רישום T 2. מילוי כרטיס T2 (דוגמה)

לפעמים רק נוכחות של כרטיס אישי יכולה לאשר ניסיון בעבודה אצל מעסיק מסוים.

קוראים יקרים! המאמר מדבר על דרכים טיפוסיות לפתרון בעיות משפטיות, אך כל מקרה הוא אינדיבידואלי. אם אתה רוצה לדעת איך לפתור בדיוק את הבעיה שלך- צור קשר עם יועץ:

בקשות ושיחות מתקבלות 24/7 ו-7 ימים בשבוע.

זה מהיר ו בחינם!

מסמך זה נערך עבור המדינה כולה ללא יוצא מן הכלל. כיצד מונפקים כרטיסי עובד לשנת 2020 באמצעות טופס T-2?

בזרימת מסמכים מקובלת, כרטיס אישי הוא מסמך מיוחד שמולא לכל העובדים ללא יוצא מן הכלל במקום העבודה.

זה חל גם על עובדים זמניים ועונתיים. נוצר מסמך לאחר חתימת הסכם העבודה. כיצד להנפיק נכון כרטיס אישי לעובד באמצעות טופס T-2 בשנת 2020?

נקודות חשובות

מטרת השימוש בכרטיסי כוח אדם אישיים על ידי ארגון היא להבטיח הנהלת חשבונות מלאה.

על פי חוק, כל מעסיק מחויב לשקול יצירת מסמך זה עבור כל עובד.

כדי ליצור את המסמך, נעשה שימוש בטופס מאוחד בשם T-2. היא התקבלה.

המבנה הראשוני שלה נותר ללא שינוי מאז 2004. מפתח קלפים נוצר על סמך כרטיסים אישיים.

הכרטיסים מאוחסנים בארון תיקים בסדר אלפביתי. בשל כך, במידת הצורך, תוכל למצוא במהירות מידע על עובד מסוים.

עם צוות גדול, בסיס המסמכים יכול להיות מובנה לפי חטיבות. אין תקנות מיוחדות לגבי הכנת אינדקס על בסיס כרטיסים אישיים של העובדים.

הדרישה היחידה שנקבעה בחוק היא שכל אדם חייב להיות בעל כרטיס כזה באופן רשמי.

מה שאתה צריך לדעת

החקיקה הנוכחית אינה קובעת מועדים נוקשים ליצירת כרטיס עובד אישי. זה נחשב לנכון ביותר להנפיק T-2 בזמן שאדם מתקבל לעבודה.

אמנם פער זמן קטן אינו נחשב להפרה חמורה. העיקר הוא שכפול הסימן בכרטיס שנעשה במהלך העסקה.

בדרך כלל, הכרטיס האישי של העובד ממולא לאחר הנפקת המסמך המתאים.

להנפקת כרטיס נדרשים מסמכים מסוימים, שהופכים לבסיס להצגת המידע ואישור דיוקו.

בפרט, אתה צריך:

• צו קבלה לצוות;
• דרכון או מסמך אחר המאשר נתונים אישיים;
• היסטוריה תעסוקתית;
• תעודת ביטוח של ביטוח פנסיוני ממלכתי;
• מסמכי רישום צבאיים;
• מסמכים הנוגעים לחינוך, קבלת מקצוע, כישורים, החזקה בידע מיוחד;
• מידע שהוכרז על עצמו באופן אישי על ידי העובד.

חָשׁוּב! הפרטים של סוגים מסוימים של פעילויות עשויים לדרוש מתן מסמכים נוספים.

אם ללא כל מידע פרטי הכרטיס אינם מלאים דיים, המעסיק מחויב לבקש את הנתונים הדרושים.

לאיזו מטרה הוא נוצר?

לעתים קרובות, כרטיס אישי מושווה בטעות לשאלון או גיליון אישי המאוחסן על ידי שירות כוח האדם. אבל את הניירות הללו ממלאים ישירות העובד עצמו וכאשר זה מתקבל בארגון.

באשר לכרטיס האישי, הוא ממולא על ידי עובד כוח אדם, בהנחיית ההזמנה עם הקבלה לתפקיד. במקרה זה, נוכחות המסמך היא חובה.

בהתאם להחלטה של ​​שירות הסטטיסטיקה של המדינה הפדרלית מס' 1 מיום 5 בינואר 2004, כל הארגונים נדרשים לשמור כרטיסים אישיים של עובדים.

אך יש לציין שדרישה זו אינה חלה על יזמים בודדים. כפי שכבר צוין, טופס T-2 משמש ליצירת כרטיס.

זה מודפס על טפסים מיוחדים בפורמט 2A4 עם קוד לפי OKUD 0301002. הכרטיס נוצר בעותק בודד.

המטרה הבסיסית של יצירת כרטיסים אישיים היא לסכם את כל המידע הדרוש במסמך אחד.

זה מבטל את הצורך ללמוד כמות גדולה של תיעוד בחיפוש אחר הנתונים הדרושים.

כמו כן, אין צורך לדרוש מהעובד את המסמכים הדרושים בכל פעם במידת הצורך. כל הנתונים הדרושים כלולים בכרטיס.

כאשר אתה צריך להבהיר קצת מידע לגבי עובד ספציפי, קל למצוא תיק אישי בארון התיקים הכללי ולעיין ברישומים הדרושים.

על פי תוכנו, הכרטיס האישי של העובד מחולק לחלקים מהסוג הבא:

• מידע כללי;
• נתוני רישום צבאי;
• מידע על שינויי תעסוקה וקריירה;
• נתוני הסמכה;
• מידע על כישורים ושיפורם;
• מידע על הכשרה מקצועית;
• נתונים על תמריצים, פרסים וכו';
• מידע על ;
• הטבות הניתנות בחוק;
• מידע נוסף;
• מידע על סיבת הפיטורים.

בסיס משפטי

עבור ארגונים מסחריים, החל מ-1 בינואר 2013, מותר לפתח תבניות משלהם לתיעוד ראשוני, תוך החלפת דוגמאות סטנדרטיות בהן.

יתר על כן, בהתאם למכתב של משרד האוצר של הפדרציה הרוסית מס' 3-10/2012, צורות סטנדרטיות של תיעוד ראשוני שנקבעו על ידי גופים מורשים בהתאם לתקנות פדרליות אחרות מוכרות כבלתי ניתנות לשינוי לשימוש.

המכתב אינו מזכיר את טופס T-2. זה מעלה את השאלה האם ניתן ליצור את טופס הכרטיס באופן עצמאי.

המצב מוסבר בחיוב. אבל זה נחשב לנכון יותר להשתמש במסמך מאוחד.

יתר על כן, תקנים מסוימים מצביעים על כך שטופס הכרטיס האישי לעובד T-2 הוא חובה לשימוש:

כתוצאה מכך, עדיף לקחת את הטופס הסטנדרטי כבסיס. במידת הצורך, אתה יכול לשנות אותו מעט, להוסיף שורות חסרות או לבטל שורות מיותרות.

הליך מילוי טופס T-2 של הכרטיס האישי של העובד

מפה טיפוסית כוללת ארבעה עמודים. כל חלק המידע מחולק לאחד עשר בלוקים.

רישום הכרטיס מתבצע על ידי עובד מחלקת כוח אדם, או בהיעדר כזה, על ידי ראש הארגון.

ל-T-2 יש כמה ניואנסים משמעותיים:

• שני העמודים הראשונים נערכים בעת העסקת עובד חדש. שלישי ורביעי
• הדף מעוצב בתהליך הפעילות;
• נוצר כרטיס על סמך מסמכים שסופקו על ידי העובדים;
• בעת יצירה, אתה רשאי להשתמש במחשב;
• לעובד עצמו אין זכות למלא את הכרטיס.

לידיעתך! יזמים בודדים אינם נדרשים ליצור כרטיסי עובד אישיים.

אבל בדרך כלל הם גם יוצרים מפות לפי רצונם, מה שמקל מאוד על פעילות הניהול.

אופן הידור של מסמך

לאחר שמנהל משאבי האנוש ממלא את הטופס, על העובד לאשר שהמידע שמסר הוא נכון. לאחר קריאת הטופס הוא חותם על העמוד השני בסוף הסעיף השני.

הכללים הבסיסיים להנפקת כרטיס הם כדלקמן:

שם הארגון כתוב ללא קיצורים	טופס מקוצר מותר רק אם הוא מצוין בתיעוד המרכיב
מספר העובד בגליון הזמן הוא לכל היותר שש ספרות	ייעוד המספר אינו משתנה עד לפיטורין, ללא קשר לתנועות פנימיות
מספר תעודת ביטוח ו-TIN	מתאים למקור
בעמודה "אלפבית".	האות הראשונית של שם המשפחה של העובד נכתבת
אופי פעילות העבודה כתוב	"זמני תמידי"
סוג העבודה מצוין במלואו	מאת, עיקרי
סמל האות מציין מין	"M", "F"
מרשם מלא	שם מלא
לפי נתוני הדרכון, תאריך הלידה כתוב במלואו בחלק הטקסט	לדוגמה, "1 בינואר 1980." ערך הקוד כתוב בפורמט מספרי - "01/1/1980". בעת ציון מקום הלידה, יש לקחת בחשבון שגודל הערך לא יעלה על מאה תווים
קוד מגורים	מותקן לפי אישור OKATO
נוכחות של אזרחות ספציפית מצוינת במלואה	האזרחות מקודדת לפי OKIN. אזרחות רוסית - "1", כפולה - "2", זרה - "3", חסר אזרחות - "4"
השפה(ות) נכתבת ללא קיצור	מה העובד בבעלותו? הקוד מציין את רמת הבקיאות. שוטף - "3", שיחה ביניים - "2", עם מילון - "1"
חינוך להקלטה וקידוד	מבוצע בהתאם ל-OKIN ו-OKSO
כישורי התעודה נכתבים באופן הבא:	סיום לימודים באוניברסיטה - נרשם תואר "בוגר", "מאסטר", "מומחה"; סיום לימודים במוסד תיכון - "טכנאי", "סוחר", "רואה חשבון", "מנהל" וכו'; לתואר "תואר ראשון" או "תואר שני", נקבע מוקד הידע; עם התואר "מומחה" - מומחיות ספציפית מיועדת
המקצוע כתוב במלואו	בהתבסס על צו העסקה בהתאם ל-OKPDTR
ניסיון עבודה מחושב	מבוסס על ספר העבודה ומסמכים נוספים המאשרים ניסיון בעבודה
מצב משפחתי מתועד ומקודד	בהתאם ל-OKIN, מ-"1" ל-"5"
הרכב המשפחה כולל	רק בני משפחה עם מידת הקשר שצוינה
על פי הדרכון מצוינים נתוני דרכון	הן כתובת הרישום והן כתובת המגורים האמיתית נרשמות. מציג את מספר הטלפון של העובד ליצירת קשר ומספרים של קרובי משפחה

הסעיף "על רישום צבאי" נערך על סמך תעודת הזהות הצבאית ותעודת הזהות של החייב בגיוס.

בתהליך פעולות העובדים הבאות, נערכים הסעיפים הבאים:

• "העסקה והעברה לעבודה אחרת";
• "תעודה";
• "הַדְרָכָה";
• "תמריצים ותגמולים";
• "חוּפשָׁה";
• "הטבות סוציאליות";
• "מידע נוסף";
• "עילת פיטורים".

נחתם על ידי

לאחר מילוי טופס T-2 והעובד חתם וציין את התאריך, המסמך נחתם על ידי עובד כוח אדם.

בעת מילוי כל הסעיפים, המידע מסופק עם הפניות למסמכים רלוונטיים, פקודות, תקנות, חוקים פדרליים ותקנות מקומיות.

סרטון: תיק אישי של העובד

כאשר הכרטיס האישי סגור, קצין כוח האדם והעובד בעצמם שמים את חתימתם. זה מאשר שכל הנתונים שהוזנו נכונים.

אם נעשו שינויים בכרטיס, הם מאושרים גם בחתימות האחראי והעובד. החלפה מלאה של הכרטיס אינה רצויה, שכן יהיה קשה מאוד לשחזר את המידע.

מילוי לדוגמא

לעתים קרובות, בעת הגשת בקשה לכרטיס T-2, נציגי מחלקת כוח האדם עושים טעויות. אין בהם השלכות מיוחדות, ואין בהם כדי לפגוע בעובד.

אבל אם יש מספר רב של טעויות, מחלקת משאבי אנוש עשויה להיקנס עקב עבודה לא איכותית.

הטופס המאוחד T2 "כרטיס אישי לעובד" משקף מידע מלא על העובד ופעילות עבודתו. בהתחשב בתוכניות הממשלה להעביר את תזרים מסמכי כוח אדם לטופס אלקטרוני דיגיטלי, כרטיס הטופס T2 הופך למקור המידע העיקרי על העובד, אותו יש להזין למאגר.

מהמאמר תלמדו:

אילו ארגונים צריכים לשמור על טופס T2

מילוי טופס T2 הוא חובה עבור כל הארגונים, ללא קשר לצורתם הארגונית והחוקית (בהתאם לסעיף 2 בהחלטת ועדת הסטטיסטיקה של רוסיה מתאריך 5 בינואר 2004 מס' 1 ו-12, 41 של הכללים שאושרו על ידי הצו של ממשלת הפדרציה הרוסית מיום 16 באפריל 2003 מס' 225, שייקרא להלן הכללים).

טופס כרטיס אישי T2 ממולא ביום העבודה הראשון של עובד חדש, לאחר שכבר נחתם עמו חוזה העבודה. בהמשך מוזנים בו כל השינויים העדכניים והמידע על פעילויות העבודה וכל הרישומים המוזנים בספר העבודה מוכפלים. הכרטיס נסגר ביום פיטורים של העובד, במקביל להוצאת פנקס העבודה. הערך האחרון בו הוא שהספר התקבל באופן אישי, באישור חתימת העובד שהתפטר.

אם עובד שפוטר בעבר מהארגון מועסק מחדש, מופק עבורו כרטיס אישי חדש בטופס T2, שכן המסמך הקודם נסגר עם רישום שחוזה העבודה עמו הופסק. טופס T2 הורדאתה יכול בפורטל האלקטרוני שלנו.

אם טופס הכרטיס האישי T2 הושלם לפני 1 בינואר 2003, תקופת האחסון שלו היא 75 שנים, אם מאוחר יותר, יש לשמור אותו למשך 50 שנה. כרטיסים אישיים של עובדי מדינה נשמרים למשך 75 שנים, ללא קשר למועד סגירתם.

אם טופס T2 המאוחד נשמר בארגון בצורה אלקטרונית, עדיין צריך להדפיס אותו, מכיוון שהנתונים שהוכנסו אליו הם כוח אדםיש לאשר בחתימת העובד. הנייר עליו מודפסים כרטיסים אישיים (רגיל או בצפיפות גבוהה) אינו משנה, אך ניתן לקבוע אותו בתקנות מקומיות. למשל, ההנחיות למינהל כוח אדם.

טופס T2 המאוחד מעוצב בצורה כזו שיכיל את כל המידע האפשרי על העובד ופעילות עבודתו. אם כרטיסים אישיים במיזם נשמרים על נייר, ניתן לבצע דיגיטציה של המידע המוזן בהם בקלות ולהעביר אותו לכל מאגר מידע ולכל מערכת רישומי כוח אדם אוטומטית. זה רלוונטי במיוחד בהקשר לדיגיטליזציה המתוכננת זרימת מסמכי כוח אדם, הקדמת ספרי עבודה וחוזים אלקטרוניים.

כרטיס אישי טופס T2 ניתן להוריד את הטופס .

איזה מידע מכיל טופס הכרטיס האישי T2?

בעת הגשת מועמדות לעבודה, טופס T2, הכרטיס האישי של העובד, הטופס ממולא על בסיס המסמכים שעל העובד להציג בעת החתימה חוזה עבודה(בהתאם לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית):

• ספר עבודה;
• דַרכּוֹן;
• תעודה מזהה צבאית (לאחראים לשירות צבאי);
• מסמך על חינוך;
• אישורי ביטוח פנסיוני ממלכתי (SNILS);
• אישור רישום במשרד המס (TIN);
• מסמכים אחרים (רשומה רפואית, רישיון נהיגה, אישור על השתלמות, תעודת פרסי מדינה שהתקבלו, תעודת נכות וכו').

בנוסף, על כרטיס טופס T2 להכיל מידע המוזן על פי העובד:

• מספרי הטלפון שלו ליצירת קשר וכתובת האימייל שלו;
• מידע על הרכב המשפחה ותאריכי הלידה של חבריה;
• רמת שליטה בשפה זרה וכו'.

מבנה הטופס המאוחד T2

טופס כרטיס עובד אישי טופס T2 מורכב מאחד עשר חלקים:

1. מידע כללי.
2. מידע על רישום צבאי.
3. גיוס והעברה לעבודות אחרות.
4. תעודה.
5. הַדְרָכָה.
6. הסבה מקצועית.
7. פרסים (תמריצים) ותארי כבוד.
8. חוּפשָׁה.
9. הטבות סוציאליות להן זכאי עובד בהתאם לחוק.
10. מידע נוסף.
11. עילות לסיום חוזה עבודה (פיטורים).

לארגונים שאינם תקציביים יש את הזכות לפתח באופן עצמאי את טופס T2 ולכלול בו רק חלק מהסעיפים שצוינו.

טופס הכרטיס האישי לעובד T2 מורכב מארבעה עמודים. דוגמה מוצגת להלן.

דוגמה למילוי טופס הכרטיס האישי T2

כדי למלא את טופס T2 המאוחד, תזדקק למסווגי מידע: OKIN, OKSO, OKPDTR ו-OKATO. קידוד המידע שהוזן על המיזם והעובד מתבצע בהתאם להם. הנפקת כרטיס אישי מוסדרת על ידי הכללים שאושרו בצו של ממשלת הפדרציה הרוסית מיום 16 באפריל 2003 מס' 225.

כותרת המסמך מציינת את שם הארגון, קוד OKUD ו-OKPO שלו.

חלק הכותרת של טופס T2 הוא טבלה, שהעמודות שלה מציינות:

1. מספר כוח אדם ייחודי של העובד, המוקצה לו עם העסקתו ואינו משתנה לאורך כל הקריירה שלו בארגון;
2. מספר זיהוי משלם המס (TIN), בהיעדרו יש להשאיר את התא ריק;
3. מספר תעודת קרן הביטוח הפנסיוני, שעל המעסיק, בהיעדר מסמך זה, להנפיק לעובד באופן עצמאי;
4. האות שבה מתחיל שם המשפחה של העובד החדש;
5. עובד מועסק באופן קבוע או זמני;
6. האם מקום העבודה יהיה העיקרי שלו או שמא יעבוד במשרה חלקית;
7. מינו של העובד.

טופס T2, דוגמה של מילוי חלק הכותרת מוצגת להלן.

הכללים מסבירים בצורה ברורה ומפורטת כיצד למלא נכון את טופס T2. נפנה את תשומת לבך לכמה ניואנסים שיש לקחת בחשבון בעת ​​הזנת נתונים באותם סעיפים, שהשלמתם מעלה את מירב השאלות.

סעיף "מידע כללי" בטופס T2

בעת הזנת מידע על שם המשפחה, השם הפרטי והפטרונות של העובדת בסעיף 1, נסו להשאיר מספיק מקום כך שאם העובדת תשנה את שם משפחתה, ניתן יהיה להזין נתונים אישיים חדשים. בפסקה 2 מצוין חודש הלידה באותיות ותאריך ושנת הלידה כתובים במספרים. בתא של הקוד כתוב תאריך הלידה בפורמט DD.MM.YYYY.

בעת מילוי סעיפים 4, 5 ו-6 בסעיף "מידע כללי" בטופס T2, נעשה שימוש בקידוד OKIN. לכן, בסעיף 4, הזן את הקוד:

• 1, אם העובד הוא אזרח רוסיה;
• 2, אם יש לו אזרחות כפולה ואחת מהן היא רוסית;
• 3, אם העובד החדש הוא אזרח מדינה זרה;
• 4, אם אין לו אזרחות כלשהי.

בסעיף 5 עליך לציין את מידת הבקיאות בשפות זרות, השתמש בקודים:

• 1, אם העובד קורא ומתרגם באמצעות מילון;
• 2, אם הוא יכול לקרוא ולהתבטא בחופשיות;
• 3, אם הוא שולט בשפה זרה.

נקודה 6 מכילה מידע על חינוך ובמקרה זה, נעשה שימוש בקודי OKIN בהתאם למועד קבלת החינוך - לפני או אחרי 1 בספטמבר 2013. למילוי מידע על המקצוע בסעיף I בטופס T2 המאוחד, השתמש במקודד OKPDTR.

בהזנת מידע על משך השירות בסעיף 8, יש לקחת בחשבון שלא נעשה יותר שימוש במושג "ניסיון עבודה מתמשך", ולכן בתא זה תצטרכו לציין את סך הניסיון הביטוחי של העובד.

כאשר אתה ממלא את סעיף 10, המפרט את הרכב המשפחה שלך, אנא שים לב שעליך לציין את קרוביך הקרובים ביותר, הכוללים:

• אישה או בעל;
• יְלָדִים;
• הורים;
• אחים ואחים למחצה;
• אפוטרופוסים או אנשים שהעובד היה או נמצא תחת השגחתם.

סעיף "מידע על רישום צבאי" בטופס T2

בסעיף זה, אם העובד אחראי לשירות צבאי, הנתונים מוכנסים על בסיס תעודת הזהות הצבאית שלו או תעודה זמנית שהונפקה במקום תעודת זהות צבאית, וכן תעודה שהונפקה למתגייסים שהם אזרחי הפדרציה הרוסית.

סעיף "גיוס והעברה לעבודה אחרת" בטופס T2

הערך הראשון בסעיף זה עוסק בגיוס עובדים לארגון זה. הערכים הבאים נעשים על סמך הזמנותהעברות קבועות וזמניות כאחד. החקיקה אינה נותנת תשובה ברורה האם יש צורך לשקף מידע על תוספת שכר של עובד בטופס T2. מומחים מאמינים כי נתונים כאלה נחוצים.

מה לעשות אם בחלק כלשהו של טופס T2 המאוחד לא נשאר מקום פנוי להזנת נתונים

אם אחד מהסעיפים בטופס T2, למשל, "חופשה", מלא במלואו, ניתן להוסיף למסמך. זה מנוסח על גיליון נפרד. יש לרשום עליו את הכותרת: "תוספת לכרטיס האישי של העובד" (טופס מס' ט-2), לציין את מועד השלמתו, פרטים אישיים של העובד, תפקידו ו חלוקה מבנית, תאריך ומספר חוזה העבודה. הטבלה של החלק המתאים בטופס T2 משוכפלת מתחת למידע זה. ניתן להוסיף תוספות כאלה לכל אחד מהסעיפים שלו.

זוהי אחת הצורות המאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני לרישום עבודה ותשלום שלה. הטופס אושר בהחלטת הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה מיום 5.1.04 מס' 1. למרות שהחל מתאריך 01/01/2013 השימוש בטופס זה אינו חובה (מידע משרד האוצר מס' פז-10/2012), ממשיך להיות בו שימוש נרחב. וזה לא מקרי, כי הכרטיס האישי מכיל את כל המידע שמעסיק צריך על עובדיו.

ניתן להוסיף שם מידע שאינו בכרטיס האישי, כי המעסיק יכול לשנות את הטופס והתוכן של טופס T-2. כדי להקליט נתונים נוספים על העובד, המעסיק יכול גם ליצור כרטיסים אחרים יחד עם הטופס המאוחד. לדוגמה, כרטיס אישי של נהג, שאת הטופס והמדגם שלו סקרנו בסעיף נפרד.

חשוב לזכור כי בעת איסוף ואחסון נתונים אישיים של עובדים, יש צורך להבטיח את ההגנה על הנתונים האישיים שלהם.

הכרטיס האישי (טופס T-2) מורכב מ-11 חלקים:

מספר חלקה	שם המדור	איזה מידע משתקף
אני	מידע כללי	שם מלא. עובד, תאריך ומקום לידה, ידיעת שפות זרות, השכלה, ניסיון בעבודה, מצב משפחתי, הרכב משפחתי, מידע על דרכון ומקום מגוריו של העובד וכו'.
II	מידע על רישום צבאי	קטגוריית מילואים, דרגה צבאית, קטגוריית כושר לשירות צבאי וכו'.
III	גיוס ועובר לעבודה אחרת	תאריכים וסיבות להעסקה והעברת עובד לעבודה אחרת, תפקיד, שכר וכו'.
IV	תעודה	תאריכי הסמכה, החלטות ועדות וכו'.
V	הַדְרָכָה	תאריכי התחלה וסיום של הכשרה, סוגי השתלמויות, שמות מוסדות חינוך וכו'.
VI	הסבה מקצועית	תאריכי התחלה וסיום של הסבה מקצועית, התמחות וכו'.
VII	פרסים (מעודד), תארי כבוד	שמות של פרסים או תמריצים, שם, מספר ותאריך של המסמך המהווה את הבסיס לפרס (תמריץ)
ח	חוּפשָׁה	סוגי חופשה, תקופות עבודה שבגינן ניתנת חופשה, משך הזמן שלה, תאריכי התחלה וסיום, עילות לחופשה
ט	הטבות סוציאליות, לו זכאי העובד בהתאם לחוק	שם ההטבות, בסיסן, מספרן ותאריך המסמך המעניק את הזכות להטבה
איקס	מידע נוסף	למשל, לגבי זמן ההדחה מהעבודה, תקופות השבתה וכו'.
XI	עילת סיום חוזה עבודה (פיטורים)	מצוינים יסוד הפיטורים, מועד הפיטורים ופירוט הצו הרלוונטי.

כרטיס אישי של עובד הוא מסמך עסקי חשוב בזרימת המסמכים של כל ארגון; ביצועו מופקד לרוב בידי שירות כוח האדם. הוא משמש לצורך התחשבנות יסודית של העובדים ומכיל את כל המידע המשמעותי אודותיהם: נתוני דרכונים, INN, SNILS, מידע על מקום מגורים, רישום, פעילות עבודה, השכלה וכן מידע קצר על המשפחה.

הגרסה הסופית של הטופס המאוחד T-2 אושרה על ידי חקיקת העבודה. כל הארגונים נדרשים ליצור כרטיסים אישיים לכל העובדים ללא יוצא מן הכלל, ולחלקם אף יותר מאחד. יזמים בודדים פטורים מהצורך הזה, אך יש להם גם אפשרות לרשום אותם.

אחזקת כרטיסים אישיים היא לא רק חובה, אלא פעילות זו יכולה להביא יתרונות משמעותיים לארגון. מעסיק יכול לעתים קרובות להשתמש בכרטיסים אישיים כדי להגן על האינטרסים שלו, להשתמש בהם כדי לאשר את חוקיות הניכויים ממשכורות העובדים, חישוב נכון של מספר העובדים הממוצע, לחישוב מסים וכו', פרקטיקה של בוררות שיפוטית מתארת ​​הרבה דברים דומים. דוגמאות.

מטעמי נוחות, המעסיק רשאי לנהל מחזור אלקטרוני של כרטיסים אישיים בטופס T-2; כמעט כל החברות המודרניות משתמשות בהזדמנות זו: זה מעשי, אם יש צורך, זה מקל על מציאת החומרים הנדרשים. אבל הוא מחויב להדפיס אותם על נייר. זאת מנומקת התוכן בכרטיס האישי של השדות המיועדים לחתימת העובד וכן עובד משאבי אנוש האחראי לתחזוקתו. מכיוון שכרטיס אישי הוא מסמך לשימוש ואחסון לטווח ארוך, בעת הדפסתו יש להשתמש בנייר עבה בפורמט A 4.

חשוב לזכור שאין מדריך אחד לעבודה עם כרטיסים אישיים, מלבד ההחלטה הנ"ל, ולכן, המאמר הוא בעיקרו מייעץ.

מידע כללי על טופס T-2 ומורכבות מילויו

על השאלה מי ממלא ושומר טפסי T-2 תענה הנחיות הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה. לטענתם, כרטיסים אישיים ניתנים על ידי עובד שירות כוח אדם, וכאשר טבלת האיוש אינו כולל תפקיד כזה, על ידי גורם מוסמך לערוך רישומי כוח אדם או על ידי ראש המפעל. על העובד עצמו נאסר לבצע רישום כלשהן בכרטיסו האישי, למעט חתימה אישית במהלך העסקה, שינויי כוח אדם או פיטורים.

טופס T-2 מכיל 11 בלוקים, מחולקים לפי נושאים וממוקמים על 4 עמודים. להבנה ברורה יותר של המבנה והבנת תכונות המילוי, אנו מציעים שתכיר את הטופס. (קישור להורדת הטופס)

החוק אינו מסדיר את מסגרת הזמן להפקת כרטיס T-2, והאופציה הטובה ביותר תהיה לכלול פריט זה במערך הפעולות הסטנדרטיות לרישום עובד חדש. זאת בשל הכלל: רישום בספר העבודה של העובד בהחלט משוכפל על ידי רישום דומה בכרטיסו האישי. החומרים מוזנים לטופס T-2 בהתבסס על רשימה טיפוסית של מסמכים:

• סדר הקבלה לעבודה
• חוזה עבודה
• היסטוריה תעסוקתית
• SNILS
• מסמכים בנושא חינוך, השתלמות
• מסמכי רישום צבאיים (לאחראים לשירות צבאי)

למקצועות מסוימים ולסוגי עבודה מסוימים יש מאפיינים משלהם; במצבים כאלה, מסמכים נוספים עשויים להיות שימושיים. למעסיק הזכות לבקש אותם מהמועמד, אם הדבר אינו סותר את החקיקה הקיימת.

בקשת אולטימטום למתן אישור על הקצאת TIN, אסמכתא ממקום עבודה קודם או אישור הרכב משפחתי עשויה להיחשב בלתי חוקית. אסור לדרוש מסמכים של צד שלישי, בניגוד לחקיקת העבודה הנוכחית של הפדרציה הרוסית.

מילוי נכון של הכרטיס האישי בסעיפים

בשני העמודים הראשונים של טופס T-2 ישנם מספר שדות לקודים שונים שיש למלא. מה לכתוב? המידע הדרוש כלול במספר מסווגים. אנו מדגישים כי למומחה משאבי אנוש חייבת להיות גישה אליהם; לא ניתן לדרוש קודים מאדם המבקש עבודה. חשבונאות כוח אדם בארגון מבוססת בעיקר על שימוש בתוכנות מחשב מיוחדות, למשל, 1C, שבהן כל המסווגים הללו מובנים, וכמובן שזה מקל מאוד על קצין כוח האדם את המשימה; כל שעליו לעשות הוא הזינו את הנתונים המיועדים לקידוד בשדות המתאימים ובחרו מהרשימה המוצעת קוד מתאים.

שם הארגון כתוב בכותרת הטופס ללא קיצורים, תאריך הוצאת הכרטיס האישי נרשם לרוב בצורה סטנדרטית (לדוגמה, 13/01/2014).

יש להקצות מספר כוח אדם לכל עובד שנשכר; זה שימושי לארגון שמירת זמן וזיהוי.

בעת קבלת עובד פנימי במשרה חלקית, אנו לא שוכחים להקצות לו מספר כוח אדם ייחודי ולהקפיד ליצור כרטיס אישי נוסף. לעובד כזה יש בסופו של דבר שני מספרי כוח אדם וכרטיסים ייחודיים בו זמנית.

מידע על מספר משלם המסים הפרטי מוזן על סמך אישור ההקצאה של ה-TIN, אשר מסופק על ידי העובד השכיר. אם האישור אינו בהישג יד, השדה המתאים יישאר ריק.

החקיקה מחייבת את העובד, בעת חתימת חוזה עבודה, לספק אישור על ביטוח פנסיוני ממלכתי; באנלוגיה ל-TIN, אנו מכניסים את מספר SNILS לטופס. במידה והעובד נרשם בפעם הראשונה, האישור לא יהיה בידיו והמעסיק נדרש להנפיק לו SNILS, במקרה זה נשאיר את השדה ריק, הכניסה תתבצע לאחר קבלת האישור.

הנוכחות של העמודה "אלפבית" נוחה לאחסון והקלטה של ​​כרטיסים אישיים. האות הראשונה של שם המשפחה של העובד השכיר רשומה כאן.

השדה הבא הוא "אופי העבודה", כאן מצוין האם העובד מועסק באופן קבוע או זמני. בהתאם לכך, העמודה "סוג עבודה" מיועדת למידע האם העבודה היא העיקרית או שהעובד משלב אותה.

בעמודה האחרונה נזין "זכר" או "נקבה", בהתאמה.

סעיף 1 מידע כללי

אנו מתחילים למלא בלוק זה של הכרטיס על ידי ציון פרטי חוזה העבודה, כתיבת מספרו ותאריך כריתתו בפורמט המוכר כעת, כמו בדוגמה לעיל.

יש לרשום את שמו המלא של העובד בצורה קריא וללא קיצורים ומומלץ להתחיל להקליט כמה שיותר שמאלה למקרה שיבוצעו שינויים. לכן, אם עובדת תתחתן בעתיד ותיקח את שם המשפחה של בעלה, עובדה זו בהחלט תבוא לידי ביטוי בכרטיס האישי שלה.

בפריט "תאריך לידה" מצוין תאריך ושנת הלידה בספרות ערביות, החודש נכתב כמילה ללא קיצורים (23 באפריל 1985). התאריך משוכפל בשדה הקוד בפורמט המסורתי dd/mm/yyyy.

"מקום לידה" מועתק מתעודת הזהות, המציין את סוג היחידה המנהלית-טריטוריאלית, ניתן להשתמש בקיצורים מקובלים.

קצין כוח האדם גם ממלא את שדה "אזרחות" על סמך הנתונים מהדרכון.

מידע על ידיעת שפות זרות נרשם בדרך כלל ישירות מדברי העובד או בהתבסס על תוצאות המבחן, אם הוא מסופק לצורך קבלה לתפקיד. כאן מתבררת מידת השליטה בשפה באמצעות ניסוחים סטנדרטיים.

הכרטיס האישי משקף ידע בשפות זרות רק ביחס לרוסית. לדוגמה, הידע בשפות הטטאר, אודמורט ולאומים אחרים אינו מצוין.

העובד מאשר את רמת השכלתו במתן מסמכים, תעודות ותעודות רלוונטיות. הפרמטרים העיקריים מועברים לפריט הבא בכרטיס.

לא ניתן לערוך רישום של השכלה חלקית (לא מלאה) על סמך כרטיס סטודנט, ספר ציונים או דברי כבוד של העובד. כניסה כזו מתבצעת רק בהצגת תעודה או דיפלומה ממוסד חינוכי.

הערך "השכלה גבוהה לא שלמה" נעשה אם העובד סיים את רוב מסלול הלימודים באוניברסיטה או סיים אותו לחלוטין, אך לא הגן על דיפלומה או לא עבר את הבחינה הממלכתית.

אם עובד, תוך כדי לימודים באוניברסיטה, לא סיים אפילו מחצית ממסלול הלימודים, בסעיף 6 יצוין "כללי משני (מלא)".

רצוי לציין את שם המוסד החינוכי במלואו, אך אם הוא ארוך מדי, מקובל להשתמש בקיצורים. שדה זה מציין גם את שם מסמך ההשכלה שניתן, סדרתו ומספרו, שנת סיום ההשכלה, ההסמכה וההתמחות. סעיף 6 מכיל גם מידע על הכשרה לתואר שני.

נהוג לבצע ערכים על מקצוע על סמך ניסיון העבודה המשתקף בספר העבודה, בטבלת האיוש ובדברי העובד.

מידע על משך השירות מחושב בעיקר על סמך רישומים בספר העבודה. כאשר עובד מתקבל לעבודה הראשונה שלו, כתובים אפסים בשורות לעיל.

רישום המצב המשפחתי כביכול נעשה על בסיס חותמת בדרכון, תעודת נישואין, תעודת גירושין שסופק על ידי העובד.

חָשׁוּב! אנו ממלאים את השדה "סטטוס נשוי" רק באמצעות ניסוח OKIN; הניסוח "רווק", "נשוי", "נשוי", "גרושה" וכו' יצירות מופת של ספרות עממית אינן מקובלות.

הפריט הבא בסעיף הראשון הוא "הרכב משפחה"; אין צורך לרשום כאן את כל קרובי המשפחה הידועים, די לציין את הקרובים ביותר: אם, אב, אישה, בעל, בת, בן, אחים. העובד מדווח על מידע זה על סמך איזה קרוב משפחה גר עמו או תלוי בו.

אנו מעבירים את נתוני הדרכון בזהירות, אך ורק בהתאם למסמך של העובד. כתובת המגורים בדרכון מועברת מחותמת הרישום. יש לציין את הכתובת בפועל רק כאשר היא אינה זהה לרישום, ייתכן והמעסיק יזדקק לנתונים אלו במקרה של היעדרות למשל או אם העובד לא בא ביום הפיטורים לאסוף את פנקס העבודה. אל תשכח לרשום מספרי טלפון.

סעיף 2 מידע על רישום צבאי

בסיום חסימת שירות צבאי נעשה שימוש באחד משני סוגים של מסמכים: העומדים במילואים מספקים תעודת זהות צבאית ומתגייסים מביאים תעודת אזרח טעון גיוס.

כל המידע הדרוש ניתן למצוא בפסקאות הרלוונטיות של המסמכים לעיל.

קורה שקטגוריית ההתאמה אינה מצוינת כלל, אל תיבהל, שים "A" כברירת מחדל. אל תשכח למלא את סעיף 7 בעיפרון פשוט, זה יהיה נחוץ בעתיד. ובכניסה לסימן בסעיף 8 נזכור כי אזרח טעון ביטול רישום הן בהגיעו לגיל המקסימלי והן מסיבות בריאותיות.

בעמוד השני בתחתית הטופס העובד חותם, לאחר שבדק בעבר את נכונות הנתונים הרשומים, ישנו גם שדה בו חותם קצין כוח האדם לאחר בדיקת המידע שהוזן.

סעיף 3 גיוס והעברה לעבודה אחרת

בלוק זה חוזר באופן מסורתי על הכתוב בפנקס העבודה, הטבלה תיפתח עם רישום פגישות, כאן אנו מכניסים את התפקיד, השכר ופרטי ההזמנה. לאחר מכן, אנו מבצעים תרגומים עוקבים, אם קיימים. נקודה חשובה היא שאנו מציגים לעובד את הרישומים המוצגים כאן, כי הוא צריך לחתום על כל אחד מהם.

סעיף 4 "הסמכה"

מפעלים רבים מבצעים הסמכה לעובדיהם, לשם כך הם מרכיבים עמלה, שתוצאתה היא פרוטוקול מסוים. מידע על פרוטוקול כזה כתוב בחלק זה של טופס T-2.

סעיפים 5 - 6 "הכשרה מתקדמת", "הסבה מקצועית"

יש כאן שתי אפשרויות:

1. העובד עובר השתלמות לפני העסקתו ומביא את המסמכים הרלוונטיים;
2. העובד עובר קורסים ישירות בחברה שלו, ואז עובד משאבי אנוש ישתמש בנתונים ממחלקת הכשרת כוח אדם.

כל התאריכים מצוינים בפורמט האופייני לסעיפים הקודמים. בדרך כלל אין שאלות מיוחדות בעת מילוי הבלוקים הללו. אם העובד לא שיפר את כישוריו או עבר הסבה, אזי, בהתאם, הסעיפים נותרים ריקים.

סעיף 7 "פרסים"

כפי שהשם מרמז, זה כולל את כל סוגי התמריצים שעובד קיבל במסגרת עבודתו בארגון. באופן כללי, המידע בחלק זה זהה לחלק הדומה של ספר העבודה. אתה יכול להשתמש בקיצורים מקובלים אם זה לא מעוות את המהות הכללית.

סעיף 8 "חופשה"

חסם זה משקף את כל סוגי החופשות שהעובד ניצל אי פעם: שנתית, חינוכית, ללא שכר, לטיפול בילדים. יש לרשום מידע על משך החופשה, מועדי תחילתה וסיומו, התקופה לה ניתנה החופשה וכמובן פרטי ההזמנה המקבילה.

במסלול הקריירה שלו עובד יוצא לחופשה יותר מפעם אחת. זה טבעי שיום אחד יסתיימו שדות חופשיים. אנחנו לא הולכים לאיבוד, אלא פשוט מדפיסים עמוד נוסף המכיל את המשך הטבלה.

סעיף 9 "הטבות סוציאליות"

כאן מציין המעסיק מידע על ההטבות שהוא מעניק לעובד ספציפי וכן מידע על מסמכים המאפשרים לקבל הרשאה זו או אחרת.

סעיף 10 "מידע נוסף"

תרגול מראה שחלק זה ממולא לעתים רחוקות, אך אם רוצים וזמין, נתונים על:

• נָכוּת
• הכשרת עובדים
• דרכון בינלאומי
• אם לעובד יש ילדים נכים, ניתן להציג עובדה זו כאן.

סעיף 11 עילות סיום חוזה עבודה (פיטורים)

הפסקה האחרונה של טופס T-2 קצרה ותמציתית, כאן נמצא רישום הפיטורים, הנוסח מועתק בדיוק מפקודת הפיטורים, אותו רישום יצוין בספר העבודה. באנלוגיה לעמוד השני של הטופס, פסקה זו נחתמת על ידי עובד כוח האדם והעובד עצמו

אחסון והנהלת חשבונות של כרטיסים אישיים בטופס T-2

טופס T-2 הוא נייר עם "חיי מדף" ארוכים; כרטיסים נקבעים לאחסון למשך 75 שנים, מה שאומר שצריך לדאוג לשלמותם מראש, במיוחד להשתמש בנייר עבה באיכות נאותה להדפסה. אין תקני חשבונאות מחמירים, כרטיסים מאוחסנים בדרך כלל בארונות נעולים במלון כוח אדם או במשרדו של ראש הארגון, מסודרים בסדר אלפביתי. נושא זה נדון בפירוט רב יותר בסרטון הבא.

כרטיסים אישיים של עובדים שכבר פוטרו נשלחים לארכיון לאחר זמן מסוים.

שאלות נפוצות

כפי שראינו, הכרטיס האישי T-2, למרות שהוא רב נפח, הוא מסמך פשוט למדי למילוי. עם זאת, עדיין עולות שאלות, ונדבר עליהן לסיכום.

לעיתים קרובות מתעוררים מצבים כאשר חלק מהשדות נשארים ריקים מסיבות שונות. במקרה זה, אתה לא צריך לשים מקפים בהם, על אחת כמה וכמה למחוק אותם. טופס T-2 מוסדר בחוק, כך שלא ניתן למחוק ממנו סעיפים. אבל אתה יכול להזין פרטים חדשים במידת הצורך.

כל שינוי בטופס המאוחד צריך להיות מלווה בצו תואם חתום על ידי ההנהלה

גם עובדי משאבי אנוש הם אנשים והם עושים טעויות. אם אתה מוצא אי דיוק או שגיאה בכרטיס האישי שלך, מומלץ לחצות בזהירות שורה אחת ולכתוב את המידע הנכון למעלה. במקרה זה, על עובד מחלקת משאבי אנוש לאשר את התיקון בחתימתו ולהכיר את חתימתו של העובד כדי שלא יהיו לו שאלות בעתיד.

כך אנו עושים כאשר עובד משנה את שם משפחתו, למשל. נתונים ישנים מוחקים בקפידה, מידע עדכני נרשם, ואנו בטוחים לציין כאן את המסמך המספק את הבסיס לתיקון כזה.