Отчет о среднесписочной численности работников: бланк и пример заполнения. Правила составления отчета о среднесписочной численности работников

Сведения о среднесписочной численности работников (СЧР) - это один из первых отчётов только что созданного ООО. Бланк отчётности выглядит простым, тем не менее, сдача СЧР вызывает массу вопросов, на которые мы дадим ответы в этой статье.

Кто должен сдавать сведения о количестве работающих

Если судить по названию, сдавать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели. Но Министерство финансов считает, что отчитываться должны все компании, в том числе недавно организованные, в штате которых ещё нет сотрудников . Из письма Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности работников».

Перечислим, кто обязан сдавать отчёт о среднесписочной численности:

• только что зарегистрированные юридические лица, независимо от наличия персонала;
• индивидуальные предприниматели-работодатели;
• организации, заключившие ;
• организации, которые не имеют сотрудников в штате.

Таким образом, не сдавать эти сведения вправе только ИП без работников, все остальные бизнесмены обязаны отчитаться.

Кого включать в численность для отчёта

Расчёт среднесписочной численности в 2018 году производится согласно Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 22.11.2017 № 772. В Указаниях перечислены категории работающих, которых включают в численность для отчёта, и тех, которые в расчёте не учитываются.

Много споров возникает по поводу внесения в СЧР информации об единственном учредителе, который и не получает зарплату. Надо ли учитывать его в количестве работающих, ведь он выполняет административные функции по руководству ООО? Нет, не надо, по этому вопросу есть четкий ответ в пункте 78 (ж) Указаний.

Среднесписочная численность рассчитывается только в отношении персонала, принятого по трудовому договору. В этом главное отличие этого показателя от отчётов в фонды, где учитывают ещё и работников, оформленных по договору гражданско-правового характера. При этом срок работы по трудовому договору значения не имеет, в сведения СЧР вносят всех, кто выполняет постоянную, временную или сезонную работу. Отдельно учитывают тех, кто оформлен на полную ставку и тех, кто отрабатывает неполный рабочий день.

В общем случае среднесписочная численность определяется путем сложения количества работников списочного состава за каждый месяц отчётного года и деления полученной суммы на 12. Итоговый результат указывают в целых единицах, т.к. он означает количество работающих человек в штате.

Срок сдачи СЧР в 2018 году

Срок сдачи сведений о среднесписочной численности установлен статьей 80 НК РФ. Согласно ей сдать эту форму надо не позднее 20 января текущего года за предыдущий календарный год. Но срок сдачи отчёта о среднесписочной численности новых организаций (юридических лиц, которые только что созданы или реорганизованы) - не позже 20-го числа месяца , следующего за тем, в котором организация была зарегистрирована или реорганизована.

Например, создание ООО произошло 10 января 2018 года, следовательно, сдать сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации надо не позднее 20 февраля 2018 года. Далее компания отчитывается в общем порядке, т.е. за 2018 год отчёт о количестве работающих сдать нужно до 20 января 2019 года включительно.

Если срок сдачи нарушен, ООО будет оштрафовано по статье 126 НК РФ на сумму 200 рублей. Кроме того, возможно административное наказание должностного лица (главбуха или директора) на сумму от 300 до 500 рублей по статье 15.6 КоАП РФ.

Важно: сведения о среднесписочной численности работников новой организации хоть и сдаются в ИФНС, но не являются налоговой декларацией, поэтому налоговики не вправе заблокировать расчётный счет ООО из-за опоздания со сроками сдачи.

Бланк отчёта

Отчёт СЧР сдают по на бланке, утвержденном приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации по заполнению формы приводятся в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД 6-25/353@.

Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций состоит из одного листа и имеет достаточно простой вид.

В верхних строках формы (поля для заполнения выделены цветом) указывают ИНН и КПП юридического лица. Наименование ИФНС вписывается полностью с указанием номера и кода налогового органа. Наименование общества приводится полное, например, не «ООО «Альфа», а «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа».

Единственный значимый показатель отчёта СЧР - это среднесписочная численность, подсчитанная в соответствии с Указаниями № 772. Если сведения сдаются за прошедший календарный год, то в полях даты указывают 1-ое января текущего года. Сведения подписывает руководитель юридического лица, но это может сделать и доверенное лицо. При сдаче отчёта по доверенности надо вписать реквизиты этого документа и приложить копию.

Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций отличается от обычного ежегодного отчёта только датой. Обратите внимание на сноску, отмеченную знаком (*), - количество персонала указывается не на 1-ое января текущего года, а на 1-ое число месяца, следующего за месяцем, в котором ООО было зарегистрировано. Например, если компания зарегистрирована 10 января 2018 года, то численность штата указывается по состоянию на 1 февраля 2018 года.

Приводим образец заполнения отчёта о средней численности работников вновь созданного ООО, в котором трудовой договор заключен только с генеральным директором.

Способы подачи

Количество работающих по трудовому договору имеет значение не только при расчёте налогов, но и при выборе способа подачи отчёта СЧР: бумажный или электронный. Обычно сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации подают в бумажном виде, т.к. количество работающих, нанятых в первый же месяц, редко превышает 100 человек.

Правило статьи 80 (3) НК РФ гласит, что подавать налоговые декларации и расчёты в бумажном виде вправе только налогоплательщики, имеющие не более 100 человек. Если подходить буквально, то эта статья не должна распространяться на отчёт о среднесписочной численности, т.к. он не является налоговым. Однако налоговики настаивают на том, чтобы при количестве работающих выше 100 человек информация об их количестве тоже сдавалась в электронном формате.

На самом деле это требование особых трудностей не вызывает, учитывая, что с 2015 года плательщики страховых взносов обязаны сдавать отчётность по страховым взносам в электронной форме, уже начиная с 25 человек. То есть, если количество работников на вашем предприятии превысило 25 человек, всё равно придется оформлять электронную цифровую подпись, которой можно подписывать все отчёты.

Отчёт о количестве работающих подается в налоговую инспекцию по месту постановки на учёт: по прописке индивидуального предпринимателя или юридическому адресу ООО. Если документ оформлен на бумажном носителе, то сдать отчёт можно лично в ИФНС или по почте с описью вложения.

Форма «Сведения о среднесписочной численности работников» заполняется бухгалтером предприятия для того, чтобы отразить статистические данные, а также для расчета налогов. Она является первым отчетом, который необходимо подать в начале каждого нового года.

Сведения о среднесписочной численности работников: бланк, нормативная база

Согласно ст. 80 Налогового кодекса, данный документ составляют и подают до 20 января. Для бухгалтеров разработан специальный стандартный бланк, в графы которого требуется внести полученную в течение года информацию.

(образец заполнения предложен на фото ниже) рассчитывается даже тогда, когда предприятие не использует наемный труд.

Чтобы исключить недопонимание и уточняющие вопросы, Минфин опубликовал разъяснительное письмо. Подавать отчет можно либо в электронной, либо в бумажной форме. Бухгалтеру, работающему на предприятии с численностью штата до ста человек, разрешено выбирать вид подачи документа по своему усмотрению. Если же количество работников превышает этот порог, документ следует отослать в электронном виде.

Административная ответственность

Бухгалтеру необходимо внимательно ознакомиться с правилами заполнения формы «Сведения о среднесписочной численности работников». Форма, бланк которой представлен выше, является обязательным отчетом, и его несвоевременная подача грозит предприятию штрафом. Несмотря на небольшую сумму взыскания, просрочки допускать не стоит. В том случае, когда налоговая служба не получает сведения о среднесписочной численности работников (бланк можно увидеть на фото выше), ее работники вправе провести перерасчет налогов и отказать фирме в предоставлении каких-либо льгот. Они могут потребовать выплаты доначисленных налогов, штрафов и пени. При этом бухгалтеру все равно необходимо будет потрудиться, чтобы составить отчетность по среднесписочной численности работников за год и подать недостающий документ. Таким образом, наиболее рациональным становится своевременное сведение всех данных и заполнение отчета.

работников за год?

Работникам крупных предприятий существенно облегчают жизнь различные автоматизированные системы для учета персонала. Эти программы сами подсчитывают все показатели и вносят в отчеты.

Бухгалтеры небольших фирм вынуждены выполнять эту работу самостоятельно. Основой для расчета становится ежедневный учет списочной численности персонала. Эти цифры должны соответствовать тем, что приведены в табелях учета рабочего времени.

Также важна информация о том, кто был принят на работу, уволен, переведен на другую должность, отправлен в отпуск или на больничный. Все эти данные черпают из приказов, личных карт работников, платежных ведомостей или из других рабочих документов.

Список категорий работников, которых обязательно учитывают при расчете ССЧ

Чтобы получить и передать в налоговую достоверную информацию, бухгалтер включает в расчет следующих сотрудников:

1. Людей, пришедших на рабочее место.
2. Тех, кого не было в связи с конкретными обстоятельствами.
3. Сотрудников, находящихся в командировке (если им продолжают начислять зарплату).
4. Заболевших работников, которые имеют больничные листы.
5. Работников, которые были заняты выполнением государственных или муниципальных обязанностей.
6. Работающих полный и неполный рабочий день.
7. Новичков, проходящих испытательный срок.

Образец заполнения сведений о среднесписочной численности работников (ССЧ) может существенно ускорить процесс составления отчета. Приказ Росстата предлагает формулу для вычисления нужного показателя за год:

ССЧ (годовая) = ССЧ (январская) + ССЧ (февральская) + … + ССЧ (декабрьская) / 12

В том случае, когда предприятие функционирует не с января, общую сумму ССЧ все равно делят на 12.

Показатель за месяц

Другой принцип подсчета используется для вычисления ССЧ за один месяц:

ССЧ (месячная) = ССЧ (сотрудники, отработавшие полные дни) + ССЧ (сотрудники, отработавшие неполные рабочие дни).

Чтобы узнать, сколько человек заняты на протяжении всего дня, следует провести очередные вычисления:

ССЧ = ССЧ (на первое число месяца) + ССЧ (на второе число) + … + ССЧ (на последнее число) / 28 (29, 30, 31). Делить нужно на количество дней в месяце.

ССЧ (квартальная) = ССЧ (первый месяц квартала) + ССЧ (второй месяц) + ССЧ (третий месяц)/ 3

Последний показатель (квартальный) могут требовать внебюджетные фонды.

Кого учитывают при подсчете ССЧ

Чтобы правильно рассчитать показатели, бухгалтер должен использовать данные о сотрудниках, принятых по трудовым договорам, тех, которые работают на постоянной или временной основе, а также нанятых для сезонных работ. Обязательно учитывают людей, которые находятся на рабочих местах, и тех, кто отсутствует. Тех, кого оформили одновременно на основании трудового и гражданско-правового договоров, считают за одного работника.

ССЧ выходных дней считают по предыдущим дням.

Что делать с сотрудниками, которые работают неполный день?

Образец заполнения сведений о среднесписочной численности работников, изображенный в начале статьи, содержит всего одну цифру (10) в графе с аналогичным названием. Здесь учтены все работники, занятые трудовым процессом на конкретном предприятии. Если с людьми, работающими полный день, все более-менее понятно, то с подсчетом сотрудников другой категории могут быть сложности.

ССЧ за месяц (сотрудников, занятых неполный день) = количество человеко-часов за месяц или длина рабочего дня данной категории работников/ число отработанных дней.

При этом обычная длина рабочего дня (при пятидневной неделе) будет составлять:

• Если отработано 36 часов/неделю - 7,2 часа.
• При 24 часах/неделю - 4,8 часа.

Неполный день обязателен для лиц до 18 лет, женщин, кормящих грудью, инвалидов, работников на вредном производстве.

В том случае, когда ССЧ представляет собой дробный показатель, его округляют, следуя математическим правилам: если цифра после запятой меньше пяти, округляют до предыдущей единицы, если больше - до следующей.

Чтобы исключить ошибки в будущем и облегчить себе задачу, стоит оставить проведенные однажды расчеты и использовать их как образец заполнения сведений о среднесписочной численности работников.

Сотрудники, которых не учитывают при расчете ССЧ

Существуют сотрудники, которых нельзя включить в состав персонала при составлении отчета о ССЧ. Среди них:

Поговорим о внешних и внутренних совместителях

Внешними совместителями считаются те люди, которые входят в штат нескольких предприятий. На самом деле, они числятся работниками одной организации, а в других могут выполнять какие-либо работы. При этом их рабочий день на других фирмах будет неполным (около четырех часов в день). Их участие в подсчете ССЧ вычисляется при помощи формулы (она приведена в следующем пункте).

Внутренние совместители - это сотрудники конкретной фирмы, выполняющие не только свои прямые обязанности, но и дополнительную работу. Чтобы правильно рассчитать ССЧ, бухгалтер принимает во внимание количество отработанных ими часов.

Расчет ССЧ внешних совместителей

Следует суммировать календарные дни и количество занятых в этот период работников. Далее определяют ССЧ людей, которых не было на предприятии в рабочие дни. Таким образом, получают общее количество сотрудников, не полностью занятых в данный период.

Бухгалтеру будет проще работать, если он составит для себя образец заполнения сведений о среднесписочной численности работников и будет использовать его в качестве шаблона.

Отчет по среднесписочной численности работников сдают все организации и ИП, которые в календарном году выступали в качестве работодателей. При этом неважно, велась ли финансово-хозяйственная деятельность. В расчетах бухгалтер должен ориентироваться на Приказ Росстата от 28.10.2013 № 428.

Сведения по среднесписочной численности подают:

• действующие организации по итогам календарного года — в срок не позднее 20 января ;
• новые организации первый раз — не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором была создана организация, и второй раз — по итогам года не позднее 20 января;
• при ликвидации предприятия или ИП — не позднее официальной даты ликвидации организации или закрытия ИП.

Считаем по головам

Среднесписочная численность основывается на численности списочной. Этот свод данных показывает полный состав сотрудников, включая тех, кто находится на больничном, в отпуске или командировке. В списочную численность не включают только сотрудников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, в отпуске по беременности и родам и в учебном неоплачиваемом отпуске.

Списочная численность всегда составляется на определенную дату: первый или последний день месяца. Выходные и праздничные дни считаются по показателям предыдущего рабочего дня.

Ищем среднее

Среднесписочная численность работников — это суммарное количество работников предприятия за определенный отрезок времени. Таким периодом может быть год, квартал, полугодие или месяц.

При подсчете среднесписочной численности нельзя забывать, что требования Росстата и налоговой инспекции к отчету ССЧ отличаются от требований ПФР и ФСС. В первом случае в сведения не включаются внешние совместители и те, кто трудится по договору подряда или гражданско-правовому договору. Внутренние совместители подсчитываются только один раз — по основному месту. Сведения по среднесписочной численности работников, подаваемые в ПФР и ФСС, включают обе эти категории работников. В этом случае у совместителей учитывается и основная, и дополнительная загруженность.

Расчет за полные рабочие дни

Поэтапно рассмотрим, как рассчитывать среднесписочную численность работников предприятия. Начните со сведений о количестве сотрудников, отработавших полные дни. Суммируем данные за месяц и делим получившуюся сумму на количество календарных (!) дней месяца. То есть в январе мы делим на 31, в феврале — на 28 (29) и так далее вне зависимости от того, сколько было праздничных / выходных / рабочих дней.

Пример расчета среднесписочной численности работников: в организации трудится 47 человек, в июле 29 из них отработали 31 день, 15 человек по 20 дней, 3 человека вышли только в последние 4 дня.

ССЧ будет выглядеть так: (29 * 31) + (15 * 20) + (3 * 4) = 1211 / 31 = 39,06

Расчет за неполные рабочие дни

На втором этапе надо получить данные по сотрудникам, которые работали неполный день или по сменному графику. Среднесписочная численность для таких категорий определяется по отношению к общепринятому на предприятии графику и нормативной продолжительности дня. Например, при 40-часовой рабочей неделе она будет равна 8 часам, для 48-часовой — 9,6.

Формула для расчетов выглядит так: количество отработанных человеком часов за месяц делим на нормативную продолжительность рабочего дня и делим на число рабочих (!) дней в месяце.

Пример: к выполнению ряда задач организация привлекла двух сотрудников на 4-часовой рабочий день. В апреле один отработал 12 дней, другой — 18. Среднесписочная численность сотрудников за отчетный месяц, занятых неполный рабочий день, равна 0,7:

• первый — 48 / 8 / 21 = 0, 28;
• второй — 72 / 8 / 21 = 0,42;
• итого — 0,28 + 0,42 = 0,7.

Подводим итоги за год

Чтобы получить годовую среднесписочную численность, суммируйте месячные результаты по всем сотрудникам (полный и неполный рабочий день). Полученное число надо разделить на 12 месяцев.

Сведения о среднесписочной численности работников в любое из ведомств подаются целым числом. Как округлять результаты подсчетов, Росстат не регламентирует. Чаще всего на практике используется математическое округление: число до 0,5 округляем до нуля, свыше 0,5 — до единицы.

Часто возникает вопрос: как быть, если в штате ИП числится один человек, он работал неполный месяц, и ССЧ равно 0,33? В таком случае сделайте исключение и поставьте в отчете единицу.

При этом помните, что округляется только итоговое число. Если вы хотите получить свод данных за год, менять результаты поквартально или помесячно не надо. То же самое, если вы хотите составить месячный отчет: не следует цифры по каждому сотруднику доводить до целого. Всегда округляйте итоговый показатель.

Все работодатели должны предоставлять форму КНД 1110018 (отчетность о среднесписочной численности работников, трудоустроенных по трудовой книжке).

Индивидуальные предприниматели , которые не нанимали в отчетном периоде новых сотрудников, специализированный бланк действительно не сдают. Это оговаривается в Налоговом кодексе и различных правовых актах, регулирующих данное действие.

Если это юридическое лицо , то вне зависимости от количества принимаемых на должность работников, они сдают форму КНД 1110018 в соответствующем отчетном периоде. Утверждена форма Приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 29 марта 2007 года №ММ–3–25/174 .

Допускается и автоматическое заполнение с помощью специализированной бесплатной программы. Нужна данная отчетность для того, чтобы проверить способ сдачи. Если прошлогоднее количество превышает 100 человек, то можно подавать декларацию только в электронном виде. Если работодатель подает декларацию в ином виде, то на него накладывается штраф в сумме 200 рублей в соответствии со статьей 119.1 НК РФ .

Работодатели, численность у которых менее представленного количества, вправе выбирать между электронным способом подачи заявления и бумажным видом. Помимо вышеперечисленного, численность влияет на применение налогового режима. В частности, для ПСН допустимо 15 человек , а для УСН — не более 100 человек .

Заполнение с образцами

Сведения о количестве работников, работающих официально, нужны для статистики в налоговую организацию. Инспектор принимает отчетность за предыдущий год по ССЧ, что позволяет контролировать деятельность организации в соответствии со статьей 80 НК РФ.

Существует несколько особенностей :

• сдавать отчетность необходимо до 20 января следующего за отчетным годом;
• индивидуальные предприниматели, которые работают без работников уже с 2014, вправе не сдавать такой отчет;
• филиалы зарубежных учреждений могут не сдавать данную форму в Налоговую инспекцию.

Возможно оформление только черной ручкой разборчивым шрифтом. Лучше всего, если это будут печатные буквы. Не рассматриваются бланки, которые заполняются синей ручкой и иными цветовыми чернилами. Сведения в ячейках должны быть разборчивыми. При неясности ФНС вправе отказать от приема документации.

Поле идентификационного номера заполняется в соответствии с действующим законодательством. При регистрации каждый человек и налогоплательщик получает свидетельство о регистрации , где прописан уникальный номер ИНН. Необходимо вписать эти сведения от крайней левой ячейки разборчивым шрифтом.

Если унифицированный номер имеет меньше цифр, чем свободных ячеек, то нужно сначала проставить нули. А код налогового органа по месту регистрации компании всегда состоит из четырех цифр.

Далее следует поле, где заполняется наименование налоговой инспекции . Здесь не нужно придерживаться правила точного заполнения и полного. Необходимо проставить аббревиатуру для сокращения места по общим нормативным правилам.

Такое правило не распространяется на наименование налогоплательщица . Наименование компании должно быть четко прописано, несмотря на количество свободных ячеек. Также необходимо прописать фамилию. имя и отчество без сокращений. Если это не сам предприниматель, а представитель, то он обязан вписать свои персонализированные данные и документ, подтверждающий право на подачу документации.

Дополнительными важными деталями являются :

1. Показатель численности . Необходимо указать число официально работающих сотрудников по состоянию на начало года. Проставляется показатель целым числом.
2. Дата . Подать документ необходимо до 20 января следующего года за отчетным. Обязательно нужно указывать, что подаются сведения по состоянию на начало года.
3. Корректное заполнение . Многие предприниматели неправильно заполняют бланк, проставляя отметки за представителей налогового органа.

Налоговая отчетность

Налоговой отчетностью становятся вся документация , которая затрагивает налогообложение и доходы организации любого типа. Вся документация подлежит обязательной сдаче в конкретный промежуток времени.

По завершению отчетного периода каждый налогоплательщик должен сообщить о расходах и доходах, о численности работников и , источниках прибыли. Все это позволяет корректно исчислять налоговую базу и уплачивать начисленные налоги. Вся информация подлежит сдаче в виде стандартных и унифицированных бланков и в виде налоговой декларации.

Как происходит подготовка и отправка сведений о ССЧ в 1С, можно узнать из данного видео.

Сведения о среднесписочной численности работников по предыдущему календарному году подается в налоговую до 20 января. Этот день в 2018 году выпадает на выходной, а значит крайний срок сдачи среднесписочной численности переносится на 22 января, понедельник.

Кто сдает среднесписочную численность

Важно! Крайний срок для отправки сведений о среднесписочной численности за 2017 год для организаций и ИП 22 января 2018 года.

Предприниматели также обязаны сдавать сведения, но только те ИП, у которых нет работников, а точнее не было в 2017 году. Если работников у ИП в этот период не было, то и сдавать сведения не нужно, в том числе и нулевой расчет.

Представленные сведения будут влиять на право организаций и ИП в применении специального налогового режима, а также на обязанность представлять в налоговую отчеты в бумажном или электронном виде, обязанность по уплате или освобождение от НДС и др. Сделать это нужно в установленный законодательством срок.

Обособленные подразделения самостоятельно в налоговый орган сведения не представляют. Они подготавливают расчет и направляют его в головной офис, а уже головная организация сдает сведения по всей компании, включая все подразделения.

Рассмотрим на примере ⇓

Компания ООО «Континент» зарегистрировалась в качестве юридического лица в августе 2017 года. Первый раз сведения ООО «Континент» должно подать до 20 сентября 2017 года, по состоянию на 1 сентября 2017 года. А второй раз сведения нужно подать уже по итогам года, до 22 января 2018 года, по состоянию на 1 января 2018 года.

А как быть, если зарегистрировалась организация в начале года, то есть в январе. Все организации должны будут подготовить сведения в срок до 20 числа, а как быть только что зарегистрированной организации?

Для ответа на вопрос разберем еще один пример, когда организация ООО «Веста» зарегистрировалась только в январе 2018 года. Нужно ли сдавать сведения до 22 января 2018 года? ООО «Веста» за 2018 год нужно будет предоставить сведения также дважды. Первый раз – до 20 февраля 2018 года, по состоянию на 1 февраля. Второй раз сведения нужно будет подать уже в 2019 году, вместе с другими организациями в срок до 20 января 2019 года. Таким образом в январе 2018 года, а именно до 22 числа ООО «Веста» подавать сведения не нужно.

Важно! Организациям и ИП, которые зарегистрировались в январе 2018 года подавать сведения о среднесписочной численности не нужно. Они должны предоставить сведения только по состоянию на 1 февраля 2018 года, крайний срок подачи при этом – не позднее 20 февраля 2018 года.

Как сдавать сведения о среднесписочной численности

Форма, по которой подаются сведения по численности персонала организации – это форма №ММ-3 25/174@, утвержденная приказом ФНС РФ от 29.03.2007г. Представляются сведения в ту ИФНС, где организация или ИП стоит на учете. Если в организации есть обособленные подразделения, то отдельно отчитываться они не должны. Сведения в налоговую представляет головная организация по всем сотрудникам, включая обособленные подразделения.

Сдать сведения можно как в бумажном, так и в электронном виде. На бумаге сведения подаются лично в ИФНС, либо отправляются по почте. Сдавать таким образом сведения могут только те организации, численность персонала которых не превышает 200 человек. Для тех организаций, численность которых более 200 человек обязаны представлять сведения только в электронном виде.

Ответственность за несвоевременное представление среднесписочной численности

Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:

• 200 рублей – на организацию
• 300 – 500 рублей – на руководителя.

Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.

Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.

Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.

Кого включают в среднесписочную численность

Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:

• которые находятся в командировке;
• которые находятся на больничном;
• кто трудится удаленно;
• кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
• сотрудники, у которых в день расчета выходной;
• работники в отгуле;
• работники, у которых есть прогулы.

Следующий перечень содержит тех лиц, которые при расчете среднесписочной учитываться не должны:

• внешние совместители;
• работающие по гражданско-правовому договору;
• работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением);
• работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.

Формула расчета среднесписочной численности

Ниже представлена формула для расчета среднесписочной численности:

СЧ = СЧм / М,

СЧ – среднесписочная численность за период,

СЧм – среднесписочная численность по каждому месяцу периода,

М – количество месяцев в периоде.

По каждому месяцу среднесписочная численность определяется следующим образом:

СЧм = СПп + СПн,

СПп – среднесписочная численность с полным рабочим днем;

СПн – среднесписочная численность с неполным рабочим днем.

Численность (списочная) сотрудников в ООО «Континент» в ноябре 2017 года составила с 1 по 20 число – 62 человека, с 21 по 30 число – 38 человек. Два сотрудника в этом месяце находились в декретном отпуске, соответственно, из расчета их следует исключить. Произведем расчет:

(62 – 2) х 20 дней + (38 – 2) х 10 дней = 1 200 + 360 = 1 560 человек

Среднесписочная численность сотрудников в октябре составит:

1 560 / 30 = 52 человека

В ООО «Континент» установлена 5-дневная рабочая неделя с продолжительностью рабочего дня в 8 часов. Три сотрудника трудятся неполный рабочий день, равный 5 часам.

В ноябре 2 из этих сотрудников отработали 21 рабочий день, а один – только 15 рабочих дней.

Определим общее количество человеко-дней:

5 / 8 х 21 х 2 + 5 / 8 х 15 х 1 = 26,25 + 9,375 = 36 чел/дней

Среднесписочная численность по этим сотрудникам за ноябрь составила:

36 / 21 = 1,71 чел.

Законодательная база

Законодательный акт	Содержание
Письмо Минфина России №03-02-07/1/4390 от 04.02.2014	«О постановке на учет в налоговом органе, а также о представлении единой (упрощенной) декларации и сведений о среднесписочной численности работников вновь созданной организацией, не имеющей объектов налогообложения и наемных работников»
Статья 126 НК РФ	«Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля»
Статья 80 НК РФ	«Налоговая декларация, расчеты»
Статья 15.6 КоАП РФ	«Непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля»
Письмо Минфина России №03-02-07/1-38 от 14.02.2012	«По вопросу отчета головным офисом за свои филиалы»