تسجيل T2. تعبئة بطاقة T2 (عينة)

في بعض الأحيان، يمكن فقط وجود البطاقة الشخصية تأكيد تجربة العمل لدى صاحب عمل معين.

القراء الأعزاء! تتحدث المقالة عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية، ولكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- الاتصال بالاستشاري:

يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع و7 أيام في الأسبوع.

إنه سريع و مجانا!

تم تجميع هذه الوثيقة للدولة بأكملها دون استثناء. كيف يتم إصدار بطاقات الموظفين لعام 2020 باستخدام نموذج T-2؟

في تدفق المستندات المقبول عمومًا، تعد البطاقة الشخصية مستندًا خاصًا يتم ملؤه لجميع الموظفين دون استثناء في مكان العمل.

وينطبق هذا أيضًا على العمال المؤقتين والموسميين. يتم إنشاء مستند بعد توقيع اتفاقية العمل. كيفية إصدار بطاقة شخصية للموظف بشكل صحيح باستخدام نموذج T-2 في عام 2020؟

نقاط مهمة

الغرض من استخدام بطاقات الموظفين الشخصية من قبل المنظمة هو ضمان المحاسبة الكاملة.

بموجب القانون، يتعين على أي صاحب عمل النظر في إنشاء هذه الوثيقة لكل موظف.

لإنشاء المستند، يتم استخدام نموذج موحد يسمى T-2. تم قبولها.

ظل هيكلها الأولي دون تغيير منذ عام 2004. يتم إنشاء فهرس البطاقات بناءً على البطاقات الشخصية.

يتم تخزين البطاقات في خزانة الملفات بالترتيب الأبجدي. ونتيجة لهذا، إذا لزم الأمر، يمكنك العثور بسرعة على معلومات حول موظف معين.

مع وجود عدد كبير من الموظفين، يمكن تنظيم قاعدة المستندات حسب الأقسام. لا توجد ضوابط خاصة فيما يتعلق بإعداد فهرس البطاقات بناء على البطاقات الشخصية للموظفين.

الشرط الوحيد الذي ينص عليه القانون هو أن أي شخص رسميًا يجب أن يكون لديه مثل هذه البطاقة.

ما تحتاج إلى معرفته

لا يحدد التشريع الحالي مواعيد نهائية صارمة لإنشاء بطاقة الموظف الشخصية. يعتبر من الأنسب إصدار T-2 في وقت تعيين الشخص.

على الرغم من أن الفجوة الزمنية الصغيرة لا تعتبر انتهاكًا خطيرًا. الشيء الرئيسي هو تكرار العلامة الموجودة على البطاقة التي تم إجراؤها أثناء التوظيف.

عادة يتم تعبئة البطاقة الشخصية للموظف بعد إصدار الوثيقة المناسبة.

لإصدار البطاقة، يلزم تقديم مستندات معينة، والتي تصبح أساسًا لعرض المعلومات والتأكد من دقتها.

على وجه الخصوص، تحتاج إلى:

• أمر القبول للموظفين ؛
• جواز السفر أو وثيقة أخرى تؤكد البيانات الشخصية؛
• تاريخ التوظيف؛
• شهادة تأمين تأمين التقاعد الحكومي ؛
• وثائق التسجيل العسكري؛
• الوثائق المتعلقة بالتعليم، والحصول على مهنة، والمؤهلات، وامتلاك المعرفة الخاصة؛
• المعلومات المعلنة عن نفسه شخصيا من قبل الموظف.

مهم! قد تتطلب تفاصيل بعض أنواع الأنشطة تقديم وثائق إضافية.

إذا لم تكن معلومات البطاقة كاملة بما فيه الكفاية دون أي معلومات، فإن صاحب العمل ملزم بطلب البيانات اللازمة.

لأي غرض تم تشكيلها؟

في كثير من الأحيان، تتم مقارنة البطاقة الشخصية عن طريق الخطأ مع الاستبيان أو الورقة الشخصية المخزنة بواسطة خدمة شؤون الموظفين. ولكن يتم تعبئة هذه الأوراق مباشرة من قبل الموظف نفسه وعند قبولها في المنظمة.

أما البطاقة الشخصية فيتم تعبئتها من قبل موظف شؤون الموظفين مسترشدا بالأمر عند قبوله في الوظيفة. في هذه الحالة، وجود الوثيقة إلزامي.

وفقا لقرار دائرة الإحصاء الفيدرالية رقم 1 بتاريخ 5 يناير 2004، يتعين على جميع المنظمات الاحتفاظ بالبطاقات الشخصية للموظفين.

ولكن تجدر الإشارة إلى أن هذا الشرط لا ينطبق على رواد الأعمال الأفراد. كما ذكرنا سابقًا، يتم استخدام نموذج T-2 لإنشاء البطاقة.

تتم طباعة هذا على نماذج خاصة بتنسيق 2A4 برمز OKUD 0301002. ويتم إنشاء البطاقة في نسخة واحدة.

الغرض الأساسي من إنشاء البطاقات الشخصية هو تلخيص كافة المعلومات الضرورية في مستند واحد.

وهذا يلغي الحاجة إلى دراسة كمية كبيرة من الوثائق بحثًا عن البيانات الضرورية.

كما أنه ليست هناك حاجة لطلب المستندات اللازمة من الموظف في كل مرة، إذا لزم الأمر. جميع البيانات الضرورية موجودة في البطاقة.

عندما تحتاج إلى توضيح بعض المعلومات المتعلقة بموظف معين، فمن السهل العثور على ملف شخصي في خزانة الملفات العامة وإلقاء نظرة على السجلات اللازمة.

تنقسم البطاقة الشخصية للموظف حسب محتواها إلى أقسام من النوع التالي:

• معلومات عامة؛
• بيانات التسجيل العسكري؛
• معلومات حول التوظيف والتغييرات المهنية؛
• بيانات الشهادة؛
• معلومات حول المؤهلات وتحسينها؛
• معلومات عن التدريب المهني؛
• بيانات عن الحوافز والجوائز وما إلى ذلك؛
• معلومات حول ؛
• المزايا التي ينص عليها القانون؛
• معلومات إضافية؛
• معلومات حول سبب الفصل.

الأساس القانوني

بالنسبة للمؤسسات التجارية، اعتبارًا من 1 يناير 2013، يُسمح لها بتطوير قوالبها الخاصة للوثائق الأولية، واستبدال العينات القياسية بها.

علاوة على ذلك، ووفقًا لرسالة وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم 3-10/2012، فإن النماذج القياسية للوثائق الأولية التي أنشأتها الهيئات المعتمدة وفقًا للوائح الفيدرالية الأخرى تعتبر غير قابلة للتغيير للاستخدام.

لم تذكر الرسالة نموذج T-2. وهذا يثير التساؤل حول ما إذا كان من الممكن إنشاء نموذج البطاقة بشكل مستقل.

يتم شرح الوضع بالإيجاب. ولكن يعتبر استخدام وثيقة موحدة أكثر ملاءمة.

علاوة على ذلك، تشير بعض المعايير إلى أن نموذج البطاقة الشخصية للموظف T-2 إلزامي للاستخدام:

وبالتالي يفضل اتخاذ النموذج القياسي كأساس. إذا لزم الأمر، يمكنك تعديله قليلاً، أو إضافة الأسطر المفقودة أو إزالة الأسطر غير الضرورية.

إجراءات ملء نموذج T-2 للبطاقة الشخصية للموظف

تتضمن الخريطة النموذجية أربع صفحات. ينقسم جزء المعلومات بأكمله إلى إحدى عشرة كتلة.

يتم تسجيل البطاقة من قبل موظف في قسم شؤون الموظفين، أو في حالة عدم وجوده، من قبل رئيس المنظمة.

يحتوي T-2 على العديد من الفروق الدقيقة المهمة:

• يتم إعداد الصفحتين الأوليين عند تعيين موظف جديد. الثالث والرابع
• تم تصميم الصفحة في طور النشاط؛
• يتم إنشاء البطاقة بناءً على المستندات المقدمة من قبل الموظفين؛
• عند الإنشاء، يُسمح لك باستخدام الكمبيوتر؛
• لا يحق للموظف نفسه ملء البطاقة.

لمعلوماتك! لا يُطلب من رواد الأعمال الأفراد إنشاء بطاقات شخصية للموظفين.

لكنهم عادةً ما يقومون أيضًا بإنشاء خرائط وفقًا لرغباتهم، مما يسهل أنشطة الإدارة إلى حد كبير.

كيف يتم تجميع الوثيقة

بعد قيام مسؤول الموارد البشرية بملء النموذج، يجب على الموظف التأكد من صحة المعلومات المقدمة. وبعد قراءة النموذج يقوم بالتوقيع على الصفحة الثانية في نهاية القسم الثاني.

القواعد الأساسية لإصدار البطاقة هي كما يلي:

اسم المنظمة مكتوب بدون اختصارات	يُسمح بالنموذج المختصر فقط إذا تم تحديده في الوثائق التأسيسية
رقم الموظف في الجدول الزمني هو ستة أرقام كحد أقصى	لا يتغير تعيين الرقم حتى الفصل، بغض النظر عن التحركات الداخلية
رقم شهادة التأمين ورقم التعريف الضريبي (TIN).	يتوافق مع النسخ الأصلية
في عمود "الأبجدية".	تتم كتابة الحرف الأول من الاسم الأخير للموظف
طبيعة نشاط العمل مكتوبة	"الدوام المؤقت"
يتم تحديد نوع العمل بشكل كامل	بواسطة الرئيسية
يشير رمز الحرف إلى الجنس	"م"، "ف"
موصوفة بالكامل	الاسم الكامل
وفقا لبيانات جواز السفر، يتم كتابة تاريخ الميلاد بالكامل في جزء النص	على سبيل المثال، "1 يناير 1980". قيمة الكود مكتوبة بالتنسيق الرقمي - "1980/01/01". عند تحديد مكان الميلاد يجب مراعاة أن حجم الإدخال يجب ألا يتجاوز مائة حرف
رمز الإقامة	تم التثبيت وفقًا لموافقة OKATO
يشار إلى وجود جنسية محددة بالكامل	يتم ترميز المواطنة وفقًا لـ OKIN. الجنسية الروسية – “1”، مزدوج – “2”، أجنبي – “3”، عديم الجنسية – “4”
اللغة (اللغات) مكتوبة بدون اختصار	ماذا يملك الموظف؟ يشير الرمز إلى مستوى الكفاءة. طلاقة - "3"، محادثة متوسطة - "2"، مع قاموس - "1"
تعليم التسجيل والترميز	تم تنفيذه وفقًا لـ OKIN وOKSO
يتم كتابة مؤهلات الدبلوم على النحو التالي:	التخرج من الجامعة - يتم تسجيل درجة "البكالوريوس"، "الماجستير"، "التخصص"؛ التخرج من مؤسسة تعليمية ثانوية - "فني"، "تاجر"، "محاسب"، "مدير"، وما إلى ذلك؛ بالنسبة لدرجة "البكالوريوس" أو "الماجستير"، يتم تحديد محور المعرفة؛ بعنوان "متخصص" - يتم تعيين تخصص معين
المهنة مكتوبة بالكامل	بناءً على أمر التوظيف وفقًا لـ OKPDTR
يتم احتساب الخبرة في العمل	بناءً على كتاب العمل والوثائق الأخرى التي تثبت الخبرة في العمل
يتم تسجيل الحالة الاجتماعية وترميزها	وفقًا لـ OKIN، من "1" إلى "5"
يشمل تكوين العائلة	أفراد الأسرة فقط مع درجة العلاقة المحددة
وفقا لجواز السفر، تتم الإشارة إلى بيانات جواز السفر	يتم تسجيل كل من عنوان التسجيل وعنوان السكن الحقيقي. يعرض رقم هاتف جهة الاتصال للموظف وأرقام أقاربه المقربين

يتم إعداد قسم "التسجيل العسكري" بناءً على البطاقة العسكرية وبطاقة الهوية للشخص الخاضع للتجنيد.

في عملية أنشطة الموظفين اللاحقة، يتم وضع الأقسام التالية:

• "التوظيف والنقل إلى وظيفة أخرى"؛
• "شهادة"؛
• "تمرين"؛
• "الحوافز والمكافآت"؛
• "أجازة"؛
• "المنافع الاجتماعية"؛
• "معلومات إضافية"؛
• "أسباب الفصل".

موقعة من قبل

بعد ملء نموذج T-2 وتوقيع الموظف وتحديد التاريخ، يتم توقيع المستند من قبل موظف شؤون الموظفين.

عند ملء جميع الأقسام، يتم توفير المعلومات مع مراجع للوثائق والأوامر واللوائح والقوانين الفيدرالية واللوائح المحلية ذات الصلة.

فيديو: الملف الشخصي للموظف

عند إغلاق البطاقة الشخصية، يقوم ضابط شؤون الموظفين والموظف نفسه بوضع توقيعهما. وهذا يؤكد أن جميع البيانات المدخلة صحيحة.

إذا تم إجراء تغييرات على البطاقة، فسيتم اعتمادها أيضًا من خلال توقيع الشخص المسؤول والموظف. لا يُنصح باستبدال البطاقة بالكامل، حيث سيكون من الصعب جدًا استعادة المعلومات.

ملء العينة

في كثير من الأحيان، عند التقدم بطلب للحصول على بطاقة T-2، يرتكب ممثلو قسم شؤون الموظفين أخطاء. ولا تشكل هذه أي عواقب خاصة، ولا تضر الموظف.

ولكن إذا كان هناك عدد كبير من الأخطاء، فقد يتم تغريم قسم الموارد البشرية بسبب سوء جودة العمل.

يعكس النموذج الموحد T2 "البطاقة الشخصية للموظف" معلومات كاملة عن الموظف ونشاط عمله. مع الأخذ في الاعتبار خطط الحكومة لتحويل تدفق مستندات الموظفين إلى نموذج إلكتروني رقمي، تصبح بطاقة نموذج T2 المصدر الرئيسي للمعلومات حول الموظف، والتي يجب إدخالها في قاعدة البيانات.

من المقال سوف تتعلم:

ما هي المنظمات التي يجب أن تحافظ على نموذج T2؟

يعد ملء نموذج T2 إلزاميًا لجميع المنظمات، بغض النظر عن شكلها التنظيمي والقانوني (وفقًا للفقرة 2 من قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1 و12، 41 من القواعد المعتمدة بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 16 أبريل 2003 رقم 225، والمشار إليه فيما بعد بالقواعد).

يتم ملء البطاقة الشخصية للنموذج T2 في أول يوم عمل للموظف الجديد، بعد توقيع عقد العمل معه بالفعل. وفي وقت لاحق، يتم إدخال جميع التغييرات والمعلومات الحالية حول أنشطة العمل فيه ويتم تكرار جميع الإدخالات التي تم إدخالها في دفتر العمل. يتم إغلاق البطاقة في يوم إقالة الموظف بالتزامن مع إصدار دفتر العمل. وآخر قيد فيه هو أن الكتاب تم استلامه شخصيا مصدقا بتوقيع الموظف المستقيل.

في حالة إعادة توظيف الموظف الذي سبق فصله من المؤسسة، يتم إصدار بطاقة شخصية جديدة له من النموذج T2، حيث أن الوثيقة السابقة كانت مغلقة مع ما يفيد إنهاء عقد العمل معه. نموذج T2 تحميليمكنك على بوابتنا الإلكترونية.

إذا تم استكمال نموذج البطاقة الشخصية T2 قبل 1 يناير 2003، تكون مدة تخزينها 75 عامًا، وإذا كانت لاحقة، فيجب تخزينها لمدة 50 عامًا. يتم الاحتفاظ بالبطاقات الشخصية لموظفي الحكومة لمدة 75 عامًا، بغض النظر عن تاريخ إغلاقها.

إذا تم الاحتفاظ بنموذج T2 الموحد في المؤسسة في شكل إلكتروني، فلا يزال يتعين طباعته، نظرًا لأن البيانات المدخلة فيه شؤون الموظفينيجب تأكيده بتوقيع الموظف. لا يهم الورق الذي تُطبع عليه البطاقات الشخصية (العادية أو عالية الكثافة)، ولكن يمكن تحديده من خلال اللوائح المحلية. على سبيل المثال، تعليمات إدارة شؤون الموظفين.

تم تصميم نموذج T2 الموحد بحيث يحتوي على جميع المعلومات الممكنة عن الموظف ونشاط عمله. إذا تم الاحتفاظ بالبطاقات الشخصية في إحدى المؤسسات على الورق، فيمكن بسهولة رقمنة المعلومات المدخلة فيها ونقلها إلى أي قاعدة بيانات وأي نظام آلي لسجلات الموظفين. وهذا مهم بشكل خاص فيما يتعلق بالرقمنة المخطط لها تدفق وثائق الموظفين‎التعريف بدفاتر العمل والعقود الإلكترونية.

نموذج البطاقة الشخصية T2 يمكنك تحميل النموذج .

ما هي المعلومات التي تحتوي عليها استمارة البطاقة الشخصية T2؟

عند التقدم للتوظيف نموذج T2 البطاقة الشخصية للموظف يتم تعبئة النموذج على أساس المستندات التي يجب على الموظف تقديمها عند التوقيع عقد التوظيف(وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي):

• دفتر العمل؛
• جواز سفر؛
• البطاقة العسكرية (للمسؤولين عن الخدمة العسكرية)؛
• وثيقة حول التعليم؛
• شهادات تأمين التقاعد الحكومي (SNILS) ؛
• شهادة التسجيل لدى مكتب الضرائب (TIN)؛
• وثائق أخرى (السجل الطبي، رخصة القيادة، تأكيد التدريب المتقدم، شهادة جوائز الدولة التي تم الحصول عليها، شهادة الإعاقة، وما إلى ذلك).

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تحتوي بطاقة نموذج T2 على المعلومات التي يتم إدخالها وفقًا للموظف:

• أرقام هواتف الاتصال الخاصة به وعنوان البريد الإلكتروني؛
• معلومات حول تكوين الأسرة وتواريخ ميلاد أفرادها؛
• مستوى إتقان اللغة الأجنبية، الخ.

هيكل النموذج الموحد T2

يتكون نموذج بطاقة الموظف الشخصية من أحد عشر قسمًا:

1. معلومات عامة.
2. معلومات حول التسجيل العسكري.
3. التعيين والنقل إلى وظائف أخرى.
4. شهادة.
5. تمرين.
6. إعادة التدريب المهني.
7. الجوائز (الحوافز) والألقاب الفخرية.
8. أجازة.
9. المزايا الاجتماعية التي يستحقها الموظف وفقا للقانون.
10. معلومات إضافية.
11. أسباب إنهاء عقد العمل (الفصل).

يحق للمؤسسات غير المدرجة في الميزانية تطوير نموذج T2 بشكل مستقل وإدراج بعض الأقسام المحددة فيه فقط.

يتكون نموذج البطاقة الشخصية لموظف T2 من أربع صفحات. يتم عرض عينة أدناه.

نموذج من تعبئة استمارة البطاقة الشخصية T2

لملء نموذج T2 الموحد، ستحتاج إلى مصنفات المعلومات: OKIN، وOKSO، وOKPDTR، وOKATO. يتم ترميز المعلومات المدخلة حول المؤسسة والموظف وفقًا لها بدقة. يتم تنظيم إصدار البطاقة الشخصية بموجب القواعد المعتمدة بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 16 أبريل 2003 رقم 225.

يشير رأس المستند إلى اسم المؤسسة ورمز OKUD وOKPO الخاص بها.

الجزء العلوي من نموذج T2 عبارة عن جدول تشير أعمدته إلى:

1. رقم الموظف الفريد الذي يتم تعيينه له عند التوظيف ولا يتغير طوال حياته المهنية في المنظمة؛
2. رقم تعريف دافع الضرائب (TIN)، والذي في حالة عدم وجوده يجب ترك الخلية فارغة؛
3. رقم شهادة صندوق تأمين التقاعد، والتي يجب على صاحب العمل، في حالة عدم وجود هذه الوثيقة، إصدارها للموظف بشكل مستقل؛
4. الحرف الذي يبدأ به الاسم الأخير للموظف الجديد؛
5. يتم تعيين الموظف على أساس دائم أو مؤقت؛
6. ما إذا كان مكان العمل سيكون مكان عمله الرئيسي أو سيعمل بدوام جزئي؛
7. جنس العامل .

النموذج T2، عينة من ملء الجزء الرئيسي معروضة أدناه.

تشرح القواعد بوضوح وبالتفصيل كيفية ملء نموذج T2 بشكل صحيح. وسنلفت انتباهكم إلى بعض الفروق الدقيقة التي ينبغي مراعاتها عند إدخال البيانات في تلك الأقسام، والتي يثير استكمالها معظم التساؤلات.

قسم "معلومات عامة" من النموذج T2

عند إدخال معلومات حول الاسم الأخير للموظف والاسم الأول والعائلي في الفقرة 1، حاول ترك مساحة كافية بحيث إذا قام الموظف بتغيير اسمه الأخير، فيمكن إدخال بيانات شخصية جديدة. وفي الفقرة 2 يُشار إلى شهر الميلاد بالحروف، ويُكتب تاريخ وسنة الميلاد بالأرقام. في خلية الرمز، يتم كتابة تاريخ الميلاد بالتنسيق DD.MM.YYYY.

عند ملء الفقرات 4 و5 و6 من قسم "المعلومات العامة" في نموذج T2، يتم استخدام تشفير OKIN. لذلك، في الفقرة 4، أدخل الرمز:

• 1، إذا كان الموظف مواطنا روسيا؛
• 2، إذا كان مزدوج الجنسية وأحدهما روسي؛
• 3 إذا كان الموظف الجديد مواطن دولة أجنبية;
• 4- إذا لم يكن لديه أي جنسية.

في الفقرة 5، تحتاج إلى الإشارة إلى درجة إتقان اللغات الأجنبية، استخدم الرموز:

• 1، إذا كان الموظف يقرأ ويترجم باستخدام القاموس؛
• 2، إذا كان يستطيع القراءة والتعبير عن نفسه بحرية؛
• 3- إذا كان يجيد لغة أجنبية.

تحتوي النقطة 6 على معلومات حول التعليم وفي هذه الحالة، يتم استخدام رموز OKIN اعتمادًا على وقت تلقي التعليم - قبل أو بعد 1 سبتمبر 2013. لملء المعلومات حول المهنة في القسم الأول من نموذج T2 الموحد، استخدم مُرمز OKPDTR.

عند إدخال معلومات حول مدة الخدمة في الفقرة 8، يجب الأخذ في الاعتبار أن مفهوم "خبرة العمل المستمر" لم يعد مستخدمًا، لذا ستحتاج في هذه الخلية إلى الإشارة إلى إجمالي الخبرة التأمينية للموظف.

عند قيامك بملء الفقرة 10 التي تسرد تكوين عائلتك، يرجى ملاحظة أنك تحتاج إلى الإشارة إلى أقرب أقربائك، والذين يشملون:

• الزوجة أو الزوج؛
• أطفال؛
• آباء؛
• الأشقاء والأخوة غير الأشقاء؛
• الأوصياء أو الأشخاص الذين كان الموظف تحت رعايتهم أو يكون الموظف تحت رعايته.

قسم "معلومات عن التسجيل العسكري" من النموذج T2

في هذا القسم، إذا كان الموظف مسؤولاً عن الخدمة العسكرية، يتم إدخال البيانات على أساس هويته العسكرية أو الشهادة المؤقتة الصادرة بدلاً من البطاقة العسكرية، بالإضافة إلى الشهادة الصادرة للمجندين من مواطني الاتحاد الروسي.

قسم "التعيين والنقل إلى وظيفة أخرى" من النموذج T2

الإدخال الأول في هذا القسم يتعلق بالتوظيف في هذه المنظمة. يتم إجراء الإدخالات اللاحقة على أساس طلباتكلا من التحويلات الدائمة والمؤقتة. لا يحتوي التشريع على إجابة واضحة حول ما إذا كان من الضروري عكس المعلومات المتعلقة بزيادة راتب الموظف في نموذج T2. ويعتقد الخبراء أن مثل هذه البيانات ضرورية.

ماذا تفعل إذا لم يكن هناك مساحة خالية في بعض أقسام نموذج T2 الموحد لإدخال البيانات

إذا تم ملء أحد أقسام نموذج T2، على سبيل المثال، "إجازة" بالكامل، فيمكن إجراء إضافة إلى المستند. يتم وضعها على ورقة منفصلة. ويكتب عليها العنوان: "الإضافة إلى البطاقة الشخصية للموظف" (نموذج رقم ت-2)، مع بيان تاريخ الانتهاء والبيانات الشخصية للموظف ووظيفته ووظيفته التقسيم الهيكليوتاريخ ورقم عقد العمل. تحت هذه المعلومات يتم تكرار جدول القسم المقابل من نموذج T2. يمكن إجراء مثل هذه الإضافات على أي من أقسامها.

وهو أحد الأشكال الموحدة لتوثيق المحاسبة الأولية لتسجيل العمالة ودفعها. تمت الموافقة على النموذج بقرار لجنة الدولة للإحصاء بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1. على الرغم من أن استخدام هذا النموذج ليس إلزاميًا اعتبارًا من 01/01/2013 (معلومات وزارة المالية رقم PZ-10/2012)، إلا أنه لا يزال يستخدم على نطاق واسع. وهذا ليس من قبيل الصدفة، فالبطاقة الشخصية تحتوي على كافة المعلومات التي يحتاجها صاحب العمل عن موظفيه.

ويمكن إضافة المعلومات غير الموجودة على البطاقة الشخصية هناك، حيث يمكن لصاحب العمل تغيير شكل ومحتوى نموذج T-2. لتسجيل بيانات أخرى عن الموظف، يمكن لصاحب العمل أيضًا إنشاء بطاقات أخرى مع النموذج الموحد. على سبيل المثال البطاقة الشخصية للسائق والتي راجعنا شكلها وعينتها في قسم منفصل.

من المهم أن تتذكر أنه عند جمع وتخزين البيانات الشخصية للموظفين، من الضروري التأكد من حماية بياناتهم الشخصية.

تتكون البطاقة الشخصية (نموذج T-2) من 11 قسم:

رقم المقطع	اسم القسم	ما هي المعلومات التي تنعكس
أنا	معلومات عامة	الاسم الكامل. الموظف، تاريخ ومكان الميلاد، معرفة اللغات الأجنبية، التعليم، الخبرة العملية، الحالة الاجتماعية، تكوين الأسرة، معلومات عن جواز سفر الموظف ومكان إقامته، إلخ.
ثانيا	معلومات حول التسجيل العسكري	فئة الاحتياط، الرتبة العسكرية، فئة اللياقة للخدمة العسكرية، الخ.
ثالثا	توظيف وينتقل إلى وظيفة أخرى	تواريخ وأسباب تعيين الموظف ونقله إلى وظيفة أو منصب أو راتب آخر وما إلى ذلك.
رابعا	شهادة	تواريخ الشهادات وقرارات اللجنة وما إلى ذلك.
الخامس	تمرين	مواعيد بدء وانتهاء التدريب، أنواع التدريب المتقدم، أسماء المؤسسات التعليمية، إلخ.
السادس	إعادة التدريب المهني	تواريخ البدء والانتهاء لإعادة التدريب والتخصص وما إلى ذلك.
سابعا	الجوائز (تشجع) والألقاب الفخرية	أسماء الجوائز أو الحوافز واسم ورقم وتاريخ الوثيقة التي هي أساس الجائزة (الحافز)
ثامنا	أجازة	أنواع الإجازات، مدد العمل التي تمنح عنها الإجازة، مدتها، تاريخ بدايتها ونهايتها، أسباب الإجازة
تاسعا	المنافع الاجتماعية، التي يستحقها الموظف وفقا للقانون	اسم المنفعة وأساسها ورقم وتاريخ وثيقة الحق في المنفعة
X	معلومات إضافية	على سبيل المثال، حول وقت الإزالة من العمل، وفترات التوقف عن العمل، وما إلى ذلك.
الحادي عشر	أسباب الإنهاء عقد العمل (الفصل)	ويشار إلى أساس الفصل وتاريخ الفصل وتفاصيل الأمر ذي الصلة.

تعد البطاقة الشخصية للموظف وثيقة عمل مهمة في تدفق المستندات لأي مؤسسة؛ وعادةً ما يُعهد بتنفيذها إلى خدمة شؤون الموظفين. يتم استخدامه لغرض المحاسبة الشاملة للموظفين ويحتوي على جميع المعلومات المهمة عنهم: بيانات جواز السفر، INN، SNILS، معلومات حول مكان الإقامة، التسجيل، نشاط العمل، التعليم، بالإضافة إلى معلومات موجزة عن العائلة.

تمت الموافقة على النسخة النهائية من النموذج الموحد T-2 بموجب تشريعات العمل. يتوجب على جميع المؤسسات إنشاء بطاقات شخصية لجميع الموظفين دون استثناء، بل وللبعض أكثر من واحد. يُعفى رواد الأعمال الأفراد من هذه الحاجة، لكن لديهم أيضًا الفرصة لتسجيلهم.

إن الحفاظ على البطاقات الشخصية ليس مجرد واجب، ولكن هذا النشاط يمكن أن يعود بفوائد كبيرة على المنظمة. يمكن لصاحب العمل في كثير من الأحيان استخدام البطاقات الشخصية لحماية مصالحه، واستخدامها للتأكد من مشروعية الاستقطاعات من رواتب الموظفين، والحساب الصحيح لمتوسط ​​عدد الموظفين، لحساب الضرائب، وما إلى ذلك، وتصف ممارسة التحكيم القضائي الكثير من الأمور المشابهة أمثلة.

للراحة، يسمح لصاحب العمل بإجراء التداول الإلكتروني للبطاقات الشخصية في نموذج T-2 تقريبا جميع الشركات الحديثة تستخدم هذه الفرصة: إنها عملية، إذا لزم الأمر، تجعل من السهل العثور على المواد المطلوبة. لكنه ملزم بطباعتها على الورق. يتم تبرير ذلك من خلال المحتوى الموجود في البطاقة الشخصية للحقول المخصصة لتوقيع الموظف، وكذلك موظف الموارد البشرية المسؤول عن صيانتها. نظرا لأن البطاقة الشخصية هي وثيقة للاستخدام والتخزين على المدى الطويل، عند طباعتها، يجب عليك استخدام ورق سميك بتنسيق A 4.

من المهم أن تتذكر أنه لا يوجد دليل واحد للتعامل مع البطاقات الشخصية، بخلاف الحل المذكور أعلاه، وبالتالي فإن المقالة ذات طبيعة استشارية في المقام الأول؛

معلومات عامة حول نموذج T-2 وتعقيدات ملئه

سيتم الرد على سؤال من يملأ ويحافظ على نماذج T-2 من خلال تعليمات لجنة الإحصاء الحكومية. ووفقا لهم، يتم إصدار البطاقات الشخصية من قبل موظف في خدمة شؤون الموظفين، وعندما لا يتضمن جدول التوظيف مثل هذا المنصب، من قبل شخص مرخص له بإجراء سجلات الموظفين أو رئيس المؤسسة. ويحظر على الموظف نفسه إجراء أي قيد في بطاقته الشخصية، باستثناء التوقيع الشخصي أثناء التوظيف أو تغيير الموظفين أو الفصل.

يحتوي نموذج T-2 على 11 قالبًا، مقسمة حسب الموضوع وموضعة في 4 صفحات. للحصول على فهم أكثر وضوحًا للهيكل وفهم ميزات التعبئة، نقترح عليك التعرف على النموذج. (رابط لتحميل النموذج)

لا ينظم القانون الإطار الزمني لإنشاء بطاقة T-2، وسيكون الخيار الأفضل هو إدراج هذا العنصر في مجموعة العمليات القياسية لتسجيل موظف جديد. ويرجع ذلك إلى القاعدة: من المؤكد أن القيد في دفتر عمل الموظف يتكرر بإدخال مماثل في بطاقته الشخصية. يتم إدخال المواد في نموذج T-2 بناءً على قائمة نموذجية من المستندات:

• ترتيب القبول للعمل
• عقد التوظيف
• تاريخ التوظيف
• سنيلز
• وثائق عن التعليم والتدريب المتقدم
• وثائق التسجيل العسكري (للأشخاص المسؤولين عن الخدمة العسكرية)

بعض المهن وأنواع العمل لها تفاصيلها الخاصة، وفي مثل هذه الحالات، قد تكون الأوراق الإضافية مفيدة. ويحق لصاحب العمل أن يطلبها من المرشح، إذا كان ذلك لا يتعارض مع التشريعات الحالية.

قد يعتبر طلب الإنذار النهائي لتقديم شهادة تعيين رقم التعريف الضريبي (TIN)، أو مرجع من مكان العمل السابق، أو شهادة تكوين الأسرة غير قانوني. يحظر طلب وثائق طرف ثالث، بما يتعارض مع تشريعات العمل الحالية في الاتحاد الروسي.

تعبئة البطاقة الشخصية بشكل صحيح في الأقسام

يوجد في أول صفحتين من نموذج T-2 عدد من الحقول لمختلف الرموز التي يجب ملؤها. ماذا اكتب؟ المعلومات الضرورية موجودة في عدد من المصنفات. ونؤكد على أنه يجب أن يكون لدى أخصائي الموارد البشرية إمكانية الوصول إليها؛ ولا يمكن طلب رموز من الشخص المتقدم لوظيفة. تعتمد محاسبة الموظفين في المؤسسة بشكل أساسي على استخدام برامج الكمبيوتر المتخصصة، على سبيل المثال، 1C، حيث يتم تضمين جميع هذه المصنفات، وبالطبع، يبسط هذا إلى حد كبير مهمة ضابط شؤون الموظفين، كل ما عليه فعله هو أدخل البيانات المخصصة للترميز في الحقول المناسبة واختر الرمز المناسب من القائمة المقترحة.

يتم كتابة اسم المنظمة في رأس النموذج دون اختصارات؛ وعادة ما يتم تدوين تاريخ إعداد البطاقة الشخصية في نموذج موحد (على سبيل المثال، 13/01/2014).

يجب تعيين رقم موظف لكل موظف تم تعيينه؛ وهذا مفيد لتنظيم ضبط الوقت وتحديد الهوية.

عند قبول موظف داخلي بدوام جزئي، لا ننسى تخصيص رقم موظف فريد له والتأكد من إنشاء بطاقة شخصية أخرى. يمتلك مثل هذا الموظف في النهاية رقمين وبطاقات فريدة للموظفين في نفس الوقت.

يتم إدخال المعلومات المتعلقة برقم دافع الضرائب الفردي بناءً على شهادة تعيين رقم التعريف الضريبي (TIN) المقدمة من الموظف المعين. إذا لم تكن الشهادة في متناول اليد، فسيظل الحقل المقابل فارغًا.

يُلزم التشريع الموظف، عند توقيع عقد العمل، بتقديم شهادة تأمين التقاعد الحكومي عن طريق القياس مع رقم التعريف الضريبي (TIN)، ونقوم بإدخال رقم SNILS في النموذج. إذا تم تسجيل الموظف لأول مرة فلن تكون الشهادة بين يديه ويتعين على صاحب العمل أن يصدر له SNILS، في هذه الحالة نترك الحقل فارغا، سيتم الدخول بعد استلام الشهادة.

يعد وجود عمود "الأبجدية" مناسبًا لتخزين وتسجيل البطاقات الشخصية. يتم تسجيل الحرف الأول من لقب الموظف المعين هنا.

الحقل التالي هو "طبيعة العمل"، وهنا يُشار إلى ما إذا كان الموظف معينًا بشكل دائم أو مؤقت. وبناء على ذلك، فإن عمود "نوع العمل" مخصص للحصول على معلومات حول ما إذا كان العمل هو العمل الرئيسي أو ما إذا كان الموظف يجمعه.

في العمود الأخير ندخل "ذكر" أو "أنثى"، على التوالي.

القسم 1 معلومات عامة

نبدأ بملء هذه الكتلة من البطاقة من خلال الإشارة إلى تفاصيل عقد العمل وكتابة رقمه وتاريخ إبرامه بالصيغة المألوفة الآن، كما في المثال أعلاه.

يجب كتابة الاسم الكامل للموظف بشكل مقروء وبدون اختصارات، وينصح بالبدء بالتسجيل إلى أقصى اليسار قدر الإمكان، في حالة إجراء تغييرات. لذلك، إذا تزوجت الموظفة في المستقبل وأخذت لقب زوجها، فمن المؤكد أن هذه الحقيقة ستنعكس في بطاقتها الشخصية.

في بند "تاريخ الميلاد"، يُشار إلى تاريخ وسنة الميلاد بالأرقام العربية، ويُكتب الشهر ككلمة بدون اختصارات (23 أبريل 1985). يتم تكرار التاريخ في حقل الكود بالتنسيق التقليدي dd/mm/yyyy.

يتم نسخ "مكان الميلاد" من وثيقة الهوية، مع الإشارة إلى نوع الوحدة الإدارية الإقليمية المسموح بها باستخدام الاختصارات المقبولة عمومًا.

يقوم ضابط شؤون الموظفين أيضًا بملء حقل "الجنسية" بناءً على البيانات الموجودة في جواز السفر.

عادة ما يتم تسجيل المعلومات المتعلقة بمعرفة اللغات الأجنبية مباشرة من كلمات الموظف أو بناء على نتائج الاختبار، إذا تم توفيرها للقبول في الوظيفة. هنا يتم توضيح درجة إتقان اللغة باستخدام الصيغ القياسية.

تعكس البطاقة الشخصية معرفة اللغات الأجنبية فقط فيما يتعلق باللغة الروسية. على سبيل المثال، لم تتم الإشارة إلى معرفة لغات التتار والأدمرت والجنسيات الأخرى.

يؤكد الموظف مستوى تعليمه من خلال تقديم المستندات والدبلومات والشهادات ذات الصلة. يتم نقل المعلمات الرئيسية إلى العنصر التالي على البطاقة.

لا يمكن عمل سجلات التعليم غير المكتمل (غير الكامل) بناءً على بطاقة الطالب أو دفتر العلامات أو كلمة شرف الموظف. يتم هذا الإدخال فقط عند تقديم شهادة أو دبلوم من مؤسسة تعليمية.

يتم إدخال "التعليم العالي غير الكامل" إذا كان الموظف قد أكمل معظم فترة الدراسة في إحدى الجامعات أو أكملها بالكامل، لكنه لم يدافع عن الدبلوم أو لم يجتاز امتحان الدولة.

إذا لم يكمل الموظف، أثناء دراسته في إحدى الجامعات، حتى نصف الدورة الدراسية، فستشير الفقرة 6 إلى "الثانوية (الكاملة) العامة".

ومن المستحسن الإشارة إلى اسم المؤسسة التعليمية بالكامل، ولكن إذا كان طويلاً جداً فمن المقبول استخدام الاختصارات. يشير هذا الحقل أيضًا إلى اسم وثيقة التعليم المقدمة وسلسلتها ورقمها وسنة إكمال التعليم والمؤهل والتخصص. تحتوي الفقرة 6 أيضًا على معلومات حول التدريب بعد التخرج.

من المعتاد إجراء إدخالات حول المهنة بناءً على خبرة العمل المنعكسة في كتاب العمل وجدول التوظيف وكلمات الموظف.

يتم حساب المعلومات حول مدة الخدمة بشكل أساسي بناءً على الإدخالات الموجودة في دفتر العمل. عندما يتم تعيين الموظف في وظيفته الأولى، يتم كتابة الأصفار في السطور أعلاه.

يتم تسجيل ما يسمى بالحالة الاجتماعية على أساس ختم جواز السفر وشهادة الزواج وشهادة الطلاق المقدمة من الموظف.

مهم! نحن نملأ حقل "الحالة الزوجية" فقط باستخدام صيغة OKIN؛ وعبارات "أعزب"، "متزوج"، "متزوج"، "مطلق"، إلخ. روائع الأدب الشعبي غير مقبولة.

البند التالي في القسم الأول هو «تكوين الأسرة»، ولا داعي لسرد جميع الأقارب المعروفين هنا، يكفي الإشارة إلى الأقرب منهم: الأم، الأب، الزوجة، الزوج، الابنة، الابن، الأشقاء. يقوم الموظف بالإبلاغ عن هذه المعلومات بناءً على قريب يعيش معه أو يعتمد عليه.

نقوم بنقل بيانات جواز السفر بعناية، بما يتوافق بدقة مع وثيقة الموظف. يتم نقل عنوان الإقامة الموجود في جواز السفر من ختم التسجيل. يجب الإشارة إلى العنوان الفعلي فقط عندما لا يكون مطابقًا للتسجيل؛ وقد يحتاج صاحب العمل إلى هذه البيانات في حالة التغيب على سبيل المثال أو إذا لم يأتي الموظف في يوم الفصل لاستلام دفتر العمل. ولا تنسى كتابة أرقام الهواتف.

القسم 2 معلومات حول التسجيل العسكري

عند إكمال كتلة الخدمة العسكرية، يتم استخدام أحد نوعين من الوثائق: تلك الموجودة في الاحتياطي توفر هوية عسكرية، ويحضر المجندون شهادة مواطن يخضع للتجنيد الإجباري.

يمكن العثور على جميع المعلومات الضرورية في الفقرات ذات الصلة من الوثائق المذكورة أعلاه.

يحدث أن فئة الملاءمة لم يتم تحديدها على الإطلاق، لا تنزعج، ضع "أ" افتراضيًا. لا تنس ملء الفقرة 7 بقلم رصاص بسيط، فستكون هناك حاجة إليها في المستقبل. وعند إدخال العلامة في النقطة 8، نتذكر أن المواطن يخضع لإلغاء التسجيل عند بلوغه الحد الأقصى للسن ولأسباب صحية.

وفي الصفحة الثانية في أسفل النموذج يقوم الموظف بالتوقيع بعد التأكد مسبقاً من صحة البيانات المسجلة، كما يوجد حقل يقوم فيه موظف شؤون الموظفين بالتوقيع بعد التحقق من البيانات المدخلة.

القسم الثالث التعيين والنقل إلى وظيفة أخرى

تكرر هذه الكتلة تقليديًا ما هو مكتوب في دفتر العمل، وسيتم فتح الجدول بسجل التعيين، وهنا ندخل تفاصيل الوظيفة والراتب والأمر. بعد ذلك، نقوم بإجراء ترجمات متسلسلة، إن وجدت. والنقطة المهمة هي أننا نعرّف الموظف على السجلات المعروضة هنا، لأنه يحتاج إلى التوقيع على كل منها.

القسم 4 "الشهادة"

تجري العديد من الشركات شهادات لموظفيها، ولهذا الغرض تقوم بتجميع عمولة، والنتيجة هي بروتوكول معين. تتم كتابة المعلومات حول هذا البروتوكول في هذا الجزء من نموذج T-2.

الأقسام 5 - 6 "التدريب المتقدم"، "إعادة التدريب المهني"

هناك خياران هنا:

1. يخضع الموظف لتدريب متقدم قبل التوظيف ويحضر معه المستندات ذات الصلة؛
2. يأخذ الموظف الدورات مباشرة في شركته، ثم يقوم موظف الموارد البشرية باستخدام البيانات من قسم تدريب الموظفين.

تمت الإشارة إلى جميع التواريخ بالتنسيق النموذجي المميز للأقسام السابقة. عادة لا توجد أسئلة خاصة عند ملء هذه الكتل. إذا لم يقم الموظف بتحسين مؤهلاته أو إعادة تدريبه، فإن الأقسام تظل فارغة.

القسم 7 "الجوائز"

وكما يوحي الاسم، يشمل ذلك جميع أنواع الحوافز التي حصل عليها الموظف أثناء عمله داخل المنظمة. بشكل عام، المعلومات الواردة في هذا القسم مطابقة للقسم المماثل في كتاب العمل. يمكنك استخدام الاختصارات المقبولة عمومًا إذا كان هذا لا يشوه الجوهر العام.

القسم 8 "الإجازة"

تعكس هذه المجموعة جميع أنواع الإجازات التي استخدمها الموظف على الإطلاق: السنوية، والتعليمية، بدون أجر، لرعاية الطفل. يجب عليك تسجيل معلومات حول مدة الإجازة وتاريخ بدايتها وانتهائها والفترة التي تم تقديم الإجازة فيها وبالطبع تفاصيل الطلب المقابل.

على طول المسار الوظيفي، يذهب الموظف في إجازة أكثر من مرة. ومن الطبيعي أن تنتهي الحقول المجانية يومًا ما. نحن لا نضيع، ولكن ببساطة قم بطباعة صفحة إضافية تحتوي على استمرار الجدول.

القسم 9 "المزايا الاجتماعية"

يشير صاحب العمل هنا إلى معلومات حول المزايا التي يقدمها لموظف معين، بالإضافة إلى معلومات حول المستندات التي تتيح لك الحصول على هذا الامتياز أو ذاك.

القسم 10 "معلومات إضافية"

تبين الممارسة أن هذا القسم نادرا ما يتم ملؤه، ولكن إذا رغبت في ذلك وكانت البيانات متاحة حول:

• عجز
• تدريب الموظفين
• جواز سفر دولي
• إذا كان لدى الموظف أطفال معاقين، فيمكن عرض هذه الحقيقة هنا.

القسم 11 أسباب إنهاء عقد العمل (الفصل)

الفقرة الأخيرة من نموذج T-2 قصيرة وموجزة، وهنا يوجد سجل الفصل، ويتم نسخ الصياغة بالضبط من أمر الفصل، وسيتم الإشارة إلى نفس السجل في دفتر العمل. وقياسا على الصفحة الثانية من النموذج، يتم توقيع هذه الفقرة من قبل موظف شؤون الموظفين والموظف نفسه

تخزين ومحاسبة البطاقات الشخصية في نموذج T-2

النموذج T-2 عبارة عن ورق ذو "مدة صلاحية" طويلة؛ ومن المقرر تخزين البطاقات لمدة 75 عامًا، مما يعني أنه يجب عليك الاهتمام بسلامتها مسبقًا، وعلى وجه الخصوص، استخدام ورق سميك ذي جودة مناسبة للطباعة. لا توجد معايير محاسبية صارمة؛ وعادة ما يتم تخزين البطاقات في خزائن مقفلة في فندق الموظفين أو في مكتب رئيس المنظمة، مرتبة حسب الترتيب الأبجدي. تمت مناقشة هذه المشكلة بمزيد من التفصيل في الفيديو التالي.

يتم إرسال البطاقات الشخصية للموظفين المفصولين بالفعل إلى الأرشيف بعد فترة زمنية معينة.

التعليمات

كما رأينا، فإن بطاقة T-2 الشخصية، على الرغم من ضخامة حجمها، تعتبر مستندًا بسيطًا إلى حد ما من حيث ملؤه. لكن الأسئلة لا تزال قائمة، وسنتحدث عنها في الختام.

غالبًا ما تنشأ المواقف عندما تظل بعض الحقول فارغة لأسباب مختلفة. في هذه الحالة، لا ينبغي عليك وضع شرطات فيها، ناهيك عن حذفها. يتم تنظيم النموذج T-2 بموجب القانون، لذلك لا يمكن حذف أي قسم منه. ولكن يمكنك إدخال تفاصيل جديدة إذا لزم الأمر.

وينبغي أن يكون أي تغيير في النموذج الموحد مصحوبًا بأمر مماثل موقع من الإدارة

موظفو الموارد البشرية هم أشخاص أيضًا ويرتكبون الأخطاء. إذا وجدت عدم دقة أو خطأ في بطاقتك الشخصية، فمن المستحسن شطب سطر واحد بعناية وكتابة المعلومات الصحيحة في الأعلى. وفي هذه الحالة يجب على موظف إدارة الموارد البشرية تصديق التصحيح بتوقيعه وتعريفه بتوقيع الموظف حتى لا يكون لديه أي أسئلة مستقبلاً.

ونحن نفعل الشيء نفسه عندما يقوم الموظف بتغيير اسمه الأخير، على سبيل المثال. يتم شطب البيانات القديمة بعناية، ويتم تسجيل المعلومات الحالية، ونتأكد من أن نذكر هنا الوثيقة التي توفر الأساس لهذا التصحيح.