Как начисляются отпускные: новые правила начисления. Как учитывать в среднем заработке квартальные, полугодовые и годовые премии

Отдыхать любят сотрудники любой компании: маленькой или большой. Тем более, когда за это еще выплачиваются компенсации. О том, как считаются отпускные, можно долго спорить. Крупные компании давно пользуются специальными программами, например 1С, которые автоматически показывают результат и выставляют сумму выплат для каждого работника. Для желающих самостоятельно посчитать свои законные выплаты в этой статье рассмотрены различные ситуации и расчетные формулы, с помощью которых вычисляется сумма выплат.

Порядок предоставления отпуска и выплаты компенсаций

В Трудовом Кодексе России сказано, что каждый работник ежегодно имеет право отдохнуть 28 календарных дней. Существуют такие виды отпусков:

  • основной;
  • дополнительный;
  • донорский;
  • временный по беременности (декретный);
  • больничный (по болезни своей или ребенка);
  • учебный.

На основной отдых претендуют все сотрудники, отработавшие в компании после заключения договора от полугода и больше. Временные работники, заключившие контракт сроком от 2-х месяцев, также рассчитывают на соответствующие выплаты. Дополнительный отдых предоставляется при следующих обстоятельствах: опасные условия труда, ненормированный график работы, работа на Севере. Его могут получить медработники, педагоги и спортсмены (тренеры).

Пособие по родам и беременности оплачивают единовременно. Независимо от стажа, он составляет 100% от среднего оклада. Помните,что законный отпуск не может быть бесплатным. Организация обязана выплатить вам компенсацию в том размере, который получится при расчете. А для этого существуют специальные формулы, которые безошибочно работают во всех ситуациях.

Как рассчитать количество дней отпуска в 2019 году

Чтобы узнать, как начисляются отпускные дни, выполните необходимые простые шаги, такие как:

  1. Определите стаж работы сотрудника в вашей компании.
  2. Вычислите полное количество дней отдыха, которые полагаются определенному сотруднику за время работы у вас.
  3. Посчитайте количество дней, которые были использованы и оплачены.
  4. Оставшиеся дни и считаются непредоставленным отпуском, на который сотрудник имеет полное право.

Формула для начисления выплат

Если вы наберете в интернете «расчет отпускных в 2019 году калькулятор онлайн», то поисковик выдаст вам множество ссылок, по которым самостоятельно просчитывается сумма, которую вам должна организация, как выплату за законный отдых. В них заложена своеобразная формула расчета, благодаря которой автоматически подсчитываются все коэффициенты. Сама формула выглядит так:

  • ОН=СДЗ*ОД, где ОД – начисления за отдых; СДЗ – среднедневной заработок; ОД – дни законного отдыха.

Алгоритм вычислений происходит по формуле:

  • СДЗ=ПСН/ 12/ 29,3, где ПСН – полная сумма начислений за расчетный период (например, с января по декабрь, куда премии и дополнительные выплаты не входят), 12 – это количество месяцев за полный расчетный период, а 29,3 – среднее месячное количество дней, назначенное Трудовым Кодексом РФ.

Зная эти несложные формулы и основные данные о своих рабочих днях, среднем заработке и так далее, вы с легкостью самостоятельно посчитаете, сколько вам должна компания, в которой вы работаете не покладая рук. Везде этим занимается главбух, однако не всегда его вычисления верны. Обязательно проверяйте свои начисления, чтобы не быть обманутыми нечестными руководителями, что в современной жизни встречается вовсе нередко.

Пример начисления отпускных

При расчете очень часто встречаются сложные ситуации, при которых необходимо внимательно изучить все коэффициенты, необходимые для получения правильной суммы. Ответственность за это задание всегда висит на бухгалтере. Он и рассчитывает сумму за отдых всем сотрудникам компании, и ответственность при неправильных расчетах полностью лежит на нем. Не будет лишним, если вы самостоятельно проверите свои отпускные выплаты, чтобы в будущем не случалось никаких неприятных ситуаций.

Чтобы вам было понятно, приведем наглядные примеры расчета отпускных. Возьмем ситуации, когда ваш работник не уходил на больничный или, наоборот, по причине болезни (своей или ребенка) отсутствовал на работе. Кроме того, сотрудники не всегда используют свой законный отдых, либо не успевают им воспользоваться до увольнения. Формула расчета отпускных позволяет вычислять суммы для любых рабочих ситуаций, с которыми сталкиваются работники предприятия и работодатель.

В случае полностью отработанного расчетного периода

Рассмотрим на примере, как рассчитывается отпуск. Петя Петров захотел уехать на море в мае 2019 года и взять для этого 14 дней. Остаток отпуска переносится. За 12 месяцев ему было начислено 300000 рублей. Как же узнать, сколько будет отпускная компенсация? Вот алгоритм:

  1. Расчет среднего заработка для отпуска: 300000/ 12 мес./ 29,3 =852,2 р.
  2. Вычисляем сумму компенсации: 852,2*14=11945,3 р.

Такую сумму организация обязана выплатить своему сотруднику в качестве компенсации. По закону он должен ее получить не позднее, чем за 3 дня до начала законного отдыха. Случается, что работник хочет отдохнуть в начале следующего месяца, а зарплата за отработанный месяц еще не начислена. Тогда производится перерасчет с учетом предыдущего неоплаченного месяца, а в случае изменения суммы заработной платы в последующем месяце – компенсация или удержание разницы при выдаче денег за оплату труда.

При не полностью отработанном расчетном периоде

Работник предприятия Иван Иванов решил взять очередной отпуск в июле на 14 дней, но при этом не отработал полностью расчетный период, так как по болезни уходил на больничный в апреле. Чтобы произвести верный расчет, нужно знать количество неотработанных дней и затем воспользоваться формулой для расчета:

  • СДЗ=ПСН/(ПОМ*29,3+Нд), где ПОМ – полное число отработанных месяцев, а НД – неотработанные дни. Далее отпускные рассчитываются по стандартной формуле.
  1. 300000/(12*29,3+13)=822,8 р.
  2. 822,8*14=11519,4 р.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Работодатель обязан выплатить компенсацию работнику при увольнении, если законный отдых не был использован. Как считаются эти отпускные:

  • СДЗ*ОД=ОН – начисления за отпуск.
  • Остальные значения вычисляются стандартным способом. Деньги за отдых, которым работник предприятия не воспользовался, обязательно должны быть выплачены. Данная компенсация касается женщин после декрета и работников до 18 лет.

Видеоурок: как рассчитать отпускные

Рассчитать свои законные выплаты самостоятельно совсем не сложно. Нужно просто правильно пользоваться вышеуказанными методиками и знать все необходимые коэффициенты. На видео ниже наглядно показано, как считаются ваши отпускные на примерах. После просмотра вам станут гораздо понятнее нестандартные ситуации при вычислении. Если хотите получить столько, сколько вам полагается, то обязательно производите индексацию самостоятельно и, хорошего вам отдыха!

Время отпуска – это возможность убедиться, насколько важное значение имеет работа бухгалтера для каждого сотрудника организации. От того, насколько правильно и своевременно произведен расчет отпускных с учетом всех выплат, зависит и то, как пройдет у работника этот период в двадцать восемь дней. Такие начисления – очень непростой процесс, ведь постоянные изменения в законодательстве требуют постоянно быть начеку, чтобы все сотрудники без проблем могли отдыхать, получая компенсацию.

Виды отпуска и порядок его предоставления

Основные правила, которыми следует руководствоваться кадровикам и бухгалтерии любого предприятия при предоставлении отпусков сотрудникам, регламентируются Трудовым Кодексом РФ. Глава 19 целиком посвящена рассмотрению этого вопроса – там указано, что каждому работнику положен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Сюда не входят праздничные нерабочие дни, такие как 8 марта, 1 мая или 4 ноября.

Когда сотрудник имеет право на отпуск

По трудовому законодательству (статья 122 ТК РФ), для того, чтобы получить право на отпуск, работник должен проработать в организации не менее полугода. До истечения этого срока отдых возможен только при исключительных ситуациях по соглашению с работодателем. Начиная со второго года трудового стажа на предприятии, очередной отпуск предоставляется в соответствии с установленным порядком.

Составление графика отпусков

Статья 123 Трудового кодекса регламентирует сроки, в которые должна быть утверждена очередность отдыха на следующий год. Такой график необходимо составить и утвердить не менее, чем за две недели до Нового года. Он обязателен, как для руководства организации, так и для ее сотрудников – каждый работающий на предприятии должен быть ознакомлен с этим документом под роспись.

Что такое дополнительный отпуск

  • имеющие особый характер работы;
  • при ненормированном рабочем дне;
  • с опасными или вредными условиями труда;
  • трудящиеся на Крайнем Севере.

Правовое регулирование

Хотя базовые основы правового регулирования изложены в ТК РФ, многие моменты (страховые взносы или учет выплачиваемых сумм при расчете налога на прибыль), рассмотрены в других законодательных документах. Например, в специальном Постановлении Правительства РФ N 724 от 01.10.2002 приводится нормативно-правовая база для ежегодного удлинения отдыха педагогическим работникам.

Изменения при расчете отпускных в 2019 году

Чтобы делать расчет отпускных без ошибок, главный бухгалтер предприятия должен быть в курсе последних изменений профильного законодательства. В 2019 году особое внимание нужно уделять следующим моментам:

  • Определяя для оплаты отпуска дневной заработок специалиста, следует учитывать коэффициент индексации зарплаты, который рассчитывается по специальной формуле.
  • Налог на прибыль платится не в день получения средств, а до конца месяца, при этом используется новая отчетная форма 6-НДФЛ.
  • Выплата работнику должна быть произведена не позднее, чем за три дня перед отпуском.

Как рассчитать отпускные

Порядок исчисления размера отпускных оформляется специальной запиской по специально определенной форме № Т-60 (или в другом виде с наличием реквизитов, установленных ФЗ № 402 от 06.12.2011). Формула расчета отпускных простая – для того, чтобы узнать необходимый результат, нужно умножить число дней отдыха на среднедневной заработок.

Выплаты учитываемые при расчете отпуска

Законодательством предусмотрено большое число выплат, которые учитываются при исчислении среднего заработка:

  • Зарплата работника, начисленная по тарифным или сдельным ставкам и расценкам.
  • Премиальные выплаты.
  • Комиссионное вознаграждение.
  • Другие положенные выплаты (например, денежное вознаграждение депутатам или надбавки за выслугу лет).
  • Гонорар работников, состоящих в составе редакций или организациях искусства.

Расчетный период

В зависимости от ситуации, период, который будет использоваться, чтобы рассчитать суммы отпускных, будет включать в себя:

  • предшествующий год;
  • время, в течении которого сотрудник числился в организации (для подсчета суммы отпускных, когда число месяцев, которые были отработаны, меньше двенадцати);
  • последние 12 месяцев, за которые работнику начислена оплата (если в последнее время он фактически не работал).

Согласно Трудовому кодексу при расчетах не учитывается время, когда работник получал:

  • Оплату за время обучения с отрывом от производства.
  • Оплату времени простоя по вине работодателя.
  • Выплаты за отдых.
  • Суточные за время командировки.
  • Пособия по временной нетрудоспособности и другие социальные выплаты.
  • Оплату дополнительных выходных по уходу за инвалидами.

Как начисляются отпускные

Зная все необходимые данные, вы без труда сможете разобраться, как рассчитываются отпускные – нужно воспользоваться приведенной ниже формулой расчета или бесплатным онлайн калькулятором. По алгоритму нужно количество календарных дней умножить на средний дневной заработок сотрудника организации, что даст нам требуемый результат.

Все это можно выразить формулой РО = КДО х СДЗ, где:

  • РО – размер отпускных;
  • СДЗ – среднедневной заработок;
  • КДО – количество дней отдыха.

Порядок расчета среднедневного дохода работника

Чтобы правильно рассчитать сумму среднедневного заработка, нужно суммировать весь доход сотрудника за данный расчетный период (это могут быть различные премирования дополнительно к тому, что ему была начислена заработная плата и др.). Опираясь на Письмо Минтруда РФ от 03.08.2016, сюда не следует включать матпомощь и другие выплаты, не относящиеся к трудовым отношениям (всевозможные доплаты за проезд, питание и др.). В зависимости от того, как отработан расчетный период (полностью или нет), дальнейшая калькуляция при расчете отпускных тоже будет различаться.

Формула расчета отпускных при полном отработанном времени

Расчет отпускных при полном отработанном времени самый простой, но он встречается в бухгалтерской практике не очень часто (требуется, чтобы дата начала отпуска совпадала с первым числом месяца и др.). В этой ситуации применяем формулу РО = КДО х СДЗ, где сначала нужно рассчитать среднюю дневную зарплату работника. Для ее определения необходимо годовой заработок сотрудника поделить на произведение специального коэффициента 29,3 и количества месяцев, которые были отработаны полностью.

Более наглядно все это можно представить формулой СДЗ = ЗП / (29,3 х 12), где:

  • ЗП – зарплата, начисленная за расчетный период;
  • 29,3 – этот коэффициент равен среднемесячному числу календарных дней;
  • 12 – число месяцев в календарном году.

Методика вычисления размера отпускных (РО) и среднедневного заработка (СДЗ) показана по отдельности исключительно в целях наглядности. В бухгалтерских подсчетах они применяются совместно – итоговая формула выглядит так: РО = КДО х (ЗП / (29,3 х 12)), все составляющие которой вы уже разобрали. Узнайте на практике, как считаются отпускные при полном отработанном времени.

Пример: согласно установленному на предприятии графику, 1.09.2017 года сотрудник выходит на отдых – на 21 день. Тогда калькуляция для выплаты отпускных будет такой:

  • Расчетный период его оплаты – с 01.08.2016 по 31.07.2017.
  • При зарплате 50 тысяч р. и отсутствии других надбавок и вычетов доход сотрудника составил 600 000 рублей.
  • По приведенной формуле деньги, которые нужно выплатить, составляют 35 836,18 рублей (21 день х (600 000 / 29,3 х 12).

Начисление отпускных при неполном отработанном времени

Очень часто бывают ситуации, когда расчетный период отработан не полностью, и расчет отпускных делается по другой схеме: СДЗ = ЗП / (29,3 х ПКМ + МОН), где новые сокращения означают:

  • ПКМ – полные календарные месяцы, отработанные сотрудником;
  • МОН – количество расчетных дней в отработанных не до конца месяцах.

Расчетные дни в месяцах, которые отработана не до конца, будут исчисляться по формуле МОН = 29,3 / ДК х ОК, со значениями:

  • ДК – число календарных дней в рассматриваемом месяце;
  • ОК – дней (включая выходные и праздничные) в отработанном неполном календарном месяце.

Если привести все к общему виду, то формула будет выглядеть как СДЗ = ЗП / (29,3 х ПКМ + 29,3 / ДК х ОК). Это позволяет произвести расчет отпускных в случаях, если расчетный период не полностью отработан. Рассмотрим на примере, как оплачивается отпуск в этом случае. Возьмем предыдущую ситуацию расчета, но в данном случае работник с 6.09.2016 по 20.09.2016 находился на больничном, и его зарплата за сентябрь была 22 341,56 р. Интересующие нас выплаты будут составлять в сумме чуть меньше: 35 568,10 рублей (21 день х (572 341,56 р. / 29,3 х 11 мес. + 29,3/30 дн. х 16 дн.).

Компенсация за неиспользованный отпуск

В случае, если работник не использовал отпуск (или имеет остаток от него), он в соответствии с положениями трудового законодательства имеет право на денежную компенсацию:

  • при расторжении трудового договора – за все дни отдыха;
  • при продолжении работы – за количество отпуска, превышающее 28 дней.

Для подсчета компенсации за неиспользованный отпуск (КНО) нам снова понадобится значение средней дневной зарплаты, и формула примет вид КНО = СДЗ х ПДО. В данном случае ПДО – это количество положенных дней отдыха, которое можно узнать из таблицы:

Отработано месяцев

Положено дней отдыха

В соответствии с Постановлением Правительства от 24 декабря 2007 года, премии делятся на следующие группы:

  • разовые
  • ежемесячные;
  • квартальные и полугодовые;
  • годовые.

При расчете отпускных за отработанный год, при наличии премиальных выплат (ПВ) они добавляются к сумме годового заработка в алгоритме вычисления среднедневной оплаты. После преобразования формула выглядит так: РО = КДО х ((ЗП+ПВ)/ (29,3 х 12)). В следующем примере сотрудник с окладом 60 000 рублей работал с января 2016 по февраль 2017, на больничном и в командировках не был, в ноябре 2016 года получил премиальную надбавку 20 тысяч р. Подставляем все значения и легко производим подсчет: РО = 28 дней х ((720 000 р. + 20 000 р.) / (29,3 х 12)) = 58 930 рублей.

Как считают отпускные при повышении в должности

При расчете отпускных при такой ситуации, сначала должен высчитываться показатель коэффициента индексации (КИ), на который увеличился должностной оклад. Для этого используется формула КИ = НО / СО, где:

  • НО – новый оклад;
  • СО – старый оклад.

Возможны три варианты когда произошло повышение, которые подразумевают разные схемы подсчета:

  • Во время расчетного периода – индексации подвергается среднедневной заработок за время, предшествующее повышению оплаты.
  • Расчетный период закончился, но время отдыха еще не наступило – индексируется СДЗ за весь год.
  • Во время отпуска – изменению подвергается только период после повышения зарплаты и до окончания отдыха.

Например, ровно посредине расчетного периода у сотрудника было повышение и его зарплата увеличилась с 50 000 до 65 000 р. Произведем расчет отпускных:

  • КИ = 65 000 / 50 000 р. = 1,3.
  • Рассчитаем общий доход за год с учетом индексации. ЗП = (50 000 р. х 1,2 х 6 мес.) + (65 000 р. х 6 мес.) = 780 000 рублей.
  • Применяем уже известную формулу вычисления РО = 28 дней х (780 000 р. / (12 х 29,3) = 57 333,88 рублей.

Видео

Отпуск – это период отдыха для работающего населения. И именно этот период зачастую вызывает споры между работником и работодателем. Именно поэтому обеим сторонам трудовых отношений важно понимать свои права и обязанности в вопросе предоставления отпуска.

Основные вопросы, возникающие в данной ситуации:

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !
  1. Какова продолжительность отпуска?
  2. Когда должен быть предоставлен отпуск?
  3. Как правильно его рассчитать?

Как предоставляется отпуск и в какие сроки

По общему правилу продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней за полный отработанный год. Работнику также может быть предоставлен , к примеру, за особые условия труда, за продолжительный трудовой стаж. Именно поэтому продолжительность отпуска у некоторых сотрудников может составлять до 45 дней.

Тот факт, что основной отпуск предоставляется за полный календарный год, не означает, что сотрудник должен год непрерывно работать без права на отдых. Законодательно установлено, что ежегодный оплачиваемый отпуск впервые может быть предоставлен сотруднику уже через 6 месяцев его работы.

Соответственно, если по общему правилу за полный календарный год сотруднику положено 28 дней отдыха, через полгода он может использовать уже не менее 14 дней. Однако, по договоренности с работодателем, полный отпуск может быть предоставлен авансом, то есть до истечения календарного года, законодателем это не запрещено.

В этом случае есть один нюанс, и работнику и работодателю нужно понимать, что предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска сопровождается выплатой отпускных. И если работник уволится, не отработав полного года, при этом использовав весь период отпуска и получив отпускные в полном объеме, между работником и работодателем может возникнуть сложная ситуация по возврату излишне уплаченной суммы.

Расчетный период для отпуска

Расчетный период для отпуска начинается с момента трудоустройства работника, а именно со следующего дня. И завершается ровно через один календарный год. То есть, к примеру, если работник был принят 01.02.2014, период для отпуска будет с 02.02.2014 по 01.02.2015, именно за этот период времени будет предоставлен полный отпуск.

Как уже ранее было замечено, использовать его можно и до окончания данного периода.

Как рассчитывается отпускной период

И если с расчетным периодом за полный календарный год ситуация понятна, то как же быть, если год отработан не полностью, по какому принципу исчисляется количество отпускных дней?

Как установил законодатель, расчет отпуска производится по следующему принципу: за каждый полный отработанный месяц работнику полагается 2,3 дня отдыха (основной отпуск).

Однако, может возникнуть ситуация, в которой работник отработает неполный месяц, как рассчитывать в данном случае? Если сотрудником отработано 14 и более дней в месяце, за такой месяц начисляется период отдыха 2,3 дня, если отработанный в месяце период составляет менее 14 дней, за такой месяц отпуск не назначается.

Как ранее было установлено, ежегодный оплачиваемый отпуск – это период законного отдыха сотрудника, за данный период должна быть сохранена заработная плата и выплачена работнику в виде отпускных. Как правильно рассчитать заработную плату за данный период?

При расчете среднего заработка какие периоды учитываются, а какие исключаются

В течение года заработная плата сотрудника может быть непостоянной, суммы могут значительно отличаться. По какому принципу тогда начислять оплату за период отпуска? Данная сумма рассчитывается исходя из среднего заработка сотрудника.

Данный средний заработок рассчитывается по следующему принципу: суммируется оплата труда за двенадцать месяцев, полученная сумма делится на 12, а затем делится на 28,4 (установленная средняя продолжительность рабочего месяца).

Если сотрудник отработал менее 12 месяцев, суммируется заработная плата за отработанный период, делится на количество месяцев в периоде, далее также делится на 28,4. Посредством данной формулы определяется средняя заработная плата за один день, для того чтобы рассчитать полную сумму, необходимо полученную цифру умножить на количество дней отпуска.

К примеру, если известно, что сотрудник отработал шесть месяцев. Заработная плата составила: январь – 10 000 рублей, февраль – 10 000 рублей, март – 10 000 рублей, апрель – 15 000 рублей, май – 15 000 рублей, июнь – 15 000 рублей. Общая сумма за отработанный период составила 75 000 рублей. Для расчета среднего заработка – 75 000/6/28,4 = 440,14. Полученная сумма представляет собой средний заработок за один день.

Если работнику предоставляется отпуск в количестве 14 дней, соответственно 440,14*14= 6 161.96. Данную сумму необходимо выплатить работнику за период его отпуска.

Осуществляя данные расчеты необходимо понимать, что в расчет среднего заработка включаются все суммы, полученные сотрудником, за исключением сумм материальной помощи, которая была назначена не за трудовые заслуги, к примеру, по рождению ребенка или к юбилейным датам.

Отпуск совместителя

Помимо основной работы, у сотрудника может быть работа по совместительству. Как совмещать отпуска в данном случае? Для таких категорий работников законодатель установил определенную гарантию. Она заключается в том, что отпуск на работе по совместительству обязательно предоставляется сотруднику одновременно с отпуском по основному месту работы, вне зависимости от периода, который отработан совместителем.

То есть, в случае внешнего совместительства, работнику, претендующему на отпуск, вместе с заявлением необходимо предоставить справку с основного места работы о том, что в определенный период ему предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Если вопрос касается внутреннего совместительства, в данном случае все немного проще, работник пишет два (по каждой должности) на имя работодателя. Отказ в предоставлении отпуска совместителю в данной ситуации недопустим.

Подобного рода мера предусмотрена для того, что работник мог получить полноценный отдых, ведь невозможно находиться в отпуске на полставки.

Другие частные случаи

Помимо ежегодного оплачиваемого отпуска некоторым категориям работников может быть предоставлен дополнительный отпуск, а также учебный отпуск:

  • Дополнительный отпуск. Данный вид отпуска предоставляется в соответствии с действующим законодательством. Для некоторых категорий работников данный предоставление данного отпуска является обязательным, о чем свидетельствуют нормативно – правовые акты. Однако, работодателю не запрещено самостоятельно устанавливать данный вид отпусков для тех должностей, которые не предусмотрены законом. За период дополнительного отпуска, как и в случае с основным отпуском, сохраняется заработная плата.
  • Учебный отпуск. Данный вид отпуска предоставляется тем лицам, которые наряду с выполнением своей трудовой функции получают образование в любом образовательном учреждении. Работодатель обязан предоставлять отпуск данной категории работников, данный отпуск не имеет отношения к основному и дополнительному ежегодным отпускам. То есть, если работник имеет право на данные виды отпусков, он может получить их в полном объеме за определенный период. Однако, существует ограничение с высшим образованием. Работник имеет право на получение оплачиваемого учебного отпуска только получая первое высшее образование.
  • . Нередко возникает ситуация, когда сотрудник, отработав определенный период времени, увольняется, так и не использовав свое право на отпуск. В данной ситуации, при увольнении вместе с расчетом работнику должна быть перечислена компенсация за неиспользованный отпуск. Рассчитывается период по общему правилу.

Ранее нередкими были случаи, когда работники не использовали право на отпуск и продолжали работать, получив компенсацию в денежном выражении. На сегодняшний день такая практика законодательно запрещена в отношении основного отпуска. Денежной компенсации могут подлежать только дни дополнительного отпуска.

Данная норма введена в первую очередь с целью защитить работников от недобросовестных работодателей, которые не желают предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск.

Итак, основные моменты по расчету отпусков были рассмотрены. Имея представление о тонкостях предоставления отпусков, и работник и работодатель смогут обезопасить себя в трудовых отношениях.

Расчет отпускных без ошибок - задача бухгалтерии организации. Порой не все специалисты справляются с этим успешно - не исключены ошибки. Расскажем на примерах, как правильно рассчитать отпуск, какие формулы нужны и как их применять.

Формула расчета отпускных

Отпускать сотрудников в отпуск надо ежегодно – минимум на 28 календарных дней. Выдавать отпускные надо за три дня, как сотрудник уйдет отдыхать (ст. 136 ТК РФ). Правда, в законе не сказано, как считать этот срок - в календарных или рабочих днях. Так, к примеру, Роструд считает, что брать надо календарные дни. Причем если день выплаты совпадает с выходным или праздничным днем, то деньги надо выдать накануне (письмо Роструда от 30.07.14 № 1693-6-1).

Пока сотрудник в отпуске, за ним сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Такой заработок считают путем умножения среднего дневного заработка на количество отпускных дней (абз. 4 п. 9 Положений, утв. постановлением правительства РФ от 24.12.07 № 922). К примеру, если ежегодный отпуск 15 дней, а средний дневной заработок 3000 рублей, то выплата будет равна 45 000 рублей (3000 руб. × 15 дн.).

Для удобства рассмотрим расчет отпускных на формулах и примерах.

Формула расчета отпускных:

Отпускные = Средний дневной заработок x количество календарных дней отпуска

Формула расчета среднего дневного заработка:

Средний дневной заработок = База для отпускных за расчетный период / Количество отработанных дней за расчетный период

Большую часть ошибок компании допускают при определении расчетного периода. Многие коллеги считают, что это календарный год – с 1 января по 31 декабря. Но это неверно, расчетный период считают иначе.

Расчетный период – это 12 месяцев года, предшествующих отпуска работника. К примеру, отпуск сотрудника начинается с 1 февраля 2018 года, то для расчета берите такой интервал – 1 февраля 2017 года по 31 января 2018 года (п. 4 Положений, утв. постановлением № 922). При этом будьте внимательны, в расчетный период сотрудниц может войти периоды декрета или отпуска по уходу за детьми. В этом случае временной интервал надо заменить.

Отработанные дни – это все дни с учетом выходных и праздников, пока сотрудник числился в штате. Исключения составляют лишь периоды, пока он был в деловых поездках, болел или был освобожден от работы с сохранением зарплаты (письмо Минтруда от 15.04.2016 № 14-1/В-351). К примеру, был на стажировке, курсах повышения квалификации по инициативе работодателя и др.

Если сотрудник работал весь месяц, то берите коэффициент 29,3 . Это среднемесячное значение, оно рассчитывается так:

(365 дней – число праздников в году): 12 месяцев

Количество дней в не полностью отработанном месяце = Количество отработанных дней в месяце / Число календарных дней в месяце x 29,3

База для расчета отпускных включает в себя не все выплаты, которые получал сотрудник. К примеру, не нужно брать компенсационные выплаты: материальная помощь, оплата обеда, проездов, обучения и т.д.

Расчет отпускных: показатели для расчета

Продолжительность отпуска . Ежегодно отпускать сотрудников в отпуск надо минимум на 28 календарных дней. Соблюдайте это правило относительно всех штатных сотрудников. То есть тех, с кем заключили трудовой договор. Причем дни отпуска работники выбирают заранее. Компания обязана зафиксировать их пожелания в графике и утвердить его.

Если сотрудник устроился совсем недавно, то отдохнуть он сможет лишь спустя 6 месяцев. Хотя по согласованию с работодателем, он может отгулять отпуск авансом. Главное учтите, что если он так и не доработает полный расчетный год, то понадобится удержать с него деньги за дни отпуска, которые он еще не заработал.

Также учитывайте, что сотрудники могут попросить о переносе дней отдыха, либо взять дни «без содержания». Но для этого ему потребуется заручиться согласием руководителя организации.

Расчетный период . Рассчитывайте отпускные строго исходя из расчетного года, а не календарного. Это разные показатели. Расчетный год – это 12 месяцев, предшествующие периоду, когда сотрудник уйдет отдыхать. При этом для новых сотрудников учитывайте только месяцы работы в вашей компании, время его работы у контрагентов брать не нужно. Кроме того, исключайте из расчетного периода дни больничного, декретного отпуска и уходу за детьми. Весь список исключаемых дней есть в пункте 5 Положений (утв. постановлением № 922).

Выплаты в расчетном периоде . Расчет суммы отпускных предполагает учитывать все доходы сотрудника, которые он получил за расчетный год. Однако есть суммы, которые брать не нужно. К ним относятся компенсации социальной направленности. Например, возмещение расходов на обед, проезды на общественном транспорте до работы и обратно и др.

Весь список учитываемых и исключаемых дней, смотрите в таблице ниже.

Таблица. Выплаты при расчете среднего дневного заработка

Надо учитывать в расчете базы Не надо учитывать в расчете базы

Зарплата;

Проценты от выручки;

Комиссионные вознаграждения;

Натуральный доход;

Гонорары работникам СМИ и культурной сферы деятельности;

Надбавки и доплаты (за выслугу лет, знание иностранных языков и др.)

Компенсации за вредные и опасные условия труда;

Иные премии и выплаты

Компенсация обедов, проездов на автобусе (метро) до работы и обратно);

Выплаты на период:

больничного или декрета;

простоя не по вине работодателя или сотрудника;

забастовки;

дополнительные дни по уходу за детьми-инвалидами, инвалидами детства;

Иные выплаты с частичной или полным сохранением зарплаты

Расчет отпускных на примерах

Рассмотрим два частых примера расчета отпускных. Используйте их в работе, чтобы быстрее рассчитать выплаты самостоятельно.

Пример 1: Расчетный период отработан полностью

Менеджер уходит в отпуск на 14 календарных дней – с 2 по 15 июля 2018 года. Его зарплата составляет 56 000 рублей (52 000 рублей оклад + 4 000 премия). Помимо этого в июне он получил единовременную выплату за выслугу лет – 10 000 рублей и компенсацию за обеды – 3600 рублей.

Средний заработок: 56 833, 33 рубля (56 000 × 12 мес. + 10 000: 12).

Отпускные: 27 155, 85 рублей (56 833,33: 29,3 × 14 дн.).

Пример 2: Расчетный период отработан частично

Менеджер уходит в отпуск со 2 по 15 июля (14 дней). Зарплата за месяц составляет – 42 000 рублей. Сотрудник принят на работу 1 декабря 2017 года, а в июне болел – 7 дней – 10 000 рублей. Зарплата за июнь – 26 000 рублей.

Полностью отработано 6 месяцев, всего – 175,8 дней (6 × 29,3).

Число отработанных дней в июне – 22,46 дней (23: 30 × 29,3).

Итого: 198,26 дней (175,8 + 22,46).

Всего выплат за расчетный год: 278 000 рублей (42 000 × 6 мес. + 26 000).

Отпускные: 19 630,78 рублей (278 000: 198,26 дн.× 14 дн.)

Расчёт отпускных - головная боль не только работодателей, но и сотрудников. С приближением долгожданных дней заслуженного отдыха хочется узнать, какую сумму выплат стоит надеяться. Основные сведения по произведению расчетов содержатся в Постановлении № 922 от 24.12.2007. В нем указан порядок выплат и их составляющие. Важная информация о том, как рассчитать отпускные, содержится в статье.

Отпуск - гарантированное государством право каждого сотрудника на отдых от обязанностей, которые он выполняет. Оптимальная организация рабочего времени позволяет увеличивать производительность труда. Законом гарантирован минимальный 28-дневный период отдыха, максимальной границы не установлено. Основные положения об отпуске содержатся в главе 19 Трудового кодекса (в статье - Кодекс).

Несколько слов об отпуске

Оплачиваемый отпуск предполагает получение сотрудником определенной суммы денежных средств за время отсутствия. Как узнать ее размер? Правильный расчет зависит от многих факторов. Немаловажную роль играют вид отдыха, его продолжительность и деятельность, которую осуществляет сотрудник. Таким образом, чтобы понять, как рассчитать отпускные, необходимо разобраться, что такое отпуск. Начнем с основных видов. Оплачиваемый отпуск бывает следующих видов в зависимости от конкретной ситуации:

  • основной (статья 114 Кодекса),
  • дополнительный (статья 116 Кодекса),
  • декретный (статья 255 Кодекса),
  • по уходу за ребенком (статья 256 Кодекса),
  • ученический (статьи 173 - 176 Кодекса).

Минимум общей продолжительности основного отпуска составляет 28 дней. Его предоставление обязательно каждому сотруднику один раз в год. Для недавно оформленных работников право воспользоваться первым отпуском наступает не ранее шести месяцев после начала деятельности в данной компании. Но все же в законе предусмотрены исключения. Для некоторых сотрудников возможен авансовый отпуск. В Кодексе для ряда категорий граждан предоставляется увеличенный отпуск. В их числе:

  • инвалиды,
  • несовершеннолетние,
  • работники образовательной сферы,
  • муниципальные служащие,
  • научные сотрудники со степенью кандидатов и докторов наук,
  • работники служб спасения,
  • работники предприятий по производству химоружия.

Статья 116 Кодекса содержит лиц, которым помимо основного предоставляется дополнительный отпуск:

  • работники, день которых является ненормированным,
  • работники, выполняющие свои обязанности в условиях вредных или опасных для здоровья,
  • сотрудники, которые осуществляют работу на Крайнем севере или территориях приравненных к нему.

Средний заработок и особенности расчета разных видов отпускных

Все расчеты логичнее всего начинать с понимания того, что составляет их базу, то есть данные, на основе которых производят вычисления. Независимо от используемой формулы для получения точных результатов необходимо знать следующие сведения:

  • расчетный период - в большинстве случаев он составляет 12 месяцев, при неполном периоде рассчитывается индивидуально,
  • отпуск - продолжительность согласуется с сотрудником,
  • средний заработок в день рассчитывается по формуле, приведенной ниже.

Она используется в каждой формуле. Средний заработок рассчитывается на основе всех предусмотренных выплат. В их число входят:

  • начисленная сотруднику зарплата согласно тарифным ставкам и окладам за время, которое он отработал,
  • начисленная сотруднику зарплата за сдельную работу,
  • начисленная сотруднику зарплата в процентах от суммы реализованной продукции,
  • неденежная форма зарплаты,
  • вознаграждения за отработанное время для лиц, которые замещали государственные должности,
  • содержание (вознаграждение) за отработанное время для муниципальных служащих,
  • авторские вознаграждения (для сотрудников, которые состоят в списочном составе в редакциях СМИ и организациях искусств),
  • начисленная зарплата преподавателям за часы сверх установленной нагрузки,
  • доплаты и надбавки к ставкам по тарифу,
  • коэффициенты (доплаты и надбавки) в связи с особыми условиями труда,
  • вознаграждения и премии.

Помимо указанных, в состав также включаются выплаты, которые применяет конкретный работодатель. Средний заработок формируется из фактически отработанного времени и начисленной сотруднику зарплаты (включаются, как правило, последние двенадцать месяцев). Социальные выплаты в расчет не идут. Для определения среднего заработка вычисляют средний заработок за день для отпусков и их компенсаций. В зависимости от конкретных условий в расчете участвуют дополнительные данные (подробнее порядок расчета смотрите ниже).

В случае если работник получал за указанный период какие-либо выплаты (пособия, компенсации), то они и соответствующий отрезок времени исключаются из расчетного. К ним можно отнести:

  • сохранение среднего заработка согласно законодательству (кроме перерывов для кормления ребенка),
  • получение пособия по беременности и родам или временной нетрудоспособности,
  • простой по независящим от сотрудника и работодателя причинам или по вине работодателя,
  • невозможность выполнения обязанностей по причине забастовки, в которой сотрудник не участвовал, но она не позволила выполнить работу,
  • предоставление оплачиваемых выходных для ухода за инвалидами с детства или детьми-инвалидами.

Расчет суммы за полностью отработанный период

Проще всего рассчитать выплаты для «идеального» сотрудника, который не болел, ни разу не пропускал рабочие дни по каким-либо другим причинам и для которого не предусмотрены коэффициенты. Такие случаи бывают очень редко, но именно они составляют основу для подсчета суммы для всех остальных видов. Это, так называемая, стандартная схема:

СО = СЗхДО

СЗ = СЗРП/(12×29,3)

СО - сумма отпускных, ДО - дни предполагаемого отпуска, СЗ - средний заработок в день, СЗРП - сумма зарплаты за расчетный период, 29,3 - усредненное количество дней в месяце.

Со второго апреля 2014 года введен новый коэффициент, которым обозначают среднее количество рабочих дней месяца. Он составляет - 29,3.

Пример

Зарплата сотрудника 576000 рублей - сумма за последние двенадцать месяцев. Сотрудник не болел, для его деятельности не установлены никакие коэффициенты. Отпуск предполагается 14-дневный (с 14.05.2015 по 27.05.2015). Период расчета - 01.05.2014 - 30.04.2015 (365 дней). Вычислим СЗ = 576000/(12×29.3) = 1638,23 рублей, СО = 1638.23×14 = 22935.22 рублей. После вычета 13%процентов НДФЛ (2981.58 рублей), чистая сумма отпускных равна 19953.64 рублям.

Расчет за не полностью отработанный период

Неполным рабочим периодом принято называть время, когда сотрудник не мог в полной мере осуществлять свои обязанности по уважительным причинам. Отсутствие может быть связано с болезнью, прохождением курсов повышения квалификации, командировками и другими случаями, когда предполагается сохранение зарплаты и должности. В ситуации, когда за расчетный период у сотрудника было много пропусков, принимаются к вниманию только фактически отработанные дни. Для расчета применяется приведенная ниже схема:

СНД = 29,3/ДМхДР

СЗ = СЗРП/(ПЧМх29,3 + СНД)

СО = СЗхДО

ДМ - количество дней в месяце, ДР - дни отработанные, СЗ - средний заработок в день, СЗРП - сумма зарплаты за расчетный период, 29,3 - усредненное количество дней в месяце, ПЧМ - полные отработанные месяцы, СНД - сумма не полностью отработанных дней.

Пример

Сумма зарплаты за период расчета равна 573000 рублей. На протяжении последних двенадцати месяцев не менялась. Болел 10 дней в ноябре 2014. Отпуск 14 дней (с 14.07.2015 до 27.07.2015). Период расчета с 01.07.2014 по 30.06.2015. Отработано - 341,8 дней. Вычислим СНД = 29,3/30×20 = 19,53 дня. СЗ = 573000/(11×29,3 + 19,53) = 1676,27 рублей. СО = 1676,27×14 = 23467,78 рублей. После вычета НДФЛ 13% (3050,81 рублей) сумма равна 20418,80 рублей.

Правила расчета отпускных при повышении оклада

По общей схеме с небольшими изменениями. В зависимости от того, когда было увеличение, стоит рассматривать и дальнейшие действия. Всего может быть три варианта:

  • повышение в расчетном периоде,
  • повышение в периоде сохранения заработка (среднего), наступления события (например, отпуска),
  • повышение после периода расчета, но до наступления события, в связи с которым производятся выплаты среднего заработка.

При изменении оклада производится перерасчет всех зависимых от него выплат. При расчетах используют повышающий коэффициент. Он позволяет учесть изменение зарплаты сотрудника. При повышении в расчетном периоде коэффициент вычисляют путем деления установленных сумм оклада на суммы в каждом из месяцев указанного периода. На это число увеличиваются выплаты.

При условии повышения после периода расчета, но до наступления интересующего случая (в связи с чем сохраняется зарплата), повышается на коэффициент средний заработок, который был рассчитан за указанный период. Когда на период сохранения среднего заработка приходится увеличение, то его часть повышается с момента общего повышения ставки по тарифу до окончания периода.

На что обратить внимание при расчете?

Расчет отпускных - непростая задача. В процессе необходимо учитывать важные изменения, которые могут оказывать влияние на итоговую сумму. Примеры расчета отпускных, представленные выше, помогут наглядно представить процесс вычислений данных выплат. Важная информация позволит избежать неприятных последствий, связанных с неосведомленностью, как сотрудников, так и работодателей с основными требованиями закона относительно отпусков. Для того чтобы упростить процесс вычислений можно воспользоваться специальными программами, которые достаточно распространены в последнее время.

При расчете всегда используется формула начисления отпускных. С ее помощью учитываются все необходимые поправки, которые должны быть внесены в окончательную сумму. Нужно также помнить, что на отпускные не начисляется районный коэффициент. Причина в том, что они формируются на основе зарплаты, а в нее уже включен данный коэффициент. Повторно прибавлять его нет необходимости. При расчетах нужно принимать во внимание некоторые моменты:

  • если отпуск оформляется по прошествии одиннадцати или двенадцати месяцев, то расчетный период (отработанное время) приравнивается к календарному году (12 месяцев),
  • если оформление происходит через полгода, то период составляет шесть месяцев.

Нельзя забывать также и о других важных требованиях к законному отдыху. Если отпуск за истекший год не был использован, то сотрудник имеет право получить компенсацию за эти дни. Перенос возможен два раза подряд по письменному заявлению работника. Законом разрешается разбивать период отпуска на несколько частей, только если длительность одной из них составит как минимум две недели. В него не должны включаться праздничные и нерабочие дни, а продолжительность не может быть менее 28-ми календарных дней.

Специально составленные графики позволят после года работы отправлять сотрудников в отпуска, не учитывая указанный в законе полугодовой период. Денежные средства должны выплачиваться за три дня до начала. По письменному заявлению отпуск предоставляется каждые шесть месяцев в обязательном порядке.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Последний абзац ст. 136 ТК РФ указывает на обязанность работодателя произвести выплату не позднее чем за 3 дня до начала отдыха работника. При этом Трудовой кодекс не уточняет, какие дни имеются в виду, а также включается ли день выплаты в эти три дня.

Роструд в письме от 30.07.2017 № 16936-1 разъяснил, что в данном случае срок исчисляется в календарных днях. Но если дата выплаты, рассчитанная таким образом, приходится на нерабочий день, то произвести платеж требуется накануне.

А вот относительно вопроса включения или не включения в подсчет дней самой даты выплаты, к сожалению, официальных разъяснений нет, а судебная практика противоречива. Поэтому рекомендуем во избежание возможных споров выплачивать отпускные так, чтобы между платежной датой и началом отпуска было три полных календарных дня.

Стоит отметить, что сумма удержания за дни отпуска, предоставленные авансом и, впоследствии не отработанные, рассчитывают так же. Из компенсаций подоходный налог необходимо удержать.

Предусмотрена и при увольнении сотрудника (называется также отпускные). Денежным эквивалентом компенсировать можно только дополнительный отпуск, для основного законом установлен запрет.

Понимая принцип того, как рассчитывать отпускные, сотрудник может самостоятельно узнать сумму предстоящих выплат. Необходимо также обладать некоторыми сведениями по части порядка выплат, прав и обязательств. Иногда работодатели задерживают выплаты, неправильно их начисляют или отказываются принимать во внимание особые условия (коэффициенты или надбавки), которые должны быть внесены. В таких ситуациях сотрудникам необходимо быть юридически подкованными для отстаивания своих законных прав. Необязательно досконально знать закон. Можно просто изучить положения, которые непосредственно затрагивают сферы деятельности или трудовые отношения работодателя и сотрудника.



Похожие статьи