Язык официальных документов. Язык и стиль официальных документов

Использующийся для составления документов, писем и деловых бумаг в учреждениях, судах и в любом виде устного делового общения, - это официально-деловой стиль речи.

Общая характеристика

Это уже давно сложившийся, устойчивый и достаточно замкнутый стиль. Конечно, и он со временем подвергался каким-то изменениям, но они были незначительны. Жанры, сложившиеся исторически, специфические синтаксические обороты, морфология и лексика сообщают ему достаточно консервативный характер.

Чтобы охарактеризовать официально-деловой стиль, языку необходимо придать сухость, компактность речи, сжатость и изъять эмоционально окрашенные слова. Языковые средства уже существуют в полном наборе на каждый случай: это так называемые языковые штампы или клише.

Список некоторых документов, для оформления которых необходим официально-деловой стиль:

• международные договоры;
• государственные акты;
• юридические законы;
• различные постановления;
• воинские уставы и уставы предприятий;
• инструкции всех видов;
• служебная переписка;
• разнообразные деловые бумаги.

Общие характерные черты языкового стиля

Жанры могут быть разнообразными, содержание - различным, но официально-деловой стиль имеет и общие важнейшие черты. Первое и главное: высказывание должно быть точным. Если допускается возможность разных толкований, это уже не официально-деловой стиль. Примеры находятся даже в сказках: казнить нельзя помиловать. Не хватает только запятой, но последствия, которые влечёт эта ошибка, могут зайти очень далеко.

Чтобы избежать подобных ситуаций, существует вторая главная черта, которую содержит официально-деловой стиль документов, - это языковый стандарт. Именно он помогает выбрать лексические, морфологические, синтаксические языковые средства при оформлении деловых документов.

Особой строгостью и консерватизмом отличается порядок слов в предложении, здесь многое идёт против свойственного строю русского языка прямого порядка слов. Подлежащее предшествует сказуемому (например, товар отпускается), а определения становятся сильнее определяемого слова (например, кредитные отношения), управляющее слово впереди управляемого (например, выделить кредит).

Каждый член предложения обычно имеет свойственное только ему место, которое определяется структурой предложения и его типом, собственной ролью среди других слов, взаимодействием и взаимосвязями с ними. А характерные черты официально-делового стиля - длинные цепи родительных падежей, например: обращение Главы администрации края.

Лексика стиля

Словарная система включает в себя, помимо общеупотребительных книжных нейтральных слов, определённые клише - канцеляризмы, то есть языковые штампы. Это входит в особенности официального делового стиля. Например: на основании решения, входящие документы, исходящие документы, по истечении срока, контроль за исполнением и так далее.

Здесь же не обходится и без профессиональной лексики, включающей в себя неологизмы: теневой бизнес, недоимка, чёрный нал, алиби и так далее. К официально-деловому стилю относится и включение в лексический строй некоторых архаизмов, например: сей документ, оным удостоверяю.

Однако употребление многозначных слов и слов, имеющих переносное значение, категорически не допускается. Синонимов крайне мало и включаются они в официально-деловой стиль крайне редко. Например, платежеспособность и кредитоспособность, снабжение и поставка, а также обеспечение, износ и амортизация, субсидирование и ассигнование.

Здесь отражается социальный опыт, а не индивидуальный, поэтому лексика имеет обобщённый характер. Понятийный ряд предпочитает родовые понятия, которые хорошо вписываются в официально-деловой стиль. Примеры: прибыть вместо приехать, прийти, прилететь и так далее; транспортное средство вместо автомобиль, самолёт, поезд, автобус или собачья упряжка; населённый пункт вместо деревня, город, столица Сибири, посёлок химиков и так далее.

Итак, к официально-деловому стилю относятся следующие элементы лексических построений.

• Высокий процент терминологии в текстах: юридических - закон, собственник и собственность, регистрация, передача и приёмка объектов, приватизация, акт, аренда и так далее; экономических - затраты, дотации, бюджет, купля-продажа, доход, расход и так далее; экономико-правовых - секвестирование, срок реализации, права собственности, погашение кредита и так далее.
• Именной характер построения речи за счёт большого числа отглагольных существительных, чаще всего обозначающих опредмеченное действие: отгрузка товара, отсрочка платежа и так далее.
• Высокая частотность предложных сочетаний и отымённых предлогов: в адрес, в силу, в отношении к делу, по мере и так далее.
• Переход причастий в прилагательные и местоимения для усиления канцелярских значений: настоящий договор (или правила), действующие расценки, надлежащие меры и так далее.
• Регламентированная лексическая сочетаемость: сделка только заключается, а цена устанавливается, право - предоставляется, а платёж - производится.

Морфология стиля

Морфологические признаки официально-делового стиля включают в себя прежде всего частотное (многократное) использование некоторых частей речи, а также их типов, которые помогают в стремлении языка к точности и неоднозначности высказываний. Например, такие:

• существительные, называющие людей по признаку действия (арендатор, налогоплательщик, свидетель);
• существительные, называющие людей по должности или званию, в том числе и женщин строго по форме мужского рода (продавец Сидорова, библиотекарь Петрова, сержант Иванова, инспектор Красуцкая и так далее);
• частица не- в отглагольных существительных (несоблюдение, непризнание);
• использование производных предлогов в широком ассортименте (за счёт, в связи, по мере, в силу, на основании, в отношении и так далее);
• конструкции в инфинитиве (оказать помощь, провести осмотр);
• настоящее время глаголов в другом значении (взимается штраф за неуплату);
• сложные слова с двумя и более основами (работодатель, квартиросъёмщик, ремонтно-эксплуатационный, материально-технический, нижепоименованный, вышеуказанный и так далее).

Синтаксис стиля

Характеристика официально-делового стиля складывается из таких синтаксических признаков:

• Простые предложения употребляются со многими рядами однородных членов. Например: Мерой административного взыскания могут стать штрафы за нарушение охраны труда и техники безопасности в строительстве, промышленности, сельском хозяйстве и на транспорте согласно законодательству РФ.
• Наличествуют пассивные конструкции такого типа: платежи вносятся строго в указанное время.
• Существительные предпочитают родительный падеж и нанизываются бусинами: результаты деятельности подразделений таможенного контроля.
• Сложноподчинённые предложения полнятся условными придаточными: в случаях несогласия абонентов на обработку их персональных данных в части способов и целей обработки или полностью, абоненты при заключении договора подписывают соответственное заявление.

Сфера официально-делового стиля в жанровом многообразии

Здесь сначала нужно выделить два направления по тематике: официально-документальный и обиходно-деловой стили.

1. Официально-документальный стиль делится на две категории: законодательные документы, связанные с работой государственных органов, - Конституция, уставы, законы - это один язык (J), а дипломатические акты, связанные с международными отношениями, - меморандумы, коммюнике, заявления, конвенции - это другой язык (K).

2. Обиходно-деловой стиль тоже подразделяется: переписка между организациями и учреждениями - это j язык, а частные деловые бумаги - это язык k. К жанрам обиходно-делового стиля относится вся служебная переписка - коммерческая корреспонденция, деловые письма, а также деловые бумаги - автобиография, справка, акт, удостоверение, заявление, протокол, расписка, доверенность и так далее. Стандартизация, характерная для этих жанров, облегчает составление бумаг, экономит языковые средства и не допускает информационную избыточность.

Стандартизация деловых бумаг

Специально подобранные слова официально-делового стиля обеспечивают коммуникативную точность, придающую документам юридическую силу. Любой фрагмент текста должен иметь единственное толкование и значение. Для такой высокой точности одни и те же слова, термины, названия повторяются многократно.

Форма отглагольного существительного дополняет черты официально-делового стиля аналитическим выражением действий и процессов: вместо слова "дополнять" употребляется словосочетание "вносить дополнения", вместо "решать" - "принимать решения" и так далее. Насколько более сурово звучит "нести ответственность" вместо простого "отвечать".

Обобщённость и абстрактность в самой высокой степени и одновременно конкретное значение всего лексического строя - вот основные признаки официально-делового стиля. Это немыслимое сочетание, использующееся одновременно, и придаёт документу возможность единственной трактовки и в совокупности сведений - юридическую силу. Сами тексты насыщены терминами и процедурной лексикой, а, например, приложения к договорам содержат лексику номенклатурную. Опросные листы и реестры, заявки и спецификации помогают терминологии получать расшифровку.

Помимо эмоционально окрашенного текста, в документах недопустимо использование любых бранных слов, сниженной лексики, жаргонизмов, разговорных выражений. Даже профессиональный жаргон неуместен в языке деловой переписки. И более всего потому, что он не отвечает требованиям точности, поскольку закреплён сугубо за сферой устного общения.

Устная деловая речь

Безэмоциональность и сухая логика текстов, стандартное расположение материала на бумаге существенно отличается от устной речи, которая обычно эмоционально окрашена и асимметрична по принципам текстовой организации. Если устная речь подчёркнуто логична, обстановка общения явно официальная.

Особенности официального делового стиля в том, что устное деловое общение, несмотря на профессиональную тематику, должно протекать в сфере положительных эмоций - сочувствия, доверия, уважения, доброжелательности.

Этот стиль можно рассматривать в его разновидностях: канцелярско-деловой - попроще, а вот язык государственного управления, дипломатический или юридический требует особого внимания. Сферы общения в данных случаях абсолютно разные, потому стиль общения тоже непременно обязан отличаться. Заявления, протоколы, приказы, указы - всё то, что обдумано, записано, прочитано, не так опасно, как устные переговоры, деловые совещания, публичные выступления и так далее. Слово, как воробья, не поймать, если вылетит.

Основные особенности официально-делового стиля речи - это краткость, точность и влиятельность. Для достижения этих целей понадобится соответственный подбор слов, правильно составленные конструкции, верный синтаксис и стандартизация в уме целых блоков приготовленной речи. Так же, как в письменно оформленном деловом тексте, в устной речи нет места эмоционально окрашенной лексике. Лучше выбрать нейтральную, быть ближе к стандартам канцелярских языковых средств, чтобы предельно точно изложить задуманное.

Реквизиты

Самая яркая характеристика официально-делового стиля - это даже не сам текст, а все непреложные элементы его оформления - реквизиты. Каждому виду документов присущ свой информационный набор, предусмотренный ГОСТом. Каждый элемент строго закреплён на определённом месте на бланке. Дата, наименование, номер регистрации, сведения о составителе и все остальные реквизиты всегда располагаются одинаково - одни вверху на листе, другие внизу.

Число реквизитов зависит от содержания и вида документа. Образец-формуляр показывает максимум реквизитов и порядок расположения их на документе. Это Государственный Герб РФ, эмблемы организации или предприятия, изображения правительственных наград, код организации, предприятия или учреждения (общероссийский классификатор предприятий и организаций - ОКПО), код формы документа (общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД) и так далее.

Трафаретизация

Машинная обработка, компьютеризированное делопроизводство - новая эпоха в процессе стандартизации. Экономическая и социально-политическая жизнь усложняется, технический прогресс набирает обороты, поэтому и особенности официально-делового стиля состоят в том, чтобы оправдать экономически выбор одного языкового варианта из всех возможных и закрепить его в практике.

Используя устойчивую формулу, принятое сокращение, единообразное расположение всего материала, оформить документ гораздо быстрее и проще. Так составляются все типовые и трафаретные письма, таблицы, анкеты и т.п., что позволяет информацию кодировать, обеспечивая информативную ёмкость текста, с возможностью развёртывания его полной структуры. Такие модули внедряются в текст договоров (об аренде, выполнении работ, купле-продаже и т.д.)

От пятидесяти до семидесяти процентов словоупотреблений в документе составляют процедурная лексика и терминология. Тематика документа обуславливает однозначность контекста. Например: Стороны обязуются соблюдать вышеперечисленные правила. Слово "стороны", употреблённое вне документа, весьма многозначно, но здесь прочитывается сугубо юридический аспект - лица, которые заключают договор.

· Особенности употребления и оформления документов

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорнообиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Документы могут быть разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство документов в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку документов присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль документов к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:

Краткость и компактность изложения официального материала;

Точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

Нейтральный тон изложения.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарноеобслуживание животноводства » (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость » (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость − возможный вариант: «снизить

себестоимость »).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат » , «переорганизация », а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша », «лаборантка ».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить».

Представить - 1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»); 2) познакомить с кем-либо «представить коллективу нового работника» ); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию », «представить к ордену» ); 4) составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность »); 5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя »); 6) изобразить, показать («представить в смешном виде »).

Предоставить - 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру », «предоставить транспортные средства »); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово »); 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю »).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель - именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию). Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования » , «следует учитывать следующие факты », «данное явление полностьюпроявляется в условиях »...

Для текстов официальных документов не характерно использование

образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением правительства», «в порядке оказания материальной помощи », «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения» . Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» может сочетаться со словами, выражающими негативный результат деятельности: «допустить нарушение», «допустить ошибку», «допустить просчет» и др., но не со словами, выражающими положительное действие, − «допустить успех».

Наряду с такого рода словами существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля. Например, в деловом стиле:

ЖЕЛАТЕЛЬНО НЕЖЕЛАТЕЛЬНО

В деловой речи следует использовать конструкции с «расщепленным» сказуемым, которые не только называют действие, но и обозначают предмет этого действия. Например:

оказать содействие, а не посодействовать; оказать помощь, а не помочь; произвести уборку, а не убрать; провести учет, а не учесть; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать.

Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является по своему характеру официальным, поэтому ему присущ безличный характер изложения текста, в связи с чем следует употреблять глаголы в форме 3-го лица и, как правило, в неопределенно-личном значении.

Например:

«комиссией проведена проверка и установлено…»;

«акт подписан членами комиссии и утвержден…».

Особенность деловой речи − употребление большого количества терминов.

Термин − слово или словосочетание, являющееся названием

определенного понятия какой-нибудь специальной области науки, техники, искусства . Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию.

При употреблении терминов в документах необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору документа, но и всем корреспондентам, работающим с данным документом. При использовании автором малоупотребительных, незнакомых терминов необходимо раскрыть содержание и смысл этого термина. Этого можно достигнуть следующими способами:

Дать официальное определение термина (принятые определения терминов фиксируются в терминологических словарях и ГОСТах);

Расшифровать понятие словами, относящимися к нейтральной лексике; исключить из текста термин и заменить его общеупотребительным словом или выражением.

В деловой речи в целях сжатия речи для обозначений понятий используются сокращения.

Различают два основных вида сокращенных слов:

Лексические сокращения (аббревиатуры) − сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов, например: СНГ, АСУ, Мосгаз, зам., спецназ и др.;

Графические сокращения − применяемые при письме сокращенные

обозначения слов, например: п/о, ж-д, тчк, кв.м и др.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только при письме и при чтении расшифровываются и читаются полностью.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них: 1) по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав

(Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Для этого стиля характерно:

• 1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.
• 2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах.
• 3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• - объективность и достоверность информации;
• - составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• - структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
• - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• - полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
• - нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

• - точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
• - лаконичность , краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
• - убедительность служебных документов достигается:
• - наличием достоверной информации;
• - наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
• - логикой изложения;
• - безупречностью формулировок в юридическом отношении;
• -обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
• -употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
• - авторам - оперативно составлять документы;
• - адресатам - облегчить восприятие документов,
• - создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

- ограниченная сочетаемость слов.

Правильно Неправильно

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.

- использование отглагольных существительных .

Правильно Неправильно

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

• - употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);
• - использование общепринятых сокращений . Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).
• - использование универсальных слов с неопределенным значением ;
• - исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Правильно Неправильно

Продлить пролонгировать

объявление анонс

представить репрезентовать

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа:

выполнили договорные условия, что позволяет...

Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

• 2. Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:
• 1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:

...постановляет:

• 1. Определить... а)... б)... в)...;
• 2. Организовать... а)... б)... в)...;
• 3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

Деловые документы возникли на Руси вскоре после появления письменности. Деловая письменность была развита и в Московской Руси. В XV-XVI вв. на основе московского говора развился деловой («приказный») язык Московской Руси, сформировавшийся главным образом в московских «приказах» (т. е. в учреждениях, ведавших отдельными отраслями государственного управления). На приказном языке писались государственные и юридические акты, а также письма московских великих князей, посольские донесения, географические и исторические сочинения, лечебники, поваренные книги и т. п.

Язык деловых документов как Киевской, так и Московской Руси отличается от языка летописной и художественно-повествовательной литературы, во-первых, крайне ограниченным использованием славянизмов; во-вторых, специфическими терминами, устойчивыми сочетаниями слов и синтаксическими явлениями; в-третьих, почти полным отсутствием каких-либо приемов литературной отделки; Своего рода «штампом» деловой речи является сложное предложение с придаточным условия.

Русская деловая речь создает свои штампы, свою устойчивую фразеологию, в составе которой иногда используются наиболее распространенные славянизмы. Возможно также, что писцы, работавшие в русских княжеских канцеляриях домонгольской эпохи, употребляли устойчивые формулы, сложившиеся в языке болгарских царских канцелярий. Очень многие из древних русских грамот начинаются одной и той же формулой.

Стили речи - системы языковых элементов внутри литературного языка, разграниченные условиями и задачами общения; форма наших высказываний зависит от того, где, с кем и зачем мы говорим.

Выделяют пять стилей; четыре книжных: научный, официально-деловой, публицистический, художественный - и разговорный стиль. Для каждого стиля характерны определенные средства языка: слова, их формы, словосочетания, типы предложений, причем их принадлежность к разговорному или книжному стилю осознается при сопоставлении с нейтральными средствами.

Стили речи реализуются в определенных формах, или типах текстов, называемых жанрами речи. Жанры речи - типизированная форма организации речи, определяющая типы текстов, отличающихся заданным характером речевой деятельности (монологический жанр публицистической статьи и диалогический жанр интервью) и формой использования языка (устный жанр доклада и письменный жанр статьи). В основном каждый жанр речи принадлежит к определенному стилю речи, но есть и межстилевые жанры, например: статья, очерк, эссе (научные и публицистические), интервью (публицистическое и официально-деловое).

Официально-деловой стиль - один из книжных, используется в сфере деловых отношений, деловых бумагах, т. е. законах, документах, актах, договорах, постановлениях, уставах, служебной переписке и др.

Задача этого стиля - сообщить информацию, дать инструкцию. Официально-деловой стиль характеризуется точностью, однозначностью, неличным характером, стандартизированностью построения текста, долженствующе-предписывающим характером текста.

Для этого стиля характерно:

1) использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.

2) употребление сложных синтаксических конструкций

3) употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Для официально-делового стиля характерно использование следующих языковых средств:

на уровне лексики:

употребление полных наименований, точных дат;

книжная лексика (вследствие, в течение, в силу того что, характеризоваться);

использование слов в прямых значениях;

отсутствие экспрессивной и оценочной лексики;

частое употребление отглагольных существительных (апробация, использование, выполнение);

наличие стандартизированных оборотов (по истечении срока, в установленном порядке, вступать в законную силу);

ограниченные возможности синонимической замены, частые лексические повторы;

на уровне морфологии:

отсутствие личных местоимений, особенно 1 и 2 лица, вместо которых используются собственные имена, собственные наименования или специальные обозначения (Заказчик, Исполнитель), а также глаголов в форме 1 и 2 лица;

на синтаксическом уровне:

осложнение простого предложения обособленными оборотами, однородными членами;

четкое членение текста на смысловые блоки, обычно с использованием подзаголовков и цифрового оформления пунктов.

Для официально-делового стиля характерны как монологические способы организации речи, так и диалог (разговор двух лиц) или полилог (разговор нескольких лиц).

Основные жанры: монологические - приказ, служебное распоряжение, инструкция, заявление, запрос, жалоба (рекламация), рекомендация, отчет, обзор; жанры-полилоги - собрание, совещание, переговоры, интервью.

Черты официально-делового стиля:

Отсутствие личных местоимений;

Полное именование действующих лиц с указанием их социального статуса;

Замена их в дальнейшем на специальные обозначения Автор, Фирма;

Стандартизированные обороты: настоящий Договор о нижеследующем, именуемый в дальнейшем, действующий на основании;

Точное указание на место и время заключения договора;

Осложнение простого предложения различными обособленными членами - см. первое предложение договора;

Членение текста на блоки с использованием подзаголовков и цифрового обозначения.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно - это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

Соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

Однозначность используемых слов и терминов;

Нейтральный тон изложения.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Например: представить (предъявить, показать: представить отчет) - предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: предоставить справку); проводить (осуществлять что-либо: проводить совещание) - производить (вырабатывать, изготавливать: производить товары).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска - «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Так, например, правильно составлены словосочетания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку; сочетания же возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.

Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов - это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например, дострой вместо завершение строительства, незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения, безнал, безналичка вместо безналичный расчет.

Термины, употребляемые в деловой документации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

Дать официальное определение термина, например:

факторинг - продажа права на взыскание долгов;

Уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например:… невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

Убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а акт составлен.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры - цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 15 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16_го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т. д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.

Отмеченные ниже особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально - экспрессивной окраски.

В языке деловых бумаг и документов широко используются:

Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь - это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).

Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).

Имена существительные - названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).

Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).

Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях., в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).

«Расщепленные» сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).

«Нанизывания» родительного падежа в цепочке имен существительных (…для применения мер общественного воздействия;… в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).

Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает…, Коллегия не отклоняет…, Ученый совет не отвергает… и т. п.).

Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод «Электросталь» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.).

Особого внимания заслуживает также аспект убедительности делового послание. Специалисты отмечают, что информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, принимающих правовую силу, представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст. Основным условием убедительности любого документа называют его доказательность. Только точные, бесспорные факты должны быть основой делового послания. Убедительность письма зависит также от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого оно направлено.

Язык и стиль официальных бумаг отличается от языка и стиля посланий, в которых авторы выступают как личности. Адресаты и адресанты официальной корреспонденции являются субъектами правоотношений, а деловое послание может служить предметом прямой правовой оценки. Стиль изложения в деловых посланиях - формально-логический. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли. Его основные признаки: нейтральность, надличностный характер изложения, унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль - самый замкнутый и консервативный в системе стилей.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Омской области

Бюджетное профессиональное образовательное учреждение Омской области

«Омский государственный колледж управления и профессиональных технологий» (БПОУ ОГКУиПТ)

Отделение управления и гуманитарных наук

Курсовая работа

Язык и стиль служебных документов

Пивина Вероника Андреевна

Введение

1. Понятия о служебном документе. Место и роль служебного документа в управлении

1.1 Служебный документ

2.3 Редактирование, правка служебных документов

2.4 Типичные ошибки

Заключения

Приложение

Введение

Каждому из нас приходится составлять деловые тексты. При поступлении на работу мы пишем заявления о приеме, у многих возникает необходимость подготовить текст служебного письма, составить акт, оформить протокол или написать отчет.

Но чтобы правильно и быстро составить подобный текст, важно хотя бы в общих чертах знать особенности языка служебных документов и предъявляемые к нему требования. Невыполнение этих требований в лучшем случае затрудняет работу с документом, в худшем - лишает его практической и юридической значимости.

Документирование управленческой деятельности - основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Большую роль играет словесное оформление решений, действий. Язык не влияет пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности.

Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

Разновидность языка, используемая в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем.

Стиль - функциональная разновидность языка. Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии-основного компонента любого функционального стиля. На язык и стиль служебной документации распространяются законы составления текстовых документов с точки зрения так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного). Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной- сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью не допускать двусмысленности.

Исходя из вышесказанного мы можем сделать вывод, что тема исследования является актуальной, как с теоретической, так и с практической точек зрения.

Цель данной работы: выявить отличительные черты современного языка и стиля служебных документов.

1. Изучить понятие служебного документа. Определить место и роль служебного документа в управлении.

2. Дать краткую характеристику стилей современного русского языка. Выявить отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания служебных документов.

Объект: служебные документы.

Предмет: язык и стиль служебных документов.

Структура работы: первая глава посвящена рассмотрению особенностей составления текста служебных документов и их функциям, а так же установлению места и роли служебных документов в управлении.

Во второй главе будут рассмотрены стили современного русского языка, выявлены отличительные черты современного делового стиля как стиля языка, используемого для написания служебных документов.

В ходе решения поставленных задач курсовой работы были использованы следующие методы исследования:

· анализ исследовательской литературы;

· сравнения;

· анализ и синтез;

· системный;

Практическая значимость: невыполнение требований языка служебных документов в лучшем случае может привести к затруднению работы с документом, а в худшем лишает его практической и юридической значимости. Поэтому, чтобы не оказаться в таком положении данная курсовая работа прояснит некоторые практические вопросы по данной теме.

1. Понятие о служебном документе. Место и роль служебного документа в управлении

1.1 Служебный документ

Рассмотрим определение служебного документа:

Служебный документ - это официальный документ, который используется в текущей деятельности организации. Документы называются служебными, т.к. они составляются от имени предприятия или учреждения и подписываются их полномочными представителями. В служебном документе должен использоваться официально деловой стиль. Этот документ должен быть кратким, последовательным, в нем должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.

У служебного документа есть форма и элементы содержания. Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной вязи. К элементам оформления относятся: наименование, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д.

Существует язык служебных документов, который должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально - делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

2. В качестве нормы нередко бывают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны и поэтому и предпочтительны. Например, при выборе вариантов типа "оказать помощь - помочь", "допускать ошибку - ошибаться" нужно учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

3. Наличие слов, употребляющих в официальных документах, закрепившихся в административно - канцелярской речи.

4. Использование терминов и профессионализмов, в первую очередь юридических и бухгалтерский.

5. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания.

6. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений - предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

А также служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

Достоверность и объективность;

Точность, исключающая двоякое понимание текста;

Максимальная краткость, лаконизм формулировок;

Безупречность в юридическом отношении;

Стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

Нейтральный тон изложения;

Соответствие нормам официального этикета, который появляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Служебные документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование персональной электронной вычислительной машины (ПЭВМ) в составлении служебных документов.

Виды служебных документов:

Служебная записка (приложение 1);

Докладная записка (приложение 2);

Заявление (приложение 3);

Акт (приложение 4);

Договор;

Трудовое соглашение;

Распоряжение.

Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

1. По месту составления: внутренние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и частных лиц).

3. По форме: индивидуальные - содержание каждого документа имеет свои особенности, трафаретные - часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые - созданные для группы однородных предприятий (все типовые и трафаретный документы печатаются типографичиским способом или на множительных аппаратах).

4. По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и не срочные, для которых срок исполнения не установлен.

5. По происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

6. По виду оформления: подлинные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Функции служебных документов:

Любой документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующие значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащую в документах можно подразделить на:

1. Респективную (относящуюся к прошлому).

2. Оперативную (текущую).

3. Перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и прочие.

Каждый документ имеет информационную емкость.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, её полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общество в целом, так и отдельных его членов. Документ так же сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить. Коммуникабельная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1. Документы, ориентированные в одном направлении (закону, указы, приказы, распоряжения и др.)

2. Документы двухстороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.)

3. Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технологический документ и др.).

4. Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.) Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

5. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а так же другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и т.д.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно финансовые документы (накладные, приходные ордера счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

6. Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется.

1.2 Место и роль служебного документа в управлении

В управленческой деятельности очень важно уметь владеть письменной речью, которая отражается в служебных документах. Служебные документы официально используются в процессе организации управления производственно-служебной деятельностью. Совокупность служебных документов, применяемых в определенной сфере деятельности и отражающих ее специфику систему служебной документации. Использование служебной документации и образует одну из основных форм организаторской деятельности.

Основным элементом служебной документации в управлении деятельностью практически любой организации является письменный документ, закрепляющий информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с лексическими и грамматическими нормами государственного языка, государственных стандартов, ведомственных инструкций, а так же сложившимися традициями и установленным порядком делопроизводства в той или иной организации.

Итак, служебные документы являются важным элементом в управленческой деятельности. Для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Не зная особенностей и функций, процесс составления служебных документов может занять много времени.

2. Виды и краткая характеристика стилей современного русского языка. Отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания служебных документов

2.1 Виды и краткая характеристика стилей современного русского языка

Стиль - это функциональная разновидность языка. Существует 5 видов стилей современного русского языка:

1. Научный стиль - функциональный стиль речи литературного языка, которому присущ ряд особенностей: предварительно обдумывание высказывания, монологический характер, строгий отбор языковых средств, тяготения к нормативной речи. Научный стиль характеризуется логической последовательностью изложения, упорядоченной системой связи между частями высказывания, стремлением авторов к точности, сжатости, однозначности при сохранении и насыщенности содержания. Логичность- это, по возможности, наличие смысловых связей между последовательными единицами (блоками) текста. Последовательностью обладает только такой текст, в котором выводы вытекают из содержания, они непротиворечивы, текст разбит на отдельные смысловые отрезки, отражающие движение мысли от частного к общему или от общего к частному. Ясность, как качество научной речи, предполагает понятность, доступность.

Под стили научного стиля:

1) научно-деловой;

2) научно-популярный;

3) научно-технический;

4) учебно-научный;

5) научно-публицистический.

2. Литературно-художественный - главной чертой стилистически художественной речи становится поиск специфики художественного текста, творческое самовыражения художника слова. Особенности языка художественной литературы в целом определяются несколькими факторами. Ему присуща широкая метафоричность, образность языковых единиц почти всех уровней, наблюдается использование синонимов всех типов, многозначности, разных стилевых пластов лексики. В художественном стиле (по сравнению с другими функциональными стилями) существуют свои законы восприятия слова. Значение слова в большей степени определяется целевой установкой автора, жанровыми и композиционными особенностями того художественного произведения, элементом которого является это слово: во-первых, оно в контексте данного литературного произведения может приобретать художественную многозначность, не зафиксированную в словарях. Во-вторых, сохраняет свою связь с идейно-эстетической системой этого произведения и оценивается нами как прекрасное или безобразное, возвышенное или низменное, трагическое или комическое.

Под стили литературно-художественного стиля:

1) поэтический;

2) прозаический;

3) драматургический.

3. Официально - деловой стиль - это арсенал лексических - словесных и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбор слова и его формы, построение предложения - все эти приемы, с помощью которых автор теста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на получение сообщения. Он охватывает международные отношения, юриспруденцию, военную отрасль.

Существуют следующие под стили официально- делового стиля:

1) законодательный (он используется в сфере управления государством);

2) административно - канцелярский (это ведение личных деловых бумаг организации);

3) дипломатический (проявляется на международном уровне).

Официально- деловой стиль применяется в таких документах как:

· Справка

· Объяснительная записка

· Заявление

· Инструкция

· Постановление

· Доверенность

· Законодательный акт

Многие черты в официально-деловом стиле, такие как, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему консервативный характер. Отличительной чертой является наличие в нем многочисленных речевых стандартов- клише.

Общие черты официально- делового стиля:

1) сжатость, экономное использование языковых средств;

2) стандартное расположение материала;

3) широкое использование терминологии;

4) частное использование отглагольных существительных, отыменных предлогов;

5) повествовательный характер изложения.

4. Публицистический стиль - это функциональный стиль речи, который используется в жанрах: статья, очерк, репортаж, интервью и др.

Публицистический стиль служит для воздействия на людей через СМИ (газеты, журналы, афиша, буклеты). Он характеризует наличием общественно-политической лексики, логичностью, эмоциональностью, оценочностью, призывностью.

В нём широко используется, помимо нейтральной, высокая, торжественная лексика и фразеология, эмоционально окрашенные слова, употребление коротких предложений, рубленая проза, безглагольные фразы, риторические вопросы, восклицания, повторы и другие. На языковых особенностях данного стиля сказывается широта тематики: возникает необходимость включения специальной лексики, требующей пояснений. С другой стороны, ряд таких тем находится в центре общественного внимания, и лексика, относящаяся к этим темам, приобретает публицистическую окраску. Среди таких тем следует выделить политику, экономику, образование, здравоохранение, криминалистику, военные темы.

Под стили публицистического стиля:

1) информационные;

2) собственно публицистические;

3) художественно-публицистический.

Функции публицистического стиля:

1) информационная - это стремление в кратчайший срок сообщить людям новости;

2) воздействующая - это стремление повлиять на мнение людей.

5. Разговорный стиль - это функциональный стиль речи, который служит для неформального общения, когда автор делится с окружающими своими мыслями или чувствами, обменивается информацией по бытовым вопросам в неофициальной обстановке. В нем часто используется разговорная и просторечная лексика.

В разговорном стиле большую роль играют жесты, мимика, окружающая обстановка. Большую свободу в выборе эмоциональных слов и выражений обуславливает непринужденная обстановка общения.

Форма реализации - диалог, этот стиль чаще всего используется в устной речи. Разговорному стилю присуща функция обобщения.

2.2 Отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания служебных документов

При составлении служебных документов большую роль играет правильный выбор слов, точно передающий смысл информации. Выбор слова и его формы, построения предложение - все это приемы, с помощью которых автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение. Для этого нужно помнить несколько основных правил лексики.

Очень важно грамотно использовать термины - слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой - либо области человеческой деятельности. Если вы будете сомневаться в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана расшифровка. Выполняя расшифровку, необходимо воспользоваться словарем (например: толковым, терминологическим, иностранных слов и другие). Если вы не воспользуетесь словарем ваше, токование может оказаться неточным. Например, « в договоре предусмотрены форс - мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)»

Употребляя термины в деловой документации, необходимо предусматривать, что термин должен быль понятен и автору, и адресату, и при необходимости нужно раскрывать содержание термина, что можно сделать несколькими способами:

1) расшифровать;

2) дать официальное определение термина;

3) заменить термин общепонятным словом или выражением.

Расшифровка термина должна быть точной, ясной полной.

Одна из самых распространенных болезней официального стиля - плеоназм (излишество). Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Например:

· тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. Nuance - оттенок, тонкое отличие);

· форсировать ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. Forcer - ускорять темп деятельности);

· в декабре месяца (декабрь не может быть ничем, кроме месяца);

· 375 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);

· прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix- цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

· главная суть («суть»- это и есть главное) и т.д.

Однако некоторые плеонастические словосочетания вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. Например, «реальная действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Часто в служебных словарях встречается и тавтология - повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает текст неблагозвучным и затрудняет его понимание. Например: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, адресовать в адрес. Такие словосочетания надо заменять другими без потерь смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес».

Готовя документ, необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В языке существуют нормы сочетаемости.

Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

· приказ - издается

· должностной оклад - устанавливается

· выговор - объявляется

· порицание - выносится и т.д.

Особое внимание следует обратить на сочетание «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.

Термины - синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению. Например, термины «анкета» и «вопросник». Они могут быть полными или частичными. При употреблении терминов- синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте.

Например, такие термины, как «договор», «контракт», «соглашение» различаются практикой употребления: в трудовом законодательстве многосторонние сделки называются договорами и др.

При работе с текстом следует различать паронимы - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом влечет за собой существенные искажения смысла. Особенно часто встречаются ошибки с паронимами:

Оплатить - заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»).

Составители служебных документов нередко злоупотребляют сокращениями, не учитывая того, что это может затруднить процесс изучения документа.

Трудно догадаться, что аббревиатура потери означает потенциальные потери, что ЛУ на БВ - это линейный ускоритель заряженных частиц на бегущей волне. Подобная аббревиатура не допустима в деловом письменном обращении.

Правила аббревиации:

1. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом, перекрещиваться с известной моделью словосочетания или совпадать с другим сокращением.

2. Сокращение должно быть обратным, т.е. таким, чтобы его можно было всегда развернуть в полное наименование, эквивалентом которого оно является. Однако это правило не распространяется на сокращения, которые уже стали самостоятельными словами.

3. Сокращения должны соответствовать нормам русского произношения и правописания.

В современном русском языке существуют три способа образования аббревиатуры:

1) по первым буквам слов, входящих в сокращение;

2) по начальным слогам слов, входящих в сокращение;

3) соединение одного или двух начальных слогов первого слова с полным вторым словом.

Типы аббревиатур:

· инициальные сокращения - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь, подразделяются на:

ь Буквенные: МЧС, МП, КБ;

ь Звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭЦ;

ь Буквенно-звуковые (при чтении произносится по буквам, а другая часть по звукам): ГУВД, ТОО.

· слоговые сокращения - образованные из частей, слогов слов;

· частично сокращенные слова - образованные из части или частей слов и полного слова;

· телескопические сокращения - образованные из начала и конца составляющих слов.

Не меньшее значение при подготовке служебных документов имеет орфография.

Чаще всего составляющий документ испытывает затруднения в написании названий учреждений, организаций, предприятий. Необходимо запомнить, что в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций все слова пишутся с прописной буквы. Например:

Организация Объединенных Наций.

В большинстве названий - первое слово с прописной:

Федеральная архивная служба России.

В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

В составных названиях документов и памятников культуры с большой буквы пишется первое слово и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, храм Христа Спасителя.

Орфографические трудности вызывает правописание названий, связанных с собственными именами, что совершенно естественно, так как в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия, и постоянно происходят изменения.

2.3 Редактирование правка служебных документов

Редактирование - (это проверка и исправление текста) - одна из важнейших этапов работы над документом.

Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической, так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в первую очередь безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором - наряду с этим основательное значение существа вопроса, владение фактическим материалом.

Официально - деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку служебных документов - точность, однозначность высказывания. И хотя обычно повторение одного и того же слова в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой, но это допустимо, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому не редко приходится делать исключения для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Важные принципы редакторской правки:

· сохранение содержания документа неизменны;

· возможность доказать, что вмешательство в тексте необходимо;

· целостность и последовательность;

· четкость и аккуратность,

Редакторские функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Различают четыре основных вида редакторских правок (приложение 5);

· Правка - вычитка;

· Правка - обработка;

· Правка-переделка.

Документ, выправленный квалификационным редактором, должен:

· Быть идеально грамотным с точки зрения орфографии и пунктуации;

· Иметь оптимальный объем;

Строиться по законам логики;

2.4 Типичные ошибки

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям служебных писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употреблены в официально -деловой речи.

Составление текста служебных документов - это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковых компетенции. Нельзя научиться правильно писать документы, не зная особенностей официально - делового стиля. Современный русский язык накопил в сфере делового письменного общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными формами.

Заключение

В курсовой работе были выполнены следующие задачи:

1. Изучено понятие служебного документа. Определены место и роль служебного документа в управлении.

2. Показаны виды и однократная характеристика стилей современного русского языка. Выявить отличительные черты современного делового стиля как стиля языка, используемого для написания служебных документов.

Таким образом, цель данной работы - выявление отличительных черт современного языка и стиля служебных документов - достигнута.

В работе сделаны следующие выводы

Во-первых, для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Документы должны составляться и оформляться на основе правил изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Служебные документы составляют систему служебной документации, которая образует одну из основных форм организаторской деятельности.

Во-вторых, составление документов - это трудный и сложный процесс, который занимает много рабочего времени. Зная правила современного русского языка и отличительные черты официально-делового стиля документов, можно значительно уменьшить время на их подготовку.

Отличительными чертами современного делового стиля являются:

· грамотное использование терминов - слов или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

· знание основных правил грамматики, такие как использование пассива и безличных предложений, употребление деепричастных оборотов и другие.

· умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату.

служебный документ язык деловой

Список литературы и источников

1. Федеральный закон от 26 декабря 1995г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп. от 13 июня 1996г., 24 мая 1999г.).

2. Федеральный закон от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. от 23 июля 1998г.).

3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.

5. Словарь сочетаемости слов русского языка. / Под. Ред. П.Н. Денисова, В.В. Морковкина. М., 1983

6. Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм/ Т.В. Кузнецова: ЗАО «Бизнес-школа», 1997.

7. Михалкина И.В. Соблюдение норм русского языка в официально-деловой переписке и служебных документах// Справочник секретаря и офис-менеджера 2012. - №4. - С. 61-67.

8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

9. И.Н. Кузнецов. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - М.: «Дашков и К о », 2007. - 520 с.

10. Н. Кушнаренко. Документоведение: Учебник. - Киев: Знания, 2008. - 459с.

11. Н.С. Ларьков. Документоведение: Учебное пособие. - М.: АСТ: Восток - Запад, 2006. - 427, с.

12. М.Ю. Рогожин. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. - 240 с.

13. К.Б. Гельман-Виноградов. Трудности научной трактовки понятия "документ" и пути их преодоления // Отечественные архивы. 2005. № 6.

14. А.С. Демушкин. Распознание подделок документов // Секретарь-референт. 2003. №4

15. Л.Н. Мазур. Бюрократические циклы российской государственности в XVIII-XX вв. и эволюция системы делопроизводства // 16.Делопроизводство. 2011. № 2.

17. В.Ф. Янковая. Подлинник, копия, дубликат // Секретарь-референт. 2005. № 11

Приложение 1

Образец оформление служебной записки

Приложение 2

Образец оформления докладной записки

Приложение 3

Образец оформления заявления

Директору ООО «Желание»

Степанову Г.Н.

Менеджера по продажам

Ларионова Василия Ивановича

Заявление

Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию 19.09.2013 г.

Ларионова

Приложение 4

Образец оформление акта

Приложение 5

Виды редакторских правок

Вид правки	Краткая характеристика
Правка-вычитка	Максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.
Правка-сокращения	Производится в двух основных случаях: Во - первых, когда необходимо любыми способами сделать документ короче; Во - вторых, когда в тексте содержится избыточная информация - повторы и «общие места». Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, настолько оправданно повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.
Правка - обработка	Представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные нарушением сочетаемости слов, не различением паронимов, использованием громоздких конструкций и т. д.
Правка-переделка	Применяется при подготовке к печати рукописей тех авторов, которые слабо владеют литературным языком. Правка-переделка широко используется в редакциях газет, особенно в отделах писем, так как материалы, присылаемые читателями, по разным причинам бывает трудно отправить в печать в том виде, в каком они поступили.

Приложение 6

Примеры синтаксических ошибок

Вид ошибок	Характеристика
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении	В текстах служебных писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не соблюдают порядок слов в русской письменной речи.	В первом предложении содержится указание, к какому сроку ОАО выполнило заказ. Во втором предложении констатируется, что ОАО заказ выполнило. В третьем предложении указывается, какое ОАО выполнило заказ
Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов	Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты.	Неправильно: «Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты». Правильно: «При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты»
Неправильное использование предлогов	В служебной письменной речи получили большое распространение словосочетание с предлогом и с зависимыми существительными в предложном падеже.	Неправильно: «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы». Правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы».
Неправильное согласование в падеже	Составители служебных документов часто допускают неправильное соглашение в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного	Неправильно: «Согласно Вашей просьбы…» Правильно: «Согласно Вашей просьбе…»

Положение 7

Примеры морфологических ошибок

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Оформление бланка предприятия угловым и продольным способом согласно ГОСТ Р6.30-2003. Особенности написания делового письма и ответа на него, докладной и служебной записок. Пример оформления справок, акта, протокола, резюме и объяснительной записки.

контрольная работа , добавлен 09.05.2013


История развития и современное государственное регулирование делопроизводства. Оформление управленческих документов: реквизиты, бланки документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Оформление организационных и распорядительных документов.

учебное пособие , добавлен 04.08.2010


Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.

контрольная работа , добавлен 17.12.2009


Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление.

контрольная работа , добавлен 27.07.2008


Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.

контрольная работа , добавлен 18.02.2011


Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентация работы делопроизводственной службы. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов. Обработка входящих документов, характеристики формы регистрации. Оформление докладной записки.

контрольная работа , добавлен 03.04.2010


Систематизация документов на предприятии. Типовой формуляр приказа и виды приказов. Раскладка документов в дела. Части делового письма и их расположение. Основные требования к тексту письма. Составление и оформление заявления о переводе на другую работу.

контрольная работа , добавлен 11.07.2011


Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.

презентация , добавлен 07.08.2013


Общие требования к текстам служебных документов. Правила использования лексических и графических сокращений и сложносокращенных слов в текстах официальных документов. Стандартизация некоторых принятых видов сокращений, написание дат в деловых документах.

реферат , добавлен 02.08.2013


Понятие о документах, их значение. Виды бухгалтерских документов на предприятии, их классификация. Учет формирования и использования амортизационного фонда. Состав и расположение реквизитов документов. Ошибки, допущенные при оформлении документов.