Документальное оформление операций по. Документальное оформление операций по движению материалов

04.12.2020

Однако исходя из специфики своей деятельности организации могут помимо форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материально-производственных запасов при условии соблюдения общих требований к первичным учетным документам.

Первичные документы по учету материально-производственных запасов могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер).

Все учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи. При отсутствии показателей по отдельным реквизитам в указанных первичных улетных документах соответствующие строки или графы прочеркиваются.

Первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации документа, при этом необходимо обеспечить индивидуальность номеров в течение одного отчетного года.

Документы по учету материально-производственных запасов могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Эти документы регистрируются работником, занимающимся снабжением, и проверяются с точки зрения их соответствия условиям поставки, предусмотренным договором: по ассортименту, ценам, количеству материалов, способу и сроку отправки и др. Проверенные расчетные документы организация акцептует.

Одновременно делают отметку о выполнении договора поставки, после чего расчетные документы передают в бухгалтерию организации для оплаты.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации бухгалтерия выписывает экспедитору (агенту, товароведу) доверенность по форме №М-2. Доверенность подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, заверяется печатью. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие их фактического количества данным документа поставщика. При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах. Если расхождений нет, то выписывают приходный ордер (форма №М-4) на все количество поступившего груза. Приходный ордер подписывает заведующий складом и экспедитор. Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения. На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщиков, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов (форма №М-7), который служит основанием для предъявления претензий поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на склад организации без счета поставщика (неотфактурованные поставки). В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется. Приемный акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом, являющийся материально-ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером организации. C кладовщиком заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит назначения материалов.

Для рациональной организации учета производственных запасов на предприятиях, ведущих учет материалов по планово-расчетным ценам, применяют номенклатуру-ценник. Как правило, номенклатура-ценник составляется в разрезе субсчетов счета 10 «Материалы». Внутри субсчетов они подразделяются по группам (видам). Наименования материалов записываются с указанием марки, сорта, размера, других отличительных признаков. Каждому такому наименованию присваивается номенклатурный номер (шифр). Далее указываются единица измерения, учетная цена и ее последующие изменения (новая цена и с какого времени она действует).

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов (форма №М-12). На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг) или для управленческих нужд организации.

Стоимость материалов, отпускаемых со складов организации в подразделения в аналитическом учете, как правило, определяется по учетным ценам.

При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерений (весовых, объемных, линейных, поштучно).

Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделения организации.

В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов в подразделения организации указываются наименование материала, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат.

На фактически израсходованные материалы подразделение-получатель материалов составляет акт расхода, в котором указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Отпуск материалов со складов (кладовых) организации на производство (участкам, бригадам, на рабочие места), как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению руководителя организации на основе разработанных норм расхода материалов.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма №М-8), требование-накладная (типовая межотраслевая форма NqM-I1), накладная (типовая межотраслевая форма №М-15).

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, систематически оформляют лимитно-заборными картами.

Лимитно-заборные карты выписываются подразделениями организации, выполняющими снабженческие или планирующие функции, в двух или трех экземплярах сроком на один месяц. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца ее действия передается подразделению организации-получателю материалов, второй экземпляр - складу. Третий экземпляр (если он оформляется) остается в подразделениях, выполняющих снабженческие или плановые функции, для контроля.

Сотрудник, осуществляющий отпуск материалов, отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов, которые подтверждаются подписями получателя и заведующего складом (кладовщика). Отпускаются только те материалы, которые указаны в лимитно-заборной карте, и в пределах установленных лимитов.

В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов.

В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации.

При замене материала, предусмотренного установленной для данного изделия (продукции) технологией, другим материалом оформляется требование на замену.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- и многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя, - у кладовщика.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

Продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

Осуществляется возврат подразделениями организации на склад;

Производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции

(выполнения работ), а также сдача брака;

Осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;

В других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое также оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов.

Подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей, которые вместе с другими документами по учету затрат на производство передаются в бухгалтерскую службу согласно утвержденному порядку документооборота.

1. Документальное оформление операций по учету основных средств

Поступающие ОС оформляются актом приемки-передачи объекта ОС (ф. № ОС-1) в 1 экз. В бухгалтерии на основании акта оформляется инвентарная карточкаОС (ф. № ОС-6). Приемку законченных работ по достройке и дооборудованию объекта, производимых в порядке капитальных вложений, оформляют актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов ОС (ф. № ОС-3).

Внутреннее перемещение ОС оформляется накладной на внутреннее перемещение объекта ОС (ф. № ОС-2).

Операции по ликвидации всех ОС оформляют актом на списание объекта ОС (ф. № ОС-4).

Синтетический учет наличия и движения ОС ведут на активном, сальдовом счете 01 по первоначальной стоимости. Сальдо дебетовое - отражает сумму первоначальной стоимости действующих и находящихся в запасе и на консервации собственных ОС предприятия. Оборот по дебету отражает поступление, оборот по кредиту - выбытие объектов по разным причинам.

2. Аналитический учет ОС

Единица учета основных средств является отдельный инвентарный объект, под которым понимают законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями и принадлежностями, выполняющими вместе одну функция.

Каждому инвентарному объекту присваивается инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время его нахождения в эксплуатации, запасе или консервации. Инвентарный номер прикрепляется или обозначается на учитываемом предмете и обязательно указывается в документах, связанных с движением основных средств.

Инвентарные номера выбывших объектов могут присваиваться другим, вновь поступившим основным средствам не ранее, чем через 5 лет после выбытия.

Регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки учета объекта основных средств (ф. № ОС-6) - составляется в 1 экз. в бухгалтерии, заполняются на основании первичных документов (акт приемки-передачи ОС, технических паспортов и др.), которые передают затем под расписку в соответствующий отдел предприятия.

3. Синтетический учет ОС

Синтетический учет наличия и движения основныхсредств, принадлежащих предприятию, ведут на счете 01 «Основные средства» по первоначальной стоимости.

Счет активный, сальдовый, инвентарный.

Сальдо дебетовое - отражает сумму первоначальной стоимости действующих и находящихся в запасе и на консервации собственных основных средств предприятия.

Оборот по дебету - отражает поступление.

Оборот по кредиту - отражает выбытие объектов по разным причинам.

К синтетическому счету 10 могут быть открыты субсчета:

01.1 -собственные основные средства;

01.2 -арендованные основные средства;

01.5 - выбытие основных средств.

4. Учет наличия и поступления основных средств

Поступление основных средств на предприятие может происходить различными путями:

Созданы на самом предприятии при осуществлении долгосрочных инвестиций;

Приобретены заплату у других организаций;

Получены безвозмездно от юридических и физических лиц;

Получены от учредителей в виде вклада в уставный капитал;

Поступили для осуществления совместной деятельности.

Все затраты, связанные с поступлением и вводом в эксплуатацию оформляются следующими проводками:

1. строительство, дооборудование, реконструкция:

В сумме фактических затрат Дт 08 Кт 02, 10, 70, 69, 60, 76

На первоначальную стоимость Дт 01 Кт 08.

2. приобретение у поставщика:

На покупную стоимость Дт 08 Кт 60;

На сумму НДС Дт 19 Кт 60;

3. внесение учредителями в счет в уставный капитал предприятия:

На согласованную стоимость Дт 08 Кт 75.1;

На первоначальную стоимость при принятии к учету Дт 01 Кт 08.

4. безвозмездное получение от других организацийи физических лиц:

Дт 08 Кт 98.2 по текущейрыночной стоимости;

Дт 01 Кт 08 на первоначальную стоимость;

Дт 20,25, 26, 44 Кт 02 на сумму ежемесячно начисленной амортизации в течение срока полезного использования списывают доходы будущих периодов со счета 98.2 на счет 91. «Прочие доходы».

5. Поступление для осуществления совместной деятельности:

Операции по расчетным счетам оформляется в соответствии с Положением ЦБ России от 3 октября 2002 г. № 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (в ред. от 12.12.2011 г.).

На расчетный счет поступают денежные средства за проданную продукцию, выполнение работы и услуги кредиты, займы и прочие зачисления. С расчетного счета производится почти все платежи организации, т.е. оплата поставщикам, погашение задолженности перед бюджетом, органами социального страхования, в Пенсионный фонд, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, командировочных и на хозяйственные расходы.

Для документального оформления этих операций предусматривается следующие расчетные документы:

ü при наличной форме расчетов: чеки денежные и объявление на взнос наличными;

ü при безналичной форме расчетов: платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения.

Объявление на взнос наличными означает приказ организации принять на ее расчетный счет наличные деньги, заполняется в одном экземпляре с указанием источника взноса средств (Положение ЦБ РФ от 24 апреля 2008 г. №318-П "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" в ред. от 07.02.2012 г.). Объявление на взнос наличными состоит из трех частей: объявления , составляемого клиентом (кассиром) и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции , выписываемой банком для выдачи клиенту (кассиру); ордера , прикладываемого к выписке банка, выдаваемой клиенту (кассиру).

Наличные деньги с расчетного счета на выдачу заработной платы, пособий, командировочных расходов на хозяйственные нужды банк выдает на основании денежных чеков. Денежный чек – это распоряжение организации выдать указанную в чеке сумму наличными деньгами с его расчетного счета. Чек состоит непосредственно из чека и корешка. Чековые книжки получают в банке по заявлению владельца счета, чековая книжка состоит из листов - чеков. В денежном чеке указывается сумма денег, получатель, его паспортные данные, целевое назначение денег. Подписывается руководителем и главным бухгалтером и скрепляется печатью. На обороте чека нужно указать назначение сумм снимаемых со счета средств. В некоторых случаях допускается обналичивание чеков без указания статей расходов. При необходимости банк может запросить у организации дополнительные документы, подтверждающие обоснованность указанных в чеке статей расходов. Денежные средства, полученные при помощи чека, приходуются в кассу организации.

Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков).

Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов. В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.

Банк ведет лицевой счет по расчетному счету организации и извещает организацию о всех произведенных операциях выпиской с лицевого счета. К выписке прилагается все платежные документы, на основании которых производится списание или зачисление денежных средств на расчетный счет. С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, производимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. В безакцептном порядке оплачивают счета энерго-, теплоснабжающих и водопроводно-канализационных организаций.

Банк регулярно информирует организацию, имеющую у него счет, о состоянии ее расчетного счета с помощью выписок. Ежедневно или в другие сроки, установленные по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из его расчетного счета с приложением оправдательных документов. В выписке указывают начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки. Выписку банка обычно обрабатывает главный бухгалтер, при этом он сверяет приложенные документы с записями выписки. Сохраняя денежные средства организаций, банк считает себя должником организаций, его кредиторская задолженность. Поэтому остатки средств и поступления на расчетные счета банк записывает по кредиту, а уменьшение своего долга, т.е. списания выдачи наличными – по дебету. Обрабатывая выписки, главный бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетные счета, а списания – по кредиту.

Для того чтобы банк мог удовлетворять нужды организации в наличности, организация заполняет кассовый план – документ с примерным указанием сроков и объемов внесения денежных средств на расчетный счет и снятия их с расчетного счета. Дело в том, что банк должен быть готов к выдаче организации крупной суммы, например, на нужды по выплате заработной платы.

Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации. Следовательно, документ - любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Форма документа определяется совокупностью показателей и их расположением в документе. Наименование показателей и их число в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным - непосредственно по окончанию операции. Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленные сроки и порядке для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота .

Документооборот движения денежных средств осуществляется по двум направлениям проведения хозяйственных операций связанных с денежными средствами: наличный оборот денежных средств и безналичный оборот денежных средств (Рис. 1).

Рис. 1. Формы движения денежных средств

Все хозяйственные операции совершенные и наличным и безналичным путем имеют документальное подтверждение.

Кассовые операции осуществляет бухгалтер-кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и денежных документов. Все хозяйственные операции совершенные через кассу организации имеют документальное оформление в определенной последовательности. Документооборот кассовых операций представлена на рисунке 2.

Рис. 2. Документооборот по учету кассовых операций

Прием наличных денег в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (ф. №КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным руководителем. О приеме денег выдается квитанция к приходному ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога НДС» .

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам (ф. №КО-2) или надлежаще оформленным другим документом (платежным ведомостям и т.д.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. При получении денег по платежной ведомости сумма прописью не указывается. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе, производится по расходным ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости на основании заключенных договоров. Кассир выдает деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены бухгалтером четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производится только в день их составления. В приходных и расходных ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается .

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных документов (ф. №КО-3). Для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных (расчетно-платежных) ведомостей) до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда, регистрируются после их выдачи.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу ф. - №КО-4. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей, одна из них (с горизонтальными линиями) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линий) заполняется как второй экземпляр с обеих сторон под копирку. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры остаются в кассовой книге, вторые должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего .

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а последним за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и книга опечатывается .

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. По кассовым операциям журнал ордер открывается на месяц на отдельный синтетический счет 50 «Касса». Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоянный номер. Запись в журналы-ордера производят ежедневно либо непосредственно с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов. В журналы-ордера производятся только кредитовые записи счета 50, Операции, по которым счет «Касса» дебетуется, будут записаны в Главную книгу.

Одним из важнейших средств проверки и контроля полноты и правильности записей по счетам является оборотная ведомость, которая представляет собой сводку оборотов и остатков по счету за учетный период времени.

В соответствии Федеральным Закон от 22.05.03 №54-ФЗ (ред. от 17.07.2009) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» все организации при осуществлении ими торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации должны вести денежные расчеты с населением с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).

Документальное оформление поступление денежных средств с использованием ККМ показано на рисунке 3.

Рис. 3. Документооборот по поступлению денежных средств с использованием ККМ

Организация, осуществляющая денежные расчеты с населением с применением ККМ, обязана выдавать покупателям (клиентам) чек или вкладной (подкладной) документ, напечатанный ККМ. На них должны отражаться такие реквизиты, как наименование организации, ИНН организации, заводской номер ККМ, порядковый номер чека, дата и время покупки (оказания услуги), стоимость покупки (услуги), признак фискального режима. Чеки действительны только в день их выдачи покупателю и погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах . При ошибочно пробитом кассовым чеком и для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, применяется акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.

Справка-отчет кассира-операциониста (Форма №КМ-6) применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день. Выручка за рабочий день определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам и подтверждается соответствующими подписями руководителей подразделений, в которых используются ККМ.

Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации необходим для составления сводного отчета о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату.

Учет операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации ведется в журнале кассира-операциониста (Форма №КМ-4). Он является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера предприятия. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке .

Контрольные ленты и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов должны храниться в течении сроков, установленных для первичных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за хранение документов несет руководитель организации.

Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основании документов специальной формы, утвержденной им же, подтверждая осуществление хозяйственной операции.

Документальное оформление учета денежных средств на расчетном счете организации представлено на рисунке 4.

Рис. 4. Схема документального оформления учета денежных средств на расчетном счете

При внесении денег на счет банку представляется объявление на взнос наличными (ОВН). Оправдательным документом при этом является квитанция, заполняемая вместе с ОВН, отмеченная банком.

Денежные чеки представляются в банк при снятии средств со счёта на выплату заработной платы, пенсии, пособия, командировочные и хозяйственные нужды. Оправдательным документом при этом является корешок, который остаётся в чековой книжке предприятия.

Платёжное поручение является распоряжением клиента на перечисление средств другому предприятию или организации. Оно выписывается на основании счетов-фактур, договоров, актов выполненных работ, накладных, распоряжений бухгалтерии на перечисление налогов и сборов и др. По договоренности сторон платежные поручения могут быть срочными, досрочными и отсроченными. Срочные платежи совершаются: до отгрузки товара авансовый платеж, после отгрузки товара - путем прямого акцепта товара, при крупных сделках - частичные платежи. Досрочный и отсроченный платежи могут осуществляться в рамках договорных отношений без ущерба для финансового положения договаривающихся сторон.

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором. Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика.

Предприятие периодически получает от банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком и, таким образом, является основным документом, согласно которому бухгалтер составляет корреспонденцию счетов о движении денежных средств. Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей .

При расчетах со своими зарубежными партнерами, при расчетах со своими работниками, направляемыми в загранкомандировки, а также при проведении других валютных операций организация может использовать как наличную, так и безналичную иностранную валюту.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с покупкой иностранной валюты, являются первичные учетные документы, представленные в таблице 1.

Таблица 1. Документальное оформление поступления и продажи иностранной валюты

Наименование документа	Назначение документа
Поручение на покупку	Распоряжение резидента о проведении уполномоченным банком операции покупки иностранной валюты за рубли на валютном рынке; наименование, дату и номер документов, обосновывающих соответствие указанного основания требованиям законодательства; договор; распоряжение резидента о зачислении купленной иностранной валюты на его специальный транзитный валютный счет
Распоряжение на перевод иностранной валюты	Распоряжение юридического лица-резидента о переводе купленной на валютном рынке иностранной валюты
Поручение на обратную продажу	Поручение юридического лица-резидента уполномоченному банку осуществить обратную продажу купленной иностранной валюты за рубли по курсу, установленному по договоренности с банком
Справка по форме 0406007	Документ, являющийся основанием для снятия наличной иностранной валюты со специального транзитного валютного счета для оплаты командировочных расходов, являющийся основанием для вывоза наличной иностранной валюты за рубеж.
Извещение о зачислении средств на валютный счет	Документ, представляемый уполномоченным банком юридическому лицу, подтверждающий зачисление валютной выручки на транзитный валютный счет
Поручение на обязательную продажу валюты
заявка на продажу иностранной валюты	Документы, содержащие поручение юридического лица уполномоченному банку продать средства в иностранной валюте с его текущего валютного счета по согласованному с уполномоченным банком курсу рубля
Мемориальный ордер	Внутренний документ банка, подтверждающий совершение операции по зачислению выручки от продажи иностранной валюты на расчетный счет юридического лица

Наличие и движение денежных средств в отечественной и зарубежной валютах, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), учитывают на специальных счетах в банках. Документальный учет денежных средств на специальных счетах в банках представлен в таблице 2.

Таблица 2. Документальное оформление расчетов на специальных счетах в банках

Наименование документа	Назначение документа

Аккредитив	Банковский документ, который оформляет покупатель товара в банке, где имеет счет. При открытии аккредитива банк списывает сумму, на которую открывается аккредитив с расчетного (рублевого или валютного) счета клиента, помещая деньги в беспроцентный депозит. В аккредитиве изложены все требования покупателя к товару, при выполнении которых банк, исполняющий аккредитив, вправе перевести деньги продавцу с аккредитивного счета покупателя. Каждый аккредитив предназначен для расчетов только с одним поставщиком.
Чековые книжки	Чековые книжки используются главным образом для снятия организацией наличных денег со своего счета в банке. Денежные средства, предназначенные для расчетов чеками, депонируются на специальном счете в банке, при этом банк списывает часть денежных средств с расчетного счета организации на специальный счет (или оформляет краткосрочный кредит банка).
Банковская пластиковая карта	Предназначена для оплаты товаров или услуг, а также получения наличных денег в банкоматах и банках. Корпоративная банковская пластиковая карта открывается на конкретного сотрудника, несмотря на то, что при ее открытии и дальнейшем использовании переводятся средства организации с ее расчетного счета, а не личные средства сотрудника.
Расчетная (дебетовая) карта	Предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной банком - эмитентом суммы денежных средств. Расчеты по этому виду карт осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, или за счет кредита, предоставляемого банком - эмитентом клиенту в соответствии с договором банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт ).

Таким образом бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственный операции не зависимо от форм их проведения, и оформляются они в той последовательности, в которой совершаются. Это обеспечивает сплошной непрерывный учет движения денежных средств, юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу, а так же укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

В Положении о правилах осуществления данных средств указаны традиционные и часто применяемые на практике формы расчетных документов:

платежные поручения;
аккредитивы;
чеки;
платежные требования;
инкассовые поручения.

Банк обязан принимать расчетные документы независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. Оплата по ним осуществляется по мере поступления денежных средств на счет клиента независимо от того, поступают ли они полностью или частично. Это упрощает документооборот для клиентов.

Расчетные документы принимаются банками к исполнению при наличии на первом экземпляре (кроме чеков) двух подписей - руководителя и главного бухгалтера организации - или только подписи руководителя (при отсутствии в штате организации должности счетного работника) и оттиска печати (кроме чеков), заявленных в карточке с образцами подписей и оттиска печати.

В случае использования системы типа «банк - клиент» допускается использование электронных подписей в соответствии с требованиями законодательства и нормативных актов ЦБ России.

Платежные поручения - самая распространенная форма расчетного документа в Российской Федерации. Этим документом владелец счета дает распоряжение обслуживающему его банку перевести определенную сумму денежных средств на счет получателя этих средств. В Положении о безналичных расчетах оговаривается срок исполнения банками платежных поручений - предусмотренный законодательством или более короткий, если это установлено договором банковского счета. Посредством платежных поручений производят перечисления денежных средств:

а) за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
б) в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
в) в целях возврата или размещения кредитов и уплаты процентов по ним;
г) в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

При этой форме расчетов банк обязуется по поручению плательщика перевести определенную денежную сумму с его счета на счет указанного плательщиком лица в данном банке или в другом. Схема этих расчетов показана на рис. 3.2.

Платежное поручение, подписанное ответственными лицами организации, передается в обслуживающий банк. В банке производится проверка правильности заполнения и оформления платежных поручений, после этого операционист банка на всех экземплярах (кроме последнего) принятого к исполнению платежного поручения в поле «Поступ. в банк плат.» проставляет дату поступления в банк платежного поручения. Последний экземпляр, в котором в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка, дата приема и подпись исполнителя, возвращается бухгалтеру организации в качестве подтверждения приема платежного поручения к исполнению.

Рис. 3.2.

1 - передача в банк для совершения платежа платежного поручения; 2 - перевод денежных средств покупателя для зачисления на расчетный счет поставщика;
3 - сообщение поставщику о поступлении денежных средств плательщика;
4 - поставка товарно-материальных ценностей после получения платежа

При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете организации платежные поручения помещаются в картотеку. Их оплата производится по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством. Допускается частичная оплата платежных поручений из картотеки.

Банк обязан информировать организацию по ее требованию об исполнении платежного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения организации в банк, если иной срок не предусмотрен договором.

Расчеты по инкассо - банковская операция, посредством которой банк-эмитент по поручению и за счет средств клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика платежа.

Взаимоотношения участников расчетов по инкассо строятся на договорной основе. На банки возлагаются обязанности по получению денежных средств от плательщика и доставке их получателю, а также информированию получателя средств по его требованию о причинах неоплаты расчетных документов в оговоренные договором сроки. Для получателя эта услуга сопряжена с обязательством по уплате банку соответствующей суммы вознаграждения, размер которого указан в договоре.

Расчеты по инкассо осуществляются на основе двух документов:

инкассового поручения, предполагающего бесспорное списание средств со счета плательщика;
платежного требования (оплата которого может производиться по распоряжению плательщика (с акцептом) или без его распоряжения (в безакцептном порядке).