Обязанности секретаря канцелярии. Должностная инструкция секретаря - образец

24.09.2019

Документ: Что должна уметь секретарша

Что должна уметь секретарша

Ни один руководитель мало-мальски серьезной фирмы не может обойтись без секретарши. К ней сходятся важнейшие потоки информации, а ведь в современном мире побеждают в конкурентной борьбе в первую очередь те предприятия, которые эффективнее управляют информационными потоками. Так что эта скромная сотрудница играет роль, гораздо более значительную, чем принято думать, а в чем-то, возможно, и определяющую для судьбы всего предприятия.

Современная секретарша - это не просто “девочка на телефоне”, периодически подающая шефу кофе, это настоящий диспетчер всего предприятия. Ей требуется держать в памяти множество фактов и цифр, рационально планировать рабочее время - свое и руководителя (а нередко - и его замов), грамотно вести делопроизводство. Плюс умение найти правильный подход и нужную интонацию в разговоре с самыми разными людьми - начиная от простого работяги (чей словарный запас ограничивается десятком слов, из которых в приличном обществе можно произнести лишь половину) и заканчивая высокоинтеллектуальным профессором из дружественного НИИ.

И при этом нужно всегда оставаться элегантной, обаятельной и доброжелательной: ведь секретарша - это лицо фирмы.

Должность секретаря - традиционно женская, хотя история донесла до нас сведения о многих легендарных секретарях-мужчинах (скажем, ни один из государственных деятелей сталинской эпохи не обошел в своих воспоминаниях фигуру Поскребышева - личного секретаря Сталина). Правда, сейчас на этой должности все чаще встречаются мужчины, но до полного “гендерного равноправия” тут еще далековато. Да и женщины, откровенно говоря, в силу особенностей своего ума и характера больше подходят для выполнения секретарских функций.

Что же должен знать и уметь секретарь? Впрочем, это уже вопрос второй. Вначале следует подумать, какими личными качествами должен обладать человек, претендующий на эту работу. Попробуем нарисовать себе образ идеального секретаря. Итак, очень желательно, чтобы он (она) обладал (обладала) такими качествами, как:

Хорошая память;

Способность быстро переключать свое внимание;

Способность принимать самостоятельные решения;

Высокий уровень стрессоустойчивости;

Пунктуальность;

Способность к выполнению монотонной работы;

Исполнительность;

Аккуратность;

Умение планировать свое рабочее время и расставлять приоритеты в делах;

Доброжелательность (поверьте, это немаловажное качество: неискреннюю улыбку “слышно” даже при разговоре по телефону);

Умение общаться с людьми разных социальных групп;

Способности психолога, “чувство шефа”.

К этому, разумеется, нужно добавить грамотную устную и письменную речь в сочетании с представительным внешним видом. Если фирма активно занимается внешнеэкономической деятельностью, в число необходимых качеств секретаря должно входить и владение иностранным языком (языками) в объеме, который определяется спецификой предприятия.

Как видим, найти подходящую кандидатуру на должность секретаря - задача не из легких. Секретарская работа под силу далеко не всем: кого-то напрочь выбивает из колеи любой начальственный выговор, кто-то имеет явно завышенную самооценку и воспринимает свою работу как одолжение, а немало и таких претенденток, которые свято уверены, что все секретарские обязанности сводятся к тому, чтобы периодически подавать шефу кофе и “создавать комфортные условия”.

Конечно, необходимая квалификация приобретается с опытом, поэтому солидные предприятия, давая объявления о вакансии секретаря, нередко ограничивают возраст претендентов (например, не моложе 30–35 лет). Но здесь имеется другая опасность: может оказаться, что новую работницу, имеющую большой опыт, переучить сложнее, чем выучить “с нуля” 20-летнюю девочку.

Но вот подходящий человек найден, и теперь необходимо посвятить его в тонкости работы. Основные обязанности секретаря фиксируются в рабочей инструкции (ее образец приведен ниже). Здесь же указываются требования к квалификации и чисто техническим навыкам (таким, как умение работать на компьютере, обращаться с факсом и другой оргтехникой, быстрый набор текста под диктовку и т. п.).

Однако в работе секретарши есть множество особенностей, которые в рабочей инструкции не пропишешь. Чтобы не случалось взаимных обид и незаслуженных упреков, секретаря желательно сразу проинструктировать о таких особенностях. Например, ей полезно будет узнать:

1. Как представляться по телефону? По этикету принято назвать компанию, а затем поздороваться, однако на практике многие руководители в целях безопасности не разрешают произносить название фирмы.

2. Какова формальная и фактическая иерархия сотрудников в компании? Нужно ли выполнять поручения других сотрудников и если да, то в какой очередности?

3. Как производить “фильтрацию” телефонных звонков? С кем соединять в любое время, а с кем не соединять никогда?

4. Каков порядок приема посетителей? Кто вхож к руководителю в любое время, без записи и без доклада?

5. Каков “ритуал” подачи чая и кофе? Что и когда предпочитает руководитель? В каких случаях чашку чая или кофе следует предложить посетителям?

6. Каков примерный распорядок рабочего дня и недели у руководителя?

7. Когда фактически заканчивается работа секретаря - в строго определенное время или после ухода руководителя?

В следующих номерах нашего еженедельника мы собираемся рассказать подробнее о некоторых нюансах “технологии” секретарской работы. А сейчас - рабочая инструкция. Напоминаем, что это всего лишь образец, который вы можете доработать по своему усмотрению, дописав туда недостающие, на ваш взгляд, пункты и вычеркнув лишние. И не забудьте обязательно ознакомить своего секретаря с этой инструкцией под расписку.

Алена Мышкина,
юрист

Сергей Коваль,
юрист

“Утверждаю”
__________________ (_________________)
(подпись) (ф. и. о.)
Директор
_____________________________________
(наименование предприятия, организации)
“____” ____________ 200__ г.

Рабочая инструкция секретаря руководителя

I. Общие положения

1. Настоящая рабочая инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя (далее - секретарь).

2. Секретарь принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя предприятия с соблюдением требований Кодекса законов о труде Украины и действующего законодательства о труде.

3. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

II. Требования к квалификации

Секретарь должен знать:

1. Руководящий состав предприятия и его подразделений.

2. Организацию и содержание работы директора предприятия.

3. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции и другие материалы по ведению делопроизводства.

4. Правила оформления деловых писем с использованием типовых форм.

5. Правила обработки устной и письменной (документальной) информации.

6. Правила эксплуатации компьютерной техники и систем связи.

7. Технологические процессы обработки информации, рабочие инструкции, программы, макеты, нормативные и методические материалы по технике проведения и последовательности выполнения операций в компьютерных системах (сетях).

8. Технические требования к магнитным и лазерным дискам, другим используемым носителям информации, бумаге, расходным материалам для принтера и факса.

9. Правила орфографии и пунктуации (для русского и украинского языков), иметь навык высокой скорости набора текста.

10. Английский* язык в объеме, необходимом для работы.

11. Деловую речь и этику служебных отношений.

12. Правила внутреннего трудового распорядка.

13. Основы трудового законодательства, организации труда.

14. Правила и нормы охраны труда.

III. Задачи и обязанности

Секретарь обязан:

1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия.

2. Работать с информацией и документами, необходимыми для руководства, управления и взаимодействия структурных подразделений.

3. Получать от подразделений или исполнителей сведения, необходимые руководителю, вызывать по его поручению работников.

4. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, создавать благоприятные условия для его продуктивной работы.

5. Передавать и принимать информацию по факсу, электронной почте и т. п.

6. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать во время отсутствия руководителя принятые сообщения и доводить до его сведения их содержание.

7. Организовывать подготовку заседаний и совещаний, проводимых руководителем (собирать необходимые материалы, уведомлять участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, вести регистрацию и т. п.), оформлять протоколы.

8. Вести делопроизводство, принимать корреспонденцию, поступающую на имя руководителя, систематизировать в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям.

9. Отслеживать ход исполнения поручений, взятых на контроль, определять причины их несвоевременного исполнения, постоянно информировать об этом руководителя.

10. Знать местонахождение руководящих должностных лиц предприятия и других ключевых работников (по списку).

11. В соответствии с указаниями руководителя организовывать работу служебного автотранспорта, при необходимости заказывать сторонний транспорт, а также обеспечивать заказ билетов на поезда, самолеты и т. п. для руководства предприятия в случае командировки.

12. Принимать на подпись руководителю документы и личные заявления работников.

13. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения заявлений и предложений работников.

14. Формировать дела, обеспечивать их хранение и сдачу в архив в установленные сроки.

15. Соблюдать необходимые требования к компьютерной безопасности. Своевременно обновлять антивирусные базы, в ходе работы проверять все входящие файлы на наличие вирусов, не допускать работы в Интернете или локальной компьютерной сети без включенной антивирусной программы.

16. Не допускать установки на компьютер нелицензионного программного обеспечения и любых программ, не имеющих отношения к непосредственному исполнению служебных обязанностей. Установка любой программы должна быть санкционирована руководителем предприятия или системным администратором компьютерной сети.

17. Докладывать ответственному работнику обо всех обнаруженных отклонениях в работе компьютерного оборудования, об обнаруженных вирусах, а также программах, несанкционированно установленных на компьютере в отсутствие секретаря.

18. Соблюдать коммерческую тайну и принимать меры по ее защите:

18.1. Не оставлять без присмотра любые документы, в том числе на магнитных и лазерных носителях, не выносить их с предприятия без разрешения руководителя, не передавать другим лицам, не снимать без необходимости копии.

18.2. Не сообщать коллегам по работе информацию, не связанную напрямую с их обязанностями.

18.3. Не разглашать сведения, касающиеся технических средств обработки и хранения информации, в том числе компьютеров (пароли, коды, наименования и расположение файлов и каталогов, их содержание) и не допускать к ним лиц, не имеющих доступа, и посторонних.

19. Постоянно совершенствовать умения и навыки работы.

20. Выполнять отдельные служебные поручения руководителя.

Секретарь имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководителя предприятия, касающихся его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по усовершенствованию работы, связанной с его обязанностями.

3. Сообщать руководителю предприятия обо всех выявленных недостатках в деятельности предприятия и вносить предложения по их устранению.

4. Требовать и получать лично или по поручению директора предприятия у руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые информацию и документы.

5. Требовать от руководства предприятия содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

V. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией,- в пределах, установленных действующим законодательством Украины о труде.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности,- в пределах, установленных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством Украины.

3. За причинение предприятию материального ущерба - в пределах, установленных действующим гражданским законодательством и законодательством о труде Украины.

4. За разглашение коммерческой тайны - уголовную ответственность по ст. 232 Уголовного кодекса Украины.

VI. Взаимоотношения

1. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Для исполнения обязанностей и реализации прав секретарь взаимодействует:

2.1. С _____________________ по вопросам: ______________________

2.2. С _____________________ по вопросам: ______________________

Руководитель структурного подразделения.

Должностная инструкция
секретаря руководителя [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное].

1.4. Секретарь должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;

Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

Устав предприятия;

Организацию делопроизводства;

Методы оформления и обработки документов;

Архивное дело;

Машинопись;

Правила пользования приемно-переговорными устройствами;

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

Основы этики и эстетики;

Правила делового общения;

Правила эксплуатации вычислительной техники;

Основы административного права и законодательства о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю [предприятия, структурного подразделения].

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. [Вписать нужное].

III. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. [Вписать нужное].

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция секретаря содержит требования к квалификации сотрудника, устанавливает порядок его подчинения, назначения и освобождения от должности. В документе описываются функциональные обязанности, права работника, его ответственность. Полномочия секретаря определяются спецификой организации.

Образец типовой должностной инструкции секретаря руководителя

І. Общие положения

1. Секретарь принадлежит к категории «технические исполнители».

2. Секретарь непосредственно подчиняется генеральному директору/руководителю структурного подразделения.

3. Назначение или освобождение от должности секретаря осуществляется приказом генерального директора.

4. На должность секретаря назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

5. В период отсутствия секретаря функциональные обязанности, права, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

6. Секретарь должен знать:

организационную структуру;
нормы делового общения и этикета;
организацию делопроизводства;
основы гражданского, трудового законодательства РФ;
правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
прикладные программы (Word, Excel и др.);
машинопись;
правила охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты.

7. Секретарь в своей деятельности руководствуется:

Уставом организации;
законодательством РФ;
правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
приказами и распоряжениями руководства;
данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие функциональные обязанности:

1. Принимает посетителей.

2. Принимает и передает на подпись руководителю документы и личные заявления.

3. Получает корреспонденцию, поступающую в адрес руководителя на рассмотрение. В соответствии с принятым решением направляет ее в структурные подразделения или конкретным лицам для использования в работе.

4. Проводит коммуникацию с помощью средств связи, регистрирует, передает служебную информацию руководителю.

5. Осуществляет деятельность по техническому, организационному обеспечению работы руководителя.

6. Составляет запросы, письма, иные документы по поручению руководителя.

7. Занимается подготовкой совещаний, заседаний, устраиваемых руководителем. Собирает необходимые сведения, регистрирует, информирует участников о месте, времени проведения встречи, повестке дня. Ведет, оформляет протоколы заседаний, совещаний.

8. Организует командировки руководителя: приобретает билеты, арендует транспорт, помещения.

9. Контролирует выполнение сотрудниками организации распоряжений, приказов руководства.

10. Формирует дела, обеспечивает сохранность документов, передает их в архив в установленные сроки.

11. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

ІІІ. Права

Секретарь имеет право:

1. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

2. Не приступать к выполнению своих полномочий при возникновении опасности для жизни или здоровья.

3. Предъявлять к руководству требования о создании нормальных условий для выполнения своих служебных обязанностей, сохранности материальных ценностей, документов.

4. Получать служебную информацию в полном объеме для исполнения своих полномочий.

5. Направлять в адрес руководства рационализаторские предложения для улучшения деятельности организации и собственной работы.

6. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.

7. Получать от работников структурных подразделений необходимые материалы и пояснения причин нарушения сроков и качества выполнения заданий, поручений руководства.

ІV. Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

1. Проведение несанкционированного руководством представления интересов организации, встреч.

2. Результаты принимаемых решений, собственных действий.

3. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

4. Нарушение требований руководящих документов организации.

5. Неправомерное обращение с личной информацией, передачу конфиденциальных сведений, коммерческой тайны.

6. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

7. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.

8. Нарушение этикета, норм делового общения.

Секретарь судебного заседания

Секретарь судебного заседания является государственным служащим и работает только в судах. Он обеспечивает документальную работу судьи, судебные процессы, участвует в заседаниях. Данное должностное лицо выполняет следующие функциональные обязанности:

1. Собирает, оформляет материалы дела для рассмотрения в заседании суда.

2. Ведет протокол заседания суда.

3. Готовит и высылает повестки, вызывает в суд участников заседания.

4. Оформляет судебные дела в соответствии с требованиями законов.

Секретарь-делопроизводитель

Секретарь-делопроизводитель - должностное лицо, которое ведет документооборот организации. В его задачи входит:

1. Проведение телефонных переговоров и работа с клиентами.

2. Контроль своевременного исполнения обязательств, зафиксированных в документах.

3. Регистрация и обработка корреспонденции.

4. Перевод документов, корреспонденции с иностранного языка.

5. Ведение архива документов.

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

ФАЙЛЫ 1 файл

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

«Общие положения»,
«Должностные обязанности»,
«Права»,
«Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы» , вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря руководителя

1.Общие положения

1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».

1.2. Секретарь руководителя относится к категории технический исполнитель.

1.3. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретарь руководителя.

1.4. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее2 лет.

1.5. Секретарь руководителя назначается на должность приказом директора техникума, подчиняется директору техникума и руководителю структурного подразделения службы документационного обеспечения управления (ДОУ) техникума.

1.6. Секретарь руководителя должен знать:

Конституцию Российской Федерации;

Законодательство о труде;

Основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

Законодательные и нормативные правовые акты, постановления, положения, инструкции и другие нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения техникума;

Основные нормативно-методические документы, регламентирующие правила составления и оформления документов и организацию работы с ними,

Инструкцию по делопроизводству;

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

Организацию архивного дела;

Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники службы документального обеспечения управления;

Организацию труда и управления;

Структуру техникума и его служб;

Правила внутреннего трудового распорядка техникума;

Правила и нормы охраны труда.

1.7. Секретарь руководителя в работе руководствуется:

Уставом, приказами и указаниями директора техникума;

Основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству;

Правилами внутреннего трудового распорядка техникума;

Настоящей должностной инструкцией.

1.8. В период отпуска или временного отсутствия секретарь руководителя его обязанности возлагаются на сотрудника службы ДОУ приказом директора техникума. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Функции

2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.

3. Должностные обязанности

Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора техникума.

3.2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

3.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками техникума изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

3.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

3.17. Производит подготовку и выдает справки по различным вопросам обучающимся.

3.18.Выполнять иные поручения руководителя техникума и руководителя структурного подразделения (ДОУ) техникума по вопросам, возникшим в связи со служебной необходимостью.

4. Права

Секретарь руководителя имеет право:

4.1. Получать от руководителей служб техникума информацию, необходимую для осуществления своей деятельности;

4.2. Представлять на рассмотрение непосредственного руководства предложения по вопросам делопроизводства в техникуме;

4.3. Требовать от руководителей служб оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

5. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность:

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения- в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба- в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных - в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения - в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

6.Взаимодействия

Секретарь руководителя:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы утверждается у директора техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от директора техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора техникума и работниками техникума.

6.5. Соблюдает конфиденциальность.