Платежный календарь предприятия и график платежей в «WA: Финансист» с примерами. Что такое платежный календарь предприятия и зачем он нужен? Платежный календарь банка в excel пример

29.01.2024

Платежный календарь в «1С:Бухгалтерия 8» отображает:

планируемые финансовые поступления за проданные товары, выполненные работы, предоставленные услуги и др.;
планируемые расчеты с поставщиками, выплата заработной платы, отчисления в бюджет и др.;
просроченные платежи с поставщиками и подрядчиками, клиентами, сотрудниками, контролирующими органами и др.;
денежные средства в пути – отосланные, но не зачисленные на счет получателя;
остатки денежных средств на счетах на начало и конец периода.

Планируемый срок поступления и расходования денежных средств отображается в «Платежном календаре» на основании ожидаемой даты. Ожидаемая дата поступления устанавливается в счетах покупателям и документах реализации товаров, работ и услуг. Ожидаемая дата расходования устанавливается в счетах от поставщиков и документах поступления товаров, работ и услуг (рис. 1-1.1).

Если не указать ожидаемую дату платежа, то данные из документа в платежный календарь не попадут.

Рисунки 1-1.1 - Ожидаемая дата платежа в первичных документах

Данные об ожидаемых платежах отображаются в «Платежном календаре» до момента оплаты, т.е. до формирования и проведения документа «Поступление на расчетный счет» или «Поступление наличных (в кассу)» , «Списание с расчетного счета» или «Выдача наличных (из кассы)» . При частичном погашении обязательств, в табличной части «Платежного календаря» отображается сумма остатка долга.

Для использования функции планирования следует установить соответствующие галочки в разделе «Функциональность программы» (рис.2).

Рисунок 2 - Настройка планирования платежей

Настроить сроки оплаты поставщикам и покупателями можно через раздел «Администрирование» в подразделе «Параметры учета» (рис. 3-3.1). Сроки, установленные в параметрах учета, могут быть изменены в каждом конкретном счете или документе поступления/реализации товаров, работ, услуг.

Рисунки 3-3.1 - Установка планируемых сроков оплаты покупателями и поставщикам

Доступ к Платежному календарю осуществляется через раздел «Руководителю» в группе «Планирование» (рис. 1). Платежный календарь формируется на произвольный период, указанный в днях. Доступен отбор по справочнику «Организации». Каждый раздел выделен соответствующим цветом, что обеспечивает удобство при работе с табличной частью отчета.

Рисунок 4 - Форма Платежного календаря

Для получения информации об остатках денежных средств в разрезе наличных и безналичных счетов предприятия необходимо перейти по гиперссылке «Остаток денег» . При переходе открывается форма «Остатки денежных средств» на текущую дату (рис. 5), в которой отображается информация в разрезе денежных счетов, их размещения и валют.

Рисунок 5 - Отображение остатков денежных средств

Платежный календарь в 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 включает в себя следующие разделы:

Оплата от покупателей

Раздел отображает информацию об ожидаемых поступлениях денежных средств (ДС). Источником информации служат документы системы:

счет покупателю;
реализация (акты, накладные);
оказание производственных услуг;
передача основных средств;
передача нематериальных активов.

Задолженности на начало периода формирования «Платежного календаря» отображаются в остатках (рис. 6).

Рисунок 6 - Информация о задолженности и планируемых поступлениях по взаиморасчетам с покупателями

Детализировать информацию о просроченных и планируемых платежах покупателей можно посредством перехода в форму «Ожидаемая оплата от покупателей» (рис. 7).

Рисунок 7 - Отображение ожидаемой оплаты от покупателей

Обратите внимание! Если по одной хозяйственной операции была отражена цепочка документов, например, Счет покупателю - Реализация (акты, накладные), с отличными либо одинаковыми данными, то при формировании формы «Ожидаемая оплата от покупателей» сумма будет отражена несколько раз по разным документам. При этом в самом «Платежном календаре» сумма будет отражена по информации из первого документа в цепочке.

К примеру, по контрагенту «БАР Дионис» в программу ведены 2 документа:

Счет покупателю на сумму 102 500,00 руб., срок оплаты 28.06.17.
Реализация (акты, накладные) на сумму 99 000,00 руб., срок оплаты 29.06.17.

В «Платежном календаре» информация отражена по документу Счет покупателю 102 500 руб. (поскольку он является первым в цепочке). При этом в форме «Ожидаемая оплата от покупателей» (форма вызывается из Платежного календаря) отражены обе суммы (102 500 руб. и 99 000 руб.) по двум документам и с разными датами.

В форме можно изменить срок оплаты по контрагенту. Для этого необходимо в табличной части выделить Контрагента и нажать «Изменить срок оплаты» . После изменения срока нажимаем кнопку «ОК» и обновляем форму.

Двойной клик по строке «Ожидаемая оплата от покупателей» открывает документ-основание для просмотра и редактирования.

В форме «Ожидаемая оплата от покупателя» для оповещения Контрагента о просроченном платеже предназначена кнопка «Напомнить». Кликом по этой кнопке создается письмо контрагенту с напоминанием о платеже.

Прочие поступления

Раздел отображает информацию о денежных средствах находящихся в пути, переводах и продажах по платежным картам (рис. 8). Источником информации являются документы:

ПКО и РКО с видом документа «Инкассация» .
Списание с расчетного счета с видом «Прочее списание» . Счет учета 57.22 или 57.02.
«Отчет о розничных продажах» с видом «Оплата проданных товаров платежной картой автоматизированной торговой точке (рознице)».

Рисунок 8 - Отображение прочих поступлений

Налоги и взносы

Раздел включает платежи в бюджет. Источником информации являются задачи по уплате налогов из «Списка задач» :

налоги;
сборы;
страховые взносы;

Задачи создаются автоматически в системе на основании начисленных налогов, подготовленных деклараций и отчетов (рис. 9).

Рисунок 9 - Отображение информации о налогах и взносах

Сроки уплаты налогов и взносов отображаются в соответствии регламентом действующего законодательства.

Обратите внимание! В Платежном календаре отображается вся сумма задолженности по налогам накопительным остатком (просроченные + планируемые).

Рисунок 10 - Отображение списка задач и их статуса

Если по платежу не определены суммы, то в табличной части отображается знак "–". При этом ячейка содержит указание на то, что необходимо для определения суммы платежа. Клик по ячейке позволяет открыть форму для отображения расчета и уплаты соответствующего налога (рис. 11).

Рисунок 11 - Информация о расчете и уплате налога на прибыль

Платежи поставщикам

Раздел содержит информацию о запланированных платежах поставщикам. Источником информации являются документы:

Счет от поставщика.
Поступление (акты, накладные).
Поступление доп. расходов.
Поступление НМА.

Информация о просроченных платежах отображается в начальных остатках (рис. 12).

Рисунок 12 - Информация о взаиморасчетах с поставщиками в «Платежном календаре»

Обратите внимание! Если по одной хозяйственной операции была отражена цепочка документов (например, "Счет покупателю - Реализация"), но эти документы не связаны между собой (т.е. вводились не «на основании», а отдельно), то в «Платежном календаре» будут отражаться данные, указанные во всех документах. Т.е. возможно дублирование записей по одной хозяйственной операции .

Также в «Платежном календаре» отображаются помеченные на удаление платежные поручения . Проверить связь между документами можно из журнала документов либо из самого документа посредством формы «Связанные документы».

Если в базе была отображена оплата по счету и введен документ «Списание с расчетного счета» на всю сумму платежа, то счету присваивается статус «Оплачен» и он в Платежном календаре не отображается. Но если документ «Списание с расчетного счета» был помечен на удаление, то у счета остается статус «Оплачен» и он не отражается в Платежном календаре. В такой ситуации, чтобы счет отражался в Платежном календаре, необходимо вручную в счете поменять статус на «Не оплачен».

Детализировать информацию о просроченных и планируемых платежах можно посредством перехода по соответствующей гиперссылке в форму «Оплата поставщикам» (рис.13).

Рисунок 13 - Отображение информации об оплате поставщикам

В этой же форме можно изменить срок оплаты по контрагенту или группе контрагентов. Для этого необходимо выделить соответствующего контрагента и нажать на кнопку «Изменить срок оплаты». После изменения срока нажимаем кнопку «ОК» и обновляем форму (нажимаем кнопку «Обновить»).

Клик по строке «Оплата поставщикам» открывает для просмотра и редактирования соответствующий документ-основание.

В форме «Оплата поставщикам» можно создать платежные поручения, кликнув на кнопку «Создать платежные поручения» . При нажатии данной кнопки выводится платежное поручение для просмотра и редактирования.

При создании платежных поручений для группы контрагентов, в экранной форме программы выдоиться журнал «Платежные поручения» . В журнале можно открыть и отредактировать уже созданные платежные поручения по соответствующим контрагентам.

Из табличной части «Платежного календаря» можно открыть документ, на основании которого была отражена задолженность перед поставщиком.

Зарплата

Раздел заполняется на основе остатков начисленной, но не выплаченной зарплаты (рис. 14). Источником информации являются задачи по выплате зарплаты из «Списка задач» . Задачи создаются автоматически в системе на основании документа «Начисление зарплаты» .

Рисунок 14 - Отображение информации о зарплате

Сроки выплаты зарплаты отображаются в соответствии регламентом действующего законодательства.

Рисунок 15 - Отображение задач по выплате зарплаты

Обратите внимание! В cписке задач отображается начисление зарплаты во всех месяцах, в которых должна была производиться выплата зарплаты, даже если в базе нет документа «Начисление зарплаты» .

Если документ «Начисление зарплаты за Х месяц» был помечен на удаление, то при переходе из Списка задач на «Зарплата за Х месяц» с документа «Начисление зарплаты за Х месяц» автоматически снимается пометка на удаление и он проводится.

Если документ «Начисление зарплаты за Х месяц» не был проведен, то при переходе из Списка задач на «Зарплата за Х месяц» документ «Начисление зарплаты за Х месяц» автоматически проводится.

Если документ «Начисление зарплаты за Х месяц» не был создан, то при переходе из Списка задач на «Зарплата за Х месяц» документ «Начисление зарплаты за Х месяц» автоматически создается и проводится.

Клик по ячейке, в которой указан планируемый платеж по выплате зарплаты, позволяет открыть форму для отображения расчета и выплаты зарплаты, а также уплаты НДФЛ (рис. 16).

Рисунок 16 - Отображение расчета зарплаты и уплаты НДФЛ

Периодические платежи

Данный раздел заполняется на основании задач, сформированным по правилам регулярных платежей. Здесь отображаются регулярные платежи (отличные от уплаты обязательных платежей и зарплаты), например: арендная плата, коммунальные платежи и т.д. (рис. 17).

Заинтересовал платежный календарь в 1С:Бухгалтерия?

Узнайте подробности покупки и внедрения данной программы!

Обсудить внедрение

Сегодня основной проблемой для многих предприятий является поиск свободных финансовых ресурсов. Ведь невозможность их привлечения приводит к спаду производства, а снижение уровня доходов населения, потребительского спроса ведет к сокращению выручки предприятий, росту дебиторской задолженности

Оперативное планирование

В период экономического спада условия поставок от предприятий ужесточаются: минимизируя риски, компании предпочитают работать по предоплате. Поэтому дефицит живых денежных средств (далее — ДС) становится основной проблемой, которую приходится решать предприятию, чтобы в кризисной реальности обеспечить свою ликвидность и платежеспособность.

Механизмом, позволяющим контролировать ликвидность компании и максимально продуктивно использовать ДС, является платежный календарь.

Оперативное планирование денежного потока на определенный период осуществляется путем составления платежного календаря в рамках бюджета движения денежных средств (далее — БДДС) на основании текущего состояния платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических обязательств.

С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования ДС из плана. Но в отличие от БДДС это более подробный документ. Ведь если при стратегическом планировании не имеет значения, от кого конкретно будут получены или кому заплачены деньги, то при оперативном — все как на ладони: вот должники-дебиторы, а вот — кредиторы.

Поэтому в платежном календаре можно подробно расписать: кому, когда, от кого, за что и сколько следует заплатить (получить).

Платежный календарь представляет собой план движения денежных средств (далее — ДДС) в краткосрочной перспективе (неделя-месяц), отражающий все виды деятельности предприятия (основную, финансовую, инвестиционную), утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.

Кому необходим платежный календарь?

Информация, представленная в платежном календаре предприятия, необходима собственникам бизнеса, руководителям высшего и среднего звена, руководителям центров финансовой ответственности (далее — ЦФО) и работникам финансово-экономического блока.

С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования денежных средств из плана

Круг вопросов, относящихся к компетенции финансового директора, одного из наиболее важных руководителей предприятия, необычайно широк — от задач оперативного управления денежной наличностью до проблем стратегического развития компании. Кроме того, на любом предприятии финансовое управление тесно связано с его основной деятельностью — производством, торговлей или оказанием услуг, а следовательно, с управлением ресурсами. Внедрение платежного календаря позволит сократить трудозатраты финансового директора на контроль расходования ДС Если ранее ему приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то с внедрением платежного календаря, когда суммы выплат утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль денежных потоков можно возложить на работника финансовой службы. Финдиректор же будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило, сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансистом.

Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.

Задачи, которые позволит решить платежный календарь

1. Не допускать кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Основная цель формирования платежного календаря — борьба с кассовыми разрывами, при которых денег в кассе и на расчетном счете нет. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принимать меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществления платежей при отсутствии достаточных средств на счете компании. Следуя принципу «предупрежден — значит вооружен», можно оперативно изменить планы расходования ДС, тем самым предотвратив кассовый разрыв.
Можно делать предварительные «прикидки», изменять даты поступлений и платежей, согласовывать их с контрагентами — и отражать все это непосредственно в платежном календаре.
2. Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно. Траты допустимы только в рамках принятых бюджетов. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила. Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета.
3. Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока ДС в любой момент времени.
4. Предоставлять достоверную информацию в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Недостатком платежного календаря, реализованного в Excel, является расход времени на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы для получения достоверных данных не требовалось двойного ввода.
5. Обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования оплаты расходов. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.
6. Максимально исключить человеческий фактор.

Планирование потоков ДО предполагает возможность управления ликвидностью компании. В показателе ликвидности предприятия учтено состояние и величина его текущих активов и обязательств.

Платежный календарь — это план движения денег в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании, утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия

Основные составляющие текущих активов — запасы, дебиторская задолженность и ДС, текущих обязательств — кредиторская задолженность.

Платежный календарь позволяет управлять кредиторской и дебиторской задолженностями. Особенно это актуально при возрастании числа покупателей либо поставщиков, поскольку появляется возможность четко определить даты выплат для своевременного получения сырья, услуг, обеспечения эффективности деятельности предприятия, предупреждения возникновения штрафных санкций.

Управление ДС, имеющими отношение к товарно-материальным запасам, сразу ставит задачу управления оборачиваемостью запасов. Чем она быстрее, чем меньше складских запасов, тем дешевле они обходятся компании, тем эффективнее используются ДС для приобретения необходимого сырья, материалов, товаров для основной деятельности.

При дефиците «живых» денег особо важна четкая работа предприятия по согласованию плана платежей на всех уровнях управления и грамотная, продуманная расстановка приоритетов.

На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования ДС исполняется в полном объеме, соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление ДС. Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90%.

В этой связи весьма полезен анализ так называемых постоянных платежей: зачастую на предприятиях есть расходы, к которым привыкли и не ставят под сомнение их целесообразность. Свежий взгляд на структуру платежей поможет определить, действительно ли эти расходы обязательны. Составление плана ДДС только тогда имеет смысл, когда можно быть уверенным, что все необходимые платежи учтены. План составляется для того, чтобы исключить необходимость «внезапного» финансирования каких-либо «суперважных» проектов. Продумывать направления расходования ДС необходимо заранее, в кризисной ситуации уместно введение более жестких сроков по согласованию плана платежей на всех уровнях управления предприятием.

Что касается исполнения плана, то заслуживает внимания практика ежедневной сверки баланса наличных ДС, которая позволит исключить возможные злоупотребления, даст менеджерам достоверную информацию о текущем остатке средств на счетах и в кассе предприятия, что необходимо для принятия решений об осуществлении текущих платежей.

Принципы, правила, последовательность формирования

При построении системы денежных платежей компании следует выделить два направления работы. Первое — формирование финансовых планов в среднесрочной перспективе, статей ДДС и иных аналитик (организации, договоры, контрагенты), лимитирующих выплаты ДС. Результатом является документ — «Платежный календарь». Второе — описание движения заявок (платежных реестров) в контексте участников процессов, временных рамок, что рассматривается как бизнес-процесс предприятия, направленный на реализацию документа «Платежный календарь» с точки зрения взаимодействия подразделений и менеджмента предприятия, требующий четкой координации и пристального внимания со стороны руководителей и исполняющего персонала.

Основные этапы разработки системы платежного календаря

1. Формирование плановых данных (этот процесс реализуется в рамках бюджетирования и является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).
2. Определение перечня аналитик (статья ДДС, контрагенты, договоры, источник ДС), в контексте которых будет проводиться проверка возможности выплат и поступлений.
3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок.
4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь», определение в его рамках ответственных лиц по процедурам, задачам.
5. Регламентация и документарное оформление бизнес-процесса «Платежный календарь».
6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь».

1. Формирование плановых данных

Предполагается, что компания имеет финансовую структуру с выделенными ЦФО, бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Этот этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка возможности оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.

Важно составить БДДС относительно денежных потоков по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, для чего необходимо иметь бюджеты как основной деятельности, так и инвестиционных проектов. За каждой статьей целесообразно закрепить ответственного (т.е. работника, который принимает решения и несет ответственность как за плановые, так и за фактические показатели, отклонения факт-плана).

2. Определение перечня аналитик

Перечень аналитик позволяет создать инструмент для проверки выплат/ поступлений на возможность реализации.

Можно использовать следующие аналитики: ЦФО, источник ДС, контрагент (получатель ДС), договор с контрагентом (в рамках которого будут осуществлены выплаты), статья ДДС (по которой пройдут выплаты ДС), проект (по которому идут инвестиционные выплаты), приоритет платежа.

Выделяя аналитики в учетной системе, необходимо помнить о принципе экономической целесообразности — завышенные требования к перечню аналитик делают систему трудоемкой и немобильной. Поэтому следует остановиться на перечне, минимально необходимом для решения задач, поставленных компанией перед учетной системой.

3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок

После определения аналитик и реквизитов платежа формируется инструментарий оплаты/поступления ДС. Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая через бизнес-процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого из участников будущего процесса платежного календаря.

Реестр заявок — это перечень заявок, консолидированных по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).

И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении денег.

4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь»

После проверки и одобрения оплаты предоставленных заявок считается, что платежный календарь как бизнес-процесс реализован в реестрах, утвержденных заявках.

Далее нужно ответить на вопросы: кто, что, когда и в какие сроки. Именно на данном этапе важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает порядок взаимодействия работников и, следовательно, определяет результат платежной дисциплины предприятия и его репутацию добросовестного партнера. Вариантов взаимодействия работников в процессе согласования заявок множество, и каждое предприятие вырабатывает схему, целесообразную и удобную для него.

При проектировании бизнес-процесса необходимо следовать определенным принципам:

достаточность полномочий и функций участников процесса (это означает, что каждая из согласующих и утверждающих сторон имеет право на принятие того или иного решения по платежу);

организационная обеспеченность (любой хозяйственный платеж или заявка на поступление должны иметь единый орган согласования и утверждения, и ни одно подразделение, участие которого в процессе предусмотрено, не может быть исключено из цикла формирования платежного календаря);

возможность контролирующей функции (все заявки должны иметь достаточный уровень проверки возможности оплаты, во избежание несанкционированных выплат);

динамизм (система денежных платежей должна иметь оптимальную процедуру согласования, отвечающую требованиям платежной дисциплины предприятия (как правило, продолжительностью от двух до пяти дней), а процесс утверждения платежей оптимизирован в соответствии с работой с поставщиками).

Наиболее наглядный вариант представления бизнес-процесса — графический, в виде диаграммы (рисунок).

5. Регламентация бизнес-процесса «Платежный календарь»

На заключительном этапе бизнес-процесс управления денежными потоками закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь»

Для поддержания оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Программное обеспечение должно позволять:

создавать электронные учетные документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);
формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, БДЦС (к примеру, платежного календаря);
реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).
разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.

Некоторые предприятия для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками используют Excel и прочие непрофильные программы, хотя такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблему двойного ввода данных, необходимость затрат времени на перепостроение отчетности. Поэтому все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения.

Эффективное управление денежными потоками предприятия – обязательное условие его стабильной работы. Один из важных моментов в этой связи – балансировка расходов и поступлений денежных средств во времени. Без этого велика вероятность возникновения проблем при оплате счетов поставщиков, что в конечном итоге приводит к недогрузке мощностей или оплате штрафных санкций.

С другой стороны, правильный учет и анализ денежных потоков может позволить выявить незадействованные источники получения предприятием дополнительного дохода, не связанного с основными направлениями его деятельности (самый простой пример – проценты по краткосрочным депозитам), также это необходимо для грамотного управления кредиторской и дебиторской задолженностью.

Платежный календарь – способ контроля ликвидности компании. Он представляет собой краткосрочный график движения денежных средств, связанный со всеми видами деятельности фирмы. Платежный календарь в обязательном порядке увязывается с бюджетами предприятия и чаще всего предполагает подневную детализацию. Для грамотного использования этого инструмента сначала должна быть проанализирована вся система бюджетирования (особенно тщательно в части ) и четко определены центры финансовой ответственности (ЦФО).

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим .

Платежный календарь может реализовываться в различных формах, но перечень обязательных элементов неизменен:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

информация о поступлениях;
данные о выбытиях;
данные об остатках.

Именно эта информация дает возможность использовать платежный календарь как аналитический инструмент.

Этапы составления платежного календаря

Процедуру составления бюджетного календаря можно разделить на три основных этапа:

бюджетирование в рамках БДДС;
формирование правил осуществления выплат;
автоматизация процедуры составления платежного календаря.

На этапе создания БДДС осуществляется разработка структуры бюджета, выявляются объемы и даты денежных поступлений и необходимых расходов. Эта процедура проводится в тесном взаимодействии с представителями ЦФО. Возможно применение сценарного планирования. По каждому виду деятельности проводится расчет чистого денежного потока (ЧДП).

Один из обязательных результатов этого этапа – сбалансированный график поступлений и выплат, исключающий возникновение «кассовых разрывов». На этом же этапе нужно выявить резервы незадействованных денежных средств и принять решение об их использовании (на основе имеющихся возможностей и оценки рисков деятельности предприятия).

При формировании правил осуществления выплат необходимо точно определить полномочия и компетенции инициаторов платежей, механизм подачи заявок, их утверждения или отклонения. В этот момент регламентируется процедура составления реестра платежей на день и неделю, закрепляется перечень «защищенных» статей, а также процедура согласования сверхлимитных затрат.

Как правило, используется следующий алгоритм осуществления платежа:

внесение соответствующей заявки инициатором;
проверка соответствия платежа утвержденному платежному календарю (руководителем ЦФО или финансовой службой);
согласование отклонений от бюджета при возникновении таковых;
согласование платежа с финансовой службой;
передача указания на осуществление платежа в бухгалтерию.

На третьем этапе нужно автоматизировать прохождение информационных потоков, связанных с составлением платежного календаря, осуществлением платежей и приходом поступлений денежных средств. В данном случае нужно изучить используемые базы данных 1С, регламентировать внутренние аналитические формы и режимы доступа к информации. При небольших масштабах деятельности удается ограничиться использованием корпоративной электронной почты и Excel.

Пример формирования платежного календаря в Excel

Чтобы предприятие вовремя могло выполнять взятые на себя финансовые обязательства, следует избегать кассовых разрывов - недостатка денежных средств, необходимых для финансирования очередных расходов. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь», который не только помогает бороться с кассовыми разрывами, но и помогает оперативно управлять финансовыми потоками. В календаре могут отражаться сведения о поступлениях от покупателей и о запланированных оплатах поставщикам; о платежах в бюджет; о просроченных платежах; о денежных средствах, находящихся в пути между банком и кассой (например, при инкассации), и планируемых к поступлению по договорам эквайринга. Новая функциональность особенно полезна для малых и средних компаний, у которых отсутствует финансовый отдел или в штате нет финансового менеджера.

Новый функционал по планированию финансовых потоков

Для стабильной работы предприятия необходимо своевременное осуществление всех запланированных платежей. Для этого на момент выполнения платежа в кассе или на расчетных счетах организации должно быть достаточное количество средств. Ситуация, когда денежных средств временно не хватает, называется кассовым разрывом. В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 для предотвращения кассовых разрывов предусмотрена новая функциональная возможность - (рис. 1).

Рис. 1. Форма платежного календаря

Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование . В настройках командной панели указывается организация, для которой формируются сведения о планируемых платежах, и период составления прогноза, включая текущую дату. - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.

Отрицательные значения на конец дня обозначают кассовые разрывы. Они выделяются в отчете красным цветом. Для исключения кассовых разрывов необходимо следить, чтобы сумма платежей не превышала сумму поступлений с учетом остатка на начало дня. Используя , бухгалтер видит, где намечается недостаток средств, и может вовремя принять меры для его устранения.

Разделы Платежного календаря

Отчет в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций):

Оплата от покупателей ;
Прочие поступления ;
Налоги и взносы ;
Платежи поставщикам;
Периодические платежи .

Рассмотрим, какая информация отображается в каждом из разделов.

Оплата от покупателей

В разделе Оплата от покупателей отображаются платежи, запланированные согласно документам учетной системы Счет покупателю , Реализация (акты, накладные) , Оказание производственных услуг , Передача ОС , Передача НМА . Напоминаем, что возможность указывать сроки уплаты в этих документах устанавливается в настройках функциональности. Для того чтобы пользователь мог отслеживать сроки ожидаемых оплат от покупателей, в разделе Главное - Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Планирование платежей от покупателей.

Информацию о просроченных платежах можно получить, если перейти по соответствующей гиперссылке в форму помощника Ожидаемая оплата от покупателей (рис. 2).

Рис. 2. Помощник «Ожидаемая оплата от покупателей»

В форме помощника можно изменить срок оплаты одного или нескольких документов, предварительно выделив их курсором. По кнопке Изменить срок оплаты открывается форма ввода нового срока оплаты. Также срок оплаты документа можно изменить непосредственно в колонке Срок оплаты . Выделив строки в списке, можно отправить электронное письмо контрагенту с напоминанием об оплате. Письмо сформируется автоматически по кнопке Напомнить .

Прочие поступления

В разделе Прочие поступления отображается информация о денежных средствах, внесенных в кассу кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению (остатки по счету 57.01 «Переводы в пути»). Также в разделе отображается планируемое поступление денежных средств по договорам эквайринга (остатки по счету 57.03 «Продажи по платежным картам»).

Налоги и взносы

В разделе Налоги и взносы отображаются задачи по уплате платежей в бюджет (налоги, сборы, страховые взносы). Суммы налогов, сборов и взносов к уплате рассчитываются по данным информационной базы - это либо начисленные суммы налогов, либо данные из подготовленных деклараций или отчетов. Если по платежу не было возможности определить сумму (например, нет ни декларации, ни начислений), то в поле вместо суммы отображается прочерк. Для платежей в бюджет доступны действия, аналогичные соответствующим задачам в Списке задач. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие - например, Оплатить или Свериться с ФНС . В случае, когда сумма платежа не определена, программа подскажет, какое действие нужно выполнить - например, подготовить декларацию по соответствующему налогу.

Платежи поставщикам

В разделе Платежи поставщикам отображаются платежи, запланированные согласно документам Счет от поставщика , Поступление (акты, накладные) , Поступление доп. расходов , Поступление НМА . По клику на ячейку открывается документ, на основании которого запланирован платеж. Для того чтобы пользователю была доступна возможность указывать сроки оплаты в документах поставщика, необходимо в настройках функциональности программы на закладке Расчеты установить флаг Планирование платежей поставщикам .

Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке. При нажатии на нее открывается форма помощника Оплата поставщикам , с помощью которого можно автоматически сформировать список платежных поручений на оплату поставщикам. Для этого нужно отметить флагом строки, по которым нужно сформировать платежные поручения. Платежные документы формируются автоматически по кнопке Создать платежные поручения .

В раздел включены платежи по выплате сотрудникам заработной платы. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие, например Выплатить или Свериться с ФНС по НДФЛ (рис. 3).

Рис. 3. Разделы «Налоги и взносы» и «Зарплата»

Периодические платежи

В разделе Периодические платежи отображается информация о регулярных платежах - например, за коммунальные услуги, связь, аренду, интернет и др. Дату напоминания об очередном платеже и регулярность напоминаний можно установить в форме платежного поручения по гиперссылке Повторять платеж?. Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке.

В форме Платежного календаря можно скорректировать планы по приходу / расходу денег с помощью команды Перенести на другой день . Для этого нужно выделить область, содержащую информацию о платеже. Также команда доступна в контекстном меню ячейки платежа. Перенос доступен только для платежей поставщикам и для оплаты от покупателей.

В простом и наглядном виде представляет информацию о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами и способствует оперативному принятию мер по недопущению этой ситуации.

Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором кассовые разрывы отсутствуют.

Задачи платежного календаря

1. Не допускать кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Основная цель формирования платежного календаря -- борьба с кассовыми разрывами, при которых денег в кассе и на расчетном счете нет. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принимать меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществления платежей при отсутствии достаточных средств на счете компании. Следуя принципу «предупрежден -- значит вооружен», можно оперативно изменить планы расходования ДС, тем самым предотвратив кассовый разрыв.

Можно делать предварительные «прикидки», изменять даты поступлений и платежей, согласовывать их с контрагентами -- и отражать все это непосредственно в платежном календаре.

2. Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно. Траты допустимы только в рамках принятых бюджетов. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила. Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета.

3. Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока ДС в любой момент времени.

4. Предоставлять достоверную информацию в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Недостатком платежного календаря, реализованного в Excel, является расход времени на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы для получения достоверных данных не требовалось двойного ввода.

5. Обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования оплаты расходов. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.

6. Максимально исключить человеческий фактор.

Главная цель использования платежного календаря - борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет наглядно увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.

Рис. 1

платежный календарь денежный поток

Основные этапы разработки системы платежного календаря

1. Формирование плановых данных (этот процесс реализуется в рамках бюджетирования и является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).

2. Определение перечня аналитик (статья ДДС, контрагенты, договоры, источник ДС), в контексте которых будет проводиться проверка возможности выплат и поступлений.

Перечень аналитик позволяет создать инструмент для проверки выплат/ поступлений на возможность реализации.

Выделяя аналитики в учетной системе, необходимо помнить о принципе экономической целесообразности -- завышенные требования к перечню аналитик делают систему трудоемкой и немобильной. Поэтому следует остановиться на перечне, минимально необходимом для решения задач, поставленных компанией перед учетной системой.

3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок.

Реестр заявок -- это перечень заявок, консолидированных по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).

4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь», определение в его рамках ответственных лиц по процедурам, задачам.

5. Регламентация и документарное оформление бизнес-процесса «Платежный календарь».

6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь».

· создавать электронные учетные документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);

· формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, БДЦС (к примеру, платежного календаря);

· реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).

· разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.

Одной из особенностей платежного календаря является его постоянная актуализация. В случае недостатка денежных средств для удовлетворения всех поступивших заявок используются правила ранжирования платежей в зависимости от их вида и уровня приоритета.