, analizë dhe optimizim i proceseve, kjo zakonisht përfshihet në treguesit e KPI për drejtuesin e aktiviteteve të prokurimit të një korporate shtetërore ose specialistin e vetëm në departamentin e tenderit në organizatë.

Për çfarë përdoren KPI?

Analiza dhe arritja e treguesve të KPI janë të nevojshme për të siguruar fleksibilitet në funksionimin e sistemit të prokurimit publik të kompanisë në kushtet e ndryshimit të vazhdueshëm legjislativ dhe ekonomik. Organizimi i kontrollit kërkon domosdoshmërisht rregullim, kështu që organizata duhet të përcaktojë në mënyrë të pavarur kriteret e performancës si për të gjithë sistemin e prokurimit ashtu edhe për punonjësit e kompanisë në përputhje me tabelën e personelit dhe përshkrimet e vendeve të punës. Në bazë të plotësimit të këtyre kritereve, është e mundur të vlerësohet produktiviteti i punës, të identifikohen gabimet dhe mangësitë dhe të eliminohen menjëherë ato.

Nuk mund të ketë shumë kritere për efektivitetin e çdo specialisti. Në mënyrë tipike, stafit i jepen 5 deri në 10 tregues të përcaktuar qartë dhe të kuptueshëm. Gjëja kryesore është që menaxhmenti mund t'i vlerësojë dhe matin lehtësisht dhe shpejt ato në çdo kohë të nevojshme. Këtu janë prioritetet kryesore për përdorimin e sistemit të treguesve kryesorë të performancës, të cilin vendet e zhvilluara perëndimore e kanë përdorur për më shumë se 40 vjet, dhe në Rusi ata filluan ta përdorin atë veçanërisht rreth 15 vjet më parë:

1. Motivimi i punonjësve. Në fund të fundit, njerëzit mund të fitojnë më shumë nëse tregojnë një nivel të lartë të përmbushjes së treguesve të kërkuar.
2. Përcaktim i qartë i prioriteteve dhe objektivave të organizatës. Stafi i di saktësisht detyrat e ngarkuara dhe procedurën për arritjen e tyre.
3. Monitorim i vazhdueshëm i punës. Përdorimi i një sistemi të vlerësimit të performancës ju lejon të monitoroni vazhdimisht se si po shkojnë gjërat në kompani në çdo fazë të punës së çdo punonjësi. Prandaj, të gjitha dështimet e mundshme mund të parandalohen, në vend që të eliminohen pasojat e tyre.
4. Tërheqja e profesionistëve. Kriteret e qarta për vlerësimin e punës bëjnë të mundur vendosjen e pagave të drejta, në varësi të arritjeve personale të secilit punonjës. Ata që dinë dhe mund të bëjnë më shumë do të jenë në gjendje të arrijnë një nivel të lartë, dhe për këtë arsye të marrin më shumë.
5. Kursimi i parave të kompanisë.

Kur puna është bërë në mënyrë korrekte, arrihen treguesit e performancës së KPI. Prandaj, të gjithë specialistët, aktivitetet e të cilëve janë të ndërlidhura duhet të dinë se çfarë është. Në këtë mënyrë, përgjegjësitë personale të çdo punonjësi janë të ndërthurura ngushtë me qëllimet strategjike të kompanisë.

Shembuj për departamentin e tenderit

Secili departament i kompanisë mund të përdorë treguesit e vet të performancës KPI, shembujt e tyre janë mjaft të thjeshtë:

1. Cilët tregues mund të llogariten në departamentin e tenderit? Për blerësin, ky mund të jetë numri i ndryshimeve të bëra në planin e prokurimit publik dhe plani i prokurimit publik, numri i tenderëve të përfunduar me sukses, përqindja e procedurave të dështuara nga vëllimi i përgjithshëm i prokurimit konkurrues, numri i prokurimeve konkurruese në të cilat vetëm u dorëzua një aplikim dhe u njoh i përshtatshëm, e kështu me radhë.
2. Në punën e një menaxheri, ju mund të vlerësoni shumën e çekut mesatar, vëllimit të shitjeve; numri i klientëve të rregullt që janë tërhequr, etj.
3. Për një kontabilist, është e rëndësishme që të mos ketë gjoba nga organet inspektuese dhe që raportet të dorëzohen në kohë; numri i sqarimeve të të dhënave, mungesa e komenteve gjatë auditimeve apo inspektimeve.

Lista vazhdon dhe vazhdon. Është e rëndësishme të mbani mend një gjë: për të qenë në gjendje të vlerësoni përputhshmërinë e punës me kriteret e dhëna, është e nevojshme të dokumentoni me kujdes çdo hap dhe veprim të punonjësit. Çdo hallkë që mungon lehtë mund të rrëzojë të gjithë sistemin e krijuar.

Sot, praktikisht nuk ka drejtues të kompanisë që nuk kanë përdorur kurrë tregues të performancës së KPI. Shkurtesa që të gjithë e njohin qëndron për "Treguesit kryesorë të performancës", që do të thotë "treguesit kryesorë të performancës". Në mjedisin rus, KPI-të interpretohen pak më ndryshe, duke matur efikasitetin e një ndërmarrje, e cila në thelb nuk ndryshon nga interpretimi origjinal.

Pyetjet kryesore të artikullit:

• Cili është treguesi i KPI?
• Treguesit kryesorë të KPI
• Zbatimi i KPI-ve në praktikë
• Shembuj të treguesve të KPI

Çfarë është KPI?

KPI është një grup treguesish me të cilët vlerësohet performanca e një kompanie, departamenti ose individi. Tregues të tillë, duke krahasuar detyrat e caktuara me rezultatet e marra, vlerësojnë se sa janë arritur qëllimet e caktuara.

Karakteristikat kryesore të vlerësuara nga treguesit e KPI:

• rezultati produktiv është ajo që synojnë aktivitetet e ndërmarrjes, d.m.th. fitimi neto i marrë, vëllimet e produkteve të shitura, të ardhurat nga shitjet, vëllimet e produkteve të prodhuara, pjesa e tregut të zënë nga ndërmarrja, numri i klientëve të blerë, vlerësimet pozitive të tyre, imazhi, etj.;
• efekt indirekt - rezultate që janë të pafavorshme për kompaninë: borxhet, qarkullimi i tepërt i stafit, etj.;
• kostot e burimeve - të gjitha kostot e bëra nga prodhimi;
• kostot e kohës - sasia e kohës së shpenzuar për detyra;
• një vlerësim objektiv i efektit produktiv (i dobishëm) është treguesi kryesor i KPI që karakterizon efikasitetin; Ky tregues llogaritet duke lidhur rezultatin produktiv (efekti i dobishëm) me shumën e të gjitha kostove (burimet dhe kohën).

Video me temë: si të përcaktohet saktë KPI

Treguesit kryesorë të KPI

Më shpesh, treguesit e KPI përdoren nga zinxhirë të mëdhenj të shitjes me pakicë që zotërojnë një numër të madh degësh. Është më e lehtë për ekipin e menaxhimit të zyrës qendrore të vlerësojë performancën e kompanisë në një plan, duke përdorur një sërë treguesish specifikë. Në bazë të të cilave është e lehtë të gjurmosh këtë apo atë prirje. Në bizneset e mesme dhe të vogla, përdorimi i sistemit të treguesve të KPI është më kompleks në aspektin e vlerësimit, por megjithatë përdoret mjaft shpesh.

Çdo menaxher ka të drejtë të zgjedhë në mënyrë të pavarur numrin e kërkuar të treguesve të KPI. Kriteri kryesor në zgjedhje është lehtësia e llogaritjes së vlerave. Është gjithashtu e rëndësishme të mbani mend se treguesi i përzgjedhur duhet të analizojë plotësisht rezultatin e aktivitetit.

Ndër treguesit e përdorur për të analizuar performancën, më të përdorurit janë:

• treguesi i vëllimit të shitjeve - janë analizuar pranimet në para nga mallrat e shitura;
• shkalla e qarkullimit të stafit është raporti % i numrit të punonjësve të punësuar dhe të pushuar nga puna për një periudhë të caktuar;
• tregues i standardeve të shërbimit - % shprehje e vlerësimit sekret të cilësisë së shërbimit.

Në varësi të qëllimeve të analizës, fushës së veprimtarisë dhe specifikave të punës së kompanisë, treguesit mund të jenë të ndryshëm.

Zbatimi i KPI-ve në praktikë

Ekzistojnë disa metoda themelore për përdorimin e listës më optimale të treguesve të KPI. Sidoqoftë, praktika shumëvjeçare ka nxjerrë rregullin kryesor "10/80/10", ku:

• 10 është numri i treguesve kryesorë për vlerësimin e rezultatit të marrë;
• 80 është numri i treguesve që vlerësojnë aktivitetet e prodhimit (operativ);
• 10 është numri i treguesve me të cilët vlerësohet performanca.

Vlen të kuptohet se parimi kryesor i përdorimit të një sistemi KPI është aftësia për të menaxhuar dhe kontrolluar marrjen e rezultateve të nevojshme, d.m.th. kompania, departamenti ose punonjësi individual që i është besuar zbatimi i analizës së KPI duhet të ketë të gjithë autoritetin për të ndikuar në ecurinë e marrjes së treguesve të nevojshëm për analizën e mëtejshme të KPI.

Ekzistojnë gjithashtu disa parime të tjera që lehtësojnë shumë procesin e analizës së KPI:

• parimi i partneritetit - duhet të kuptoni se për të marrë rezultatin më pozitiv të çdo aktiviteti, është e nevojshme puna kohezive e të gjithë kompanisë, nga menaxhimi tek personeli i shërbimit;
• parimi i përmirësimit - thelbi i këtij parimi është që menaxhmenti i kompanisë duhet të jetë i gatshëm për të trajnuar ekipin, për të kryer një program për të përmirësuar aftësitë e disa punonjësve, etj. për të arritur rezultatin e dëshiruar;
• parimi i rritjes së përgjegjësisë - ky parim nënkupton që duke prezantuar analizën e KPI-së është e mundur të rritet pavarësia e punonjësve në marrjen e vendimeve të menaxhimit;
• parimi i pajtueshmërisë me strategjinë e analizës dhe treguesit e fituar - qëllimi i parimit është të merren rezultate optimale të analizës së KPI që plotësojnë kërkesat themelore të strategjisë për analizimin e treguesve të performancës.

Shembuj të treguesve të KPI

Kur zbatohet një sistem për analizimin e treguesve të performancës së KPI, menaxhmenti shpesh pyet veten se si llogaritet saktësisht KPI. Ju mund të dilni me një listë të tërë treguesish, por duhet të mbani mend se secili tregues duhet të identifikojë një qëllim specifik të analizës. Për të zhvilluar një sistem efektiv të analizës së KPI për punonjësit, para së gjithash është e nevojshme të nisemi nga detyrat dhe funksionet që janë përgjegjësitë e tyre të punës. Për shembull, efektiviteti i një menaxheri shitjesh mund të vlerësohet nga numri i transaksioneve të mbyllura, vlerësimet e klientëve për punën e menaxherit, etj.

Ekzistojnë disa kushte për kryerjen e analizës së KPI (zbatohet për çdo strukturë biznesi):

1. Një numër i caktuar kriteresh për vlerësimin e efektivitetit (jo më shumë se 10 parametra, më optimali është 5).
2. Logjika. Asnjë nga kriteret nuk duhet të kundërshtojë apo neutralizojë tjetrin.
3. Monitorimi i zbatimit të detyrave të analizës së KPI.

KPI të menaxhmentit të kompanisë dhe vartësve

Në përgjithësi, sistemi i treguesve të KPI për personelin drejtues dhe vartës është i njëjtë. Gjëja kryesore është që treguesit e përzgjedhur të plotësojnë kërkesat e mëposhtme:

• matshmëria;
• specifikat;
• realizëm;
• qëndrueshmëri;
• siguri në kohë.

"Pro" dhe "kundër" kryesore të përdorimit të treguesve të KPI në praktikën e ndërmarrjes

Kryerja e një analize të treguesve të performancës së KPI në një kompani ka anët pozitive dhe negative.

Përparësitë e analizës KPI përfshijnë:

• rezultati i zbatimit të KPI, si rregull, është motivimi më i madh i punonjësve për të kryer me ndërgjegje detyrat dhe funksionet e tyre të prodhimit;
• çdo punonjës i kompanisë merr një listë specifike të rezultateve të kërkuara;
• punonjësit mund të vlerësojnë qartë kontributin e tyre në arritjen e qëllimeve të kompanisë;
• menaxhmenti ka gjithmonë informacion të përditësuar për punën e secilit punonjës, gjë që rrit kontrollin e cilësisë mbi kryerjen e detyrave zyrtare nga punonjësi.

Disavantazhet kryesore përfshijnë:

• ndonjëherë ndodh që produktiviteti i ulët i një departamenti të lë një gjurmë negative në produktivitetin e lartë të një punonjësi të caktuar, si rezultat punonjësi mund të largohet pa marrë një vlerësim të duhur të punës së tij;
• jo të gjithë punonjësit marrin stimuj financiarë si rezultat i arritjes së qëllimeve të tyre. Për shembull, stafi administrativ do të mbetet pa punë nëse qëllimi i analizës ishte rritja e fitimit neto, ata thjesht nuk do të kenë mundësi të provojnë veten;
• Ndonjëherë, rezultati i analizës së KPI është i ashtuquajturi motivim i kundërt. Ato. Në vend të shpërblimeve për rezultatet e arritura, punonjësit nuk marrin asgjë, ndërsa ata që nuk korrigjojnë detyrën gjobiten ose dënohen.